1、人事檔案規(guī)范化管理,人事檔案規(guī)范化管理的含義,人事檔案規(guī)范化管理是指根據(jù)組織、人事、勞動等部門的現(xiàn)實要求，科學地、系統(tǒng)地、動態(tài)地管理人事檔案，使人事檔案發(fā)揮更大效能，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。,1、管檔人員業(yè)務(wù)要“精”,A 鼓勵管檔人員參加各種層次的檔案業(yè)務(wù)、計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)信息安全等培訓，系統(tǒng)學習干部人事檔案管理知識 B 定期組織管檔人員學習檔案法保密法干部檔案工作條例等法律法規(guī) C 在檔案整理、核查等工作中，采用現(xiàn)場指導和以干代培等形式，提高了管檔人員的實際操作能力,2、檔案材料收集要“全”,A 普遍性材料的收集。主要是鑒定、考核、黨團、任免類材料，包括干部履歷表、年度考核表，工資調(diào)

2、整表等。 B 階段性材料的收集。主要是黨代會、學歷、職稱評審等材料。 C 特殊性材料的收集。主要是政審、獎懲等材料。,3、檔案材料鑒別要“細”,四不收：無審批時間、缺少章印的不收； 純藍圓珠筆書寫或復寫紙書寫而無原件的不收； 涂、改、劃或偽造的不收； 沒有組織審查意見的不收。,4、檔案材料整理要“齊”,五個統(tǒng)一：檔案用品統(tǒng)一、整理標準統(tǒng)一、操作方法統(tǒng)一、排序編目統(tǒng)一、檔案質(zhì)量統(tǒng)一,5、檔案材料保管要“嚴”,進一步建立健全干部人事檔案保管、保密、查借閱、轉(zhuǎn)遞等制度。 及時進行材料收集、查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞的臺賬登記，做到手續(xù)齊全，賬冊清楚，避免了工作中的漏洞和隨意性。,6、檔案資源服務(wù)要“優(yōu)”,A

3、在干部聘用、職稱晉升、合同續(xù)簽、工改、退休等工作中，管檔人員既堅持原則，又熱情服務(wù)，對查閱者不清楚的問題，主動解釋，直到滿意為止，為領(lǐng)導科學決策提供了可靠依據(jù)。 B建立了人事檔案管理信息系統(tǒng)和干部信息庫，將干部的基本情況和簡歷等錄入系統(tǒng)，定期充實更新，實現(xiàn)了干部信息的查詢、分析、統(tǒng)計微機化管理。,人事檔案規(guī)范化管理的特征,科學性 系統(tǒng)性 動態(tài)性,人事檔案作為國家檔案的重要組成部分具有5個方面的特點,即:完整性、動態(tài)性、機密性、現(xiàn)實性、真實性。,1、完整性,為了保證人事檔案的完整性,在日常工作中,要特別注意人事檔案收集工作,因為收集工作是人事檔案工作的首要環(huán)節(jié),它是解決人事檔案材料分散形成與集中

4、保管矛盾的唯一手段。在立卷前,需要廣泛收集歸檔資料,立卷后需要不斷充實新的內(nèi)容。 例如,剛剛分配來大學生或者新調(diào)來的人員則要求他及時地填寫干部履歷表,要求他們移交一些證書,比如外語等級考試證書、獲獎證書等資料。在委機關(guān)職工人事檔案工作中,有人入黨了,則到黨委去收集入黨材料;有人入團了,則到團委去收集入團材料;有的人去世了,則要搜集個人生平材料;有的干部職務(wù)變動了,則要及時把其任免材料歸檔。通過這些工作,保證了個人人事檔案的完整性。,2、動態(tài)性,人事檔案一旦建立,就始終處于動態(tài)之中, 人事檔案需要不斷地補充新材料,以適應(yīng)工作的需要,力求縮短人事檔案與人事實際工作情況的時間差,這就要人事檔案必須打

5、孔裝訂,以滿足隨時補充新檔案材料的需要。,三、機密性,人事檔案的內(nèi)容涉及個人和他人的歷史、政治、社會關(guān)系甚至個人隱私等各方面的情況,有的從側(cè)面反映一些重要歷史事件等,只能由組織上掌握和保存。人事檔案在相當長的一段時間內(nèi)是保密的,不宜對外公開。人事檔案屬于國家機密,任何人不得泄漏和私自保存他人的人事檔案,不得無條件向社會提供服務(wù)。在個人檔案的借閱中,要注意保密工作,盡量給借閱者一個幽雅的環(huán)境,避開兩人同時借閱,造成不必要的誤會。,四、現(xiàn)實性,人事檔案的現(xiàn)實性是非常明顯的。人事檔案是黨組織和人事部門歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個重要依據(jù)。人事檔案能夠為落實干部政策、調(diào)整工資級別、解決生

6、活待遇、更改參加工資時間、澄清有關(guān)問題等提供可靠依據(jù)。,五、真實性,人事檔案的真實性是干部檔案現(xiàn)實性的前提和基礎(chǔ)。真實性是人事檔案的生命,必須客觀地反映干部個人的本來面貌,做到整體、個人材料客觀真實,真正為用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。,人事檔案規(guī)范化管理的目標,收集完整 鑒別準確 整理有序 保管安全 利用方便,干部人事檔案現(xiàn)狀,干部人事檔案是反映干部成長過程、文化水平、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、思想品德等信息的重要載體，也是組織人事管理和使用干部的重要依據(jù)。長期存在一些問題：一是材料不全。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等 項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。二是內(nèi)容記載不準確、不

7、統(tǒng)一。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的年齡越填越小，參加工作時間越來越早，文化程度越來越高。三是填寫不規(guī)范。許多單位報送的個人履歷表、自傳等不規(guī)范，需要填寫的內(nèi)容沒有填全，并且未加蓋部門公章。四是用紙不統(tǒng)一。紙張形式多樣，大小不一，顏色不同。,一、加強責任監(jiān)管,1、強化組織領(lǐng)導職能。 2、提高檔案人員的素質(zhì)。 3、建立健全監(jiān)管機制。,二、仔細查遺補缺,1、全面把好材料審核關(guān)。 2、重點把好“三齡一歷”(年齡、黨齡、工齡和學歷學位 )關(guān)。 3、集中做好缺失材料的補充。,三、精心規(guī)范整理,1、檔案修裱環(huán)節(jié)。,人事檔案規(guī)范化管理的途徑,加強人事檔案法規(guī)體系和制度

8、建設(shè) 積極開展人事檔案工作目標管理活動 促進人事檔案部門的干部隊伍建設(shè),一、當前干部人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析,現(xiàn)行的干部人事檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)檔案，管理模式、方法明顯滯后于時代發(fā)展，影響干部工作效率。個人檔案信息不全、不準確、更新不及時等問題，甚至存在干部信息間相互矛盾或數(shù)據(jù)出入較大；最嚴重的是如遇火災、洪災、地震等重大災害或因其他原因，致使檔案損壞或丟失，難以或無法彌補和恢復。,二、加快干部人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容,1 建立干部人事檔案電子信息系統(tǒng) 由組織人事部門牽頭，抽調(diào)各級檔案管理人員并經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓之后，統(tǒng)一組織，集中處理，共同審核，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部

9、現(xiàn)存檔案資料整理輸入微機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片、聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)。按管理權(quán)限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。,2 、推進干部人事檔案信息化管理的主要目標 建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施動態(tài)和無紙化管理。要利用現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將常用的檔案資料、表格等制成 PDF 文件或用制成 JPG 格式的圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。實施檔案自動化管理。,三、

10、推進干部人事檔案工作制度化規(guī)范化信息化建設(shè),干部人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化 建設(shè)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，抓好應(yīng)用，充分發(fā)揮干部檔案在公道正派選人用人上的重要作用；及時做好信息更新工作，做到干部信息的同步更新、準確無誤；抓好安全措施，做好數(shù)據(jù)備份和保密工作，防患于未然；規(guī)范查借閱檔案程序，明確職責，建立健全各項管理制度。積極推進干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化和信息化建設(shè)。,四、現(xiàn)代人事檔案管理需要信息化的支持,1 加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，滿足利用需求深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，建成技術(shù)先進、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。,2、 加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺，實現(xiàn)資源共享實施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人事管理機構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術(shù)支持職能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，以信息中心為樞紐，對信息需求者實行授權(quán)和分等級開放，實現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。,3 、遵循安全性原則，檔案信息動態(tài)化管理 人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制。在技術(shù)安全管理方面，應(yīng)做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通 VYN 與外網(wǎng)連接，以保證安全。人事檔案管理應(yīng)該對人事檔案信息實行動態(tài)化管理和維護，