1、機關(guān)文書檔案的整理歸檔方法和要求,第一步 歸檔文件的收集,一、收集概述 歸檔文件的收集是指按照國家有關(guān)規(guī)定，對國家機關(guān)、社會組織以及個人從事公務(wù)活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進行收集的過程。 收集工作是檔案整理、保管、利用的基礎(chǔ)，是其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的前提條件，是貫徹檔案工作基本原則、維護歷史真實面貌的基本途徑，是衡量檔案室工作的重要標(biāo)尺。,二、收集文件 收集文件總的原則是齊全完整。所謂齊全完整是指要把單位各科、室、股所應(yīng)該歸檔的全部文字材料、圖表、聲像、實物等各種門類、各種載體的材料收集起來，個人在公務(wù)活動中形成的文件材料也在收集的范圍，特別要注意對單位會議記錄的收集。 收集方法

2、上要注意兩點： 一是注意平時收集，即平時將某次會議或處理某件事、解決某個問題所形成的文字材料收集起來；平時注意將單位領(lǐng)導(dǎo)或同志外出開會、出差、,商定事項所帶回的文件、材料收集起來；平時注意將報刊雜志直接反映本單位人和事的篇目剪輯收集起來。 二是注意年終收集，即年終要把本單位收發(fā)文本上作了登記的全部文件材料收集起來；年終還要注意把那些雖沒作收發(fā)文登記，但仍屬本單位形成的文件、材料、圖表、聲像、實物全部收集起來；年終還要做好財會、基建等專門檔案和科技檔案的收集。,第二步 歸檔文件的價值鑒定,歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)包括兩個方面。 第一，凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必

3、須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。在機關(guān)文件歸檔時，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料和重份文件，作勿需歸檔處理，按規(guī)定手續(xù)予以銷毀，防止有文必檔現(xiàn)象發(fā)生。,按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，機關(guān)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料； （二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； （三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的

4、上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料； （四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。,機關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；,（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件

5、材料； （四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 第二，對進入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其價值不同確定保管期限。檔案保管期限的劃分，按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。,永久保管的文書檔案主要包括： （一）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （二）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； （三）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （四）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； （五）本機關(guān)

6、機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；,（六）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （七）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 定期保管的文書檔案主要包括： （一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；,（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等； （六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)

7、務(wù)的一般性文件材料； （七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；,（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。 各機關(guān)應(yīng)根據(jù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作

8、實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。,一般說，本單位形成的文件、材料最為重要，絕大多數(shù)都屬永久。,第三步 歸檔文件的裝訂,歸檔文件以“件”為單位進行裝訂。一般以每份文件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖表等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。 歸檔文件在裝訂前對不符合要求的歸檔文件進行必要的修整，如：對破損文件的修裱，對字跡模糊或易褪變的文件進行復(fù)制，對超大紙張的折疊，去除易銹蝕的金屬物等。,歸檔文件裝訂前必須按順序進行排列。一般順序如下：正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后

9、；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護正本的原始面貌。 裝訂時應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂材料采用符合檔案保護要求的不銹鋼訂書針，較厚的文件也可采用鋼夾、塑料夾或線進行裝訂。采用不銹鋼訂書針裝訂的，一般只訂一顆針。,第四步 歸檔文件的分類,規(guī)則中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定

10、分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。規(guī)則雖然對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進行了簡化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟留了下來。,一、分類方法 分類方法也稱為“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類特征”或“分類原則”。規(guī)則選擇年度、組織機構(gòu)（問題）和保管期限作為通用的分類方法，這三種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。 （一）年度分類法 年度分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。年度分類法是運用得最廣泛的分類方法。,運用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。這里有幾種情況需要注意： 1、文件有多個時間特征 一份文件往往有多個時間特

11、征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。分年度時，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度。對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。,例如：1995年形成的19962000年工作規(guī)劃，應(yīng)歸入1995年度；1997年形成的1996年機關(guān)工作總結(jié)，應(yīng)歸入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入1998年。 2、跨年度形成的文件 如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件，分類時歸入辦結(jié)年度。如跨年度的會議文件材料，統(tǒng)一

12、在閉幕年歸檔；跨年度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年歸檔。,3、幾份文件作為一件時，“件”的日期 按照規(guī)則規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文復(fù)文等也可作為一件，這時判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。 4、文件沒有標(biāo)注日期 文件沒有標(biāo)注日期的，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。,（二）機構(gòu)（問題）分類法 1、機構(gòu)分類

13、法： 采用機構(gòu)分類法時，一般來說，有一個機構(gòu)就設(shè)置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機關(guān)機構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、綜合機構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。例如，先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處（室）、后勤部門等。 采用機構(gòu)分類法，原則上以哪個機構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構(gòu)的類中。有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定，有主辦者的一般歸入主辦機構(gòu)；以機關(guān)名義發(fā)出的,文件，歸入有關(guān)機構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草，以機關(guān)或辦公（室）名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，應(yīng)歸入負責(zé)起草文件的機構(gòu)類，否則歸入負責(zé)發(fā)文的綜合機構(gòu)內(nèi)。 機關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機構(gòu)，

14、應(yīng)和其他機構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸類文件歸入該類保存。如臨時機構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合署辦公，并以該機構(gòu)為常設(shè)機構(gòu)，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機構(gòu)類；如果臨時機構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機構(gòu)，應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容、數(shù)量多少等，由這些機構(gòu)協(xié)商后確定分類方法。,2、問題分類法 問題分類就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進行分類。運用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別，例如，將黨委、工會、共青團等機構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。文件歸類應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保

15、持連續(xù)性，某個內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年應(yīng)歸入同一類中。,第五步 歸檔文件的排列,歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。 一、 排列方法 排列的實際操作體現(xiàn)為兩步，即先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。,（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，先產(chǎn)生的排列在前，后產(chǎn)生的排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。 （二）不同事由間的歸檔文件排列 不同事由歸檔文件的排列可以有多種方法，包括時

16、間、重要程度等。,1、按不同事由形成時間的先后順序排列 事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間。這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時間的先后順序排列，而不必考慮其他因素。這種方法比較簡單，更適用于實行“隨辦隨歸”的機關(guān)。一般同一事由的文件辦理完畢后，就可以將相關(guān)文件整理完畢歸檔保存。這樣，不同事由的歸檔文件自然就按照形成時間的先后排列起來。采用年終集中整理的機關(guān)，也可以按事由辦結(jié)時間排列不同事由的文件。,2、按事由的重要程度排列 將主要職能或重要活動形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。例如，某局法規(guī)科，可將本年度通過的各項法規(guī)文件的相

17、關(guān)材料排在前面，然后再排監(jiān)督檢查等其他工作形成的文件材料。 3、按事由具有的共同屬性分別集中排列 （1）按責(zé)任者或承辦部門分別集中排列 例如設(shè)處的機關(guān)，一般以處為單位整理歸檔，不同事由的歸檔文件進行排列時，可以將不同科（室）形成的文件分別集中排列。,（2）按照不同問題分別集中排列 采用此方法，一般都是為了在手工管理條件下為檢索提供更多的方便。這里的問題是指小問題，與文書立卷時分類方案中的細類比較相似，比如同一機構(gòu)的不同職能。此類問題相對固定時，機關(guān)檔案部門可事先規(guī)定各問題間排列的先后順序。例如，機關(guān)人事部門，可以將干部調(diào)配、職稱評定、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中排列。會議文件

18、、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。,第六步 歸檔文件的編號,歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后面的編目工作及將來查找利用時的實體存取提供條件。 件號即文件排列順序號，分為室編件號和館編件號兩種。室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件排列順序從“”開始標(biāo)注。 蓋章：要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。,歸檔章的項目包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)或問題、室編件號、頁數(shù)、館編件號等項目。 蓋章要求： （1）歸檔章一般采用黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端右上角

19、或空白處。一個單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一； （2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容； （3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 （4）文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附空白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章。,第七步 歸檔文件的編目,編目是指編制歸檔文件目錄，即應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。 編目應(yīng)以“件”為單位進行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來文與復(fù)文作為一件時，在歸檔文件目錄中只對復(fù)文進行編目，通過檢索復(fù)文來實現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。 一、歸檔文件目錄的項目填寫 歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題

20、名、日期、頁數(shù)和備注等項目。,1、件號：指室編件號。 2、責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，可以是一個機關(guān)或機關(guān)內(nèi)部的一個機構(gòu)，也可以是幾個機關(guān)，或者一個人或若干人。填寫時，一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”等含義不明，難以判斷的簡稱；也不能打點或用“同前”、“同上”等字樣代替。聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者過多時可以省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。對白頭文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。 3、文號：填寫文號時應(yīng)照實抄錄，字號齊全。,4、題名：即文件標(biāo)題，完整的題名由責(zé)任者、問題、文種3個部份組成，例市檔案局關(guān)于加強檔案安全保管的通知，也有的直接由

21、問題和文種組成。 一般情況下，文件只有一個標(biāo)題，填寫時照實抄錄，有的文件還有副題名或并列題名，正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無需抄錄，并列題名需要時與正題名一并抄錄。 有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫和補充標(biāo)題。,有些歸檔文件的附件獨立性強，也可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”號，例“關(guān)于進一步加強我市城市建設(shè)的意見（附：城市建設(shè)管理規(guī)劃）” 5、日期：即文件的形成時間，填寫時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如： 2001年3月24 日，標(biāo)注為20010324，也可填成兩行（ ）。 對未注明日期或日期不清的， 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)

22、容加以考證填寫。 6、頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)，用以統(tǒng)計和核對。,2001 0324,7、備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等，如需要說明的條目太多時可在備注欄中加注“”，將具體內(nèi)容填入備考表中。 在表格右上方設(shè)置有歸檔文件所屬“機構(gòu)（問題）”和“盒號”，便于準(zhǔn)確查找和歸位。 填寫歸檔文件目錄項目時應(yīng)采用符合檔案保護要求的字跡材料（碳素墨水或藍黑墨水）。已采用計算機檔案管理的單位，可直接錄入計算機，使用檔案管理軟件自動生成并打印出目錄。,二、歸檔文件目錄裝訂 歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊并編制封面，一式二份。 歸檔文件目錄裝訂可以按機構(gòu)（問題）、

23、年度、保管期限等分類裝訂，并用口取紙或文字注明，以便管理、查找利用。,第八步 歸檔文件裝盒,裝盒是歸檔文件整理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，它包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊等工作內(nèi)容。 歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應(yīng)條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地查找到文件實體，當(dāng)利用完畢后能及時準(zhǔn)確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。,裝盒時，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫時內(nèi)容也會雜亂不堪。 裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機構(gòu)（問題）的情況下，不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。,裝盒時應(yīng)注意以下問題：應(yīng)視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損；依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。 檔案盒封面填寫。封面上應(yīng)在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機構(gòu)名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規(guī)范、通用的簡稱。 檔案盒盒脊項目填寫。檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項，包括全宗號、年度、