1、會(huì)議主持人的工作職責(zé)2009-08-08 10:251. 制會(huì)議的氣氛召開一個(gè)會(huì)議， 會(huì)議主持人應(yīng)認(rèn)真地肩負(fù)起最大的責(zé)任， 他應(yīng)能很好地掌控到全局，應(yīng)能有效地觀察到所有參會(huì)者及其反應(yīng)， 決定整個(gè)會(huì)議氣氛的基調(diào)。 會(huì)議主持人也許有一些個(gè)人的偏好， 但是無論如何不能把所有的會(huì)議都開成個(gè)人風(fēng)格的會(huì)議。會(huì)議主持者應(yīng)當(dāng)按照會(huì)議的性質(zhì)、 傳達(dá)的內(nèi)容來定位會(huì)議的風(fēng)格。 會(huì)議主持者需要適時(shí)地區(qū)分參會(huì)者的不同風(fēng)格，控制會(huì)議的氣氛。2. 控制會(huì)議時(shí)間、推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)程作為會(huì)議的主持人， 如果能充分地準(zhǔn)備， 完全能有效地控制會(huì)議的時(shí)間。 會(huì)議過程中，盡量不要拖延； 發(fā)現(xiàn)會(huì)議誤入歧途或有一些拖延時(shí)， 會(huì)議主持者應(yīng)立即以

2、最快的速度調(diào)整到正常的議程中。 會(huì)議主持者給參會(huì)者提供一個(gè)討論某項(xiàng)問題的環(huán)境，或傳達(dá)信息，一定要按照會(huì)議的議程進(jìn)行。 此外，有很多專家在場(chǎng)時(shí)，會(huì)議主持者一定要做到不卑不亢。3. 協(xié)調(diào)發(fā)言協(xié)調(diào)參會(huì)者的發(fā)言是會(huì)議主持者的另一項(xiàng)非常重要的工作， 只有協(xié)調(diào)好參會(huì)者的發(fā)言，才能更好地將整個(gè)會(huì)議引向一個(gè)良好的進(jìn)程。 這其中包括如何充分調(diào)動(dòng)參會(huì)者的積極性，讓其主動(dòng)、自覺地發(fā)言；或參會(huì)者積極性太高時(shí)，適當(dāng)?shù)匕盐諘?huì)議的進(jìn)程。4. 觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予及時(shí)的反饋觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予一些及時(shí)的反饋是會(huì)議主持者的職責(zé)。觀察參會(huì)者的反應(yīng)，并給予反饋， 有助于整個(gè)會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)還能很有成效地和參會(huì)1 / 7者進(jìn)

3、行有效的溝通，從而為高效率的會(huì)議奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。5做討論的總結(jié)剔除小的、次要的問題， 進(jìn)行討論的總結(jié)是會(huì)議主持者的職責(zé)， 這樣可以保證會(huì)議的成果， 引導(dǎo)會(huì)議的良性進(jìn)展， 而不至于使會(huì)議最終沒有任何效果， 或亂七八糟、沒有任何的條理性。6. 跟進(jìn)會(huì)議的決定做一個(gè)會(huì)議主持， 對(duì)于初、中級(jí)的經(jīng)理而言， 會(huì)議要達(dá)到的目的以及最終的會(huì)議結(jié)果是很重要的一部分工作。 通過會(huì)議達(dá)成一些目標(biāo)， 若只有希望而沒有實(shí)際的行動(dòng)，也是沒有意義的會(huì)議。 會(huì)議主持者應(yīng)認(rèn)真地對(duì)會(huì)議高度負(fù)責(zé)， 應(yīng)及時(shí)地對(duì)整個(gè)會(huì)議的決策和結(jié)果進(jìn)行跟蹤，以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。此外為了讓會(huì)議有效， 除了前面提到的會(huì)議準(zhǔn)備， 會(huì)議主持者還應(yīng)進(jìn)行會(huì)前的最后

4、的準(zhǔn)備，否則，失敗的準(zhǔn)備等于準(zhǔn)備了失敗。會(huì)前最后的準(zhǔn)備包括：一定要最后核實(shí)一下曾經(jīng)準(zhǔn)備過的資料； 會(huì)議的地點(diǎn)以及情況； 確認(rèn)參與者； 器材的等各種準(zhǔn)備情況。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的控制做好會(huì)議的準(zhǔn)備之后， 會(huì)議主持者可以開始會(huì)議。 在會(huì)議過程中， 每個(gè)人都希望會(huì)議能順利地進(jìn)行， 但是也經(jīng)常會(huì)有一些意想不到的問題會(huì)出現(xiàn)， 這就需要會(huì)議主持者有效地控制會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)。1. 無人回應(yīng)會(huì)議進(jìn)行過程中， 當(dāng)會(huì)議主持者提出一些問題時(shí)，存在沒有任何人回答的可2 / 7能，在這種情況下， 會(huì)議主持者應(yīng)該怎么辦呢？沒有人應(yīng)答的場(chǎng)面會(huì)對(duì)整個(gè)會(huì)議目標(biāo)最終的達(dá)成產(chǎn)生負(fù)面影響， 因?yàn)榈貌坏椒答仭?會(huì)議主持者就一定要想辦法鼓勵(lì)參會(huì)者說出自

5、己的意見和建議。當(dāng)遇到這一問題時(shí)，會(huì)議主持人就應(yīng)該使用一些技巧來鼓勵(lì)參會(huì)者的發(fā)言。最簡(jiǎn)單的辦法就是點(diǎn)出參會(huì)者的名字， 這樣冷場(chǎng)的局面就很容易打破。 此外，會(huì)議主持者還可以通過運(yùn)用眼神來鼓勵(lì)參會(huì)者發(fā)言。實(shí)際上，會(huì)議主持者點(diǎn)到一個(gè)人名字時(shí)， 這個(gè)人會(huì)特別集中精力、 特別認(rèn)真地去思考問題。 而且往往在第一個(gè)參會(huì)者發(fā)言之后， 其他參會(huì)者就會(huì)開始活躍起來，踴躍地發(fā)言。實(shí)際上，這跟人與人之間的破冰有關(guān)，會(huì)議主持者應(yīng)打破沉默的堅(jiān)冰，開好會(huì)議的頭，不將沉默帶到會(huì)議的過程中。2. 個(gè)別參會(huì)者不停地大發(fā)議論與冷場(chǎng)相反， 個(gè)別參會(huì)者有時(shí)不停地高談闊論， 也會(huì)造成尷尬的局面。 會(huì)議的大部分時(shí)間被個(gè)別的同事獨(dú)自占去了，

6、 會(huì)議儼然成了他的個(gè)人專場(chǎng)， 作為會(huì)議的主持人又應(yīng)該怎么辦呢？直接打斷， 回避這個(gè)問題， 進(jìn)行下面的議題作為會(huì)議主持人， 有推進(jìn)會(huì)議議程的職責(zé)。 于是很多會(huì)議主持者就會(huì)直截了當(dāng)?shù)卮驍啵?回避問題， 直接轉(zhuǎn)到下面的議題。 實(shí)際上，這種做法是錯(cuò)誤的， 這是主持人不能控制局面的典型表現(xiàn)?；乇苓@個(gè)問題，會(huì)造成不好的結(jié)果。如果議題還沒有討論，只有一個(gè)人在沒完沒了的發(fā)言， 而會(huì)議主持者就當(dāng)作討論完了， 這是主持者不能掌控局面的一個(gè)最典型的表現(xiàn)。讓員工充分發(fā)表意見， 并試圖參與討論。 基于民主的想法， 很多會(huì)議主持者會(huì)采用“讓員工們充分發(fā)表意見， 并試圖參與討論”的方法來解決個(gè)別參會(huì)者3 / 7大發(fā)議論的問

7、題。 這種做法也是錯(cuò)誤的， 如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行， 會(huì)議將占據(jù)工作的全部時(shí)間。 因?yàn)槿绻麊T工提出一個(gè)問題就進(jìn)行討論， 參與者將輪流成為主持人，那么所有的時(shí)間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問題所占去了。打斷，并要求大家先集中問題， 再有針對(duì)性地解決最后一個(gè)方法是“打斷，并且要求大家先集中問題”， 如果問題是共性的， 那么有針對(duì)性的解決； 如果問題不是共性的， 則可以略過， 與員工在會(huì)后單獨(dú)地解決。 解決主要問題是提高會(huì)議效率的好方法。 在有人不停地大發(fā)議論時(shí)， 會(huì)議主持者要打斷， 征求大家的意見，然后繼續(xù)推動(dòng)會(huì)議的議程。 此外，會(huì)議主持者還可以通過限制發(fā)言時(shí)間的辦法制止個(gè)別人不停地大發(fā)議論。3.

8、 進(jìn)行小范圍的討論在經(jīng)理或主管的心目中， 可能會(huì)有個(gè)別重點(diǎn)員工， 該重點(diǎn)員工可能是經(jīng)理培養(yǎng)發(fā)展的對(duì)象， 也可能是能帶來最好業(yè)績(jī)的員工。 通常在這種情況下， 一旦他們提出問題，主管或經(jīng)理在作為會(huì)議主持時(shí)， 就愿意多跟他們進(jìn)行溝通， 結(jié)果可能就會(huì)使其他的員工感覺受到冷落。 那么，會(huì)議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情況的發(fā)生呢？對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理， 進(jìn)行下面的議題對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，是會(huì)議主持者最容易也直接想到的辦法。 但是這種做法是錯(cuò)誤的， 鼓勵(lì)參會(huì)者提出問題是會(huì)議主持者的職責(zé)， 如果對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理， 不僅會(huì)直接打擊參會(huì)者的積極性， 更重要的是對(duì)于解決問題毫無幫助。 因?yàn)?/p>

9、，會(huì)議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題， 就直接放棄了， 對(duì)于會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成會(huì)有負(fù)面的影響，很容易造成損失。建議其他員工也就此發(fā)表意見，大家都參與討論， 建議其它員工也就此發(fā)4 / 7表意見，參與討論是主管從個(gè)人角度判斷，該參會(huì)者提出的問題屬于共性問題，因此建議其他員工也就此發(fā)表意見的一種做法。 實(shí)際上，其他參會(huì)者不一定了解該問題的前因后果， 因此不一定能有效地提出多少意見和建議。 有調(diào)查數(shù)字顯示由于個(gè)別員工提出個(gè)性問題而致使會(huì)議跑題的現(xiàn)象大約占整個(gè)會(huì)議的 50%。而有83%的人會(huì)對(duì)會(huì)議跑題感到苦惱，由此可見這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題。因此，這是一種錯(cuò)誤的做法。 如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行

10、， 會(huì)議將占據(jù)了工作的全部時(shí)間。重復(fù)參會(huì)者提出的問題， 并參其他參會(huì)者確認(rèn)此問題有無共性， 這是會(huì)議主持者正確的做法。 既然會(huì)議主持者鼓勵(lì)參會(huì)者提出問題， 那么就要正視所提出的問題，向參會(huì)者確認(rèn)其所提出的問題， 并與其他參與者共同確認(rèn)該問題的可探討性。此外，如果會(huì)議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會(huì)的聲音， 只會(huì)得到適得其反的不良結(jié)果，弄得自己疲憊不堪。取得滿意的會(huì)議效果掌握了會(huì)議主持的技巧， 并有效地控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后， 處理好突發(fā)事件， 會(huì)議主持者可以帶領(lǐng)參會(huì)者成功地完成一個(gè)完整的會(huì)議過程， 但并不等同于實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的最終目標(biāo)。 會(huì)議是否有績(jī)效、 能否真正地產(chǎn)生效果取決于會(huì)議主持者對(duì)于會(huì)議結(jié)果的及時(shí)

11、跟蹤。 管理者要取得滿意的會(huì)議效果， 需要制訂行動(dòng)計(jì)劃、 跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時(shí)間、確認(rèn)理解。行動(dòng)計(jì)劃要取得滿意的會(huì)議結(jié)果， 在整個(gè)會(huì)議進(jìn)程中，非常關(guān)健的一項(xiàng)也是最后一項(xiàng)，即行動(dòng)計(jì)劃。通過會(huì)議，管理者最終要得出決議，決議以后執(zhí)行的方法，這都需要制訂行動(dòng)計(jì)劃。5 / 7通常情況下，管理者會(huì)將行動(dòng)計(jì)劃交給一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或行政， 讓其依據(jù)決議制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。 實(shí)際上，這樣制訂出的行動(dòng)計(jì)劃并不一定能有效地讓員工很好地執(zhí)行。因?yàn)閱T工有可能將其作為傳達(dá)文件看待， 還有可能員工對(duì)其分工不認(rèn)可和不滿意，導(dǎo)致了員工的不愿意執(zhí)行。最終導(dǎo)致會(huì)議毫無結(jié)果。因此，若有必要，管理者一定要在會(huì)議過程中制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃

12、， 對(duì)于各參會(huì)者所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，所有的參會(huì)者應(yīng)該有所共識(shí)。執(zhí)行的跟蹤達(dá)成共識(shí)，確定各參會(huì)者所負(fù)的責(zé)任之后， 執(zhí)行的跟蹤就成為接下來最為關(guān)鍵的一步。執(zhí)行的跟蹤包括制訂跟蹤負(fù)責(zé)人和跟蹤的方法。 通常，執(zhí)行的跟蹤要明確所要完成的項(xiàng)目、 跟蹤的負(fù)責(zé)人、 完成項(xiàng)目的限制時(shí)間、 可能涉及的合作部門和個(gè)人、所要達(dá)成的目標(biāo)以及衡量的方法等各方面的內(nèi)容。責(zé)任到人責(zé)任到人即確定最終由誰來負(fù)責(zé)某項(xiàng)具體任務(wù)， 這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)。 管理者一定要避免讓員工們?cè)谒较吕飬f(xié)商確定職責(zé)所在， 這樣會(huì)造成效率降低， 并且有可能造成項(xiàng)目的無法完成， 成員之間也會(huì)相互推卸責(zé)任， 從而最終影響了整個(gè)會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、決策的執(zhí)行。時(shí)間限制時(shí)間限制是為保證項(xiàng)目的規(guī)定進(jìn)度而制訂的。 有些項(xiàng)目會(huì)議通常在每個(gè)星期或項(xiàng)目取得一定進(jìn)展時(shí)， 定期召開回顧會(huì)議。 通過限制時(shí)間， 管理者可以有效地把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度，并能有效地最終保證項(xiàng)目的完成，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)。確認(rèn)理解6 / 7以上步驟完全完成之后， 管理者還需要針對(duì)分工責(zé)任人、 項(xiàng)目的時(shí)間限制等問題，詢問所有參會(huì)者是否理解并認(rèn)可， 即進(jìn)行確認(rèn)理解的過程。 只有得到全部員工的認(rèn)可，并使得員工明確了自己的職責(zé)所在以及時(shí)間上的限制， 整個(gè)項(xiàng)目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性。 完成確認(rèn)理解的過程， 那么整個(gè)會(huì)議從準(zhǔn)備到實(shí)施及最后跟進(jìn)的過程也就完成了?！?/p>