PAGE網(wǎng)吧檔案管理制度總則1.目的為加強(qiáng)網(wǎng)吧檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在網(wǎng)吧經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本網(wǎng)吧全體員工在檔案管理方面的各項(xiàng)活動(dòng)。3.檔案定義本制度所指檔案是指網(wǎng)吧在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)及人員設(shè)置設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉網(wǎng)吧業(yè)務(wù)流程，責(zé)任心強(qiáng)。2.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理網(wǎng)吧各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。在日常工作中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料分類(lèi)整理，定期移交檔案管理部門(mén)。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。檔案的收集與整理1.收集范圍行政管理類(lèi)：包括網(wǎng)吧營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、勞動(dòng)合同等。經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi)：包括上網(wǎng)登記記錄、收費(fèi)憑證、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維護(hù)記錄、服務(wù)器日志、網(wǎng)絡(luò)安全事件記錄、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)投訴處理記錄等。財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)清單等。技術(shù)資料類(lèi)：包括網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、設(shè)備配置文件、軟件使用手冊(cè)、技術(shù)改造方案、技術(shù)研發(fā)資料等。宣傳營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：包括廣告宣傳資料、促銷(xiāo)活動(dòng)方案、客戶(hù)反饋資料等。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案資料，并定期移交檔案管理部門(mén)。收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造，確保檔案的原始性。對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)一式多份備份，以防丟失或損壞。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目清晰。4.整理方法按照檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、技術(shù)資料類(lèi)、宣傳營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)等。在每一類(lèi)中，再根據(jù)文件的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行細(xì)分。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.歸檔程序各部門(mén)檔案移交人員填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息。檔案管理部門(mén)接收人員按照移交清單進(jìn)行核對(duì)，并簽字確認(rèn)。檔案管理人員將接收的檔案按照整理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，然后存入檔案庫(kù)房。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）三種。永久保管的檔案：包括網(wǎng)吧營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程、重要會(huì)議紀(jì)要、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：包括人事檔案、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維護(hù)記錄、服務(wù)器日志、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。短期保管的檔案：包括上網(wǎng)登記記錄、收費(fèi)憑證、客戶(hù)投訴處理記錄等。4.保管要求檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找。對(duì)磁性介質(zhì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限本網(wǎng)吧員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)網(wǎng)吧負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人陪同。2.查閱程序查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、目的、時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞，嚴(yán)禁擅自復(fù)制檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.借閱權(quán)限本網(wǎng)吧員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)網(wǎng)吧負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。借閱重要檔案時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人陪同。4.借閱程序借閱人員填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、目的、時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案借閱證。檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在借閱證上注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期限屆滿，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定1.統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.鑒定工作檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案的保密與安全1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及網(wǎng)吧商業(yè)秘密、客戶(hù)信息等敏感檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。在檔案查閱、借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。2.安全措施加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生安全事故。檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的網(wǎng)吧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.信息化管理措施對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。利用檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案