PAGE資料檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料檔案室的管理，確保公司各類(lèi)資料的安全、完整、有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有涉及資料檔案管理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料檔案室對(duì)各類(lèi)資料檔案實(shí)行集中管理，確保資料檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，采取有效措施確保資料檔案的安全，防止資料檔案的泄露、損毀和丟失。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮公司各部門(mén)的工作需求，提供便捷的資料檔案查閱、借閱服務(wù)。二、資料檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類(lèi)：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：涵蓋公司與客戶(hù)、供應(yīng)商簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.人事檔案類(lèi)：涉及員工個(gè)人信息、履歷、考核、培訓(xùn)等人事資料。5.項(xiàng)目資料類(lèi)：針對(duì)公司開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目規(guī)劃、方案、文檔、成果等相關(guān)資料。6.技術(shù)資料類(lèi)：如公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、工藝文件等。7.其他資料類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他各類(lèi)資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，由一級(jí)分類(lèi)碼、二級(jí)分類(lèi)碼、流水號(hào)組成。2.一級(jí)分類(lèi)碼用大寫(xiě)字母表示，如“A”代表行政文件類(lèi)，“B”代表業(yè)務(wù)合同類(lèi)等。3.二級(jí)分類(lèi)碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)具體分類(lèi)進(jìn)一步細(xì)分。例如，行政文件類(lèi)中的“通知”用“A01”表示。4.流水號(hào)用四位數(shù)字表示，按照資料檔案的形成時(shí)間順序依次編號(hào)。三、資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料檔案的收集工作，確保本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)資料及時(shí)、完整地移交至資料檔案室。2.資料收集人員應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的資料進(jìn)行初步分類(lèi)和整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)及時(shí)通知資料檔案室進(jìn)行接收，并辦理交接手續(xù)。（二）整理規(guī)范1.資料檔案室工作人員對(duì)接收的資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照分類(lèi)編號(hào)規(guī)則，對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并編制目錄。3.對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保資料的整齊、牢固；對(duì)電子資料進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引和鏈接。4.定期對(duì)整理后的資料進(jìn)行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。四、資料檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.資料整理完成后，資料檔案室工作人員填寫(xiě)歸檔清單，詳細(xì)記錄資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、來(lái)源等信息。2.將資料按照分類(lèi)順序放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類(lèi)別、編號(hào)等信息。3.將歸檔清單存入電子檔案系統(tǒng)，并打印一份紙質(zhì)清單作為檔案目錄，便于查閱。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料：采用檔案盒和檔案柜存儲(chǔ)，檔案盒應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的硬紙板材質(zhì)，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固、防潮、防火。2.電子資料：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子資料進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。3.資料檔案室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止資料因環(huán)境因素受損。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料檔案，應(yīng)填寫(xiě)《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至資料檔案室。3.資料檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞資料，如需摘錄或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)資料檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料檔案，應(yīng)填寫(xiě)《資料檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和資料檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如因保管不善造成資料丟失、損毀，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.資料檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料進(jìn)行保密。2.非資料檔案室工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入資料檔案室，如需進(jìn)入，應(yīng)經(jīng)資料檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由專(zhuān)人陪同。3.在資料查閱、借閱過(guò)程中，工作人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員注意保密，不得泄露資料內(nèi)容。4.對(duì)涉及保密的資料，應(yīng)在顯著位置標(biāo)明“保密”字樣，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施。（二）安全管理1.資料檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.建立安全管理制度，明確工作人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)資料檔案室的日常安全巡查。3.制定應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處理措施，定期組織演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。4.對(duì)資料檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保環(huán)境參數(shù)符合要求，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)處理。七、資料檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和檔案管理規(guī)定，定期對(duì)資料檔案進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值。2.鑒定工作由資料檔案室負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門(mén)人員參與，對(duì)資料檔案的內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀處理；對(duì)于仍有一定保存價(jià)值但已無(wú)需長(zhǎng)期保存的資料檔案，可進(jìn)行定期封存。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的資料檔案，由資料檔案室編制《資料檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)記錄資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《資料檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.銷(xiāo)毀資料檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。4.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《資料檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔。八、資料檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立資料檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)資料檔案室的管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查資料檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密、安全等方面的工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.資料檔案室應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)資料檔案管理工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核辦法1.制定資料檔案管理考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門(mén)資料檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、安全性以及查閱、借閱服務(wù)質(zhì)量等方面。3.考核結(jié)果與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)資料檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的