1、精選文庫秘書學的含義秘書的歷史和廣大秘書人員的豐富工作實踐，為秘書活動及其規(guī)律的研究提供了條件。秘書學就是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展極其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學，其目的在于使秘書工作科學化、理論化，以充分發(fā)揮其自身效能，具有極強的應用特性。它的研究任務是揭示秘書活動產(chǎn)生和發(fā)展的本質和特性、功能和作用的一般規(guī)律和特殊規(guī)律，指導秘書工作走向理論化、規(guī)范化和科學化。秘書學的性質一、 理論的應用性 秘書學是一門實踐性很強的應用學科。二、 知識的綜合性 秘書學是一門綜合性的新興學科。三、 工作的政治性 秘書學是一門政治性很強的學科。四、 學科的群體性 秘書學是一門綜合性學科，同時也是一個獨立、完整的理論體

2、系，是以秘書學概論為主導的眾多學科群。秘書學的研究對象一、 秘書人員 秘書人員是秘書活動的主體，秘書活動主體研究是對秘書活動主體的特征、地位、思想修養(yǎng)、心理素質、職業(yè)道德、行為準則等方面展開的研究二、 秘書工作 秘書工作是秘書活動的客體要素，也是秘書活動的載體要素，秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。三、 秘書方法 秘書方法是秘書活動得以運行的媒介，指秘書人員在認識、表達和處理各種事物時所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。四、 領導意圖 領導意圖是秘書活動的潛在要素，也是秘書活動的準繩和尺度。五、 秘書環(huán)境 秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素。秘書工作的含義秘書工作就是以領

3、導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作。秘書工作的內(nèi)容一、 政務性工作 政務性工作是指直接為領導決策（不限于黨政機關的政治決策，包括企業(yè)的重大決策）服務的綜合性工作，包括：調(diào)查研究、信息工作、參謀咨詢、協(xié)調(diào)工作、監(jiān)查工作、建議和提案工作、文字工作。二、 業(yè)務性工作 業(yè)務性工作是帶有專業(yè)性質的常規(guī)工作，包括：文書處理、檔案管理、資料工作、會務工作、信訪工作、密保工作、網(wǎng)站（網(wǎng)頁）管理、談判工作、公關工作。三、 事務性工作 事務性工作是指一些專業(yè)性不強、主要依靠經(jīng)驗和責任心就能辦好的機關具體事務，包括：領導日程安排、隨從工作、通信聯(lián)絡、接待和禮儀、值班和突發(fā)

4、事件處理、機關日常事物的管理。秘書工作的特點一、政治性 秘書工作，是為現(xiàn)時的領導或領導機構服務的，必然體現(xiàn)領導者的意志和愿望，帶有較強的政治性。二、輔助性 秘書工作是輔助領導進行決策管理和領導服務的工作，因此，輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征。三、綜合性 秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的，隨著現(xiàn)代化管理進程的加快而更加顯得突出。四、機要性 秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性。五、事務性 秘書工作的事務性，主要是指秘書和秘書部門是為領導中樞和領導者服務的，這種服務往往體現(xiàn)在對各種事物性工作的處理上。六、被動性 秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決

5、定的，秘書和秘書部門的工作總是圍繞著領導中樞和領導者的工作需要而進行的。秘書工作的作用一、 參謀、助手作用 秘書部門和秘書人員經(jīng)常調(diào)查情況，研究政策，向領導提供信息、資料、文件等決策依據(jù)；出謀劃策，提出工作建議和決策方案，輔助領導進行決策，制定工作計劃，起到參謀作用。二、 樞紐作用 秘書工作的樞紐作用首先表現(xiàn)在它要做好上情下達，下情上達的工作。三、 協(xié)調(diào)作用 秘書部門和秘書人員運用各種工作方式和手段在單位與單位之間、部門與部門之間、個人與個人之間聯(lián)絡、溝通、協(xié)商、調(diào)節(jié)，使之消除隔閡，解決矛盾，目標統(tǒng)一，步調(diào)一致密切合作，達到最佳工作效果和最高工作效率。四、 耳目工作 秘書工作的耳目工作是指秘書

6、要充當領導的“眼睛”和“耳朵”。五、 門面工作 秘書機構素有“關口”、“窗口”之稱。秘書工作是一個組織與各方面聯(lián)絡、接洽的門面和窗口，反映了這個組織工作作風和領導水平的高低優(yōu)劣，對于樹立組織的良好形象影響很大。秘書工作的原則一、 保密原則 保密既是對秘書人員的要求，又是秘書工作的原則。二、準確原則 準確，是對秘書工作質量的要求，也是提高效率的基礎。三、迅速原則 迅速，是對秘書工作效率的要求，指辦文辦事講究時效做到用最少的時間、最小的花費，取得最佳的效果。四、實事求是的原則 堅持實事求是是 一切工作的原則。秘書工作的方法一、調(diào)查方法 調(diào)查研究是秘書人員的重要職責之一，它貫穿于秘書人員的各項任務之

7、中，是十分重要的工作方法。二、研究方法 秘書掌握研究方法，可以提高秘書工作的預見性、主動性、和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮秘書工作的參謀性作用。三、參謀方法 秘書的參謀活動，是以秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領導者為對象，以輔助領導者的科學決策與管理為目標，以出謀獻策為手段，進而影響領導行為的過程秘書工作的常規(guī)方法1、 從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖。2、 從不同角度捕捉和領會領導意圖。3、 從把握領導個性特點中領會領導意圖。4、 從把握領導一體的實質上領會領導意圖。請示的方法1、 請示的對象要準確2、 請示的內(nèi)容要單一3、 請示的時機要恰當4、 輕視的形式要靈活報告的方法1、 報告的內(nèi)容要客觀

8、真實2、 報告的語言要簡明扼要3、 報告要區(qū)分不同對象4、 報告要選擇適當?shù)臅r機5、 報告的方式要靈活擋駕的方法1、 來訪擋駕2、 電話擋駕3、 事務活動擋駕協(xié)調(diào)方法 協(xié)調(diào)就是解決矛盾。通過協(xié)調(diào)，淡化矛盾，調(diào)和矛盾，最終解決矛盾。協(xié)調(diào)方法是指為達到協(xié)調(diào)目的所采取的有條理、可因循的措施和辦法。秘書開展督查工作的方法主要有：1、 時效性較強的要及時催辦2、 時限性長的要分階段催辦3、 涉及部門多的項目要聯(lián)合催辦4、 難點問題要上門催辦5、 涉及基層的事項依靠督查網(wǎng)絡催辦工作進程調(diào)度方法1、 ABC分類處理方法2、 集中辦理與分段進行相結合的方法3、 統(tǒng)籌計劃法秘書機構的概述秘書部門即秘書機構，是秘

9、書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式。秘書機構的設置原則1、 適應性原則（1） 一個機關或單位必須根據(jù)實際需要決定是否設立秘書機構。（2） 一個機關是否只設置一個秘書部門（一般就是辦公廳或辦公室），應該根據(jù)領導工作的需要來確定。（3） 秘書機構的內(nèi)部層次和人員編制應根據(jù)實際需要決定。2、 精簡原則 精簡原則是指秘書機構必須精簡，其目的是減少層次，減少環(huán)節(jié)，高效運轉。3、 高效原則 高效原則是指秘書機構的設置，力求辦事效率高。必須注重秘書機構的群體優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機構的整體效能，有效利用所有資源.4、 相對穩(wěn)定性原則 穩(wěn)定原則是指秘書機構一旦建立起來，就應當保持相對穩(wěn)定的狀態(tài)。秘

10、書的輔助管理職能一、 輔助獲取并利用信息（1） 在獲取信息的方向上參謀輔助 分析信息本質，不為假象蒙蔽。 提供客觀信息，保證領導科學決策。（2） 在擴大信息量上的參謀輔助 秘書在信息的收集過程中，要重點把握最新的動態(tài)和數(shù)據(jù)，并有選擇的對本機關單位或單位有用的信息進行摘錄、摘要或剪切加工，然后在適當?shù)臅r機提供給領導，使之在精要的閱讀中擴大信息量。 秘書在廣泛的調(diào)查研究中，要牢牢把握食物的發(fā)展變化，并對事物變化的信息進行動態(tài)處理，編寫針對性較強的“信息快報”供領導閱知。（3） 在優(yōu)化信息結構上的參謀輔助若發(fā)現(xiàn)信息結構不合理，秘書一方面要獲取并及時提供所短缺的信息；另一方面應提醒領導者重視信息結構不

11、合理現(xiàn)象，建議采取措施優(yōu)化信息結構。二、 秘書輔助決策1、 決策準備階段（1） 做出某項決策是否必須和應該 協(xié)助分析某項決策的重要性和必要性，主要看該項決策是否是本單位本組織的關鍵和要害問題。 從權責與法律的角度分析某項決策是否在本組織的領導者的權責范圍內(nèi)，是否與國家方針、政策、法律相悖，是否與上級、相關職能部門及本機關的其他決策有沖突。（2） 決策前的信息是否全面和真實。（3） 某項決策在何時做出最恰當。（4） 看決策目標是否有實現(xiàn)的可能。（5） 看決策內(nèi)容是否規(guī)范和系統(tǒng) 。 決策內(nèi)容的規(guī)范性包括據(jù)以決策的信息是否真實、準確和全面；決策的程序是否規(guī)范、科學、合理；決策的目標是否切合實際和有可

12、能實現(xiàn)；決策的執(zhí)行是否完善和可操作；執(zhí)行的監(jiān)控是否嚴謹規(guī)范。 決策內(nèi)容的系統(tǒng)性，就是看該決策在單位和組織的整體中所產(chǎn)生的綜合效應及對眼下和將來的影響。（6） 決策是規(guī)劃未來、影響未來工作的決斷。要使決策正確可行，必須對決策對象未來發(fā)展作出科學的預測。對未來發(fā)展作出正確判斷將決定決策目標實現(xiàn)的程度。輔助監(jiān)督檢查1、 秘書輔助監(jiān)督檢查的意義督促檢查是領導實施決策、保證領導工作部署得以有效實施的重要組成部分。2、 秘書督促檢查的內(nèi)容（1） 發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機構出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提出監(jiān)督檢查建議（2） 檢查執(zhí)行的實施進展情況，保證執(zhí)行順利進行（3） 督促檢查辦理決策方案的措施，保證實現(xiàn)預期目標（4） 及時反饋實施

13、的情況，評估歸納督促檢查效果3、 秘書輔助督促檢查的種類（1） 一般性督促檢查。這是指組織系統(tǒng)內(nèi)部按層次和隸屬關系、工作關系，自上而下和橫向交錯的督促檢查。（2） 專門性督促檢查。這是指組織內(nèi)部就重大關系的決策問題設立專門機構對執(zhí)行組織的專項管理活動實行的監(jiān)督檢查。4、 秘書督促檢查的要領（1） 重點督查。 （2） 堅持原則。（3） 及時反饋。秘書的綜合服務職能（一） 秘書“辦文”服務事務（1） “辦文”在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運行、整理及保管利用。（2） 秘書在“辦文”服務事務處理過程中，要熟練掌握并嚴格按各類文書的規(guī)范格式要求進行撰寫；要嚴格按文書運行程序操作；要講已經(jīng)辦理完畢的文書

14、進行整理立卷及歸檔保管，以備查考利用。（二） 秘書“辦會”服務事務（1） 秘書“辦會”指的是協(xié)助領導者籌備會議、操辦會議、為會議有序進行和取得預期效果提供服務的事務工作。（2） 秘書辦理會議事務主要包括會前準備，會間服務，會后事務及在會前、會間、會后的大量會議文字工作和文件材料處理事務。（三） 秘書“辦事”服務事物秘書“辦事”服務事務是指為領導操辦處理勤雜事物。秘書“辦事”服務事物的范圍相當廣泛，大體上可以分為常規(guī)事務、隨機事物和受權理事三類。秘書處辦公室工作職責：1、 主持秘書處日常工作2、 負責起草、擬定協(xié)會職責范圍內(nèi)的各項管理制度、規(guī)定、辦法及相關文件等。3、 負責整理保存的協(xié)會各類文件

15、、檔案資料。4、 負責組織策劃和安排協(xié)會各類會議及有關活動的前期準備工作，并做好會議記錄。5、 負責對外辦理各類申報、申辦、年檢手續(xù)及相關協(xié)調(diào)事物處理。6、 做好與政府、企業(yè)、上級協(xié)會以及其他社團組織機構的溝通、交流工作。7、 協(xié)調(diào)、參與秘書處內(nèi)設各部門的有關工作。8、 完成領導交辦的其他臨時性工作。秘書處組織聯(lián)絡部工作職責1、 負責協(xié)會內(nèi)外聯(lián)絡活動和資金籌集2、 負責與政府、企業(yè)及其他社團組織的溝通聯(lián)絡，尋求合作機會，為協(xié)會發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)外環(huán)境和提供必要的幫助。3、 以合理合法的方式為協(xié)會籌集活動經(jīng)費和發(fā)展資金，拓展協(xié)會的生存空間。4、 有計劃地組織會員單位舉行適當?shù)目疾鞂W習、交流活動

16、，增強協(xié)會的凝聚力。5、 負責做好行業(yè)先進典型的推介、評選、申報工作。6、 完成領導交辦的其他臨時性工作。秘書處信息研究部工作職責1、 負責做好網(wǎng)站的正常運行、上傳和維護工作。2、 負責建立通聯(lián)隊伍，健全通訊員網(wǎng)絡，及時收集篩選、反饋各類信息，適時組織通訊員培訓交流活動。3、 建立激勵機制，落實信息和宣傳工作實施意見。4、 抓住行業(yè)企業(yè)發(fā)展問題，進行專題研究，為政府決策提供可靠依據(jù)。5、 完成領導交辦的其他臨時性工作。秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容1、 愛崗敬業(yè)、任勞任怨2、 尊重領導、主動服務3、 遵紀守法、嚴守機密4、 團結合作、廉潔奉公5、 謹行尚實、善于學習危機處理能力1、 有危機意識2、 做

17、到當機立斷3、 能夠沉著應對4、 善于總結秘書如何克服焦慮的心里障礙（1） 樹立自信（2） 不患得患失（3） 制定新計劃秘書如何在工作中保持健康的心理健康（1） 要樹立正確的人生觀（2） 要樹立適度的報復水準（3） 要創(chuàng)造良好的人際關系（4） 要及時調(diào)整不良心理（5） 要參加各種有益活動秘書調(diào)查研究工作的特點1、 一致性2、 經(jīng)常性3、 廣泛性秘書調(diào)查研究的作用1、 調(diào)查研究是秘書人員幫助領導更好地決策和管理的前提2、 調(diào)查研究是秘書人員完成好各項工作的基礎3、 調(diào)查研究是提高秘書人員的工作能力和綜合素質的必要途徑調(diào)查研究的方法1、 實地觀察法 實地觀察法是指調(diào)查者親自到現(xiàn)場，通過對調(diào)查對象的直接感知來獲取第一手資料的一種調(diào)查研究方法。2、 個別訪談法 個別訪談法是指調(diào)查者通過與調(diào)查研究對象進行面對面訪問交談來獲取較深層次信息的一種調(diào)查方法。3、 座談調(diào)查法 座談調(diào)查法是指調(diào)查者以座談會的方式把調(diào)查對象召集在一起，對其進行詢問或引導他們進行討論來獲取直接材料的一種調(diào)查研究方法。4、 問卷調(diào)查法 問卷調(diào)查法是目前國內(nèi)外社會調(diào)查中使用最廣泛的一種方法。5、 通信調(diào)查法 通信調(diào)查法是指調(diào)查者利用電話或郵件向被調(diào)查對象了解應該查知的事項的一種調(diào)查研究方法。6、 網(wǎng)絡調(diào)查法 網(wǎng)絡調(diào)查法是指調(diào)查者利用網(wǎng)絡把分散的調(diào)查力量組織起來，圍繞一定主題開展調(diào)查的一種調(diào)查研究方法。信息收集的主