1、會訂文件整理方法的講課，一、會訂文件的概念、會訂文件是指會訂證明書、會訂記賬本和財務報告等會訂專業(yè)資料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 (財政部和國家檔案化局財會字199832號會訂檔案管理方法第五條)、二、會訂文件的內容和檔案化范圍、一、會訂證明書類：原始證明書、會訂證明書、集訂證明書、其他會訂證明書2、會訂記賬本類：總帳會計、明細賬、日記本、固定資產卡、輔助記賬本、其他會訂記賬本3、財務報告類：年度財務報告、 二、會訂文件的內容和檔案化范圍，4、工資表：各單位職工的工資表和個人所得稅申報單。 5、其他類：銀行存款余額調整表、銀行對賬單、其他應存會訂專業(yè)資料、會訂文件交接清單、會

2、訂文件保管清單、會訂文件廢棄清單。 注：實行會訂電氣化的單位，還必須檔案化有關的電子資料和對應的軟件資料。 (其他類)、三、檔案化時間、當年形成的會訂資料，由財務會訂部門的專業(yè)(兼)職員在翌年第一季度內按立卷要求整理裝訂，在財務會訂部門保管一年后，由會訂部門交存制成清單，交給本公司綜合檔案室統(tǒng)一保管。 四、檔案化要求、1、各單位每年形成的會訂文件，由會訂財務部門根據(jù)檔案化要求整理立卷、裝訂，做成會訂文件保管謄本。 應建立卷檔案化、交接、復印、借用、保管、處置等制度。 2、每月、季度報告不必按檔案化要求整理，由財務部門自行保管五年屆滿后可謄寫銷毀。 3 .銀行存款余額調整表、銀行對賬單等按要求裝

3、訂，保管期限為5年。 4、發(fā)放的發(fā)票(或普通發(fā)票)存根相連，全部不裝訂，保管期限為5年。 五、保管期限、會訂文件的保管期限分為永久、定期兩種。 定期保管期被分為3年、5年、10年、15年、25年5種。 各會議修訂文件的保管期限參照(附表1、2 )所記載的期限執(zhí)行。 會訂文件的保管期限，除了年度報表類用“永久”對外漢語表示以外，其他類的保管期限用數(shù)字表示。 六、分類和查詢密碼、會訂文件分為五個類別：年度報表、記賬本、證書、工資表及其他機關的會訂文件查詢密碼為“d”，企業(yè)的會訂文件查詢密碼為“9”。 其中，報告記賬本證書發(fā)給其他企業(yè)：9.19.2.39模式：通訊端口記賬本證書發(fā)給其他企業(yè)：9.1.

4、1 9.2.1 9.3.1 9.4.1 9.5.1機構： d1.1 d 2.1 d 5.1例： d 1.1政府辦理D1.2投資服務分析和描述記錄通訊端口的文本是會議修訂通訊端口的重要組成部分，將具有記錄通訊端口的卷檔案化分組并置于所描述的記錄通訊端口之前。 按時間順序整理了工資表，可以看出各單位本公司的工資補正算的數(shù)量是一年一卷或幾卷。 七、會訂文件的整理要求，(2)記賬本一冊一卷，各記賬本(包括電算化管理記賬本)在原封面右上方粘貼會訂文件“小標簽條”，按標簽條內容填寫。 方式：七、對會刊文件的整理要求，對于活頁式、卡片式記賬本年底結算后，必須去掉硬封面，做成軟封面，并在封面右上犄角旮旯粘貼會

5、刊文件的小標簽條。 (3)會訂證明書分為原始證明書和會訂證明書兩種。 會訂負責人在結算手續(xù)完成后，將各種會訂證明書與附帶的原始證明書、原始證明書的摘要表一起，按照會訂的優(yōu)先順序，按照其數(shù)量構成一卷或多卷。七、會訂文件的整理要求、會訂文件的整理應注意的問題：由于會訂文件在三年五載內具有檢查的作用，會訂人員在裝訂文件后，在裝訂線上貼上封簽，在封簽處蓋章，出示責任，說明此類文件不被其他任何人拆開，交代本公司的房地產、經濟合同、人員工資、外事、關于金額大的支出和固定資產的證明書，應當分別釘子，可以和本年度的證明書一起編號，在目錄上標明永久或長期的保管期限。 七、會訂文件的整理要求、2、目錄(1)帶頁碼

6、的會訂報告書、工資表卷內的文件資料全部用有填寫內容的頁作成頁碼。 每個卷都單獨編號，頁碼從“1”開始。 頁碼的制作場所：單面的文件資料在右上角制作頁碼；雙面的文件資料，正面在右上角犄角旮旯，背面在左上角犄角旮旯寫有頁碼。 訂購本式記賬本不需要刪除空白頁，按現(xiàn)有填寫內容的頁順序編號。 公司修訂證明書文件不需要加頁碼。 七、會訂文件的整理要求、(2)批內文件目錄制作成年次報告、工資表以批內文件目錄的格式抄寫。 卷內目錄文件編號： 1卷內文件目錄必須用森藍文件管理軟件進行蕭錄管理，一式三份，一份裝訂成文件，一份由會計部門裝訂成檢索目錄保管，一份轉移到本公司綜合文件室。 七、會訂文件的整理要求、記賬本

7、、證明文件無需編制卷內的文件目錄。 (3)文件卷編號作成文件卷編號是指文件卷在整理中排列的編號。 在同一類別下，在三年五載中創(chuàng)建一個文檔卷序列號，但文檔卷序列號不能超過4位。 七、會訂文件的整理要求，例如從D21800(1991 2000年)到2001年，一個中斷號碼，即D21 983(2001 2010年)的不同是在片假名計程儀號碼中的證明書、工資表的排列按形成時間順序排列。 七、會訂文件的整理要求、(4)制作文件封面、卷內備注表，簡潔準確地公開文件標題要求。 例如，荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會訂報告書的年度報表、工資表封面必須用電腦印刷。 卷內備注表的編制、荔灣區(qū)政府辦公室年度會訂報告書

8、、荔灣區(qū)政府辦公室、七、會訂文件的整理要求、三、裝訂箱(1)組文件年度報表、薪金表依次為文件封面、卷內文件目錄、卷內文件資料、備注表；(2)會訂證明書為國家統(tǒng)一標準的“會訂文件證明書軟件封面” 、d3-1、2004、張三、李四、1、荔灣區(qū)政府辦公室、d3-1、2004、(3)各類會訂文件，按文件編號順序裝一箱后再裝第二箱。 不同種類的文件不能混合放入一箱。 箱面不需要填寫，只填寫背面的內容。 核銷單太薄太大的文件卷，不裝箱子，按順序排在箱子后面。2004.1、d3-1、12、7、會訂文件的整理要求、4、文件目錄查詢和目錄查詢編號的生成(1)文件目錄查詢以目錄查詢的形式抄寫，用森藍文件管理軟件進行萩錄管理，印刷1式2份與相應的卷內文件目錄查詢一起裝訂在檢索目錄查詢上， 1案例數(shù)量分類計程儀、七、會訂文件的整理要求、(2)將由通訊端口、記賬本、證明書、薪資表及其他類等5種生成的分類計程儀裝訂在檢索分類計程儀中，按各分類計程儀編輯分類計程儀號碼，如： D11n、D21n、D31n、D41n模式：機關： D11n目錄序列號一級屬類(列通訊端口)大分類號(會修訂文件)企業(yè)：1n目錄序列號一級屬類(列通訊端口)大分類號(會修訂文件2 .廢棄程序計程儀按照方法第10條執(zhí)行。 3 .銷毀審查表的方式：經鑒定后，必須銷毀無保存價值的通訊端口卷(冊)、記賬本卷(冊)、證書卷(冊)，請予以批準。 鑒