1/7加強干部人事檔案的管理論文人事檔案是我國各級各類國家機關(guān)、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn),以個人為單位組合起來,以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學(xué)歷、社會經(jīng)歷的原始記錄,它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面情況。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”,有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價值,是不能再生的信息資源。它的原始性、真實性和完整性,決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調(diào)資、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。干部人事檔案是干部個人思想政治、履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況的真實記載,它能為干部的評價、考察、任免、調(diào)動、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會的發(fā)展,對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求,現(xiàn)行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。因此,我們應(yīng)將干部人事檔案管理作為搞好干部人事管理的基礎(chǔ)性工作狠抓落實,作為提高干部人事管理水平的必備工作予以高度重視,緊緊圍繞加強干部人事檔案的管理為目的,推動我國干部人事改革的不斷深化。1、思想觀念滯后,與現(xiàn)代社會發(fā)展的需求不適應(yīng)。2/7一是對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至錯誤的認(rèn)為干部人事檔案管理無足輕重,無非是管理一些資料,更沒有多大的利用價值二是主觀隨意性強。傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度,并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理,但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性,因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。三是干部人事檔案管理與利用的責(zé)任意識落后,與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應(yīng)。檔案工作人員存在的問題主要有第一,用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益,所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化,不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位,也沒有根據(jù)人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員,導(dǎo)致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì),也要有計算機操作及絡(luò)技術(shù)能力。第二,缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋,負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心,兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務(wù),更沒有時間學(xué)習(xí)和補充人事檔案專業(yè)知識和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,工作中難免出現(xiàn)紕漏。第三,人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作,有自3/7己一套完整的理論、法規(guī)和方法,具有獨立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個過程,而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點,把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位,工作人員經(jīng)常流動,勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩,一些人因檔案中缺少證明材料,漲不了工資,辦不了社保,享受不到社會福利待遇,人才流動受阻等,讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿,成為影響社會和諧的因素。2、檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新。一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是等待領(lǐng)導(dǎo)安排,或是上級來了具體的收集任務(wù),相關(guān)的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結(jié)果是往往由于時間倉促,收集到的材料來不及進行查證核實,使得檔案材料的真實性大打折扣二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展,缺乏能從不同側(cè)面反映干部真實情況的渠道三是檔案歸檔制度有待規(guī)范,特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。3、人事檔案管理的信息化程度不高。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,計算機得到了普遍應(yīng)用,在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上,我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,對于計算機和現(xiàn)代絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存4/7檔的層面,沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來,計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用,這些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費。1、更新工作理念,重視檔案管理工作。部分領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從傳統(tǒng)的認(rèn)識誤區(qū)中走出來,把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎(chǔ)工作狠抓落實。本著對組織和個人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視和加強干部人事檔案工作。其次要找準(zhǔn)工作的重心,從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。干部人事檔案管理是基礎(chǔ),服務(wù)是宗旨。把干部人事檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來是形勢的需要,要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局,做好檔案管理工作。提高檔案員素質(zhì),要以發(fā)展的目光,根據(jù)長遠(yuǎn)的需要選用合適的人員負(fù)責(zé)人事檔案工作。從事干部人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作、能應(yīng)用計算機及絡(luò)技術(shù)等能力。同時,干部人事檔案工作是一項保密性很強的工作,工作人員必須堅持原則,樹立牢固的保密觀念。檔案員要通過學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷豐富專業(yè)知識,提高業(yè)務(wù)技能,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),以滿足新時期檔案工作的需要。2、規(guī)范檔案資料歸檔,創(chuàng)新工作機制。干部人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理,又不能墨守成規(guī)。隨著形勢的發(fā)展變化,干部人事制度改革的繼續(xù)深入,探索和研究干部人事檔案新的管理模式勢在必行。應(yīng)堅持5/7以服務(wù)為宗旨,以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo),采取積極措施,把握干部人事檔案工作的發(fā)展方向,把干部人事檔案管理工作融入民生工程中,體現(xiàn)干部人事檔案的社會價值,發(fā)揮干部人事檔案的特殊作用。干部人事檔案管理是一個動態(tài)過程,在干部人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度,并在實際工作中不斷完善,以保證人事工作的政策性、紀(jì)律性,人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性,歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔,有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務(wù)為目標(biāo),處理好保密與公共服務(wù)的關(guān)系,盡量減少因管理不善造成的漏洞。優(yōu)化管理在社會多元化、資源絡(luò)化的今天,傳統(tǒng)的管理方法已不適應(yīng)社會的需求,必須以創(chuàng)新的精神改進干部人事檔案管理手段,在干部人事檔案管理工作中落實和踐行科學(xué)發(fā)展觀。要加大現(xiàn)代化管理進程中軟、硬件的投入力度,建立復(fù)合型檔案管理員隊伍加快檔案資源信息化,檔案保護現(xiàn)代化,檔案利用絡(luò)化的速度提高干部人事檔案管理的科技含量,為社會提供快捷、高速、準(zhǔn)確的服務(wù)。3、創(chuàng)新檔案管理方法,提高干部人事檔案管理的信息化水平。檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”,是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現(xiàn)計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者,必6/7須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向,努力學(xué)習(xí)微機使用、管理知識,以實現(xiàn)檔案管理信息化。檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源。從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用,為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化,就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理,其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后,可通過計算機進行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機的結(jié)合應(yīng)用,對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪,能有效地進行技術(shù)處理,使原始面貌還原,有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制,有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂,聲像俱全,這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化。隨著新技術(shù)的發(fā)展,7/7檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化,除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外,已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化,傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求,因此,檔案管理設(shè)備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。計算機技術(shù)特別是未來語音識別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用,將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下,將實現(xiàn)文檔一體化,所有的檔案信息都會被計算機自動接收,并按照設(shè)定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化,不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史,使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來