1、,總賬賬務系統(tǒng)日常業(yè)務處理 之 憑證處理,主講教師：艾倩 13財會,總賬賬務系統(tǒng)初始設置完成后即可開始日常業(yè)務處理。 憑證處理是日常業(yè)務處理中業(yè)務量最大的一塊，也是日 常業(yè)務處理的第一步。,憑證處理,憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源，其正確性直接影響賬簿的準確完整與否。 憑證處理工作主要包括填制、修改、刪除、出納簽字、審核、記賬等。,一、填制憑證,填制憑證是憑證處理工作的第一步，是電算化方式下工作量較大的一項內(nèi)容，一般根據(jù)原始憑證直接在計算機上填制記賬憑證。,填制憑證,1.進入用友T3系統(tǒng) 雙擊桌面上的用友T3圖標， 彈出用友T3注冊登錄窗口。 填制憑證必須由相關會計人員進行。按

2、照課本要求，以“02 李冬”的身份注冊。 操作日期應填寫期末日期。 即2011-01-31.,填制憑證,填制憑證,2.憑證的增加 選擇，點擊 增加一張空白憑證,即可增加憑證，進行記賬 憑證的有關操作。,填制憑證,3.憑證的填制 憑證填制包括兩部分內(nèi)容: 一是憑證頭部分:憑證類別、編號、日期、附件； 二是憑證正文部分：摘要、科目、金額、輔助核算信息。,1、憑證頭部分,憑證類別：可以輸入憑證類別字(收、付、轉(zhuǎn))，也可以參照輸入 （1）收款憑證。收款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務的憑證。 借方必有 （2）付款憑證。付款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務的憑證。 貸方必有

3、（3）轉(zhuǎn)賬憑證。轉(zhuǎn)賬憑證是用來記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務無關的轉(zhuǎn)賬業(yè)務的憑證。 憑證必無,？ 想一想：涉及現(xiàn)金與銀行存款之間的轉(zhuǎn)賬業(yè)務，屬于收款憑證、付款憑證還是轉(zhuǎn)賬憑證？,付款憑證,憑證編號：一般由系統(tǒng)分類按月自動編號，即每類憑證每月都是從0001號憑證開始。 制單日期：填制憑證的日期,設置了序時控制時憑證制單日期應大于等于啟用日期，不能超過機內(nèi)系統(tǒng)日期。 附單據(jù)數(shù)：輸入原始單據(jù)張數(shù),憑證頭部分,2、憑證正文部分,摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務說明，要求簡潔明了，不能為空。 科目：必須輸入末級科目。 金額：金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。,輔助信息：對于要進行輔助

4、核算的科目，系統(tǒng)提示要輸入相應的輔助核算信息。 如：數(shù)量核算業(yè)務：要輸入數(shù)量和單價； 部門核算業(yè)務：要輸入部門名稱或代碼； 個人往來業(yè)務：要輸入名稱和所屬部門 客戶、供應商往來業(yè)務：要輸入客戶、供應商名稱或代碼。 錄入的輔助核算信息將在憑證下方顯示。,憑證正文部分,4.憑證的保存 輸入完憑證后，可對憑證進行保存操作（直接點擊保存按鈕 即可）。但出現(xiàn)以下問題時，將拒絕保存憑證 1.憑證日期滯后系統(tǒng)日期； 2.憑證類型與憑證內(nèi)容不一致； 3.憑證借貸金額不平衡,操作,【例1】2011年1月5日，萬興發(fā)公司銷售業(yè)務一部經(jīng)理趙一山出差預借差旅費現(xiàn)金500元（附件1張）,借：其他應收款趙一山 500 貸

5、：庫存現(xiàn)金人民幣 500,步驟： 總賬-憑證-填制憑證-單擊增加按鈕-選擇憑證類型（付）-輸入制單日期（2011.1.5）-輸入附單據(jù)數(shù)（1張）-輸入摘要-輸入科目名稱-輸入輔助核算的部門和人員-借方金額回車自動跳到下一行-輸入科目名稱-貸方金額。 注意：該題涉及個人往來的輔助業(yè)務核算,操作,【例2】1月7日銷售業(yè)務一部以現(xiàn)金支票（011213）支付廣告費10000元（附件2張）,借：銷售費用-銷售業(yè)務一部 10 000 貸：銀行存款-人民幣 10 000,練一練,1.1月12日銷售業(yè)務1部經(jīng)理趙一山出差回來報銷差旅費500元（附件4張）,2.1月23日以現(xiàn)金支付辦公費500元（附件1張）,3

6、.1月26日，收到銀行利息結算賬單，扣繳短期借款利息1250元（附件1張）,課堂小結,這堂課我們學習了總賬賬務系統(tǒng)中憑證處理的第一步填制憑證。 填制憑證包括4步: 進入用友T3系統(tǒng)憑證的增加憑證的填制憑證的保存,二、修改憑證,在填制憑證中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到修改的地方進行修改即可。 可修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等,練一練,將“付0003號”憑證1月23日支付辦公費用金額修改為600元。,三、刪除憑證,作廢/恢復憑證。 憑證作廢的方法：進入填制憑證并找到作廢的憑證后，執(zhí)行“制單作廢/恢復”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已作廢，

7、作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。 對當前的作廢憑證執(zhí)行“制單作廢/恢復”命令，可取消作廢標志，恢復為有效憑證。,（3）刪除憑證,整理憑證。憑證整理指刪除所有作廢憑證并對憑證重新編號，但只能對未審核的憑證做整理。 選擇制單整理憑證，根據(jù)提示刪除不需要的憑證，并對剩下的憑證重新排號。,練一練,將“轉(zhuǎn)0001號”憑證趙一山出差報銷作廢刪除,四、出納簽字,在“用友T3會計信息化軟件”窗口執(zhí)行總賬憑證出納簽字命令,進入“出納簽字”查詢條件窗口，選擇憑證類別、輸入憑證號等，單擊確認按鈕,（4）查詢憑證,總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。不僅可以查詢符合條件的

8、憑證信息，還可以查看到當前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。,操作操作,【例27】查詢未記賬的付款憑證。 操作步驟： 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證查詢憑證”命令，打開“憑證查詢”對話框。 選擇輸入查詢條件，例如“付款憑證，未記賬憑證”。單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多查詢條件。 單擊“確認”按鈕，進入“查詢憑證”窗口。 雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證,2、審核憑證,審核憑證是指審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再審核。憑證應逐張審核。,操作,【例28】更換審核

9、的操作員，以“王剛”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件。 操作步驟： 執(zhí)行“文件重新注冊”命令，打開“注冊控制”對話框。 以“王剛”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件。帳套：666；會計年度：2006；操作日期：2006-01-31；用戶名：002 單擊“確定”按鈕,操作,【例29】審核憑證 操作步驟： 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對話框 輸入查詢條件，可采用默認值 單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的憑證列表窗口。 雙擊要審核的憑證或單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的審核憑證窗口。 憑證審核，無誤后單擊“審核”按鈕，憑證底部的審核處自動簽上審核人姓名 單擊

10、“下張”按鈕，對其他憑證簽字。 最后單擊“退出”按鈕,3、記賬,記賬憑證是審核簽字后，由有記賬權限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬，往來賬、項目賬以及被查賬等。 記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。,操作,【例30】記賬 操作步驟： 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“憑證記賬”命令，進入“記賬”窗口。 第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。 單擊“下一步”按鈕 第二步顯示記賬報告，如果需要打印記賬報告，可單擊“打印”按鈕；如果不打印記賬報告，單擊“下

11、一步”按鈕 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框。 單擊“確認”按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關總賬和明細賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對話框。 單擊“確定”按鈕，記賬完畢。,提示,第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 上月未結賬，本月不能記賬 為審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍 記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后重新記賬,4、賬簿查詢,企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿。賬簿的管理包括基本會計核算的查詢輸出，以及各種輔助的查詢和輸出。 （1）基本會計核算賬簿

12、管理?；緯嫼怂阗~簿管理包括總賬、明細賬、余額表，序時賬、多欄賬的查詢及打印。 總賬的查詢及打印。 明細賬的查詢及打印。 日記賬的查詢及打印。,操作,【例31】明細賬的查詢。 操作步驟： 執(zhí)行“總賬賬簿查詢明細賬”命令，打開“明細賬查詢條件”對話框。 默認查詢條件為“按科目范圍查詢”，默認月份為“2006.01”。 單擊“確認”按鈕，進入“應收款明細賬”窗口。 雙擊某行或?qū)⒐鈽硕ㄔ谀承性賳螕簟皯{證”按鈕，可查看相應的憑證。 單擊“總賬”按鈕，可查看此科目的三欄式總賬 單擊“退出”按鈕。,（2）各種輔助核算賬簿管理。,輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應商往來、個人往來、個人往來、部門核算、項目

13、核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。,操作,【例32】部門總賬的查詢。 操作步驟： 執(zhí)行“總賬輔助賬查詢部門三欄總賬”命令，打開“部門三欄總賬條件”對話框。 輸入查詢條件：科目“550203差旅費”，部門“管理部”。 單擊“確定”按鈕，顯示查詢結果。 將光標定在總賬的某筆業(yè)務上，單擊“明細”按鈕，可以聯(lián)查部門明細賬。,1.4 結賬,會計期末要進行結賬處理，結賬實際上就是計算結轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。結賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結一次賬，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，由計算機自動完成。結賬前要進行數(shù)據(jù)備份。,

14、在結賬之前要做下列檢查：,1）檢查本月業(yè)務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結賬； 2）月末結賬必須全部生成并記賬，否則本月不能結賬； 3）檢查上月是否已結賬，上月未結賬，則本月不能記賬 4）核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，不一致不能結賬； 5）損益類賬戶是否全部結轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結賬； 6）若與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結賬，若沒有，則本月不能結賬。,操作,【例32】結賬。 操作步驟： 執(zhí)行“總賬期末結賬”命令，進入“結賬”窗口。 單擊結賬月份“2006.01” 單擊“下一步”按鈕。 單擊“對賬”按鈕，系統(tǒng)對要結賬的月份進行賬賬核對 單擊“下一步”

15、按鈕，系統(tǒng)顯示“01月工作報告” 查看工作報告后，單擊“下一步”按鈕 單擊“結賬”按鈕，若符合結賬要求，系統(tǒng)將進行結賬，否則不予結賬,提示,結賬只能由有結賬權限的人進行 結賬前，系統(tǒng)要進行數(shù)據(jù)備份,(一）如何取消月末結賬 （二）如何取消記賬 （三）取消審核,(一）如何取消月末結賬,在結賬狀態(tài)下，CTRL+SHIFT+F6，取消結賬必須由賬套主管完成。操作：在月末結賬的狀態(tài)處，點擊到取消結賬的月份處，按CTRL+SHIFT+F6，會彈出口令的確認，由于王處長的口令是空的，點擊確定。取消結賬以后，點擊填置憑證就可以完成。,（二）如何取消記賬,現(xiàn)在的目的是修改憑證，必須把已經(jīng)記過賬的憑證取消記賬，并且把要修改的憑證取消審核，才能完成更改。取消記賬的方法分為：1.在期末菜單下，進入對賬界面。點擊總賬下的期末，點擊對賬。2.選中需要取消記賬的月份，按Ct