第四章儀式禮儀第一節(jié)簽約儀式禮儀 何為簽約儀式 簽約儀式是指組織與對方組織經(jīng)過會(huì)談 協(xié)商 形成了某項(xiàng)協(xié)議 協(xié)定 互換正式文本的儀式 準(zhǔn)備工作座次安排程序服務(wù) 目錄 一 確定參加人員一般來說 參加簽約儀式的雙方或多方的人數(shù)應(yīng)大致相同 但為了表示簽約的協(xié)議 協(xié)定或條約的重視 往往由更高或更多的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽約儀式 此時(shí)就不應(yīng)機(jī)械地堅(jiān)持 對等 相當(dāng) 的原則 一 簽字儀式的準(zhǔn)備工作 簽約儀式是一樁嚴(yán)肅而莊重的大事 因此不能將 意鈾未了 的 半成品 交付使用 在決定正式簽署合同時(shí) 就應(yīng)當(dāng)擬訂定好正式的 不再進(jìn)行更改的標(biāo)準(zhǔn)文本 負(fù)責(zé)提供合同文本的主辦方應(yīng)會(huì)同有關(guān)各方一道指定專人 共同負(fù)責(zé)合同的定稿 校對 印刷和裝訂 還應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方均提供一份待簽的合同文本 必要時(shí) 還要在向各方提供一份副本 一 簽字儀式的準(zhǔn)備工作 二 協(xié)議文本的準(zhǔn)備待簽的合同文本 應(yīng)以精美的白紙印刷而成 按大8開的規(guī)格裝訂成冊 并以高檔質(zhì)地 如真皮 金屬 軟木等作為其封面 簽署涉外商務(wù)合同時(shí) 比照國際慣例 待簽的合同文本應(yīng)同時(shí)使用有關(guān)各方法定的官方語言或使用國際上通行的英文 法文 也可并用 一 簽字儀式的準(zhǔn)備工作 三 簽字場所的選擇簽字儀式舉行的場所 一般視參加簽字儀式的人員規(guī)格 人數(shù)多少及協(xié)議中的商務(wù)內(nèi)容重要程度等因素來確定 多數(shù)是選擇在客人所住的賓館 飯店 或東道主的會(huì)客廳 洽談室作為簽字儀式的場所 一 簽字儀式的準(zhǔn)備工作 三 簽字廳的布置總原則 莊重 整潔 清凈 我國舉行簽字儀式 一般在簽字廳內(nèi)設(shè)置一張長方桌 作為簽字桌 桌面上蓋著深綠色臺(tái)布 桌后放兩把椅子 供雙方簽字人入席就座 東道主席在左邊 客商席在右邊 桌子上安放著今后各自保存的文件 文本前分別放置簽字用的文具 簽字桌中間擺有一旗架 同外商簽字時(shí)旗架上面分別掛著雙方國旗 一 簽字儀式的準(zhǔn)備工作 二 簽字儀式的座次安排 在正式簽署合同時(shí) 各方代表對于禮遇均非常在意 因而商務(wù)人員對于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題 應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待 座次安排 門 文本 文本 簽字桌 主方簽字人 客方簽字人 助簽人 助簽人 客方其他人員 主方其他人員 助簽人 助簽人 主方簽字人 客方簽字人 文本 文本 簽字桌 客方其他人員 主方其他人員 客方國旗 主方國旗 門 其它國家常用的簽字座次布置模式之一 助簽人 助簽人 客方簽字人 主方簽字人 客方其他人員 主方其他人員 門 其它國家常用的簽字座次布置模式之二 三 簽字儀式的程序 1宣布開始有關(guān)各方人員進(jìn)如簽字廳 三 簽字儀式的程序 2簽字人正式簽署合同文本在簽署合同文本時(shí)每個(gè)簽字人在由己方保留的合同文本簽字時(shí) 按慣列應(yīng)當(dāng)名列首位 因此每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本 然后再交由他方簽字人簽字 這一做法被稱為 輪換制 三 簽字儀式的程序 3簽字人正式交換正式簽署的合同文本此時(shí) 各方簽字人應(yīng)熱烈握手 互致祝賀 并相互交換各自一方使用過的簽字筆以示紀(jì)念 全場人員應(yīng)鼓掌 表示祝賀 三 簽字儀式的程序 4共飲香檳互相道賀交換已簽的合同文本后 有關(guān)人員 尤其是簽字人當(dāng)場干一杯香擯酒 是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法 三 簽字儀式的程序 5禮畢退場主辦方宣布儀式結(jié)束后 應(yīng)讓雙方最高領(lǐng)導(dǎo)及賓客先退場 然后東道主再退場 在一般情況下 商務(wù)合同在正式簽署后 應(yīng)提交有關(guān)方面進(jìn)行公證 此后才正式生效 儀式后 也可以安排與會(huì)者觀看文藝節(jié)目 參觀展覽等 說明 應(yīng)說明的是 簽約儀式不一定非搞不可 盡管它可以制造聲勢 增添影響 但是對于簽字本身 卻是必須鄭重對待 不可草草收場 商界人士對此必須切切注意 練習(xí) 學(xué)生演練 輪換制 簽約 四 簽約儀式服務(wù)人員準(zhǔn)備 引導(dǎo)入場臺(tái)側(cè)恭候協(xié)助入座協(xié)助簽署文件的禮儀暫時(shí)保管文件安排雙方人員合影遞