1、KSOA軟件操作培訓手冊 建立日期: 2013-09-5 修改日期: 2013-09-6 文控編號: JL-HBDCYYYXGS-SK-KSOA-04KSOA軟件操作手冊 版本編號: V 1.0 作 者: 胡煉一、前言本文檔中將采用如下簡稱方式：湖北XXX醫(yī)藥有限公司簡稱湖北XXX武漢時空超越有限責任公司簡稱武漢時空11 GSP首營資料操作流程111 GSP首營企業(yè)審核操作流程1、首營企業(yè)登記1）路徑：GSP管理中心首營管理首營企業(yè)管理首營企業(yè)登記打開登記頁面，完整填寫企業(yè)證照信息，帶 * 號為必填項，點擊保存存盤2、首營企業(yè)資料審核（業(yè)務）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營企業(yè)管理首營企業(yè)

2、審批（業(yè)務）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫業(yè)務部門主管意見，點擊保存3、首營企業(yè)資料審核（質(zhì)管）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營企業(yè)管理首營企業(yè)審批（質(zhì)管）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫質(zhì)管部門主管意見，點擊保存4、首營企業(yè)資料審核（質(zhì)量副總）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營企業(yè)管理首營企業(yè)審批（質(zhì)量副總）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫質(zhì)量負責人意見，點擊保存存盤1.22 GSP首營商品審核操作流程1、首營商品登記1）路徑：GSP管理中心首營管理首營商品管理首營品種登記完整填寫商品登記信息。帶 * 號選擇為必

3、填項2、首營品種審批表（業(yè)務）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營商品管理首營品種審批表（業(yè)務）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫業(yè)務部門主管意見，點擊保存3、首營品種審批表（質(zhì)管）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營商品管理首營品種審批表（質(zhì)管） 點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫質(zhì)量部門主管意見，點擊保存。4、首營品種審批表（物價）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營商品管理首營品種審批表（物價）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫財務部門意見，點擊保存。5、首營品種審批表（質(zhì)量副總）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營商品管

4、理首營品種審批表（質(zhì)量副總） 點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，填寫質(zhì)量負責人意見，點擊保存。123 GSP客戶資質(zhì)審核操作流程1、客戶資質(zhì)登記1）路徑：GSP管理中心首營管理首營客戶管理首營客戶登記完整填寫客戶資質(zhì)信息，帶 * 號項為必填項（如果是醫(yī)療機構(gòu)，GSP、GMP及營業(yè)執(zhí)照等信息）。2、客戶資質(zhì)審批表（業(yè)務）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營客戶管理首營客戶審批表（業(yè)務）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，輸入業(yè)務部門主管意見，點擊保存。3、客戶資質(zhì)審批表（質(zhì)管）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營客戶管理首營客戶審批表（質(zhì)管）點擊查詢在需要的單位

5、右鍵選擇審批。 在彈出的審核界面，填寫質(zhì)量負責人意見，點擊保存。4、客戶資質(zhì)審批表（質(zhì)量副總）1）路徑：GSP管理中心首營管理首營客戶管理首營客戶審批表（質(zhì)量副總）點擊查詢在需要的單位右鍵選擇審批。在彈出的審核界面，輸入質(zhì)量副總意見，點擊保存。2.2采購業(yè)務操作流程211 采購入庫業(yè)務操作流程KSOA采購管理流程概述：采購部人員根據(jù)供應商送貨情況填制采購訂單進行采購開票。采購訂單經(jīng)采購部長、質(zhì)管部長、財務部長、質(zhì)量副總（主要審核價格、數(shù)量、質(zhì)量）審核后，倉儲部開票人員開具收貨單，通過質(zhì)量部門GSP驗收后，倉儲部進行采購入庫業(yè)務。采購入庫后，財務部進行發(fā)票登記，財務部以發(fā)票登記及付款天數(shù)等條件滿

6、足情況為依準進行采購結(jié)算。采購入庫流程：采購訂單（采購部、質(zhì)管部、財務部、質(zhì)量副總四步審核）采購收貨單購進入庫質(zhì)量驗收購進入庫單(打印) 操作步驟：1、采購訂單（采購員）1）路徑：業(yè)務管理中心采購訂單采購訂單填制詳見下圖：2）操作界面：在單位編號處，可通過單位名稱、單位編號、助記碼等模糊查找出單位信息。發(fā)貨地址維護（需在填寫訂單前設置好地址）：信息中心客商資料收貨地址維護雙擊單位編號輸入框選擇單位在收貨地址欄輸入地址（可填寫多個地址）填寫完成點擊后退在商品編號處，可通過商品名稱、商品編號、助記碼等模糊查找出商品信息。填寫數(shù)量、價格等信息，選擇對應部門及業(yè)務員。最后點擊“存盤”，退出單據(jù)即可。采

7、購訂單審核1）路徑:業(yè)務審核中心采購單據(jù)審核采購訂單審核（采購部長）2）雙擊選中要審核的記錄，填寫審核意見或引用意見。點審核確定或?qū)徍瞬煌ㄟ^3）采購訂單審核（質(zhì)管部長）（操作同上）4）采購訂單審核（財務部長）（操作同上）5）采購訂單審核（質(zhì)量副總）（操作同上）采購計劃查詢1） 路徑：數(shù)據(jù)中心采購業(yè)務數(shù)據(jù)采購訂單查詢采購訂單-運輸?shù)怯浫舫羞\方式為委托第三方運輸則需填寫采購訂單-運輸?shù)怯泦?） 路徑：業(yè)務管理中心采購訂單采購訂單_運輸?shù)怯?） 操作界面：輔助功能提取采購訂單因提取的是采購訂單，這一步只需要提取后確認信息點擊“存盤”即可 2、采購收貨單(收貨員)1）路徑：業(yè)務管理中心采購收貨采購收貨

8、單填制詳見下圖：2）操作界面：1、 提取采購訂單-運輸?shù)怯洠ㄝo助功能提取采購訂單-運輸?shù)怯洠┨顚懪?、有效期至、生產(chǎn)日期、到貨時溫度等信息。核對無誤后，點擊“存盤”即可。采購收貨時查看印章信息在收貨單的又上角菜單中有個“印章及隨貨同行單式樣”，點擊可以圖片的形式查看相應的印章信息。圖片維護1） 路徑：信息中心業(yè)務規(guī)則上傳圖片維護點擊進入后雙擊圖上相應位置選擇圖形，瀏覽找到相應圖片進行重命名，點擊上傳圖片后進行保存即可（這里是用來維護需要上傳哪些圖片的，只需要維護這個圖片名就可以了）。供應商卡片里加了個“圖片維護”功能1）路徑：信息中心客商資料供應商資料維護點擊查找選擇單位后點擊修改進入修改界面

9、后有“圖片維護”功能這里左邊選了要上傳的圖片名后，在右邊的圖片框里雙擊就可以選擇對應圖片上傳最后在收貨單里實現(xiàn)這個功能 到貨通知單查詢1）路徑：數(shù)據(jù)中心采購業(yè)務數(shù)據(jù)采購收貨單查詢 5、購進入庫質(zhì)量驗收1）路徑：質(zhì)量檢驗中心購進入庫質(zhì)量驗收詳見下圖：2）操作界面：通過雙擊“相關單據(jù)編號”選擇需驗收的單據(jù)。單據(jù)選擇填寫單據(jù)明細時要注意GSP檢驗的選擇，雙擊選中的一項，會有一個下拉框，選擇相應的選項。 檢查各項內(nèi)容是否正確，如單據(jù)內(nèi)容與商品不符，請重新輸入正確內(nèi)容檢查數(shù)量、批號、效期等數(shù)據(jù)填寫是否正確，如有問題，可進行修改及拆分。如是特殊藥品，必須進行第二驗收人驗收。例如：如藥品屬于“蛋肽類”，在第

10、二驗收人輸入人員編號，再輸入密碼即可。如全部商品檢驗合格，可通過右鍵選擇“全部檢驗合格”使明細顏色變綠即可。如有不合格品，需單獨選擇為“當前記錄檢驗不合格” 使明細顏色變紅。最后，點擊“存盤”即可。若檢驗為不合格則生成拒收操作方式：右鍵點擊記錄復制復制出相同的記錄選擇合格的驗收數(shù)量以及不合格的驗收數(shù)量，生成兩條記錄點擊“存盤”。隨后進入操作合格入庫流程，合格入庫后質(zhì)量檢驗中心藥品拒收報告單輔助功能提取驗收單據(jù)雙擊選擇部門點擊拒收卡片填寫相關內(nèi)容以及驗收人（驗收人可雙擊選擇）確定存盤拒收完成若檢驗為不確定則生成待驗，需進行藥品復查。操作方式：右鍵點擊記錄復制復制出相同的記錄選擇合格的驗收數(shù)量以及

11、不合格的驗收數(shù)量以及不確定的驗收數(shù)量（當有不合格和不確定時才有此操作），生成三條記錄點擊“存盤”。合格藥品入庫記賬后，復查流程：填寫復查通知單（注意復查結(jié)論）：填寫復查通知單后點擊存盤進入復查審批：操作步驟：點擊查詢選擇需要審批的單據(jù)點擊審批進入原復查通知單填寫審批意見保存（注意選擇復查結(jié)論，在復查流程最后可選擇合格還是不合格，合格則在入庫單單據(jù)提取中可提取出來入庫）購進入庫質(zhì)量驗收查詢1） 路徑：GSP管理中心GSP臺賬入庫驗收記錄6、購進入庫單1）路徑：倉儲管理中心商品入庫確認購進入庫單詳見下圖：2）操作界面：通過雙擊“票單編號”選擇需入庫的單據(jù)。 點擊“記賬”，并選擇打印單據(jù)。212 購

12、進退出業(yè)務操作流程購進退出流程：購進退出票單填制購進退出票單審核（采購部長）購進退出票單審核（質(zhì)管部長）購進退出質(zhì)量復核購進退出出庫單1、退出開票單填制1）路徑：業(yè)務管理中心購進退出購進退出票單填制詳見下圖：2）操作界面：退出開票單有兩種操作方式：1、 手工填寫2、 提取進貨入庫單（輔助功能提取進貨入庫單） 退出開票單查詢1) 路徑：數(shù)據(jù)中心采購業(yè)務數(shù)據(jù)退出票單查詢退出開票單審核1）路徑:業(yè)務審核中心采購單據(jù)審核購進退出票單審核（采購部長）2）雙擊選中要審核的記錄，填寫審核意見或引用意見。點審核確定或?qū)徍瞬煌ㄟ^3）購進退出審核（質(zhì)管部長）（操作同上）2、購進退出質(zhì)量復核1）路徑：質(zhì)量檢驗中心購

13、進退出質(zhì)量復核詳見下圖：2）操作界面：通過雙擊“相關單據(jù)編號”選擇需驗收的單據(jù)。填寫單據(jù)明細時要注意GSP檢驗的選擇，雙擊選中的一項，會有一個下拉框，選擇相應的選項。以及填寫質(zhì)量意見、退貨原因等。 單據(jù)選擇如全部商品檢驗合格，可通過右鍵選擇“全部檢驗合格”使明細顏色變綠即可。如有不合格品，需單獨選擇為“當前記錄檢驗不合格” 使明細顏色變紅。最后，點擊“存盤”即可。藥品購進退出復核查詢1）路徑：GSP管理中心GSP臺賬藥品購進退出復核3、購進退出出庫單1）路徑：倉儲管理中心商品出庫確認購進退出出庫單詳見下圖：2）操作界面：通過雙擊“票單編號”選擇需入庫的單據(jù)。點擊“記賬”購進退出出庫單查詢1)

14、1）路徑：數(shù)據(jù)中心采購業(yè)務數(shù)據(jù)退出出庫查詢3.銷售業(yè)務操作流程311 銷售出庫業(yè)務操作流程KSOA銷售管理流程概述：銷售出庫流程： 銷售訂單單財務部長審核銷售出庫質(zhì)量復核銷售出庫單操作步驟：1、銷售開票單1）路徑：業(yè)務管理中心銷售制單銷售訂單填制詳見下圖：2）操作界面：通過名稱、編號、助記碼等信息模糊選擇出銷售單位、部門、業(yè)務員、商品信息。 根據(jù)彈出界面，選擇商品對應庫房、批號信息。 填寫數(shù)量、價格等信息。系統(tǒng)會自動進行負庫存攔截。銷售信息開完后，點擊“存盤”。銷售票單查詢 1）路徑：數(shù)據(jù)中心銷售業(yè)務數(shù)據(jù)銷售開票單查詢2、銷售訂單審核1）路徑：業(yè)務審核中心銷售單據(jù)審核銷售訂單審核(財務部長)2

15、）操作界面：根據(jù)打印出的銷售票單，雙擊“票單編號”選擇需審核的單據(jù)。3、銷售出庫質(zhì)量復核1）路徑：質(zhì)量檢驗中心銷售出庫質(zhì)量復核2）操作界面： 通過雙擊“相關單據(jù)編號”選擇需復核的單據(jù)。 單據(jù)選擇填寫單據(jù)明細時要注意GSP檢驗、質(zhì)量情況、結(jié)論的選擇，雙擊選中的一項，會有一個下拉框，選擇相應的選項。 檢查數(shù)量、批號、效期等數(shù)據(jù)填寫是否正確。如是特殊藥品，必須進行第二復核人復核。例如：如藥品屬于“蛋肽類”，在第二驗收人處填寫013，再輸入密碼即可。如全部商品檢驗合格，可通過右鍵選擇“全部檢驗合格”使明細顏色變綠即可。最后，點擊“存盤”即可。4、銷售出庫單1）路徑：倉儲管理中心商品出庫確認銷售出庫單詳

16、見下圖：2）操作界面：通過雙擊“票單編號”選擇需出庫的單據(jù)。 點擊“記賬”，退出單據(jù)即可，如果要打印，點擊打印單據(jù)。 3）銷售出庫單查詢 1）路徑：數(shù)據(jù)中心銷售業(yè)務數(shù)據(jù)銷售出庫單查詢312 銷售退回業(yè)務操作流程銷售退回流程：銷售退回通知單（銷售部，質(zhì)管二步審核）銷售退回質(zhì)量驗收單銷售退回入庫單銷售發(fā)票銷售退回結(jié)算。1、銷售退回通知單1）路徑：業(yè)務管理中心銷售退回銷售退回通知單填制詳見下圖：2）操作界面：1.通過手工退出 2.通過輔助功能中“提取原銷售出庫單退回”填寫完成后，點擊“存盤”2、銷售退回業(yè)務審核1）路徑：業(yè)務審核中心銷售管理銷售退回銷售退回業(yè)務審核2）操作界面：雙擊選中要審核的單據(jù)，

17、填寫審核意見或引用意見。點審核確定或?qū)徍瞬煌ㄟ^。 3）質(zhì)管審核同上3. 銷售退回收貨單1） 路徑：業(yè)務管理中心銷售退回銷售退回收貨單填制2） 操作界面：輔助功能提取銷售退回通知單確認信息填寫全面無誤后點擊“存盤”4、銷售退回質(zhì)量驗收1）路徑：GSP管理中心藥品入庫質(zhì)量驗收銷售退回入庫GSP驗收2）操作界面： 通過雙擊“相關單據(jù)編號”選擇需驗收的單據(jù)。 填寫運輸方式，運輸時間，到貨溫度，在途溫度狀況以及GSP檢驗等信息最后，點擊“存盤”即可。5、銷售退回入庫單1）路徑：倉儲管理中心商品入庫確認銷售退回入庫單詳見下圖：2）操作界面：點擊輔助功能中“提取銷售退回票單”。核對相關信息無誤后，點擊“記賬

18、”，退出單據(jù)即可4.1倉儲業(yè)務操作流程1.1.盤點操作流程1.盤點票單填制 1）路徑：倉儲管理中心存貨管理存貨盤點盤點票單填制1） 操作界面：雙擊盤點貨位、部門等，選擇填寫需要盤點的庫區(qū)，商品、架位號等。最后，點擊“存盤”即可。2.實盤數(shù)據(jù)錄入 1）路徑：倉儲管理中心存貨管理存貨盤點實盤數(shù)據(jù)錄入2）操作界面：3.實盤數(shù)據(jù)審核 1）路徑：業(yè)務審核中心庫管單據(jù)審核實盤數(shù)據(jù)審核2）操作界面：4.實盤數(shù)據(jù)入賬 1）路徑：倉儲管理中心存貨盤點實盤數(shù)據(jù)入賬2）操作界面： 1.3.臨時盤點記賬操作流程 1）路徑：倉儲管理中心存貨管理存貨盤點實盤數(shù)據(jù)入賬2）操作界面： 選擇部門、盤點貨位、實盤金額、實盤數(shù)量等詳細信息。填寫完成后記賬。412 不合格藥品審批流程1、藥品停售通知單路徑：GSP管理中心存儲與養(yǎng)護藥品停售通知單 選擇貨位、商品、批號、需停售的數(shù)量、不合格藥品來源和停售原因。填寫完成后存盤 2、不合格藥品臺賬1）路徑：GSP管理中心存儲與養(yǎng)護查詢報表不合格處理不合格藥品臺賬選擇日期段后，點擊查詢，可查詢出不