淺談如何提升決策性會議效率 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 對企業(yè)來講，會議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方代表相互作用、互動協(xié)調(diào)的場所。通過會議傳達指令，交流情況，集思廣益，統(tǒng)一認(rèn)識，明確責(zé)任，共同努力去實現(xiàn)既定的目標(biāo)。不同的會議因其目的不同而形式多樣：生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會主要協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的問題；產(chǎn)銷會議主要協(xié)調(diào)企業(yè)生產(chǎn)與市場銷售的進度；經(jīng)濟活動分析會主要是通過對企業(yè)的經(jīng)營成果和經(jīng)濟效益進行分析，不斷尋求更合理的生產(chǎn)和經(jīng)營 安排，以提升經(jīng)濟效益；績效會議主要針對月度的營運績效狀況進行分析檢討，此外，還有許多專項會議或外部會議，這些會議已經(jīng)成為規(guī)范企業(yè)不可或缺的一種溝通交流和管理的形式。 然而，現(xiàn)實中的許多決策性會議都存在著 “ 會而不議、議而不決、決而不行、行而不果 ” 的問題。追其根源，就是會議目的不明確、會議準(zhǔn)備不充分、會議管理不科學(xué)、會議執(zhí)行不到位的問題。針對這些問題，筆者總結(jié)了提升決策性會議的幾大要點，即功夫在會前，把握在會中，執(zhí)行是王道。 一、訂立規(guī)范，并做好會前準(zhǔn)備工作 對于決策性會議，首先 應(yīng)制訂明確的議事規(guī)則，其中包括議事原則、議事范圍、議事程序、分歧解決等，并固化到公司的制度規(guī)范中，以達到有章可循的效果。同時，要訂立一定的會議管理規(guī)范，要求會議主導(dǎo)部門（召集部門）和參加部門依照規(guī)范執(zhí)行，做好各項會前準(zhǔn)備工作。 （一）議題審核和確認(rèn) 會議主導(dǎo)部門要做好參會部門提報議題的會前審核工作，確定議題在本次會議進行討論的必要性，通過議題審批單的形式，確保上會議題在會前已與有關(guān)部門達成較為一致的意見，并得到了分管領(lǐng)導(dǎo)的支持，以提高會議效率，避免出現(xiàn)因事前溝通不足而在會上發(fā)生爭議的 狀況。 （二）準(zhǔn)備充分的上會材料 圍繞決策性會議主題來準(zhǔn)備上會材料，一是要求明確說明提報會議審議的目的或依據(jù)；二是提報內(nèi)容方面，要求表達清晰、數(shù)據(jù)充分、論點論據(jù)完備，為與會者提供比較充分的決策依據(jù)；三是重申需會議批準(zhǔn)的事項。此外，一般情況下，要求提報部門以 PPT 形式向會議進行匯報，直觀簡潔，論點突出，對決策效率的提升有一定的輔助效果。 （三）提前通知 會議主導(dǎo)部門應(yīng)提前預(yù)約重要的參會人員，確保在預(yù)期時間能保證會議的召開。同時，應(yīng)至少提前 2 日將會議通知送達各與會部門 和人員。會議通知應(yīng)注明會議時間、地點、會議議程。例行性會議可不單獨發(fā)布通知，但如有變動需提前知會參會部門和人員，同時知會會務(wù)部門做好配套的會議服務(wù)工作。 （四）確定會場管理人員 會議主導(dǎo)部門應(yīng)先行確定會場管理人員，包括會議主席、會議主持人、會議記錄人、會議決議督辦人、會議計時人等，可以一人多職，以保證會議順暢進行，相關(guān)人員職責(zé)如下： 會議主席：作為會議最高主管，負(fù)責(zé)組織決策團隊共同商討議題或事項并作出決策，如當(dāng)場無法決策，需確定進一步的決策方式和流程（比如，另定時間討論、委 托一位副總裁進行審核確認(rèn)等等），避免議而不決； 會議主持人：引導(dǎo)會議召開，在恰當(dāng)時候請會議主席進行裁示，或者對與會人員進行相關(guān)提醒，包括會場紀(jì)律、中止偏離會議主題的討論等等； 會議記錄人：負(fù)責(zé)如實記錄會議決議，如有需要，可在會上或會后與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行確認(rèn)，保證會議記錄的準(zhǔn)確性和完整性； 會議決議督辦人：根據(jù)會議決議，對各執(zhí)行部門的落實狀況進行督辦，提醒相關(guān)部門或責(zé)任人貫徹落實會議決議； 會議計時人：根據(jù)需要對會議進程進行計時，提醒主持人管控會議時間，提高會議效率。 （五）前期會議督辦 會議主導(dǎo)部門或指定的督辦部門應(yīng)掌握前期會議決議事項的執(zhí)行狀況，定期向會議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行通報，以敦促各決議事項盡快關(guān)閉。 （六）會前的各項會務(wù)準(zhǔn)備 會前要做好會場投影儀、擴音設(shè)施、話筒、會議座次以及其他會場設(shè)施的布置。 二、做好有效的會中控制 除了做好會前的充分準(zhǔn)備，還需要在實際會議過程中做好過程控制和管理。 （一）制定并遵守會議基本紀(jì)律 各與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參會。如遇特殊情況本人無法到會的，在征得本部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后 ，可委托代理人參加會議。 會議過程中與會人不得無故提前離開，如確因工作需要提前退出會議的，應(yīng)征得會議主席的同意。 與會人員應(yīng)保持會場紀(jì)律，專心聽取報告或參與討論，避免或減少不必要的私下討論、看手機等情況。手機要置于靜音或振動狀態(tài)，如確需接聽來電，應(yīng)離席到會場外處理，以免打擾會議秩序。 （二）會議進程控制 會議開始前，會議主持人應(yīng)先展示會議議程，在會議過程中，各與會人員應(yīng)圍繞議題展開討論，避免談及無關(guān)的話題。 會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議召開，并適時提醒會議主席進行 裁示，對會場紀(jì)律進行控制，對偏離主題的討論進行制止。 會議計時人負(fù)責(zé)提醒與會人員遵守會議時間，依照議程進行會議，如需延長會議，由會議主席根據(jù)實際情況決定。 （三）決議管理 會議主導(dǎo)部門或決議督辦部門應(yīng)定期以報告或郵件等形式，對前期會議決議事項的落實情況進行通報，以便會議主席和與會人員掌握執(zhí)行進度，并以此促進實際落實部門能夠切實執(zhí)行。 會議決議要遵循一定的原則，一般采取先民主后集中的方式，但一般不采用表決制。會議主席在現(xiàn)場征詢決策團隊的意見后，一般應(yīng)當(dāng)場作出歸納總結(jié)，陳 述決議事實，進而形成決議。會議決議一旦明確，應(yīng)確定執(zhí)行部門或執(zhí)行人和完成時間，以便后續(xù)落實和管理。 有時候與會者對問題或事情的看法難以達成一致，就需要統(tǒng)一思想，力求形成會議決議，避免議而不決的現(xiàn)象。這要求會議主席具備影響力和豐富閱歷，能夠掌握客觀尺度，站在全局的高度看待問題或事情，能夠根據(jù)與會人員情況、會場氣氛、發(fā)言情況，及時調(diào)整策略，避免會議的冷場或 “ 走火 ” ，此外，還要具有決斷的魄力，善于總結(jié)歸納，重要的是使與會者形成相對一致的意見或看法，這是決策會議是否成功的重要標(biāo)志。 如無法當(dāng)場形成決 議，需確定進一步的決策方式和流程（比如，另定時間討論、委托一位副總裁進行審核確認(rèn)等等），避免議而不決。 三、會后 “ 執(zhí)行 ” 是王道 會議管理的成效很多程度上取決于執(zhí)行力度，如果有了決議卻不執(zhí)行，就是前面所說的弊端 “ 決而不行，行而不果 ” ，所以會議管理的重中之重就是對執(zhí)行狀況的管理。 （一）完整記錄 會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議的決議事項，如有必要可與相關(guān)部門對紀(jì)要內(nèi)容進行確認(rèn)，一般應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)完成初稿整理，并按簽批程序辦理簽核和發(fā)布。 （二）督辦管理 會議主導(dǎo)部門或會議指定督辦部門負(fù)責(zé)將需督辦事項納入會議管理系統(tǒng)進行管理，并督辦決議事項的執(zhí)行情況，對已經(jīng)完成的事項，可根據(jù)分管審批意見給予關(guān)閉，對進度較慢的事項應(yīng)提醒責(zé)任部門或責(zé)任人；同時，應(yīng)定期對會議督辦事項進行匯總，擇機通報。如考慮客觀性和公正性，可由公司高層指定的非會議主導(dǎo)部門進行報告。 各部門要負(fù)責(zé)將執(zhí)行進度維護到會議管理系統(tǒng)中，被確定為決議執(zhí)行責(zé)任人的，應(yīng)切實落實會議決議，并按督辦部門的要求定期反饋執(zhí)行進度。 （三）配套獎懲 為了保證會議決議的執(zhí)行力度，應(yīng)建立配 套的獎懲機制。在會前的準(zhǔn)備溝通、會上的紀(jì)律遵守以及會后的落實執(zhí)行都應(yīng)該制定詳細(xì)的獎懲規(guī)范，獎勵先進和優(yōu)秀的部門及個人，懲罰落后和違反規(guī)定的部門和個人。具體操作上，可采用累積記點或積分制度，視情況建立月度或季度考核。 此外，考慮到當(dāng)前信息化已經(jīng)成為企業(yè)管理中或不可少的工具，可以優(yōu)先考慮利用 OA 系統(tǒng)，開發(fā)自動化的會議管理系統(tǒng)模塊，對會議決議進行科學(xué)管理，有條件的話，可以考慮將會議議題審批、會議室管理、會議記錄簽核、會議決議落實等與會議相關(guān)的流程一并納入系統(tǒng)管理，能夠進一步提升工作效率。另外，定期對現(xiàn)行 的會議管理制度和執(zhí)行情況進行評估和改進，也是實現(xiàn) PDCA 循序漸進的好方法。 總而言之，規(guī)范制度，科學(xué)管理，堅持執(zhí)行，配套獎懲，是