PAGE建立罪犯檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范罪犯檔案管理工作，確保罪犯檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障刑罰執(zhí)行工作的順利進(jìn)行，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在刑罰執(zhí)行過程中形成的罪犯檔案管理工作，包括罪犯入監(jiān)檔案、服刑期間檔案和出監(jiān)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映罪犯的基本情況、犯罪事實(shí)、刑罰執(zhí)行情況等，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整安全原則：確保罪犯檔案的完整性，防止檔案丟失、損壞或泄露，保障檔案安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善罪犯檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理罪犯檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.定期對(duì)罪犯檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及罪犯檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、使用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案信息。3.對(duì)本部門形成的罪犯檔案材料進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.罪犯入監(jiān)時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將以下材料移交檔案管理部門：逮捕證、判決書、裁定書等法律文書。罪犯的身份證明材料，如戶口簿、身份證等。罪犯的健康檢查材料。其他相關(guān)材料。2.在罪犯服刑期間，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期將涉及罪犯的獎(jiǎng)懲、考核、病情診斷、改造表現(xiàn)等材料移交檔案管理部門。3.罪犯出監(jiān)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)收集以下材料：釋放證明書。出監(jiān)鑒定表。其他相關(guān)材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案材料的題名、日期、頁號(hào)等信息。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和年度進(jìn)行存放。2.歸檔后的檔案應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的編號(hào)、名稱、存放位置等信息。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱罪犯檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《罪犯檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱罪犯檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《罪犯檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)罪犯檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立罪犯檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)丟失等情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管