PAGE酒店檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工。（三）定義酒店檔案是指酒店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映酒店的經(jīng)營管理活動。3.完整性原則：全面收集、整理酒店經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及酒店機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善酒店檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理酒店各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計、查閱、借閱、利用等工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案的分類與編號（一）分類酒店檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括酒店行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等檔案。3.財務(wù)管理類：包含財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、預(yù)算決算等資料。4.市場營銷類：涉及市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、廣告宣傳等檔案。5.客房管理類：有客房預(yù)訂記錄、入住登記、退房記錄、客房設(shè)施維護(hù)等檔案。6.餐飲管理類：包括菜單設(shè)計、食品采購、廚房管理、餐廳服務(wù)等資料。7.工程設(shè)備類：涉及酒店建筑、裝修、水電、空調(diào)、電梯等設(shè)備的安裝、維護(hù)、維修檔案。8.安全保衛(wèi)類：包含安全制度、消防檔案、治安記錄、應(yīng)急預(yù)案等。9.物資采購類：有采購合同、供應(yīng)商資料、物資庫存管理等檔案。10.其他類：不屬于上述分類的其他重要檔案。（二）編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式。例如：2023XG001，其中“2023”表示年份，“XG”表示行政管理類的類別代碼，“001”表示該類別下的流水號。類別代碼如下：1.行政管理類：XG2.人事管理類：RS3.財務(wù)管理類：CW4.市場營銷類：SY5.客房管理類：KF6.餐飲管理類：CY7.工程設(shè)備類：GC8.安全保衛(wèi)類：AB9.物資采購類：ZC10.其他類：QT四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.酒店各部門在工作中形成的各類文件、資料、報表、合同、協(xié)議等。2.酒店對外交往中收到的文件、信函、傳真、電子郵件等。3.酒店員工個人在工作中形成的具有保存價值的資料。4.酒店舉辦各類活動產(chǎn)生的照片、錄像、音頻等聲像資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、日期、編號、來源等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。4.對于聲像資料，應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等，并進(jìn)行分類存儲。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門檔案管理員應(yīng)定期對本部門整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案存放有序。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、歸檔人等信息。（二）移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至綜合檔案室。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室對移交的檔案進(jìn)行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等保管條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[具體溫度范圍]之間，濕度控制在[具體濕度范圍]之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，標(biāo)識清晰，便于查找。2.對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用電子掃描或縮微等方式。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報告，上報酒店領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。2.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為查閱人員提供必要的查閱條件。3.查閱人員應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.酒店外部單位或個人因特殊原因需要借閱酒店檔案，應(yīng)提前向酒店提出書面申請，說明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案名稱、編號、日期、歸還日期等信息，并繳納一定的押金。3.借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用1.綜合檔案室應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為酒店經(jīng)營管理決策提供參考依據(jù)。2.根據(jù)酒店工作需要，定期整理和編印檔案資料匯編，供員工查閱和使用。3.對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，了解檔案在實際工作中的作用和效果。（二）統(tǒng)計1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、利用人次、利用效果等，定期編制檔案統(tǒng)計報表，上報酒店領(lǐng)導(dǎo)。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定其是否具有保存價值。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、銷毀原因等信息，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀電子檔案時，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。十、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合檔案室管理人員1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的安全、完整和有序存放。4.積極為酒店各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，及時反饋檔案利用情況。5.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點和鑒定，提出檔案銷毀意見。6.參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和保管工作。2.按照規(guī)定及時將本部門檔案移交至綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.對本部門員工進(jìn)行檔案管理知識宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。十一、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，酒店將給予表彰和獎勵。2.獎