1、湘潭市國土資源局電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定為加強(qiáng)我局電子文件歸檔工作，更好地為國土資源建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、電子文件歸檔與管理規(guī)范和上級標(biāo)準(zhǔn)制定本規(guī)定。一、電子文件管理原則1、電子文件須確保其真實性、完整性、有效性；2、各縣（市）局、分局、機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位確定專人負(fù)責(zé)本部門電子檔案的收集、積累、鑒定與歸檔等工作，并定期向檔案館移交。3、檔案館負(fù)責(zé)對各部門的電子檔案收集、積累、鑒定、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)，并會同信息中心采取相應(yīng)的技術(shù)措施對電子文件的真實性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定和檔案的安全保管。二、電子文件歸檔范圍1、各部門公務(wù)活動中在數(shù)字設(shè)備及

2、環(huán)境中形成的具有重要憑證、依據(jù)、查考、利用等保存價值的各類電子文件資料及其支持軟件，以及網(wǎng)站各類信息資料的備份等；2、在國土資源建設(shè)、管理的各類重大活動中形成的圖像、圖形、影像、聲音等多媒體數(shù)據(jù)；3、各部門正在運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫及其數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)復(fù)制件；4、各部門購置的各類操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件復(fù)制件；三、電子文件的收集積累要求1、各部門電子檔案收集時應(yīng)在電子文件登記表（附表1、2）中登記，并對電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時間、存儲格式與文件類型等加以說明，所形成的電子文件登記表與電子文件同時保存，并作為檔案移交文件之一；2、對文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時

3、保存文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。3、對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。4、對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。5、對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、TIFF為通用格式。6、對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP

4、3為通用格式。7、對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則連同專用軟件一并收集。8、定期制作電子文件的備份。四、電子文件歸檔要求1、電子文件的歸檔范圍、保管期限、分類法、歸檔時間分別參照湘潭市國土資源局文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定、湘潭市國土資源局檔案保管期限、湘潭市國土資源局檔案分類法、湘潭市國土資源局檔案管理制度執(zhí)行；2、歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息，推薦采用載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保

5、存的載體；3、電子檔案歸檔前，檔案館會同信息中心、歸檔部門對電子檔案的有效性和完整性進(jìn)行鑒定審核，并對歸檔電子文件逐一驗收，檢驗不合格者，退回形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行檢驗；歸檔電子文件檢驗合格的，由檔案館、信息中心、歸檔部門負(fù)責(zé)人在歸檔電子文件移交、接收檢驗表（附表3）上簽字蓋章，歸檔部門已形成的電子文件登記表（附表1、2）作為附件一起移交；如電子文件進(jìn)行了技術(shù)加密，應(yīng)將技術(shù)加密方法和相關(guān)軟件一并歸檔；4、存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密集、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。5、檔案館應(yīng)將相應(yīng)的電子文件機(jī)

6、讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并形成歸檔電子文件登記表（附表4、5），其中歸檔電子文件以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表首頁（附表4），以件為單位填寫續(xù)頁（附表5）；6、電子文件歸檔完畢后，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。 五、電子文件管理要求1、電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案技術(shù)規(guī)范加強(qiáng)管理；2、歸檔載體應(yīng)作防寫處理，并采取有效措施避免擦、劃、觸摸記錄涂層；3、歸檔的電子檔案載體應(yīng)直立存放，避免擠壓，做到防塵、防光，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并隔離有害氣體；4、保存電子檔案的環(huán)境溫度應(yīng)為17一20.C；相對濕度應(yīng)為3545；5、檔案館會同信息中心，對磁性載體每滿2年、光

7、盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于百分之10，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年。檢驗結(jié)束后，將檢驗結(jié)果填入歸檔電子文件管理登記表（附表6）6、隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表（附表7）7、歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。六、電子檔案的銷毀1、電子檔案銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2、對確認(rèn)銷毀的電子文件，可直接進(jìn)行邏輯或物理刪除，屬于保密范圍的，必須與存儲載體一同銷毀。七、電子檔案的統(tǒng)計工作按年度做好

8、統(tǒng)計工作，總結(jié)分析管理工作情況，以促進(jìn)電子檔案建設(shè)與發(fā)展。八、本規(guī)定未盡事宜，參照國家相關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。附表1 電子文件登記表(首頁)文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電 話 聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等) 軟件環(huán)境(型號、版本等) 操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關(guān)軟件(文字處理工具、瀏覽器、壓縮 或解密軟件等) 文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯)記錄類型口定長口可變長口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤 口多件一盤口一件多盤 口多件多盤制表審核填表人(簽名) 年 月 日審核人(簽名) 年

9、 月 日附表2 電子文件登記表【續(xù)頁】 第 頁文件編號題 名形成時間 文件稿 本代碼 文件類 別代碼載體編號 保管 期限備注附表3 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表 檢驗項目 單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗 病毒檢驗真實性檢驗 完整性檢驗有效性檢驗技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗 經(jīng)辦人(簽名) 年 月 日 年 月 日 技術(shù)審核人(簽名) 年 月 日 檔案館(簽章): 年 月 日 信息中心(簽章): 年 月 日附表4 歸檔電子文件登記表(首頁)文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電 話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等)軟件環(huán)境

10、(型號、版本等)操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關(guān)軟件(文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等)文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯)記錄類型口定長口可變長口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤 口多件一盤口一件多盤 口多件多盤文件交接送交部門通訊地址電 話 聯(lián)系人送交人(簽名) 年 月 日接收部門通訊地址電 話 聯(lián)系人接收人(簽名) 年 月 日附表5 歸檔電子文件登記表(續(xù)頁)第 頁文件編號題 名形成時間文件版本代碼文件類別代碼載體編號保管期限備注附表6 歸檔電子文件管理登記表歸檔電子文件設(shè)備情況登記 新設(shè)備兼容性檢驗 磁性載體轉(zhuǎn)存登記經(jīng)辦人: 技術(shù)

11、審核人:檔案館(簽章): 信息中心(簽章):年 月 日 年 月 日附表7 歸檔電子文件遷移登記表 源系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲載體： 目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲載體：被遷移歸檔電子文件情況記錄數(shù)： 字節(jié)數(shù)：遷移時間：操作者： 經(jīng)辦人: 技術(shù)審核人:檔案館(簽章): 信息中心(簽章):年 月 日 年 月 日湘潭市國土資源局電子公文歸檔管理暫行辦法一、為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。二、本辦法所稱的電子公文，是指政府部門統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。三、局辦公室文秘人員負(fù)責(zé)我局的電子公文歸檔工作，檔案館參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸