1、1,時(shí)間管理,2,課程要求(Ground Rules)：4C,Confidence（信心） Concentration（專(zhuān)心） Cooperation（合作） Contribution（參與）,4C是評(píng)估一個(gè)鉆石的基礎(chǔ)也決定它的價(jià)值。 顏色(Color)、凈度(Clarity)、 切磨(Cut)、及克拉(Carat),3,課程目標(biāo),學(xué)員在完成本課程后，能 掌握和運(yùn)用時(shí)間管理的方法， 擺脫過(guò)去缺乏效率的壞習(xí)慣，從而提高生產(chǎn)效率。,4,課程內(nèi)容,為何要時(shí)間管理 十大時(shí)間大盜 善用時(shí)間的方法 設(shè)定目標(biāo)/行動(dòng)計(jì)劃 辨別事情的輕重緩急 文件管理/電話(huà)的使用 參與和主持會(huì)議/授權(quán),5,為圓滿(mǎn)人生作準(zhǔn)備,我

2、們每個(gè)人心中都守著一扇自?xún)?nèi)開(kāi)啟的 改變之門(mén)。 除了自己，沒(méi)有人能為你開(kāi)門(mén)， 只要你愿意敞開(kāi)心霏， 拋卻舊有觀念， 把良好準(zhǔn)則化為習(xí)慣， 成功圓滿(mǎn)就在掌握之中。,6,課前預(yù)備,派發(fā)Action表 在學(xué)習(xí)過(guò)程中，寫(xiě)下把每一個(gè)可令自己更有效地管理時(shí)間的行動(dòng)要點(diǎn),7,時(shí)間管理問(wèn)卷調(diào)查,以下十個(gè)句子反映出妥善管理時(shí)間的一般原則。請(qǐng)按照你的工作慣誠(chéng)實(shí)地回答下列項(xiàng)目，并以下列等級(jí)評(píng)定伙的答案。,0 永不 1 偶然2 經(jīng)常3 常常,每天會(huì)騰出一段時(shí)間思考及策劃我的工作。 我會(huì)記下特定目標(biāo)，並且定下完成的時(shí)限。 我將每日要做的事依重要性排列優(yōu)先次序，盡快完成重要的事項(xiàng)。 我明白80/20原則，並能運(yùn)用於我的工作

3、上。 我的工作編排較具彈,性，可以容許自己有一些時(shí)間處理危機(jī)或突發(fā)事件。 我盡量把工作授權(quán)他人處理。 我對(duì)每一件文件只需處理一次。 在進(jìn)食午餐時(shí)我會(huì)減少食量，以免在下午打瞌睡。 我會(huì)盡量避免不需要的干擾 (如訪客、會(huì)議、電話(huà))，以免妨礙每天的工作。 我能拒絕他人的請(qǐng)托，以免無(wú)法完成重要的任務(wù)。,8,時(shí)間管理問(wèn)卷調(diào)查,時(shí)間管理調(diào)查分析： 0 10分 是時(shí)間管理著你,不是你管理時(shí)間。請(qǐng)你留意你的時(shí)間管理 1115分 具初步時(shí)間管理意識(shí),但可能沒(méi)有貫徹執(zhí)行。請(qǐng)你留意你的時(shí)間管理 1620分 已有時(shí)間管理意識(shí),但可能因工具/技巧使用不正確或不熟悉,仍需努力學(xué)習(xí)和改善。 2125分 很好,你已掌握時(shí)間管

4、理,繼相堅(jiān)持和改善。 2630分 非常好,你正在管理時(shí)間,你是一個(gè)超人。 但建議你好好反省,這是否是事實(shí)。你可能正在欺騙自己,9,個(gè)人時(shí)間資本分析,例： 一天工作16小時(shí)，一個(gè)人在其職業(yè)生涯(21-60歲)，中擁有的工作時(shí)間亦只有 (40年 x 251天 x 16小時(shí)) = 160,640 小時(shí)。,10,請(qǐng)大家轉(zhuǎn)用另外一只手戴手表，看看你的改變習(xí)慣。,11,請(qǐng)閉目一分鐘思考以下問(wèn)題,如是你的余生只剩下三天， 你會(huì)做哪三件事情？ 你最后悔的是什么？,12,時(shí)間的特性？,供給毫無(wú)彈性 無(wú)法積聚 無(wú)法替代 無(wú)法失而復(fù)得 不可逆轉(zhuǎn) 可變性(善用則長(zhǎng)，荒廢則短),13,自然定律(Natural Law)

5、：,自然定律：是個(gè)基本原則, 統(tǒng)治人類(lèi)行為中之原因與結(jié)果。 A fundamental principle that governs the causes 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣 4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好,69,怎樣填寫(xiě)行動(dòng)計(jì)劃表,70,行事歷,71,每天工作,每天工作表： 是一種工具用來(lái)控制每天之事件，因而達(dá)至實(shí)時(shí)及遠(yuǎn)期之目標(biāo)。,72,編排工作次序 (1),預(yù)計(jì)事件發(fā)生結(jié)果之次序 原則： 監(jiān)定事件之價(jià)值及其發(fā)生結(jié)果之次序。,73,編排工作次序(2),80:20 規(guī)則 或 ABC分析法 (1848 to 1923)，由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家Vifredo Pareto 提出。當(dāng)時(shí)統(tǒng)計(jì)研究發(fā)現(xiàn)，20

6、%的人口擁有80%國(guó)家財(cái)富。Pareto 原則,74,80 / 20 法則（柏拉圖法則）,花最少的力氣，獲得最多的效益 你所完成的工作里，80%的成果，來(lái)自于20%的時(shí)間 也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的,75,編排工作次序(3),時(shí)間,結(jié)果,20%,20%,80%,80%,76,80 / 20 原理示意圖,瑣碎的多數(shù)事物,重要的少數(shù)事物,事倍功半,事半功倍,80% 成效,20% 成效,80% 時(shí)間,20% 時(shí)間,77,Pareto分析法,原因數(shù)目,累計(jì) 百分率,次 數(shù),20%,80%,78,編排工作次序(4),A.高價(jià)值 (必須做) B.中等價(jià)值 (應(yīng)該做) C.低等價(jià)值 (可以做),重要

7、緊急,79,時(shí)間利用的價(jià)值分析(ABC分析法),任務(wù),B,重要,授權(quán),65%,20%,15%,(,專(zhuān)心處理,),例行公事,清理,15%,20%,65%,任務(wù),A,任務(wù),C,非常重要,雜務(wù),實(shí)際消耗的時(shí)間,事情的價(jià)值,80,基本原則,重要的事絕不應(yīng)被不重要的小事所牽絆 我將焦點(diǎn)放在事情的重要性而非緊急性上,時(shí)間管理要?jiǎng)?wù) 重要：個(gè)人覺(jué)得有價(jià)值及對(duì)你的使命、價(jià)值觀及 達(dá)到目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動(dòng)。 緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動(dòng)。,81,請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序,重要的事,不重要的事,？,？,？,？,緊迫的事,不緊迫的事,時(shí)限,結(jié)果,緩 急 輕 重,82,請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序,重要的事,不重要的

8、事,急,重,輕,緩,緊迫的事,不緊迫的事,緩 急 輕 重,1,2,3,4,時(shí)限,結(jié)果,83,重要,不 重要,緊 迫,不緊迫,84,合理的時(shí)間配置？,85,偏重 (：緊迫/重要)的結(jié)果：,86,偏重(：緊迫/不重要) 的結(jié)果,87,偏重第三(緊迫/不重要)、 四(不緊迫/不重要)類(lèi)事務(wù),結(jié)果： 全無(wú)責(zé)任感 依賴(lài)他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,88,明智的時(shí)間配置：II(不緊迫/重要),1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,89,著重()的結(jié)果,著重的

9、結(jié)果： 有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī),練習(xí),91,處理方法？,重要 ,不重要 NI,緊迫U,不緊迫NU,丟入 垃圾箱,I,II,III,IV,立即親自處理,策略規(guī)劃/ 安排時(shí)間/ 適當(dāng)授權(quán),減少 或 授權(quán),92,美國(guó)艾森豪將軍的決策方格,重要性,緊急性,93,看看你的廹切性指數(shù),0 25 : 一切在掌握中 26 35: 漸受迫切性限制 36 45: 已經(jīng)開(kāi)始上癮 = 46: 上癮,94,時(shí) 間 管 理 要 務(wù),焦點(diǎn)放在真正重要的事上，對(duì)不重要的事說(shuō)“不” 參照你的使命宣言、目標(biāo)規(guī)劃時(shí)間,重要的事絕不應(yīng)被極不重要的事情所牽絆。 歌德 人在各種領(lǐng)域中努力經(jīng)營(yíng)，百分之八十的結(jié)果是來(lái) 百

10、分之二十的活動(dòng)。 20/80 法則,95,了解你的能力線(xiàn),96,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,干擾頻率,時(shí)間時(shí),次,日干擾圖,97,能力/狀態(tài)線(xiàn)分布,能力/狀態(tài),8,10,12,14,16,18,20,22,24,2,4,6,時(shí)間,100%,高峰期,工作研究與企業(yè)組織協(xié)會(huì),能力/狀態(tài)線(xiàn)分布,能力/狀態(tài),時(shí)間,高峰期1,8,10,12,14,16,18,20,22,24,2,4,6,100%,高峰期2,工作研究與 企業(yè)組織協(xié)會(huì),99,集中力分布,分鐘,集中程度(%),100,工作要求與體力水準(zhǔn),注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會(huì)顯著提

11、高,工作與體力配合的情況,工作時(shí)間,101,1. 工作時(shí)段分配法則,102,2. 每周工作性質(zhì)分配法則,103,重新排列你的行事歷：,To Do List （待做表單）,緊急的事情 1 老板今天交待 2 臨時(shí)狀況,Routine Work 1 日常工作 2 定期約會(huì),重要的事情 1 工作計(jì)劃 2 人生規(guī)劃 3 家庭、健康、財(cái)富,行事歷 Schedule List 1 會(huì)議 2 行事歷 3 紀(jì)念日,備 忘 錄,104,P,A,D,C,不 好,好,耗用時(shí)間,花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法,耗用時(shí)間,P: Plan D: Do C: Check A: Action,P,D,C,A,P,D,C,A

12、,105,排出執(zhí)行任務(wù)的先后順序,重要性(結(jié)果)數(shù)量 價(jià)值 A= 非常重要15% 65% 必須完成 B= 重要20% 20% 如果不完成會(huì)出問(wèn)題 C= 不重要65% 15% 如果沒(méi)完成可能會(huì)有影響,106,排出執(zhí)行任務(wù)的先后順序,緊迫性 1 = 高度緊迫 必須今天就完成 (必須做) 2 = 中度緊迫 必須在限期內(nèi)完成 (應(yīng)該做) 3 = 低度緊迫 有空閑時(shí)間(適合任何時(shí)間)做 (可以做),107,忙要忙得有意義掌握重點(diǎn)的個(gè)人管理,勤奮、運(yùn)氣或靈活的手腕 固然重要，卻非關(guān)鍵， 唯有掌握重點(diǎn)才是成功的不二法門(mén)。 辨別事情的輕重緩急， 急所當(dāng)急，充分授權(quán)， 是個(gè)人管理之論。,108,109,文件管理

13、/處理來(lái)電,110,文件管理,立即處理 轉(zhuǎn)給別人 歸檔 丟棄 Key：每份文件只處理一次,111,處理來(lái)電,良好使用電話(huà)習(xí)慣 資料有效管理 引導(dǎo)性問(wèn)題找出來(lái)電者所需 分析來(lái)電詢(xún)問(wèn)個(gè)案，擬定標(biāo)準(zhǔn)答案 經(jīng)常更新資料，以應(yīng)付詢(xún)問(wèn) 盡快轉(zhuǎn)介來(lái)電者到適當(dāng)部門(mén) 婉拒非公事及無(wú)謂來(lái)電,112,計(jì)劃打出電話(huà),訂出打電話(huà)目的 適當(dāng)時(shí)間致電 以要點(diǎn)形式列出要談事項(xiàng) 其他提議以供對(duì)方考慮 盡可能取得對(duì)方回應(yīng) 適當(dāng)總結(jié)談話(huà)重點(diǎn) 記下你給對(duì)方的任何承諾,113,小組討論,為何大多的會(huì)議都是浪費(fèi)時(shí)間？ 怎樣開(kāi)會(huì)才是善用時(shí)間？,114,會(huì)議管理,115,會(huì)議不夠效率的原因：,開(kāi)會(huì)時(shí)討論沒(méi)有焦點(diǎn) 會(huì)議資料未事先備妥 開(kāi)會(huì)時(shí)沒(méi)

14、有擬妥會(huì)議流程 關(guān)鍵人物沒(méi)有出席 延遲開(kāi)始，一路延誤,116,正確的開(kāi)會(huì)原因：,溝通 向員工或團(tuán)隊(duì)搜集資料 推銷(xiāo)概念、產(chǎn)品或一項(xiàng)服務(wù) 解決問(wèn)題 作重要的決策 危機(jī)的處理,117,會(huì)議前準(zhǔn)備工作,制定主題和目標(biāo) 預(yù)早傳閱議程草案 定出：- 開(kāi)會(huì)日期和地點(diǎn) - 開(kāi)會(huì)和結(jié)束時(shí)間 - 與會(huì)人仕 向主要發(fā)言者作簡(jiǎn)短指示 出席會(huì)議的代表需具備足夠知識(shí)和實(shí)權(quán),118,進(jìn)行會(huì)議,在指定時(shí)間開(kāi)始會(huì)議 重申會(huì)議目的 按議程上事項(xiàng)的重要性順序討論 為每個(gè)事項(xiàng)分配一定的討論時(shí)間 討論各個(gè)事項(xiàng)，并取得一致意見(jiàn)和決定應(yīng)采取的行動(dòng)，負(fù)責(zé)成員 提防其他事項(xiàng) 訂出下次會(huì)議日期,119,主席任務(wù),控制喋喋不休的成員 引導(dǎo)沉默的成

15、員參與發(fā)表意見(jiàn) 掌握時(shí)間 聆聽(tīng)各方意見(jiàn) 控制討論不要偏離主題 討論和澄清誤解，歸納和作出總結(jié) 取得一致意見(jiàn),120,授 權(quán),121,授權(quán)的障礙,122,授權(quán)的好處,空出更時(shí)間，去做比較復(fù)雜更重要的工作 試出下屬的工作能力 裁培下屬，提供機(jī)會(huì)給下屬，以獲得對(duì)將來(lái)有用的經(jīng)驗(yàn) 表現(xiàn)對(duì)下屬信任，改善人際關(guān)系 讓員工參與，改善決策素質(zhì) 培養(yǎng)接班人 可以引進(jìn)新概念或工作方法,123,有效授權(quán)的程序,計(jì)劃授權(quán) - 適合工作/任務(wù) - 選擇人選 - 訂立工作目標(biāo),124,有效授權(quán)的程序,討論授權(quán) - 解釋工作與預(yù)期成果 - 訂立工作期限 - 解釋權(quán)責(zé) - 主管下屬達(dá)致協(xié)議,125,有效授權(quán)的程序,提供指導(dǎo)如訓(xùn)

16、練 給予支持(人力、物力、時(shí)間、資訊，金錢(qián)、給與鼓勵(lì).) 授予公眾認(rèn)同的權(quán)力 監(jiān)察進(jìn)度，訂立檢討會(huì)議,126,重編你的行事歷,128,總 結(jié),129,善用時(shí)間之方法 (1),1) 擬定計(jì)劃 a) 訂立工作計(jì)劃 b) 確定每日工作計(jì)劃 (The Job Planner) c) 80/20原則 (Prioritize) d) 工作時(shí)間紀(jì)錄表 (Review Time Utilization),130,善用時(shí)間之方法 (2),2) 決策處理 (Decision Making) a) 預(yù)留時(shí)間集中精神處理重要事項(xiàng) b) 定下工作時(shí)限 (Deadline) c) 有決斷力，改變拖延或優(yōu)柔寡斷態(tài)度,131

17、,善用時(shí)間之方法 (3),3) 有效組織工作 a)工作崗位整理 b)與善處理文件 (Filing and Document) c)與同事或助手協(xié)調(diào)工作 d)按照工作計(jì)劃表(Job planner)處理工作 e)打發(fā)不重要訪客 (Learn How To Say NO),132,善用時(shí)間之方法 (4),4. 工作量分配 a) 適當(dāng)授權(quán) b) 簡(jiǎn)化工作程序 c) 適當(dāng)時(shí)間、人物及工作 (Right Time, Right Person and Right Task),133,善用時(shí)間之方法 (5),5) 減少不必要之干擾 a) 會(huì)議 b) 電話(huà) c) 訪客 d) 婉拒他人請(qǐng)求 e) 避免過(guò)多應(yīng)酬,

18、134,善用時(shí)間之方法 (6),6. 善用等時(shí)間，(閱讀、計(jì)劃、組織) 7. 足夠休息 8. 減少工作壓力,135,時(shí)間管理之工具,工作計(jì)劃應(yīng)用 (Job Planner) 良好組織 (Organization of Work) 有效解決問(wèn)題技巧 (Problem Solving Skills) 有效溝通方法 (Effective Communication) 處理會(huì)議技巧 (Meeting Skills) 項(xiàng)目管理 (Project Management) 建立團(tuán)隊(duì) (Team Building),136,我們的心就像是降落傘, 當(dāng)它張開(kāi)最管用。,137,時(shí)間管理結(jié)語(yǔ),清明神定,游刃有余,氣定神閑,舉重若輕,138,多謝 ！,139,錄影帶播放,140,錄像帶故事,王延亮和美兒在工作上出現(xiàn)什么問(wèn)題? 王延亮的同事羅經(jīng)理怎樣提點(diǎn)亮有關(guān)有效時(shí)間管理?,141,分享,填寫(xiě)這份合約對(duì)于你和你的行為產(chǎn)生了什么影響? 有多少人認(rèn)為自己能夠做到自己應(yīng)該做的事? 有什么阻礙會(huì)使你很難,甚至不可能履行你的諾言?,142,活動(dòng)：哪位明星