1/6秘書角色意識(shí)培養(yǎng)途徑探析【摘要】秘書從業(yè)人員的角色意識(shí)對(duì)于秘書工作有著重要的意義,所以培養(yǎng)秘書從業(yè)人員正確的角色意識(shí)是秘書企業(yè)、軍隊(duì),包括一些學(xué)術(shù)團(tuán)體組織都設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)。秘書工作也由原來的以秘書群體為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)為主,越來越多地出現(xiàn)了秘書個(gè)人為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人一對(duì)一的服務(wù)模式。我國(guó)目前秘書職業(yè)教育和秘書工作的現(xiàn)狀又是怎樣呢一方面,應(yīng)對(duì)秘書職業(yè)領(lǐng)域中出現(xiàn)的這些變化,我國(guó)各級(jí)各類秘書教育機(jī)構(gòu),從大中專院校中的秘書專業(yè)到社會(huì)上的各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu),都與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)教育培訓(xùn)內(nèi)容做出了相應(yīng)的改革和調(diào)整。改革調(diào)整后的課程內(nèi)容確實(shí)為培養(yǎng)新型秘書人才提供了扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和嫻熟的職業(yè)技能,然而另一個(gè)很重要的內(nèi)容卻在專業(yè)教學(xué)和培訓(xùn)中被忽略,沒有引起足夠的重視,這就是秘書角色意識(shí)的培養(yǎng)。另一方面,不少從事秘書工作的人員本身為了適應(yīng)新時(shí)期秘書工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不斷自我提高要求,加強(qiáng)工作技能的培訓(xùn),學(xué)習(xí)掌握了許多企業(yè)里都有一個(gè)團(tuán)結(jié)高效的秘書的團(tuán)體在協(xié)同合作,每一位成功的領(lǐng)導(dǎo)背后都有一個(gè)得力的秘書充當(dāng)他的助手。比爾蓋茨曾經(jīng)在公開場(chǎng)合說過“我和微軟的成功因?yàn)橛新秾?。”注露寶是微軟總裁秘書從秘書人員在一個(gè)組織中發(fā)揮的作用來看,一個(gè)組織中2/6任何工作的任何一個(gè)環(huán)節(jié)中,都活躍著秘書人員的身影。一個(gè)組織內(nèi)部,秘書人員是助手、是參謀、是橋梁,同時(shí)又是“管家”。日常工作中,秘書人員要為領(lǐng)導(dǎo)安排日程、處理雜務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)需要做決定的時(shí)候,秘書人員需要向領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)、參考,隨時(shí)準(zhǔn)備快速查找領(lǐng)導(dǎo)需要的信息,以保證決策的正確性和可行性決策的實(shí)施過程中,秘書人員又必須把領(lǐng)導(dǎo)的意圖妥善地傳達(dá)到各部門,保證各部門能正確領(lǐng)會(huì)決策,科學(xué)地執(zhí)行決策,同時(shí),在執(zhí)行決策的過程中,還必須要協(xié)調(diào)好各職能部門之間的關(guān)系,以保證部門與部門之間的完美配合。LOCALHOST所以一個(gè)稱職的秘書要既能撰文辦文,又能溝通協(xié)調(diào)既懂專業(yè),又會(huì)管理既能處理信息,又能處理公關(guān)事務(wù)既可以為領(lǐng)導(dǎo)辦理各種具體事務(wù),又能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策既是領(lǐng)導(dǎo)的工作助手,又是領(lǐng)導(dǎo)的生活助理。6從秘書人員所需要具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力來看,在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面,秘書人員既需要具備較寬廣的知識(shí)面,又要有深厚的專業(yè)知識(shí)。在縱橫兩個(gè)方向上都具有較高的要求。專業(yè)知識(shí)自不必多說,應(yīng)用文寫作、調(diào)研統(tǒng)計(jì)、會(huì)議組織、檔案管理、公共關(guān)系、信訪接待等等。除了要精通以上這些專業(yè)知識(shí)外,還應(yīng)該具有一定程度的社會(huì)科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)語文、政治、歷史、外語物理、化學(xué)、生物、數(shù)學(xué)等等。第三個(gè)方面對(duì)于所處的行業(yè)系統(tǒng)的知識(shí)應(yīng)該熟悉3/6掌握,企業(yè)管理、行政管理、文化事業(yè)管理、醫(yī)療、軍事不一而足。除此之外,秘書人員為了適應(yīng)社會(huì)環(huán)境還應(yīng)該掌握一些經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等相關(guān)知識(shí)。在一個(gè)組織中,可能有很多人是屬于精英型的人才、高精尖人才。但是,他們有一個(gè)“通病”就是在所處的組織中,通常只了解本專業(yè)領(lǐng)域范圍內(nèi)的事項(xiàng)。只有秘書,需要對(duì)本組織所涉及的所有領(lǐng)域都必須通盤掌握和熟悉。盡管不是精通,但都需要略知一、二。另外,出于工作需要,秘書經(jīng)常需要應(yīng)酬各種客戶、來訪人員,為了快速形成融洽的人際關(guān)系,秘書必須掌握人際溝通的技巧,對(duì)種類可能的話題也要能夠信手拈來,天文地理、時(shí)尚時(shí)事、文學(xué)藝術(shù)在能力方面更無庸多說,眾所周知,秘書人員必須具備良好的理解能力、溝通能力、社交能力、協(xié)調(diào)能力、表達(dá)能力、觀察能力、應(yīng)變能力、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作能力如此來看,要做一個(gè)成功的秘書還真得苦心修煉不可。所以,在一個(gè)組織的職員中,也許只有秘書可以自豪地稱自己是本職業(yè)范圍的精英同時(shí)又是綜合性人才。試問,有幾種職業(yè)對(duì)從業(yè)人員有如此的要求呢秘書不應(yīng)該以此而感到自豪嗎在我們身邊,不少人包括一些秘書人員自己常常對(duì)秘書一職有一些誤會(huì)的看法,例如,一提到秘書尤其是女性秘書,總是有些人戴著有色眼鏡把秘書看作“花瓶”。秘書人員也4/6常因此而覺得低人一等。其實(shí),“花瓶”要做好也不易,也是需要內(nèi)外兼修的。從外表來看,能稱得上“花瓶”的,必然有良好的外在形象。如果這個(gè)“花瓶”擺在室內(nèi),能凸顯整體設(shè)計(jì),與大環(huán)境相得益彰,它的功效也就發(fā)揮了。7從內(nèi)在來看,秘書人員有時(shí)還真的要像一個(gè)花瓶,一個(gè)嘴小肚大的花瓶。所謂嘴小肚大,一是就秘書一職所處的特殊位置而言,秘書人員在一個(gè)單位中雖然屬于管理層,但實(shí)際上是介于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門中間的一個(gè)特殊位置上。處在這樣一個(gè)位置上,有時(shí)可能會(huì)面對(duì)一些兩難的事情,比如職能部門對(duì)上級(jí)的抱怨可能會(huì)說給秘書聽,上級(jí)對(duì)職能部門的不滿可能會(huì)發(fā)泄給秘書不同的部門之間的矛盾有的時(shí)候可能也會(huì)匯集到秘書這里。這時(shí)候,秘書人員就要學(xué)會(huì)做一個(gè)嘴小肚大的“花瓶”了對(duì)于有些對(duì)工作不利,或者不利于部門與部門、領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)、同事與同事之間和諧相處的話,秘書人員要學(xué)會(huì)甄別,更要學(xué)會(huì)存在肚里,不能大喇叭一樣地到處傳到處說。嘴小肚大的另一方面的含義則是指要有足夠的容量裝下充足的文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí),裝得下領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可能需要的各種信息,還得有足夠的空間隨時(shí)準(zhǔn)備吸納新的信息內(nèi)容。但同時(shí),嘴巴又要足夠小,對(duì)于事關(guān)組織機(jī)密、不能透露的事情一個(gè)字也不能說,學(xué)會(huì)守口如“瓶”。秘書人員的工作決定了他們經(jīng)常會(huì)接觸到一些組織機(jī)密,秘書人員應(yīng)該具備高度自覺的保密意識(shí),防止“密”從嘴出。由此來5/6看,一個(gè)合格的“花瓶”也不是人人都做得來的。秘書人員應(yīng)該自豪地肯定而不是否定自己價(jià)值。秘書價(jià)值的實(shí)現(xiàn),無論是從本質(zhì)的角度還是從其最終的目的看,都取決于他的艱苦工作和他對(duì)別人、對(duì)社會(huì)的實(shí)際貢獻(xiàn)。8盡管秘書人員不直接做決策,也不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,但是秘書人員所做的每一項(xiàng)工作,文字工作、會(huì)議籌辦、活動(dòng)策劃、信息搜集、協(xié)調(diào)溝通,都在創(chuàng)造價(jià)值,都在間接地創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。就這一點(diǎn)而言,秘書的作用是不容輕視更不容忽視的。秘書人員應(yīng)該以自己所從事的職業(yè)為榮,以自己為組織為社會(huì)所做的貢獻(xiàn)而自豪。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,社會(huì)對(duì)秘書的需求量越來越大,對(duì)秘書的要求越來越高,秘書職業(yè)化程度也越來越高。在這個(gè)過程中,秘書人員應(yīng)該對(duì)自己有一個(gè)正確的定位,方能增強(qiáng)工作的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力。這也是培養(yǎng)適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)需求的秘書人員的重要內(nèi)容之一。參考文獻(xiàn)1袁維國(guó)秘書學(xué)M北京高等教育出版社,1990