公司文件處理標準第一，文件的定義此處所批的文件，包括名種規(guī)定、來往文件、信件、調(diào)查書、報告、契約、憑證類文件、決議、參考文件、帳簿、統(tǒng)計表及其傳票等一切業(yè)務(wù)用文件。第二，文件處理的原則公司的文件處理必須保持收收發(fā)之間的聯(lián)系，分清責任所在。第三，保存期限的分類帳簿從其封閉之日，其他文件從組卷時算起，其保存期限分為如下五種。1永久保存的。2保存10年的。3保存5年的。4保存3年的。5保存1年的。第四，不同保管期限的文件內(nèi)容文件的保管期限依照以下標準制定，但還需要有為每一個具體文件劃定保管期限的保管期限一覽表。1永久保存的文件。（1）公司法規(guī)及公司代表大會文件。（2）.董事會及其他重要會議的文件。（3）有關(guān)經(jīng)營方針及事業(yè)規(guī)劃。（4）預、決算材料。（5）各項規(guī)章的制定及修改和廢止情況。（6）發(fā)至公司內(nèi)部乘務(wù)員機構(gòu)的指示及命令。（7）.重要的權(quán)利、財產(chǎn)的得失保全及其變更的情況。（8）.重要契約、合同的締結(jié)、解除及其他變更。（9）有關(guān)公司職員的升降、賞罰及授予的重要內(nèi)容。（10）.向官方提請的文件及官方批復文件中的重要內(nèi)容。（11）.重要的訴訟文件。（12）.重要的統(tǒng)計及調(diào)查。（13）.除上述內(nèi)容之外被認為重要的文件。2需要保存10年的文件（1）上述各種文件中不需要永久保存的。（2）與永久保存文件有關(guān)的手續(xù)、通牒、照會及報告等。（3）事業(yè)規(guī)劃及經(jīng)營方針的實施細則。（4）預算的統(tǒng)制及實施細則。（5）權(quán)利和財產(chǎn)的得失、保全及其變更。（6）訴訟及登記。（7）與各規(guī)定相關(guān)的指示事項。（8）職員的升降、賞罰及授予。（9）有關(guān)職員的衛(wèi)生保健和福利設(shè)施。（10）遞交官方的文件及官方下達的命令。（11）有關(guān)調(diào)查的內(nèi)容。（12）業(yè)務(wù)上的差錯及事故。（13）現(xiàn)金出納簿、核對帳目及各種會計票據(jù)。（14）除以上內(nèi)容之外，不屬于永久保存的，具有意義的文件。3需保存5年的文件（1）以上兩項所列務(wù)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的報告、調(diào)查及參考資料。（2）各種簡便帳目。（3）參照前記各項相關(guān)的文件。4需保存3年的文件（1）與經(jīng)營無關(guān)的一般往來文書，但過于簡單的除外。（2）比較一般的通知書、報告書、調(diào)查書及參考文件，特別簡單的除外。（3）比照其他各項相關(guān)文件。5需保存一年的文件（1）簡單的來往文件。（2）特別簡單的通知、報告、調(diào)查及參考文件。（3）僅供一時之用的和用途單一的文件。第五，文件的整理、裝訂辦結(jié)完畢的文件需進行適當?shù)恼?、裝訂，此項工作由文件收發(fā)部門逐年進行，會計文件依會計年度進行整理裝訂，然后分別保管。若沒有逐會計年度整理必要之文件，可另選適宜的時間段裝訂，這種情況需注明裝訂年度及文件年限。第六，保存文件目錄的制作依第五條整理過的文件，應在某一組文件的首頁或袋皮，附頁上注明文件號碼、名稱、保管期限、單位名稱及起止年月日、并將其記入同樣內(nèi)容文件清單，分門別類地保管。第七，文件保存中應注意的方面保存的文件應分門別類地進行整理，并達到即使文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。第八，文件向保管科的移交各科需保存的文件在保管科移交時，依照另行規(guī)定執(zhí)行。移交時間一般定在帳目封存和其他文件歸類完成時。第九，保存文件的閱覽需要查閱已被保存的文件時，需要履行另外規(guī)定的有關(guān)手續(xù)并明確授權(quán)。查閱時不得將需查閱的文件從裝訂的文件集合中取下。需要保密的文件，要特別注意其內(nèi)容不得外泄。需經(jīng)適當?shù)呢熑握哒J可方可提出文件查閱。第十，保管期限的縮短文件在保管期限中，如果失去了最初認定的保管意義時，可通過有關(guān)部門合議，縮短其保管期限。第十一，機構(gòu)的取消、合并與分設(shè)當機構(gòu)取消或合并、分設(shè)時，應及時進行文件的移交，明確其保管單位。第十二，非常情況處理辦法重要文件應選擇安全的場所進行保管，如遇緊急情況，需要提前轉(zhuǎn)移文件時，需持特別許可證方可辦理。第十三，文件的銷毀1已過保管期限的文件，在經(jīng)各有關(guān)部門商定后，予以銷毀。