股東會會議通知制度分析與缺陷檢討(一)【內容提要】公司股東會會議通知是關乎股東利益的大問題，但我國公司法理論并未對此給予足夠的關注，現(xiàn)行公司法的有關規(guī)定亦極為簡略，存在頗多缺陷。故應借此次公司法修改之機，從股東會會議的通知人、通知期限、通知方式、通知對象、通知內容等方面予以完善公司股東會會議通知常常被認為是一個微小到可以忽略不計的技術問題。受制于這一理念的影響，我國公司法對股東會會議通知的規(guī)定極為簡略。實質上，股東會會議通知是股東得以參加股東會并行使其法定“干預權”的前提，在經(jīng)營者和控股股東合二為一的情況下，股東會已成為少數(shù)股東要求大股東解釋其政策并提出微弱反對意見的惟一場所。在我國實踐中，因公司未遵守通知程序而產生的糾紛已偶有發(fā)生，研究公司股東會會議通知的有關問題具有十分重要的意義。一、股東會會議通知人之制度分析與缺陷檢討各國（地區(qū)）立法一般將股東會會議的通知人區(qū)分為實質意義上的通知人和形式意義上的通知人。前者是指擁有實質通知權，即有權決定召集股東會會議的通知人；后者是指僅擁有形式通知權，即對股東會會議召集無決定權，但可協(xié)助召集權人發(fā)布通知的人。司法慣例一般認為，惟實質意義上的通知人方可在會議通知上署名，以其自身名義發(fā)布會議通知，形式意義上的通知人僅在得到召集權人的特別授權時，方能發(fā)布會議通知。因此，形式意義上的通知人可視為實質意義上的通知人的代理人，在得到授權時，應以被代理人名義發(fā)布會議通知。一般情形下，形式意義上的通知人不得以自己名義自主決定發(fā)布會議通知，否則，若非得到實質意義上的通知人追認，該通知不會產生預期的效力。例如：在我國香港，股東會會議一般由董事會召集，會議通知亦以董事會名義發(fā)布，董事會系實質意義上的通知人。雖然董事會通常指令公司秘書發(fā)布這些通知，但公司秘書不得自行主動發(fā)布通知，亦不得依個別董事的指令發(fā)布通知。1（P573）在Hooperv.KerrStuartandCoLimited一案中，法官嚴格堅持了這一規(guī)則，認為“除非獲得董事會集體追認，公司秘書未經(jīng)董事會授權而擅自發(fā)布的股東會會議通知無效”1（P573）。我國現(xiàn)行公司法并未明確規(guī)定誰為公司股東會會議的通知人，但該法規(guī)定，有限責任公司和股份有限公司股東會一般由董事會召集，似可推導，通知人應為公司董事會。董事會作為一個集體系法定的實質意義上的會議通知人。因此，股東會會議通知應以董事會名義發(fā)布。然而，在公司法出臺以后，證監(jiān)會的有關規(guī)范性文件又有將該通知權賦予“公司”的歧義表述，這些前后矛盾的規(guī)定極易產生操作歧解。在實踐中，公司股東會會議通知的署名很不一致。就上市公司而言，至少有以下幾種情形：其一，署名為公司。例如：上海金橋出口加工區(qū)股份有限公司1999年股東年會的公告即直接以其公司的名義發(fā)布。其二，署名為董事會。例如濰坊華光科技股份有限公司、內蒙古伊利實業(yè)集團股份有限公司1999年度股東大會即以公司董事會名義發(fā)布。其三，署名為獲得董事會授權的董事會秘書。例如：儀征化纖股份有限公司1999年度股東年會即以董事會秘書名義發(fā)布，署名為“承董事會命邵敬揚董事會秘書”。令人欣慰的是，1997年12月頒布的具有“準法”性質的上市公司章程指引（以下簡稱指引）第47條、1998年頒布的上市公司股東大會規(guī)范意見（以下簡稱1998年規(guī)范意見）第2條以及2000年5月18日修訂的上市公司股東大會規(guī)范意見（以下簡稱2000年規(guī)范意見）第5條明確規(guī)定：公司召開股東大會時的通知人為董事會，從而部分地解決了上述問題。但對于非上市公司，上述問題并未完全解決。此外，現(xiàn)行公司法對形式意義上的通知人及其通知規(guī)則尚乏明文。例如：若系董事會秘書或其他人代理發(fā)布會議通知，其合法性如何？代理人是否必須在該通知中明示代理關系？如系無權代理，能否適用一般無權代理規(guī)則進行處理？等等，均待明確。筆者認為，一概否定形式意義上的通知人及其通知行為的效力并不恰當，關鍵是應對其進行適當規(guī)范。這些規(guī)范大體應包括以下幾方面內容：其一，代理人代為發(fā)布通知時，應取得合法授權，并在會議通知中明示代理關系；其二，若代理人系無權代理，原則上應得到董事會追認，通知行為方能生效。在未獲追認而又符合表見代理規(guī)定時，若通知事由事實上存在，則構成表見代理，通知行為對股東和董事會有效；反之，若通知事由純系虛構，則不能成立表見代理，該通知對股東和董事會均無約束力，因代理人之欺詐通知而給善意股東造成損害的，由通知人自負其責。對此，我國臺灣法院1984年度臺再98號判決亦采類似做法，即如“股東會之召集經(jīng)董事會決議，縱其公司公告之報紙上未刊載董事會名義，然已足供一般人了解系依董事會意旨召集；且其召集未侵犯董事會職權，更不危害公司及股東權益。則其召集自屬合法。從而該次股東會決議難認為無效?！?（P322）二、股東會會議通知方式之制度分析與缺陷檢討對于股東會會議的通知方式，各國概有兩種立法例：其一，強制主義立法例，即以強行法明確規(guī)定股東會會議的通知方式，此為韓國、德國、意大利、奧地利、比利時、盧森堡等多數(shù)國家所采。并且絕大多數(shù)國家要求股東會會議通知須以法定的書面形式發(fā)布，惟英國的規(guī)定較為靈活，即該通知可采取委派專人遞送、郵寄、刊登廣告或其他方法送達3（P182）。此外，在采取強制主義立法例的國家，往往針對股東和公司類別的不同而分別規(guī)定不同的書面通知方式。對記名股東和閉鎖性公司（如有限公司）通常要求以專人遞送或信函寄送的方式通知，對無記名股東和公開性公司（如上市公司）則大多要求采用公告送達的方式通知。其二，任意主義立法例，即未以強行法明確規(guī)定股東會會議通知的具體方式，而是將其交由公司章程自治，此為美國、瑞士、瑞典等少數(shù)國家（地區(qū)）立法所采。但在實踐中，對記名股東和無記名股東通常亦采區(qū)別對待原則處理。并且，為預防純粹的章程自治主義的缺陷，采此立法例的國家普遍對章程自治進行了限制，這主要表現(xiàn)在兩方面：第一，部分國家（如美國）建立了“法律候補適用規(guī)則”，即在公司章程未有規(guī)定的情況下，補充適用法律規(guī)定的通知方式；第二，部分國家（如瑞典）建立了“特定決議通知方式法定規(guī)則”，即通知方式一般由公司章程規(guī)定，但對于一些比較重要的特定決議則須依法律確定的方式送交通知。無論采取何種立法例，各國許可或實際采納的通知方式主要有以下五種：即口頭送遞、專人送遞、郵寄送遞、公告送遞和現(xiàn)代傳媒送遞。其中，前四種方式是傳統(tǒng)的送遞方式，后一種方式是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展而衍生出來的較為新穎的送遞方式。無論采取何種送遞方式，應以能送達各股東為原則。應當注意的是，這幾種不同送遞方式的生效時間并不完全一致。對此，有些國家作了較為明確的規(guī)定。如美國示范公司法修訂本規(guī)定：口頭傳達通知時，只要通知是能令人理解的即為有效；書面通知如能令人理解，在以下三種情形下生效：其一，專人送遞采“簽收主義”，以收到為生效。為提高送達效率，該“簽收”可由受送達人本人簽收，亦可由其注冊代理人、主要辦事處的秘書簽收，其效果視同本人簽收。其二，郵寄送遞一般采“推定到信主義”，如果付清郵資并正確寫明地址，則在通知投入郵局的五天后便生效，投入時間可以郵戳證明。但特拉華州對郵寄送遞采“發(fā)信主義”或“投郵主義”，發(fā)出通知的時間以已支付郵資，并按公司記錄上的地址將通知投進美國郵箱的時間為準。4（P65）其三，特殊郵寄送遞采“簽收主義”，如果以掛號信或證明信件郵寄，并要求有收條，且該收條是由收件人本人或其代表收件人簽字的，則以收條上的簽字日為收件日。無論采取何種生效主義，對于寄達開會通知的舉證責任，應由公司或通知人承擔。在我國臺灣，此一舉證責任亦由公司負擔。5（P431）此外，對于公告送遞各國一般采“發(fā)信主義”，通知公告一經(jīng)發(fā)出，即視為到達生效。如在韓國，會議通知公告后，無須過問到達與否，因未送達而導致的損失由股東而非通知人承擔6（P356）。我國現(xiàn)行立法和規(guī)范性文件對公司股東會會議通知方式的規(guī)定并不完全一致。公司法除對無記名股東明確限制為“公告通知”外，對其他股東的通知方式并無明確規(guī)定。1994年證券委發(fā)布的到境外上市公司章程必備條款（以下簡稱條款）第57條第1款、2款規(guī)定，股東會會議通知應采取書面形式，可以以專人送出或者以郵資已付的郵件送出。對內資股股東的通知也可用公告方式進行。其后，證監(jiān)會在1996年關于規(guī)范上市公司股東大會的通知（以下簡稱通知）第3條第2款、3款中又規(guī)定，上市公司召開股東大會的通知采取公告方式。發(fā)行境內上市外資股的公司通知召開股東大會，可以依據(jù)公司章程規(guī)定采取書面形式通知境內上市外資股股東。這些規(guī)定實際上將公告通知的范圍擴大了，即在上市公司中，無論對記名股東還是無記名股東均應采取公告的方式傳遞股東會會議通知，但對內資股東與外資股東的通知方式仍有所區(qū)別。指引第161條采取了類似于條款的靈活規(guī)定，即上市公司的股東會會議通知可以專人、郵件、公告和公司章程規(guī)定的其他形式送出。1998年意見第2條和2000年意見第5條基本重申了通知的規(guī)定，即上市公司召開股東大會以公告方式通知各股東。依此規(guī)定，無論是記名股東還是無記名股東、無論是內資股股東還是外資股股東均應以公告方式通知。這一規(guī)定實質上簡化和統(tǒng)一了上市公司股東會會議的通知方式，但其與公司法的不協(xié)調之處亦較明顯，按公司法規(guī)定至少并未否定對記名股東采取非公告方式通知的合法性。以公告方式通知股東，對公司而言可能是成本最小的一種通知方式，公司可以省去同時采取其他通知方式而產生的不便和麻煩。例如：公司無須對記名股東一一單獨送達通知，亦可避免采取口頭通知、電話通知而面臨的舉證困難等等。但筆者認為，盡量簡化通知的方式未必是最佳選擇。因為，從公司法的立法精神來看，設計股東會會議通知制度的目的在于成功地向股東告知開會事宜。一種通知方式應否被通知人選用，關鍵在于該種方式能否實現(xiàn)上述目的。與此同時，通知方式的選用應盡可能地給通知人提供便利，降低通知成本。但成功通知股東始終應是通知制度意欲實現(xiàn)的首位目標，而提高通知效率、節(jié)約通知成本只能是附屬性目標。就此而言，立法應給通知人提供盡可能多的通知渠道，以方便通知人根據(jù)公司和股東的具體情形選擇適用。將通知方式壓縮為單一的“公告通知”，不利于實現(xiàn)設計通知制度的本旨。因為，“通知公告”發(fā)布以后，并非即如法律推定的那樣，所有權利人都會看到公告。而且，個別權利人未看到公告可能完全是主觀因素以外的原因造成，此時其獲得通知的權利事實上將被不公正的制度設計所剝奪。例如：對已知名址的記名股東而言，公告即不是最佳的通知方式，若強令采取此種通知方式，無非給通知人創(chuàng)造了懶惰的機會，股東的利益極有可能受到損害。鑒于此，筆者認為應拋棄目前流行的“壓縮主義”立法思維，維持公司法所確定的“多元主義”通知方式，但應對“通知”一詞的含義予以細化。尤其應當明確對于口頭通知（含電話通知）以及特殊的書面通知如數(shù)據(jù)電文（含電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等現(xiàn)代傳媒送遞方式的態(tài)度。此外，對不同通知方式的生效時間，我國公司法和意見（1998年、2000年）并無明確規(guī)定，其他規(guī)范性文件亦僅有零星規(guī)定，很不完整。如條款第57條第2款規(guī)定，股東大會以公告通知時，一經(jīng)公告，視為所有內資股股東已收到有關股東會議的通知。通知第3條第3款亦有類似規(guī)定。惟指引第166條的規(guī)定相對較為全面，即“公司通知以專人送出的，由被送達人在送達回執(zhí)上簽名（或蓋章），被送達人簽收日期為送達日期；公司通知以郵件送出的，自交付郵局之日起第個工作日為送達日期；公司通知以公告方式送出的，第一次公告刊登日為送達日期?！边@些規(guī)定至少存在如下缺陷：其一，僅適用于特定的公司類型，即境內上市公司和境外上市公司，對于大量存在的非上市公司并不適用；其二，僅適用于對特定股東的通知，即僅規(guī)定了對內資股股東的通知生效的時間，未規(guī)定對外資股股東（尤其是境外上市公司中的外資股股東）的通知生效的時間；其三，僅適用于特定的通知方式，即專人遞送、郵寄送達和公告通知方式，對除此以外的其他通知方式（尤其是現(xiàn)代傳媒送遞等通知方式）的生效時間未作明確規(guī)定，在實踐中容易產生歧義。而且，對于專人送遞強調以被送達人本人簽章為確認送達效力的惟一依據(jù)，未明確規(guī)定相關權利人（如代理人、法人之收信員、自然人之家屬等）接受通知亦視為送達，顯然不利于提高送達效率。而將郵寄送達的到達時間交由當事人自治，必然人為地造成適用標準繁雜的現(xiàn)象，很不恰當。這些缺陷，有必要在修改公司法時予以克服。三、股東會會議通知期限之制度分析與缺陷檢討對于股東會會議的通知期限，少數(shù)國家（地區(qū)）采取統(tǒng)一主義立法例，僅規(guī)定一個統(tǒng)一的通知期限，如奧地利規(guī)定至少為14天，瑞士規(guī)定至少為10天，盧森堡規(guī)定不得少于8天。多數(shù)國家（地區(qū)）采區(qū)別主義立法例，區(qū)別公司類型、股東會議或決議的類型、股東類型、通知方式等分別設置不同的期限要求，但仍有以下共同之處：其一，多數(shù)國家（地區(qū)）要求通知人發(fā)出股東會會議通知時應遵守一個最低時限，而且，對開放性公司股東的通知期限一般長于非開放性公司股東的通知期限，對公告通知的期限大多長于其他通知的期限，對無記名股東的通知期限大多長于記名股東的通知期限。其二，多數(shù)國家（地區(qū)）不允許以公司章程壓縮法定的通知期限，但對公司章程規(guī)定更長的通知期限卻并不禁止。公司法要求維持最低的通知期限旨在確保有參會資格的股東能有充裕的時間考慮和準備出席股東會會議。因此，有些國家（地區(qū)）規(guī)定，在全體或絕大多數(shù)股東出席或同意的情況下，股東會會議期限可以縮短。此外，亦有個別國家同時限制股東會會議通知的最長期限，如美國示范公司法修訂本第7.05條（a）規(guī)定，公司應在會議召開日前不少于10天不多于60天的時期內通知股東。加拿大及安大略省商業(yè)公司法規(guī)定，該通知期限為會前21日50日。此立法意旨在于，防止公司規(guī)定過長的通知期限，致使領受通知的股東產生遺忘，間接損害其利益。其三，多數(shù)國家（地區(qū)）規(guī)定通知期限的計算以“凈天數(shù)”為準。如在英國和香港，通知期限不包括通知送達或視為送達的當天和會議召開的當天。我國臺灣“經(jīng)濟部”在1971年2月以“商6804號文”對“公司法”的通知期限進行解釋時，亦指出：對股東之通知期限不“包括開會本日在內”。我國公司法對股東會會議通知期限亦采區(qū)別主義立法例。該法第44條第1款、第105條第1款、2款規(guī)定，有限公司召開股東會會議，應于會議召開15日以前通知全體股東。股份有限公司召開股東大會，應于會議召開30日以前通知各股東；發(fā)行無記名股票的，應于會議召開45日以前作出公告。通知基本上維持了這一規(guī)定。然而，有關上市公司的其他一些特殊規(guī)范，如指引第47條、1998年意見第3條和2000年意見第5條、條款第53條以及國務院關于股份有限公司到境外募集股份及上市的特別規(guī)定（以下簡稱特別規(guī)定）第20條第1款卻修改了公司法的上述規(guī)定。這些規(guī)范性文件將境內上市公司的股東會會議通知期限統(tǒng)一規(guī)定為30日，而將境外上市公司的股東會會議通知期限統(tǒng)一規(guī)定為45日，這一修改并非完全吻合公司法之精神。因為，就境外上市公司而言，我國目前僅允許其發(fā)行記名股份，故境外上市公司的股東均為記名股東，將通知期限定在會前45日尚無違反公司法之處。而境內上市公司中普遍存在記名股和無記名股之分，將會議通知期限統(tǒng)一壓縮為30日，難言妥當。至少，對無記名股東而言，依公司法所定之45日期限而能獲得的期限利益已告喪失。此外，與其他國家相比，我國對股東會會議通知期限的規(guī)定尚存在以下不足：其一，通知期限過長。其他國家所規(guī)定的通知期限一般未超過30日，我國現(xiàn)行立法規(guī)定最短為30日和45日，似嫌過長。并且，現(xiàn)行立法對于最長通知期限未予限制，顯得過于寬松，這對股東權之維護有害無利。過長的領受通知期限對股東而言反而是一種負擔，這可能是有關規(guī)范性文件壓縮通知期限的原因之一，似宜在修改公司法時采壓縮主義，再行縮短通知期限。其二，未明確規(guī)定通知期限的計算方法。即該期限是否系指“凈天數(shù)”，并不明確。惟通知將其界定為“會議通知的公布日至股東大會召開日不得少于”