1、合同管理體系文件(主責部門： )編制日期審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人審批人1. 目的 規(guī)范公司的合同管理，規(guī)范公司合作資源履約管理，保障公司經(jīng)營活動的順利開展，同時以法律手段保護公司的合法權益，使合同的訂立、履行、保管有章可依。2. 術語2.1 合同的分類定義如下；2.1.1 工程類合同：完成工程實體所需訂立的合同。2.1.2 技術服務類合同：完成工程實體所需的專項技術服務合同，比如勘察、設計、幕墻等合同。2.1.3 招商營銷顧問類合同：項目開發(fā)過程中簽訂的市場調(diào)研、定位策劃、廣告制作、招商服務、廣告設計、媒體、營銷現(xiàn)場包裝、印刷品、銷售代理等合同。2.1.4 工

2、程專業(yè)管線配套類合同：水、電、燃氣、電信、有線電視、路燈、三方通話等合同。2.1.5 客服類合同：運營開辦物資采購、設備維護、物業(yè)管理等合同。2.1.6 財務類合同：抵押貸款等合同。2.1.7 其他類合同：經(jīng)營類、行政類等其他相關合同等。2.2 合同的全過程管理：在合同依據(jù)、資信調(diào)查、文本選擇、合同會簽及審批、文本審核、合同編號、合同簽署、合同蓋章、合同履行、合同終結、合同臺帳和報表、合同檢查等控制點作風險監(jiān)控管理。2.3 合同履行跟蹤責任部門：指負責合同條款的全面履行及合同履約過程中的問題反饋及證據(jù)保全的部門。3. 適用范圍適用于地產(chǎn)平臺對外的各類經(jīng)濟合同。4. 主要程序 4.1 標準化合同

3、文本的編制集團目前推行合同版本，為豫商置業(yè)原使用合同標準版本。因豫商置業(yè)所屬項目與海游集團項目差異較大。集團將在條件成熟時，再行商議推行公司標準化合同文件。4.2 中標審批及中標通知書發(fā)放詳招標管理體系文件4.3 合同談判4.3.1 合同談判不得實質性修改中標結論。4.3.2 合同談判過程應由招標責任部門、招采部、成本部、合同監(jiān)管執(zhí)行部門參加。4.4 合同審批4.4.1 合同談判完畢，雙方達成一致，最終版合同進行報審。合同審批表格式詳附件1合同審批表。4.4.2 合同審批過程中的審批意見，招標責任部門應負責與公司內(nèi)部以及合同主體對方進行協(xié)調(diào)溝通，并最終達成合同一致。最終修正版本合同在各相關意見

4、人簽署同意意見后，繼續(xù)流轉審批。直至最終完成合同審批。4.4.3 合同審批通過后，最終審批件應歸口到用印部門。4.5 合同簽署4.5.1 合同文本應由我方裝訂。不得發(fā)放合同最終文本電子版給合同主體對方，由對方裝訂相關合同文本。4.5.2 裝訂完成的合同文本，應由合同主體對方先行進行責任主體簽署。合同內(nèi)容在一頁以上的，應加蓋騎縫章。4.5.3 合同主體對方提供蓋章版合同后，招標責任部門應對合同文本進行核對。核對好的合同申報用印程序。4.5.4 用印部門應核對最終審批件與合同文件文字上的差異，核對無誤方可用印。用印完畢后，合同審批表及終批版合同文本，以及我司責任主體簽章及騎縫章的合同文本，轉招標責

5、任部門。4.5.5 合同審批部門負責合同審批表的保存。4.5.6 招標責任部門負責合同對內(nèi)對外的發(fā)放。應辦理發(fā)放簽收，格式詳附件2：合同文件簽收記錄表。4.5.7 招標責任部門應及時進行合同臺賬登記管理。4.6 合同履行和監(jiān)督4.6.1 招標責任部門負責組織進行合同的交底。交底應辦理合同交底記錄，詳附件3：合同交底記錄。4.6.2 合同交底結束后，合同管理由合同管理執(zhí)行部門負責監(jiān)管執(zhí)行。4.7 補充協(xié)議4.7.1 合同金額變更大于合同價款30%以上，或總金額大于人民幣30萬元的，均需辦理合同補充協(xié)議。4.7.2 合同補充協(xié)議辦理流程同合同審批流程。4.8 合同歸檔、合同保管4.8.1 合同歸檔

6、1) 合同歸檔執(zhí)行二級保管原則。即：除最高一級公司外，執(zhí)行簽約主體公司及上級公司二級備份歸檔。各級公司檔案室、財務部門、成本部使用合同原件（有正副本的，正本歸檔案室），其他部門使用PDF電子掃描版。2) 合同歸口部門應建立本部門經(jīng)辦的合同臺帳。4.8.2 合同分類編號規(guī)則（參考）1) 合同編碼采用先公司后部門的原則。舉例說明：公司三級架構，為海游集團（簡碼HYJT），下屬二級公司酒店公司（簡碼JDGS），酒店公司下屬三級公司杭州安吉項目公司（簡碼AJXM）。公司之后，編碼采用招標責任部門名稱，比如安吉項目招采部主辦的招標合同（簡碼ZCB），然后是順序碼，比如安吉項目招采部主辦的第006號順序碼的樁基礎施工合同（簡碼006）。則最終合同編碼為：HYJT-JDGS-AJXM-ZCB-006號合同。2) 如涉及分期開發(fā)，則在項目公司級增加編碼。比如安吉項目公司二期，編碼為