血站業(yè)務(wù)檔案管理形成及管理措施 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 1 血站業(yè)務(wù)檔案的概念 血站業(yè)務(wù)檔案是指血站在采供過程中形成的一系列按規(guī)定需要歸檔保存的原始記錄也叫獻血記錄。按照血站質(zhì)量管理規(guī)范要求，血站的業(yè)務(wù)檔案要求保存 10 年以上。血站的獻血記錄包括獻血者個人信息、既往獻血信息、健康征詢、體格檢查、血液檢測等獻血適宜性評估資料，獻血類別、獻血量、獻血時間、條碼標(biāo)識、獻血不良反應(yīng)及處置等獻血過程的記錄等。獻血者記錄對獻血者屏蔽 、保留、追蹤起到積極作用，它真實地記錄了血液的采集、檢驗、供血、原始記錄及血液質(zhì)量控制和血液質(zhì)量保證的全過程，是血站開展各項業(yè)務(wù)工作以及領(lǐng)導(dǎo)決策的歷史依據(jù)，是加強血站服務(wù)、保證血液安全的重要環(huán)節(jié)。 獻血者記錄分為書面記錄和電子記錄。書面記錄包括獻血登記表、獻血者健康狀況征詢表、獻血者檢查表、采血過程記錄等。電子記錄是指錄入計算機信息系統(tǒng)的獻血者信息，主要包括上述部分或全部書面記錄；獻血者既往獻血記錄包括獻血時間、獻血條形碼等，通過至少 50 年不重復(fù)的獻血條形碼區(qū)分每次獻血記錄，通過唯一的證件號碼關(guān)聯(lián) 同一獻血者的所有獻血記錄。 2 血站業(yè)務(wù)檔案形成與發(fā)展 2.1 無償獻血者檔案。無償獻血者的檔案主要是指獻血者的個人資料，主要包括：姓名、性別、年齡、民族、證件類別號碼、聯(lián)系地址、聯(lián)系方式、職業(yè)、文化程度、上次獻血時間、知情同意簽名等。按照血站管理辦法和血站質(zhì)量管理規(guī)范的要求，獻血者獻血前要知情同意并填寫健康狀況征詢表和獻血登記表。其中包括獻血者健康情況檢查、采血信息、血液檢測數(shù)據(jù)、血源信息，等等。例如，獻血者健康檢查標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定獻血者必須做到下列體格檢查： （ 1）核對年齡 ：適合的獻血者年齡是 18 周歲至 55 周歲； （ 2）體重：男性不低于 50 千克；女性不低于 45 千克； （ 3）血壓：收縮壓 12 至 18.7 千帕（ 90mmHg140mmHg），舒張壓 8 至 12 千帕（ 60mmHg 90mmHg），脈壓差大于 4 千帕（ 30mmHg）； （ 4）脈搏：每分鐘 60 次 100 次，高耐力運動員每分鐘 50 次 100 次； （ 5）體溫正常； （ 6）發(fā)育正常； （ 7）皮膚無黃染，無創(chuàng)面感染，無大面積皮膚病，淺表面淋巴結(jié)無明顯腫大； （ 8）五 官無嚴(yán)重疾病、鞏膜無黃染、甲狀腺不腫大； （ 9）四肢無嚴(yán)重的殘疾、關(guān)節(jié)無紅腫及功能障礙； （ 10）胸部、心肺正常； （ 11）腹部正常、無腫塊、無壓痛，肝脾不腫大。 因此，要獲得全面準(zhǔn)確的獻血記錄，就必須要求獻血者真實準(zhǔn)確完整地填寫個人資料。專業(yè)醫(yī)師及技術(shù)人員在體檢、采血、檢測時要完整準(zhǔn)確地填寫各項記錄，確保準(zhǔn)確地錄入每一條信息。 2.2 血液檢驗的原始檔案。無償獻血者的血液標(biāo)本檢測報告有著嚴(yán)格的管理要求，必須具備真實性、完整性、可追溯性和安全保密性。因為它既 是受血者使用相關(guān)血液產(chǎn)品的主要安全依據(jù)，又是獻血者符合獻血健康標(biāo)準(zhǔn)的指征。尤其重要的是，一旦出現(xiàn)輸血相關(guān)的法律糾紛，它將成為舉證采供血機構(gòu)安全責(zé)任的重要證據(jù)之一。因此在搜集血液原始檔案中，完整的檢驗檔案應(yīng)包括：檢驗文本報告單（紙質(zhì)文本及電子文本）和檢驗標(biāo)本留樣。包括所有法定檢驗項目的匯總檢驗報告單（即最終結(jié)論）初檢、復(fù)檢報告單、單項復(fù)檢報告單等。各項檢驗項目的質(zhì)控記錄，證實每批次檢驗的有效性。所以在整理歸檔血液檢測原始記錄中，必須建立完整的檢驗報告和實據(jù)檔案的保存機制。這既是對獻血者和受血者的安全負(fù)責(zé)，更是 為解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任提供法律依據(jù)，是法律公正的重要依據(jù)。 2.3 血站的其他業(yè)務(wù)檔案。隨著無償獻血事業(yè)不斷深入發(fā)展，和社會法制化進程的逐步加快，國家對采供血機構(gòu)的管理越來越規(guī)范。血站質(zhì)量管理規(guī)范明確規(guī)定，血站應(yīng)建立實施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過程中產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以保證質(zhì)量體系運行并滿足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。由此可見，血站的業(yè)務(wù)檔案的價值是不可估量的。管理好業(yè)務(wù)檔案并充分應(yīng)用檔案，為進一步推動無償獻血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量開展科學(xué)研究，處理因輸血 引起的醫(yī)療糾紛起著十分重要的作用。隨著人們法制意識和自我保護意識的增強，醫(yī)療糾紛和法律訴訟的舉證要求，血站的業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨涉及采供血各方面責(zé)任事故的重要依據(jù)。 3 血站檔案管理中存在的問題 3.1 檔案意識不強，利用率低，對檔案信息資源的有效利用不夠。公眾對檔案的利用效益知之甚少，認(rèn)識不到血站業(yè)務(wù)檔案在血站管理中的重要性，對檔案工作重視不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案信息資源利用不足。 3.2 檔案機制不健全，管理范圍不明確。我們安陽市中心血站檔案室隸屬中心血站信息科管理 ，設(shè)一個綜合檔案室。管理六大類檔案，分為： （ 1）文書檔案； （ 2）會計檔案； （ 3）業(yè)務(wù)檔案； （ 4）設(shè)備檔案； （ 5）科技檔案； （ 6）音像圖片檔案。 到目前為止各級血站在管理檔案時，由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各級血站根據(jù)自己的理解實踐進行管理，只重視管理，檔案利用不足。 3.3 檔案專業(yè)人員隊伍薄弱。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員少，學(xué)歷低。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案的管理水平，這些情況已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新 和活力，檔案利用不足。 4 血站的業(yè)務(wù)檔案的改進及管理措施 4.1 按照獻血者記錄立卷歸檔的要求。獻血者記錄作為血液質(zhì)量的一個重要組成部分，須嚴(yán)格按照要求對獻血記錄進行立卷歸檔。 一是應(yīng)建立獻血記錄管理程序和檔案管理程序，由經(jīng)過質(zhì)量管理和檔案管理培訓(xùn)合格的人員負(fù)責(zé)立卷歸檔工作。 二是應(yīng)設(shè)立專門的質(zhì)量記錄檔案，檔案應(yīng)符合國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定。 三是獻血記錄要完整，應(yīng)包括獻血者篩選和血液采集的全過程，并保證其可追溯性。對記錄進行分類管理，建立檢索系統(tǒng)。 四是獻血記錄應(yīng)安全保管和保存，防止篡改、丟失、老化、損壞、非授權(quán)人員接觸、非法復(fù)制等，原始記錄應(yīng)至少保存十年。 五是電子記錄應(yīng)嚴(yán)格授權(quán)，控制不同用戶對獻血記錄的查詢、錄入、更改等權(quán)限，建立登錄操作日志。電子記錄應(yīng)定期備份，永久保存。 六是應(yīng)建立和實施嚴(yán)格的保密制度，防止未經(jīng)授權(quán)人員接觸和對外泄露。 4.2 領(lǐng)導(dǎo)重視及獻血記錄的運用。領(lǐng)導(dǎo)重視，制定有關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度和管理措施，對各科室的檔案管理人員加強培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，具體明確歸檔范圍和要求，保證原始 記錄的完整性。獻血記錄不僅是為獻血者選擇和血液采集的客觀記錄，而且對屏蔽高危，招募低危獻血者起到了至關(guān)重要的作用。 一是招募低危固定的獻血者。 二是招募特定人群的獻血者。 三是對不合格獻血者的屏蔽。 四是對檢測樣本的核查。 五是對招募效果的評價。 六是其他用途：如免費用血，司法訴訟，獻血者追蹤，獻血計劃制訂，衛(wèi)生統(tǒng)計，等等。 4.3 我站業(yè)務(wù)檔案的信息化管理模式。我站實行了檔案原始記錄與電子檔案雙套機制模式，確保了血站業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。 一是采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)工作流程長，原始記錄量大，種類繁多，實行原始記錄與電子檔案雙套機制管理，提高了我站的業(yè)務(wù)檔案管理水平。 二是實行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。在業(yè)務(wù)工作中紙質(zhì)檔案的形成以 “ 件 ” 為單位歸檔，以 “ 科室 ” 為單位立卷的方式，突出并深化了檔案的立卷工作，確保了