藍(lán)凌LKSKOA基于知識管理的工作平臺(tái)藍(lán)凌知識管理LKS系列白皮書深圳藍(lán)凌管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司目錄1前言62關(guān)于LKS63關(guān)于KOA84KOA的特點(diǎn)1041創(chuàng)新管理思想1042產(chǎn)品技術(shù)特性105KOA基本功能1251經(jīng)驗(yàn)知識管理12案例管理13知識文檔13工作總結(jié)16專家網(wǎng)絡(luò)16培訓(xùn)系統(tǒng)16考試系統(tǒng)1752規(guī)范協(xié)作管理17規(guī)范制度17任務(wù)分派18審批流程18項(xiàng)目協(xié)作1853行政辦公管理19公文流轉(zhuǎn)19辦公資源21會(huì)議管理21個(gè)人工作臺(tái)2154組織文化管理23內(nèi)部論壇23網(wǎng)上調(diào)查24賀卡系統(tǒng)24電子期刊24員工活動(dòng)24文化窗口2555KOA系統(tǒng)門戶25門戶維護(hù)25新聞系統(tǒng)26待辦事宜26常用資料266KOA核心服務(wù)2661KM機(jī)制26知識沉淀機(jī)制26知識傳播機(jī)制27知識推進(jìn)機(jī)制28知識安全機(jī)制2962組織架構(gòu)與人員管理3063系統(tǒng)安全3064應(yīng)用集成317KOA擴(kuò)展功能3271KOA可選模塊32人事檔案32圖書管理33考勤管理33固資管理33車輛管理33合同管理34技術(shù)支持34ISO文控3472郵件系統(tǒng)3573移動(dòng)辦公支持36移動(dòng)辦公36短信服務(wù)3674團(tuán)隊(duì)協(xié)作3775實(shí)時(shí)協(xié)作39SAMETIME集成39騰訊RTX集成3976競爭情報(bào)系統(tǒng)3977CKO工具箱41知識規(guī)劃41知識跟蹤與推進(jìn)41知識評測42知識審計(jì)428KOA咨詢4381KOA咨詢服務(wù)4382KOA知識包449成功案例4591KOA在醫(yī)藥行業(yè)應(yīng)用4592KOA在流通與分銷業(yè)的應(yīng)用4693KOA在中國移動(dòng)的應(yīng)用4694KOA在制造業(yè)的應(yīng)用4695KOA在房地產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用4710關(guān)于藍(lán)凌491前言企業(yè)內(nèi)部信息資源浩如煙海，不知如何入手，怎么辦企業(yè)中信息孤島林立，員工各自為戰(zhàn)，怎么辦決策過程緩慢時(shí)常錯(cuò)失良機(jī)，怎么辦不能在最短的時(shí)間內(nèi)找到適當(dāng)?shù)娜隧憫?yīng)客戶需求，怎么辦員工離職造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域巨大損失，怎么辦新員工加入一個(gè)月了，還不能進(jìn)入角色，怎么辦業(yè)務(wù)運(yùn)作長期固步自封，難以創(chuàng)新，怎么辦員工越來越缺少工作激情，怎么辦專家神龍見首不見尾難以尋找，怎么辦藍(lán)凌以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新技術(shù)規(guī)劃的創(chuàng)新LKSKOA正是解決之道2關(guān)于LKSLKS是藍(lán)凌知識管理解決方案系列軟件產(chǎn)品的總稱（LANDRAYKNOWLEDGEMANAGEMENTSOLUTION）,LKS是企業(yè)管理支撐系統(tǒng)MSSMANAGEMENTSUPPORTSYSTEM的完整解決方案。企業(yè)信息系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)和管理支撐兩個(gè)主軸。業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)是一個(gè)價(jià)值鏈的實(shí)現(xiàn)過程，主要服務(wù)兩類用戶一是企業(yè)的供應(yīng)商與合作伙伴，信息工具主要是供應(yīng)鏈平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購、物流和庫存等主要業(yè)務(wù)。另一類用戶就是客戶和代理商等，實(shí)現(xiàn)銷售、市場和客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)過程。服務(wù)這些用戶的系統(tǒng)也就是電子商務(wù)系統(tǒng)。企業(yè)運(yùn)營支撐系統(tǒng)定位于操作處理層面和業(yè)務(wù)控制層面。它所要解決的問題是通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)代替部分手工操作，完成基本的數(shù)據(jù)采集、匯總和處理工作。這是整個(gè)信息系統(tǒng)的基石，沒有解決好這個(gè)層面的問題，就不能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、豐富的信息，也就談不上更深入的管理和分析。業(yè)務(wù)控制層面所要解決的問題是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)融入企業(yè)的管理和控制思想，實(shí)現(xiàn)流程重組和業(yè)務(wù)的優(yōu)化，提高企業(yè)的計(jì)劃和控制及產(chǎn)能的管理，減少經(jīng)營管理中的一些人為錯(cuò)誤和行為弊端。管理支撐是一個(gè)管理鏈的實(shí)現(xiàn)過程，主要服務(wù)兩類用戶一是企業(yè)的普通員工，包括中下層管理人員，是企業(yè)管理過程的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)員工的網(wǎng)絡(luò)辦公、人力資源管理和知識管理等協(xié)作管理平臺(tái)。另一類是面向企業(yè)的決策者，包括總裁和董事會(huì)等成員，實(shí)現(xiàn)管理分析、決策、控制服務(wù)。它所要解決的問題是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)挖掘企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的各種信息和規(guī)律，幫助決策者洞悉市場的未來變化，從而把握企業(yè)的未來方向，制定正確的企業(yè)發(fā)展方針和策略，并提供控制決策執(zhí)行的手段。管理支撐系統(tǒng)（MSS）是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，它與企業(yè)所有的員工相關(guān)和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，定位于能力建設(shè)、宏觀控制、業(yè)務(wù)分析和戰(zhàn)略決策層面。LKSMSS系統(tǒng)主要內(nèi)容包括個(gè)人事務(wù)助理PBAPERSONALBUSINESSASSISTANT；辦公管理系統(tǒng)OAOFFICEADMINISTRATION；團(tuán)隊(duì)協(xié)作系統(tǒng)TCSTEAMCOLLABORATIONSYSTEM；知識資源管理KRMKNOWLEDGERESOURCEMANAGEMENT；人力資源管理系統(tǒng)HRMHUMANRESOURCEMANAGEMENT；企業(yè)文化系統(tǒng)OCMORGANIZATIONCULTUREMANAGEMENT；競爭情報(bào)系統(tǒng)CICOMPETITIVEINTELLIGENCE；客戶知識管理CKMCUSTOMERKNOWLEDGEMANAGEMENT；業(yè)務(wù)培訓(xùn)系統(tǒng)BTBUSINESSTRAINNING；知識挖掘與商業(yè)智能（KD信息發(fā)布平臺(tái)管理溝通平臺(tái)信息集成平臺(tái)LKS的產(chǎn)品框架是通信協(xié)作平臺(tái)EM知識庫管理KDOC流程管理系統(tǒng)KWF知識發(fā)掘與商業(yè)智能KBI其他系統(tǒng)知識門戶EKP培訓(xùn)與考試系統(tǒng)KEDU員工知識辦公平臺(tái)KOALKS核心服務(wù)（通信協(xié)作、組織架構(gòu)、安全管理、KM機(jī)制）系統(tǒng)集成網(wǎng)絡(luò)情報(bào)系統(tǒng)KCIASDBEMAILWEB人/PDA人力資源系統(tǒng)KHR客戶關(guān)系系統(tǒng)KCRM3關(guān)于KOAKOA是LKS系列產(chǎn)品中的核心系統(tǒng)和知識管理解決方案的基礎(chǔ)它是支持員工工作的公用信息平臺(tái)它是管理知識資源的基礎(chǔ)設(shè)施它是企業(yè)創(chuàng)新體系的支撐系統(tǒng)它是決策支持體系的基礎(chǔ)它是構(gòu)建學(xué)習(xí)型企業(yè)的好工具它關(guān)注企業(yè)知識的沉淀、共享和協(xié)作。通過LKSKOA，可以實(shí)現(xiàn)合理整合公司資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互連、信息共享，加強(qiáng)溝通與協(xié)作；可隨時(shí)隨地辦公，提高工作效率和質(zhì)量；依靠有效的技術(shù)手段，有效降低辦公費(fèi)用開支；有效實(shí)施企業(yè)績效監(jiān)控，及時(shí)反饋企業(yè)經(jīng)營信息；形成健康、積極的文化氛圍、增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。KOA包含1知識管理平臺(tái)系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)。2協(xié)同工作平臺(tái)將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化組織模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”矩陣模式，使普通員工與管理層之間的距離縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。3激情管理平臺(tái)從企業(yè)文化建設(shè)著手，提高員工工作激情，營造一個(gè)相互幫助、相互理解、相互激勵(lì)、相互關(guān)心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個(gè)共同的工作價(jià)值觀，進(jìn)而產(chǎn)生合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。4企業(yè)通信平臺(tái)建立企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，包括WEBMAIL、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、手機(jī)短信、WAP和傳真自動(dòng)收發(fā)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與INTERNET郵件互通。5信息發(fā)布平臺(tái)為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。6行政辦公平臺(tái)改變了傳統(tǒng)辦公室的辦公方式，利用網(wǎng)絡(luò)化的電子辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理。通過公文流轉(zhuǎn)改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。7信息集成平臺(tái)現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨(dú)立的、靜態(tài)的，容易形成“孤島”；KOA系統(tǒng)具備靈活的接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成。4KOA的特點(diǎn)41創(chuàng)新管理思想LKSKOA是以KM（知識管理）為核心的工作平臺(tái)，以企業(yè)最關(guān)心的企業(yè)核心利潤源為切入點(diǎn)，結(jié)合了中國企業(yè)的特色，得出要做“對”事、做“快”事、做“好”事、有激情做事，必須借助于KOA來提高員工工作能力、工作效率和工作熱情，從而提升企業(yè)整體競爭力，提高企業(yè)核心利潤源。管理組織特點(diǎn)LKSKOA作為一種工作平臺(tái)，以知識管理為核心，就必然少不了管理的組織結(jié)構(gòu)。藍(lán)凌LKSKOA在整體的策劃、設(shè)計(jì)過程中，結(jié)合中國特色各類企事業(yè)的組織結(jié)構(gòu)模型，設(shè)計(jì)了具有針對性的管理組織方案，使LKSKOA更為實(shí)用有效。管理推進(jìn)特點(diǎn)為了保障系統(tǒng)的合理性、有效性、可行性，更有力的提高企業(yè)的整體素質(zhì)，LKSKOA產(chǎn)品同時(shí)包含了管理推進(jìn)的運(yùn)行機(jī)制、知識明晰機(jī)制、參與績效機(jī)制、參與獎(jiǎng)懲機(jī)制等各種機(jī)制。42產(chǎn)品技術(shù)特性1、實(shí)用性LKSKOA將抽象的知識管理理論與具體的IT技術(shù)和平臺(tái)相結(jié)合，最具實(shí)用性。系統(tǒng)采用純WEB交互界面，以單一登陸、統(tǒng)一界面和相同的風(fēng)格為系統(tǒng)內(nèi)容資源，構(gòu)建一個(gè)企業(yè)信息通道。簡潔的用戶界面，使得產(chǎn)品操作簡單、易學(xué)易用。除了瀏覽器界面外，支持手機(jī)短信、WAP等移動(dòng)辦公。模塊化結(jié)構(gòu)，同時(shí)各個(gè)子系統(tǒng)通過核心服務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)無縫集成。2、開放性及個(gè)性化LKSKOA是一個(gè)完全開放的產(chǎn)品。它不僅具有跨平臺(tái)的特性，而且還可以和各種企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)相連接，保證用戶系統(tǒng)向電子商務(wù)的過渡和擴(kuò)展。LKSKOA還可以根據(jù)應(yīng)用的不同要求進(jìn)行個(gè)性化的定制。支持標(biāo)準(zhǔn)的INTERNET通信協(xié)議,包括IP/HTTP、SMTP/POP3/IMAP/MIME、LDAP/X509、SQL/JDBC、CORBA/IIOP、XML等等。3、安全性LKSKOA根據(jù)底層系統(tǒng)平臺(tái)和應(yīng)用層的各種權(quán)限設(shè)置，具有完善的安全授權(quán)和行為軌跡機(jī)制，可以安全的連接到各種標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，滿足用戶系統(tǒng)的各項(xiàng)安全。利用操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫提供的強(qiáng)大的多層安全機(jī)制以及記賬功能，跟蹤并記錄所有用戶對各個(gè)數(shù)據(jù)庫的各種操作?；诮巧陌踩芾聿呗?，與LDAP目錄集成，實(shí)現(xiàn)多套系統(tǒng)一次登錄。4、可擴(kuò)展性LKSKOA作為一個(gè)單一系統(tǒng)存在的同時(shí)，可根據(jù)用戶的需求，自由的選擇和擴(kuò)展商務(wù)應(yīng)用。作為子系統(tǒng)使用時(shí)同樣支持與其它系統(tǒng)的無縫連接。5、分級管理業(yè)界獨(dú)特的“數(shù)據(jù)集中、管理分布”的邏輯架構(gòu)，特別適合于分支機(jī)構(gòu)眾多、組織架構(gòu)復(fù)雜和高速擴(kuò)張的企業(yè)應(yīng)用環(huán)境。6、支持多平臺(tái)LKSKOA系列產(chǎn)品的跨平臺(tái)特性是突出的，可以運(yùn)行在以下三類平臺(tái)上工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)基于INTEL結(jié)構(gòu)的WINDOWS體系平臺(tái)IA平臺(tái)；UNIX開放平臺(tái)包括SUN、IBM、HP和LINUX等開放系統(tǒng)；IBM專用系統(tǒng)如AS/400和S/390等IBM高端專用平臺(tái)上。LKSKOA是運(yùn)行在IBMLOTUSDOMINO服務(wù)器平臺(tái)上。門戶系統(tǒng)提供PORTLET組件，可以運(yùn)行在IBMWEBSPHEREPORTAL的各個(gè)版本之上。5KOA基本功能KOA系統(tǒng)門戶（分級門戶系統(tǒng)）系統(tǒng)門戶（分級門戶系統(tǒng)）系統(tǒng)門戶（分級門戶系統(tǒng)）系統(tǒng)門戶（分級門戶系統(tǒng)）組織文化管理組織文化管理內(nèi)部論壇文化窗口網(wǎng)上調(diào)查賀卡系統(tǒng)員工活動(dòng)電子期刊組織文化管理組織文化管理內(nèi)部論壇文化窗口網(wǎng)上調(diào)查賀卡系統(tǒng)員工活動(dòng)電子期刊目錄服務(wù)、系統(tǒng)管理目錄服務(wù)、系統(tǒng)管理規(guī)范協(xié)作管理規(guī)范協(xié)作管理任務(wù)分派審批流程TEAMRO規(guī)范制度項(xiàng)目協(xié)作規(guī)范協(xié)作管理規(guī)范協(xié)作管理任務(wù)分派審批流程規(guī)范制度項(xiàng)目協(xié)作經(jīng)驗(yàn)知識管理經(jīng)驗(yàn)知識管理案例管理工作總結(jié)專家網(wǎng)絡(luò)知識文檔培訓(xùn)系統(tǒng)考試系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)知識管理經(jīng)驗(yàn)知識管理案例管理工作總結(jié)專家網(wǎng)絡(luò)知識文檔培訓(xùn)系統(tǒng)考試系統(tǒng)行政辦公管理行政辦公管理個(gè)人工作臺(tái)辦公資源考勤管理公文流轉(zhuǎn)車輛管理會(huì)議管理行政辦公管理行政辦公管理個(gè)人工作臺(tái)辦公資源考勤管理公文流轉(zhuǎn)車輛管理會(huì)議管理人人人KM人LKS核心服務(wù)系統(tǒng)核心服務(wù)系統(tǒng)人人人人WINDWOSIA,SUN/SOLARIS,HPUX,IBMAIX,S/40EMAILWEBBROWSER人/PDA其他系統(tǒng)其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫、ERP等等其他系統(tǒng)其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫、等等R651經(jīng)驗(yàn)知識管理人才流動(dòng)是不可避免的。技術(shù)人才流失會(huì)帶走技術(shù)開發(fā)的方法、經(jīng)驗(yàn)甚至成果；營銷人才的流失會(huì)帶走客戶信息，客戶進(jìn)攻的方法和經(jīng)驗(yàn)；管理人才流失帶走的是管理的方法、經(jīng)驗(yàn)。最終，人才流失帶走的是投資者的投資。這些方法、經(jīng)驗(yàn)、信息的損失是企業(yè)經(jīng)營的最主要風(fēng)險(xiǎn)之一。顯然，管理這種風(fēng)險(xiǎn)，弱化這種風(fēng)險(xiǎn)就是要把人才在工作中掌握的經(jīng)驗(yàn)、方法、信息都沉淀下來，管理起來，讓大家共享，讓新來的員工迅速掌握并成為企業(yè)人才。實(shí)際中，KOA通過知識沉淀與共享的方式，用“案例管理”、“工作總結(jié)”、“知識文檔”來分別實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。企業(yè)的競爭是人才的競爭，具體而言是企業(yè)員工素質(zhì)的競爭。要使企業(yè)工作質(zhì)量得到保障，員工的技能素質(zhì)是關(guān)鍵。而員工的技能素質(zhì)取決于員工能否快速獲取知識。所以向員工快速傳播知識是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。藍(lán)凌LKSKOA通過知識地圖與知識查詢，用知識地圖、專家網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)。案例管理案例管理把員工在工作崗位上對某件事或某件工作的點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)、信息沉淀在系統(tǒng)中，并可由相互崗位上的員工查詢、引用。它包括建立案例模板可以為各類案例文檔預(yù)定義好格式，如崗位案例模板、項(xiàng)目案例模板等；建立案例文檔即關(guān)于某件工作的經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)、總結(jié)，可選擇不同的案例模板；案例查詢對所有具有閱讀權(quán)限的各案例進(jìn)行引用或共享；案例點(diǎn)評對案例發(fā)表自己的意見，供別人參考；案例推薦主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)專家可以對值得表彰或推廣的案例文檔，進(jìn)行推薦。知識文檔文檔是知識的容器，是已經(jīng)固化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量企業(yè)特有的知識資產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個(gè)主要目標(biāo)。知識文檔管理的職責(zé)就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。為了促進(jìn)知識管理和共享，方便協(xié)同工作，建立網(wǎng)絡(luò)化文檔管理系統(tǒng)，統(tǒng)一組織和管理企業(yè)的重要文檔資料。文件管理功能文件管理主要提供企業(yè)各類文檔的分類存儲(chǔ)，以便各部門人員快速、方便地查找到所要的文件。通過該系統(tǒng)，各相關(guān)部門人員可以制定所有文件的統(tǒng)一分類規(guī)則并指定文件的管理者，經(jīng)過授權(quán)哪些人可以閱讀這些文件，哪些人可以對這些文件進(jìn)行修改或刪除等操作。提供一系列文檔管理功能，包括了文檔目錄的新建、編輯、移動(dòng)、刪除，文檔的新建、編輯、版本管理、刪除等。分類管理（目錄管理）即按樹狀目錄的形式存放和標(biāo)注一份文件知識它所處于的位置，使員工能以最快的速度能找到它利用它。用分類決定文檔受控屬性（審批、權(quán)限、發(fā)布范圍等）。采用標(biāo)簽格式，以排版眾多的文檔屬性信息。每一個(gè)文檔均可啟動(dòng)一個(gè)審批流程。每一個(gè)文檔均可被點(diǎn)評即對系統(tǒng)中的所有文件發(fā)表自己的閱后意見或體會(huì)，供別人參考。集成系統(tǒng)多個(gè)機(jī)制（訂閱、催辦、推薦等）。多維視圖檢索方式。文檔的版本管理。知識瀏覽功能通過知識平臺(tái)可以按照不同的角度對知識進(jìn)行瀏覽?？梢酝ㄟ^知識類別/最近更新/訂閱匯總/多維檢索等方式找到所需要的文檔后，對于該文檔可以進(jìn)行如下的操作對常見的文件格式（DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、HTML、通用圖像格式等）直接可以進(jìn)行瀏覽查看內(nèi)容；提供下載知識的功能，被授權(quán)的用戶可以對當(dāng)前瀏覽的知識另存到本地；可以按照作者、主題、日期對相關(guān)文擋進(jìn)行排序顯示；在瀏覽的過程中對于感興趣的文檔附加評論；可以訂閱自己所關(guān)注的知識分類或者文檔。另外對于知識瀏覽的權(quán)限按需要進(jìn)行管理。根據(jù)知識的安全級別分別需要設(shè)定不同的權(quán)限。知識發(fā)布功能通過知識平臺(tái)可以讓員工發(fā)布自己的知識。用戶在向知識平臺(tái)服務(wù)器提交文檔時(shí)，需要輸入標(biāo)題、作者、關(guān)鍵字、描述等屬性，同時(shí)需要選擇知識類別及審批專家（知識類別及審批專家可以重選擇）。然后該用戶指定的專家在知識平臺(tái)上需要審核用戶提交的文檔以保證最終的質(zhì)量，如果通過，則提交領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批；如果沒有通過則需要反饋給用戶。領(lǐng)導(dǎo)在平臺(tái)上接收到專家的通知后，需要審批用戶提交的文檔。如果通過即可發(fā)布到知識平臺(tái)上被大家看到。如果沒有通過則可直接反饋給專家及用戶。知識審批功能為了保證知識的質(zhì)量，必須設(shè)置合理的審批路由。用戶可以通過可選的審批路由，對其進(jìn)行審閱和修訂，然后再發(fā)布該文檔。KOA系統(tǒng)提供兩種基本審批路由串行方式在第一個(gè)人審批了文檔之后，下一個(gè)人才接收到一個(gè)要求審批的電子郵件；并行方式所有的審批者同時(shí)接收到要求審批文檔的電子郵件。管理員可以指定下列兩種審批方法之一只要有一個(gè)人審批，文檔就獲得審批；或者必須所有人審批，文檔才獲得審批；知識搜索功能通過知識平臺(tái)可以搜索到所需要的知識。搜索的結(jié)果包括最佳匹配、類別匹配和文檔匹配。用于搜索存儲(chǔ)在多個(gè)不同位置的信息源（即包括工作區(qū)內(nèi)部的信息，也可以識別通過信息源鏈接的工作區(qū)外部的信息）；對于搜索深度要求較高的情況下，可以直接搜索附件內(nèi)容（包括MSOFFICE系列的文檔附件）對文檔可以進(jìn)行全文搜索，也可以按照文檔屬性（作者、類別、描述、關(guān)鍵字、標(biāo)題等）進(jìn)行搜索。知識安全功能知識平臺(tái)可以進(jìn)行有效的安全控制，包括對平臺(tái)本身的分級權(quán)限（模塊級）、文檔權(quán)限（記錄級）和文檔附件的下載、打印、拷貝權(quán)限的控制。系統(tǒng)管理員可指定知識平臺(tái)的管理員；知識平臺(tái)管理員可指定在知識平臺(tái)具有各級權(quán)限（如可創(chuàng)建文檔、可閱讀所有文檔、可維護(hù)目錄等）的人員；可以為每條知識文檔指定其閱讀權(quán)限和編輯權(quán)限；可以定義每條知識文檔中的附件進(jìn)行下載、打印、拷貝權(quán)限的控制；對于沒有閱讀文檔權(quán)限的人員，將連文檔標(biāo)題也無法看到（即無法獲悉系統(tǒng)中是否有該文檔存在）。知識統(tǒng)計(jì)功能通過與相關(guān)模塊結(jié)合（CKO工具箱），知識平臺(tái)可以統(tǒng)計(jì)知識員工對平臺(tái)的使用情況以作為考核的參考。需要記錄的信息如下登陸的次數(shù)、瀏覽的次數(shù)、發(fā)布文檔的數(shù)目（其中另計(jì)被推薦為精華級知識的數(shù)目）、搜索的關(guān)鍵字、發(fā)表評論的次數(shù)、訂閱的內(nèi)容及下載的知識紀(jì)錄。在上述紀(jì)錄的基礎(chǔ)上，需要累計(jì)（或定期）統(tǒng)計(jì)各個(gè)信息并且對每種信息進(jìn)行排序及智能提示。工作總結(jié)工作總結(jié)把員工工作一段時(shí)間（定期）的計(jì)劃、安排執(zhí)行情況及經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)沉淀到系統(tǒng)中，并可由其它人共享查詢、引用。它包括總結(jié)模板用戶系統(tǒng)管理員可自定義總結(jié)的類型和每種類型的文檔模板。建立總結(jié)要求員工按照總結(jié)模板把工作的計(jì)劃、安排執(zhí)行情況及經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)都記載到系統(tǒng)中；點(diǎn)評總結(jié)對他人的總結(jié)發(fā)表自己的意見，供別人參考。專家網(wǎng)絡(luò)專家網(wǎng)絡(luò)是向?qū)＜覍W(xué)習(xí)獲取專家知識的有效場所。它通過專家地圖指引，快速找到專家，向?qū)＜姨岢鲎约旱膯栴}，并得到專家的解答。它主要包括專家地圖即標(biāo)明了企業(yè)中或企業(yè)聘請的所有專家所在專業(yè)領(lǐng)域和他們的經(jīng)歷和水平專家答問即讓員工及時(shí)地對所找到專家進(jìn)行提問，并尋求解答。專家收到提問后可以及時(shí)答復(fù)查詢問答好讓其它員工在系統(tǒng)中看到曾經(jīng)發(fā)生的問題以及專家給出的答案，從而成為知識加以學(xué)習(xí)和引用。培訓(xùn)系統(tǒng)培訓(xùn)系統(tǒng)把培訓(xùn)員工的教材知識、規(guī)范制度知識以及所有有價(jià)值的文稿資料都納入系統(tǒng)中，供員工以各種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。培訓(xùn)完畢可以參加相應(yīng)的考試，以檢驗(yàn)掌握學(xué)習(xí)內(nèi)容的程度。這種培訓(xùn)完全可以不受時(shí)間、空間的限制。它包括建立培訓(xùn)課件即將有益于員工提高技能和認(rèn)識的文稿、教材等存入系統(tǒng)，所有員工可以共享；通知培訓(xùn)即可以通知應(yīng)培訓(xùn)員工按指定課件內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，并參加考核；自助培訓(xùn)即可以按自己的需求隨時(shí)自助學(xué)習(xí)教材，并且還能發(fā)表自己對教材或課件的看法，點(diǎn)評這些教材，以供其它人學(xué)習(xí)時(shí)參考?？荚囅到y(tǒng)考試系統(tǒng)配合培訓(xùn)系統(tǒng)，隨時(shí)幫助員工檢驗(yàn)自己掌握所學(xué)知識的程度。同時(shí)它也可以通過專門出題考核新入職員工的基本技能。它包括試卷建立即專門出題考核；參加試題即接到考試通知后經(jīng)培訓(xùn)再進(jìn)行的考試；自助考試即自己學(xué)習(xí)完畢后自己對學(xué)習(xí)效果進(jìn)行檢查；試題維護(hù)即對系統(tǒng)中的試題進(jìn)行修正、補(bǔ)充或刪除。52規(guī)范協(xié)作管理“效率”一直是管理者追求的重要目標(biāo)。要求工作者在一定的條件下盡可能好盡可能多地順利完成任務(wù)。達(dá)到所要求的效率指標(biāo)并非易事，企業(yè)中的工作過程都是由一系列工作環(huán)節(jié)組成，要在每一個(gè)環(huán)節(jié)不遇阻力，只有首先遵循前人總結(jié)的規(guī)章制度行事，才能少遇紅燈；另一方面各環(huán)節(jié)也潛伏著不少的障礙，這些都會(huì)嚴(yán)重影響工作效率。沉淀員工以往總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和辦事方法等，優(yōu)化工作流程并遵循之，將事半功倍；通過溝通及時(shí)發(fā)現(xiàn)障礙，暴露問題，通過協(xié)作跨越障礙，解決問題，這些才是提高工作效率的最有效途徑。KOA系統(tǒng)通過規(guī)范協(xié)作管理，用“規(guī)范制度”“任務(wù)分派”“審批流程”“項(xiàng)目協(xié)作”來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。規(guī)范制度企業(yè)將員工工作中長期以來的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)行為準(zhǔn)則等沉淀下來，形成適合企業(yè)本身特色的行為模式。按照規(guī)范制度，員工可以隨時(shí)隨地參考執(zhí)行，確保高效率開展工作。其內(nèi)容包括資料和指引列明了具體詳細(xì)的操作細(xì)則；規(guī)章制度歸納和總結(jié)了企業(yè)行為準(zhǔn)則；崗位職責(zé)明確了員工工作定位基準(zhǔn)。任務(wù)分派內(nèi)部工作個(gè)人對個(gè)人的協(xié)調(diào)與安排，直接溝通，減小環(huán)節(jié)障礙，提高效率。任務(wù)分派貫穿安排工作、承諾、答復(fù)承諾、完成工作到評價(jià)整個(gè)過程。建立任務(wù)單，向他人直接求助，并同時(shí)提供他人協(xié)作工作的相關(guān)知識；執(zhí)行情況查詢隨時(shí)隨地了解執(zhí)行情況；過期催辦未完成工作以郵件等多種形式催辦。審批流程審批流程提供個(gè)人對多人的工作協(xié)作，大大簡化傳統(tǒng)工作的繁瑣性。員工可以通過網(wǎng)絡(luò)跨越時(shí)空限制，優(yōu)化工作流程協(xié)作，提高效率。審批系統(tǒng)流程中涉及到的審批人逐個(gè)傳遞，審批人提出同意或不同意意見；自動(dòng)催辦在預(yù)定時(shí)間內(nèi)，審批人未對申請審批則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)催辦；可以靈活自定義審批流程的類別和模板，對流程可以定義串行，并行，會(huì)簽及其組合的復(fù)雜流程。項(xiàng)目協(xié)作企業(yè)中多人對多人的工作協(xié)作。項(xiàng)目協(xié)作對多部門、多崗位協(xié)作的工作進(jìn)行全過程的監(jiān)控，可隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展和各協(xié)作部門的進(jìn)度及狀況。項(xiàng)目協(xié)作包括項(xiàng)目相關(guān)信息了解項(xiàng)目背景、大概情況利于盡快切入項(xiàng)目中去；項(xiàng)目任務(wù)及分解了解各階段進(jìn)展情況，作好分工協(xié)作安排；項(xiàng)目信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解項(xiàng)目實(shí)施動(dòng)態(tài)，以便采取相應(yīng)措施。53行政辦公管理新一代OA的核心是知識。較傳統(tǒng)OA相比，新一代OA不僅模擬和實(shí)現(xiàn)了工作流的自動(dòng)化，更模擬和實(shí)現(xiàn)了工作流中每一個(gè)單元和每一個(gè)工作人員運(yùn)用知識的過程。信息和知識是否充分發(fā)揮作用，直接關(guān)系到企業(yè)的創(chuàng)造能力與生產(chǎn)力和企業(yè)的直接效益。以知識管理為核心的辦公信息系統(tǒng)旨在在現(xiàn)有信息資源的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)企業(yè)的信息的流轉(zhuǎn)，支援企業(yè)人員有效獲取有用的信息資源，提高工作效率，達(dá)到提高企業(yè)整體運(yùn)作效率的目的。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，企業(yè)的管理重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實(shí)際上又是通過單位內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實(shí)現(xiàn)單位整體目標(biāo)的過程。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動(dòng)化能夠幫助我們對信息流進(jìn)行科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以O(shè)A是管理信息系統(tǒng)MIS的基礎(chǔ)。OA要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。公文流轉(zhuǎn)“公文處理”是大中型企業(yè)日常辦公的重要業(yè)務(wù)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)的公文流轉(zhuǎn)中，存在著低效率、少監(jiān)督、欠管理的弊病，因此，建立一個(gè)好的辦文系統(tǒng)是確保企業(yè)行政管理高效辦事、廉潔行政、規(guī)范管理和提高效益的基礎(chǔ)?！肮奶幚怼卑磥砦脑床煌煞譃橥鈦硎瘴暮蛢?nèi)部發(fā)文，其中，以內(nèi)部發(fā)文為主；按辦理方式不同可分為批件和閱件?！肮摹北旧硎且环N非結(jié)構(gòu)化的文檔型數(shù)據(jù)，處理方式也是隨公文性質(zhì)、內(nèi)容、重要性、緊急程度等諸多因素的不同而有不同的流程和權(quán)限要求，因此，“公文處理”模塊的設(shè)計(jì)必須充分體現(xiàn)靈活性和易操作性之間的平衡，同時(shí)，必須提供嚴(yán)密的安全機(jī)制和完善的催、督辦功能，以消除辦文中的越權(quán)、泄密、拖沓等現(xiàn)象，另外，還必須提供流程跟蹤監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)查詢工具以規(guī)范行政行為和提高管理服務(wù)質(zhì)量。在KOA辦公信息系統(tǒng)中，將充分貫徹靈活性和可操作性互相平衡的設(shè)計(jì)思想，在辦文流程上采用業(yè)務(wù)公文流程的預(yù)定義和在擬辦環(huán)節(jié)實(shí)際定義相結(jié)合的方式；在安全性方面，采用定義到流程環(huán)節(jié)的權(quán)限用戶組和密級相結(jié)合的機(jī)制；在辦文管理方面，提供自動(dòng)和手工方式結(jié)合的催、督辦功能以及延期、掛起等附屬申請和辦文統(tǒng)計(jì)、全文查詢等輔助工具，使整個(gè)系統(tǒng)體現(xiàn)了既嚴(yán)密又靈活、既復(fù)雜又易操作的特點(diǎn)。1、公文類型和模板可自定義可自定義公文類型，如集團(tuán)來文、政府來文、通知、規(guī)章制度等。每種類型公文的格式可已自定義模板。文號根據(jù)不同類別自動(dòng)生成，自動(dòng)調(diào)出相關(guān)人員信息。2、公文流轉(zhuǎn)可自定義流程流程可以是串行順序流轉(zhuǎn)、并行流轉(zhuǎn)（接收或?qū)徟丝梢酝瑫r(shí)進(jìn)行）和會(huì)簽流轉(zhuǎn)（并行流轉(zhuǎn)，全部通過才轉(zhuǎn)到下一活動(dòng)）。流轉(zhuǎn)的次數(shù)和層次無限制。處理者可以委托支持兩種委托類別，事先委托（對出差、請假等不能履行職責(zé)時(shí)可事先指定事務(wù)處理人員）和事中委托（責(zé)任處理人或其上級可以中途將處理者轉(zhuǎn)向指定的人）。3、審批、電子蓋章和電子簽字公文修改筆跡留痕。網(wǎng)上電子簽名（網(wǎng)上簽名支持手寫筆）。電子蓋章功能，蓋章后的公文不能修改。常用審批意見可以選擇自動(dòng)加入，減少中文輸入。4、附件和掃描現(xiàn)有公文可通過掃描成圖片后設(shè)定文號存檔。公文可添加其他格式的附件（如WORD文檔、EXCEL文檔、JPEG圖像等），附件沒有大小和數(shù)量限制。MSOFFICE軟件（WORD、EXCEL）可以直接編輯附件。5、查詢、打印、借閱存檔后的文檔可設(shè)置權(quán)限控制瀏覽對象?？梢园床块T、人員和崗位來設(shè)置權(quán)限?？砂次奶?、標(biāo)題或正文關(guān)鍵字多重組合查詢?？稍O(shè)置虛擬目錄管理文檔等。支持全文檢索，全文檢索的結(jié)果是根據(jù)權(quán)限篩選的?？梢灾С执蛴☆A(yù)覽和打印參數(shù)設(shè)置。提供借閱公文的申請、審批、權(quán)限開放與回收功能6、提醒、通知及催辦審批流轉(zhuǎn)到達(dá)前，提醒功能（可以短信息、郵件、待辦事宜提醒）。可定義審批后短信息、郵件、待辦事宜通知功能。未按時(shí)辦理，系統(tǒng)自動(dòng)催辦（可以短信息、郵件、待辦事宜催辦）。多次催辦（次數(shù)或時(shí)間可自定義），系統(tǒng)轉(zhuǎn)督辦（相應(yīng)事項(xiàng)轉(zhuǎn)上級）。辦公資源系統(tǒng)提供對公司部分內(nèi)部資源借用的管理功能，包括資源的借用、審批、資源借用報(bào)表的打印輸出。資源（如營業(yè)執(zhí)照及其他證照、會(huì)議室、投影機(jī)、電視、音響、筆記本電腦等）借用流程需要審批，借用人可查閱資源占用狀態(tài)并申請借用，系統(tǒng)保存著資源借用記錄。會(huì)議管理組織相關(guān)人員舉行會(huì)議集中解決重大問題。會(huì)前通知相關(guān)人員參加并先把相關(guān)電子文件共享給與會(huì)人員。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)或會(huì)議決議存檔并傳達(dá)執(zhí)行。會(huì)前組織通知相關(guān)人員并共享相關(guān)文件，讓與會(huì)人員有備而來，會(huì)上言之有物，切中要點(diǎn)，會(huì)議安排可以自動(dòng)檢查與會(huì)人員的日程沖突，與“辦公資源”模塊關(guān)聯(lián)會(huì)議資源，并可自動(dòng)以短信、郵件、待辦事宜等方式通知與會(huì)人員；會(huì)議組織記錄、整理好會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等會(huì)議精神，歸檔備查；會(huì)后督辦指導(dǎo)執(zhí)行會(huì)議精神，督促落實(shí)會(huì)議決議，提高問題解決效率。個(gè)人工作臺(tái)個(gè)人事務(wù)管理主要用于管理與個(gè)人日常工作息息相關(guān)的郵件、待辦事宜、日程、個(gè)人通信錄以及個(gè)人文檔等，并根據(jù)需要提供相應(yīng)的事務(wù)提醒功能，用來協(xié)助個(gè)人的日常辦公。個(gè)人事務(wù)管理將與個(gè)人郵箱、待辦事宜系統(tǒng)集成，提供統(tǒng)一的個(gè)人辦公界面。日程管理個(gè)人日程個(gè)人日程文檔由用戶自己創(chuàng)建，可以上載附件，可指定文檔的類型、時(shí)間段和是否需要提醒，提醒的時(shí)間和方式等。日程提醒用戶可以設(shè)定是否需要提醒，提醒的時(shí)間，是一次性的提醒還是每日的提醒，還可選定提醒的方式（郵件，短信）、提醒間隔和提醒的次數(shù)，設(shè)定后用戶還可隨時(shí)更改或者取消提醒。日程文檔包括未完成、已完成和過期三種狀態(tài)。由用戶將未完成的文檔標(biāo)記完成，已標(biāo)記完成的文檔不需要再提醒。對于未完成的文檔如果過了結(jié)束期限，則自動(dòng)轉(zhuǎn)為過期。對于過期的文檔，如果設(shè)置的提醒還沒有結(jié)束，則繼續(xù)提醒。日程文檔的查看對于個(gè)人事務(wù)日志文檔應(yīng)提供日歷視圖查看功能，并且對于未完成的文檔應(yīng)加以醒目標(biāo)記區(qū)分。一般情況下，個(gè)人只能查看自己本人日程，在授權(quán)情況下，可以看到他人的日程。日程文檔的授權(quán)日程文檔只能由本人手動(dòng)刪除。個(gè)人可刪除自己創(chuàng)建的任何狀態(tài)下的日程文檔；授權(quán)他人閱讀自己的日程；用戶在授權(quán)配置中，定義是否公開自己的日程安排，對誰公開。被選中的人員將收到郵件通知；在新建日程安排時(shí)，可定義該日程是否保密；建立群組日歷與查看他人日程；用戶可以自己定義特定人群的群組日歷，建立完群組日歷后可以查看到群組內(nèi)所有人的日程安排（若他人已授權(quán)給本用戶，則可以看到他人的日程，反之，則系統(tǒng)自動(dòng)提示，不允許查看）。公用通信錄公用通信錄是指公司所有員工的聯(lián)絡(luò)信息的匯集，所有人員共有。私有通信錄（名片集）私有通信錄是指由用戶自己創(chuàng)建的聯(lián)系人的匯集，由用戶本人私有，其他人不可以查看。用戶可以把收到的郵件的發(fā)件人直接添加到自己的私有通信錄。通信錄的管理公用通信錄由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一維護(hù)，其他人員不能做任何變動(dòng)。私有地址本由用戶本人自己進(jìn)行維護(hù)，其他人員不能做任何變動(dòng)。私有通訊錄需提供直接從共有通訊錄導(dǎo)入一個(gè)或多個(gè)地址信息（包括個(gè)人導(dǎo)入整個(gè)部門群組導(dǎo)入）的功能。個(gè)人記事本創(chuàng)建個(gè)人記事文檔個(gè)人可以創(chuàng)建自己的記事文檔，以記錄一些私人的事項(xiàng)和備忘信息，個(gè)人記事本提供文字錄入和排版功能。編輯個(gè)人記事文檔個(gè)人可以編輯自己創(chuàng)建的記事文檔，不能查閱他人的記事文檔。刪除個(gè)人記事文檔個(gè)人只能刪除自己創(chuàng)建的記事文檔。54組織文化管理“以人為本”的現(xiàn)代管理模式不僅僅是一句口號，更要落實(shí)到實(shí)處，其實(shí)質(zhì)就是從企業(yè)文化建設(shè)著手切實(shí)提高員工工作激情情。這樣的文化建設(shè)實(shí)際上是要營造一個(gè)相互幫助、相互理解、相互激勵(lì)、相互關(guān)心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個(gè)共同的工作價(jià)值觀，進(jìn)而產(chǎn)生合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。KOA通過搭建企業(yè)文化管理平臺(tái)，用“內(nèi)部論壇”、“員工活動(dòng)”、“文化窗口”、“電子期刊”等來營造良好企業(yè)工作氛圍。內(nèi)部論壇組織的企業(yè)文化建設(shè)十分重要，如果公司能讓所有員工廣開言路，正確引導(dǎo)員工關(guān)心企業(yè)發(fā)展、發(fā)表對企業(yè)管理的觀點(diǎn)見解，將十分有利于公司的健康發(fā)展，企業(yè)論壇就是提供一個(gè)讓所有員工相互交流的論壇。通過建立一個(gè)友好的、使用方便的討論區(qū)，企業(yè)內(nèi)部的員工可以就自己關(guān)心的話題進(jìn)行討論，交流心得體會(huì)。員工在論壇里可以討論工作、生活、學(xué)習(xí)上的各類話題。論壇的分類可由系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置，并規(guī)定用戶在創(chuàng)建主題時(shí)必須選擇分類，用戶在發(fā)表言論時(shí)可自由選擇署名或匿名方式。通過該系統(tǒng)，所有授權(quán)的員工可以發(fā)表自己的言論或者回復(fù)別人的言論。管理員可以設(shè)置論壇分類，刪除不良言論，整理各類文檔等。可以設(shè)置論壇的開放時(shí)間，論壇須知提醒等附加功能。網(wǎng)上調(diào)查公司可以面向所有員工組織各種各樣的網(wǎng)上調(diào)查活動(dòng)。通過本功能，有關(guān)部門可在公司范圍內(nèi)進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)查活動(dòng)，以便各部門主管人員快速、方便地了解員工的目前工作、生活方面的滿意度等相關(guān)信息，為主管人員開展工作提供第一手有參考價(jià)值的資料，為更好地開展工作提供便利。系統(tǒng)還提供對調(diào)查結(jié)果的圖形化的統(tǒng)計(jì)展現(xiàn)和授權(quán)查詢。賀卡系統(tǒng)賀卡系統(tǒng)提供一個(gè)發(fā)送賀卡的中心，管理員可增添賀卡模板，發(fā)送賀卡只需從系統(tǒng)中找合適賀卡。系統(tǒng)一般對賀卡文檔保留兩周。賀卡可以公開或隱藏，隱藏了的賀卡只有發(fā)卡人和收卡人才看得到。另外，與其他模塊配合（員工檔案系統(tǒng)）時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)發(fā)送生日賀卡給當(dāng)天生日員工。電子期刊電子期刊為企業(yè)期刊電子版本。通過該系統(tǒng)，編輯部可將公司歷屆的期刊快訊錄入在系統(tǒng)中發(fā)布。系統(tǒng)提供自定義的欄目名稱，錄入文檔并發(fā)布，管理所有快訊文檔，發(fā)布各欄目支持人等。公司員工通過點(diǎn)擊主頁上的連接進(jìn)入網(wǎng)上期刊系統(tǒng)，查閱最新和歷屆的期刊文檔。授權(quán)員工可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行投稿，各欄目負(fù)責(zé)人可直接審核來稿后統(tǒng)一發(fā)布。員工活動(dòng)公司可以面向所有員工組織各種各樣的文體或者其他活動(dòng)。通過該系統(tǒng)，人事部門可以創(chuàng)建活動(dòng)計(jì)劃、發(fā)布員工活動(dòng)通知，員工可對活動(dòng)做出響應(yīng)，可以方便活動(dòng)組織部門對實(shí)際的活動(dòng)安排做出調(diào)整。歷次活動(dòng)的發(fā)布及報(bào)名信息將分類保存在系統(tǒng)中作為企業(yè)知識沉淀下來。文化窗口企業(yè)宣貫企業(yè)文化最直接的方式?？梢苑侄鄠€(gè)主題進(jìn)行倡導(dǎo)。文化窗口可以存放企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的相關(guān)文章，員工也可以把自己撰寫的文章或摘錄的文章推薦到欄目中去，相互交流，共享點(diǎn)評，逐步形成一致的品味情操、價(jià)值取向，穩(wěn)定員工情緒，提高激情。文章分類按文章類型分類存檔，便于用知識樹查詢；文章點(diǎn)評通過大家對文章點(diǎn)評的結(jié)果，反映了員工的品味情操和價(jià)值取向。55KOA系統(tǒng)門戶KOA知識管理系統(tǒng)提供單一入口，輸入一次用戶名密碼就可訪問知識管理系統(tǒng)中所有子系統(tǒng)。為各個(gè)部門提供個(gè)性化的知識管理工作臺(tái)面，甚至可以做到針對個(gè)人的定制。系統(tǒng)各個(gè)應(yīng)用子模塊均可提供接口用于被主頁調(diào)用展示，主頁上可直接調(diào)用并顯示各子模塊的信息。通過本系統(tǒng)，管理員可定制主頁布局，掛接常用資料，新聞窗口等操作。系統(tǒng)動(dòng)態(tài)發(fā)布文檔最新信息、顯示論壇最新主題，個(gè)人待辦事宜列表等。公司員工通過主頁導(dǎo)航到各模塊和相應(yīng)的文檔。門戶維護(hù)通過該系統(tǒng)提供的功能，可以定制LKSKOA系統(tǒng)的主頁的內(nèi)容,包括LKSKOA系統(tǒng)上各部門機(jī)構(gòu)的主頁導(dǎo)航鏈接,主頁個(gè)欄目名稱和二次菜單上的導(dǎo)航鏈接,主頁上新聞欄目、右側(cè)欄目的個(gè)數(shù)、高度等，系統(tǒng)還可直接配置的常用資料鏈接。管理員可創(chuàng)建多個(gè)主頁頁面（如部門主頁、分子公司主頁等），并為不同身份的人員，匹配其登錄系統(tǒng)時(shí)的默認(rèn)首頁。新聞系統(tǒng)新聞系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部最基本的信息發(fā)布門戶。新聞系統(tǒng)提供新聞起草、投稿、審批、發(fā)布、分類保存等功能。管理員可以設(shè)定新聞系統(tǒng)的分類，并可對各個(gè)分類設(shè)定審批人，經(jīng)過審批的新聞才能發(fā)布出來。新建新聞時(shí)，可以設(shè)置新聞標(biāo)題，內(nèi)容支持HTML格式文本，可以設(shè)定新聞重要度（重要、非常重要、一般），可以設(shè)定新聞?dòng)行?，過期的新聞自動(dòng)歸入過期新聞欄，不會(huì)出現(xiàn)在當(dāng)前新聞欄中。新聞系統(tǒng)提供圖片新聞和滾動(dòng)新聞功能，不需要編寫程序，直接在IE上就可編輯和預(yù)覽。新聞系統(tǒng)可直接顯示在KOA主頁上。待辦事宜待辦事宜為每個(gè)用戶收集所有模塊的待辦信息（審批、查閱、文檔催交等），并將這些信息展現(xiàn)在主頁上供用戶查閱。用戶可以隨時(shí)看到僅與自己相關(guān)的待辦信息，當(dāng)待辦事情結(jié)束后（如審批完成），待辦信息自動(dòng)消失。待辦事宜分為三類審批類、催辦類和查閱類。常用資料它把“企業(yè)歷程”、“組織架構(gòu)”、“崗位職責(zé)”、“新員工指南”、“員工通訊錄”、“常用設(shè)備使用說明”等常用資料放在明顯的位置。供新員工迅速認(rèn)識公司，迅速了解自己的崗位或角色要求，也迅速掌握辦事的過程。這些都是有效的培訓(xùn)措施，它使新員工培訓(xùn)在傳統(tǒng)方式下需要幾個(gè)月才能過到的效果，只需在這里二周就可以過到，大量節(jié)約了培訓(xùn)成本。6KOA核心服務(wù)61KM機(jī)制知識沉淀機(jī)制版本控制機(jī)制對文檔的版本進(jìn)行控制，對文檔的所有歷史版本進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證文檔在系統(tǒng)上的一致性、完整性。對文檔具有編輯權(quán)限的人員，可對版本進(jìn)行升級，并確保對于用戶來說，永遠(yuǎn)只看到最新版本的文檔，同時(shí)通過特殊查詢?nèi)钥刹榭吹綒v史版本。將文檔做版本升級時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)痕跡保留功能，使得審批人可以清楚比較新舊版本的差別。知識傳播機(jī)制門戶機(jī)制知識管理信息系統(tǒng)提供單一入口，輸入一次用戶名密碼就可訪問知識管理系統(tǒng)中所有子系統(tǒng)。為各個(gè)部門提供個(gè)性化的知識管理工作臺(tái)面，甚至可以做到針對個(gè)人的定制。發(fā)布機(jī)制系統(tǒng)提供多層次的發(fā)布機(jī)制以保證信息發(fā)布的覆蓋率包括4個(gè)對象的發(fā)布門戶主頁、個(gè)人郵件、個(gè)人待辦事宜、手機(jī)短信息等。發(fā)布機(jī)制貫穿系統(tǒng)所有應(yīng)用模塊并可分級設(shè)置，管理員為每個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)設(shè)置默認(rèn)的發(fā)布對象，使用人員在提交文檔時(shí)可選擇具體的允許范圍內(nèi)的發(fā)布對象。檢索機(jī)制系統(tǒng)提供全方位的信息檢索，包括包括單一字段檢索、復(fù)合條件檢索、全文檢索等檢索方式。檢索機(jī)制遍布每個(gè)應(yīng)用模塊，采用統(tǒng)一的搜索界面和完善的層級搜索幫助。檢索的結(jié)果是按登陸的用戶代碼進(jìn)行權(quán)限過濾的，無權(quán)存取的文檔不會(huì)被檢索出來。訂閱機(jī)制訂閱是對特定的信息產(chǎn)生時(shí)自動(dòng)推送到訂閱者手里。訂閱包括了定時(shí)發(fā)送和實(shí)時(shí)發(fā)送兩種方式。系統(tǒng)管理員可為不同類型的員工群組設(shè)定不同的可訂閱清單。每個(gè)員工在可訂閱的范圍內(nèi)選擇各自的訂閱信息，訂閱條件具體到文檔屬性（創(chuàng)建時(shí)間、作者、標(biāo)題、類別等）和文檔關(guān)鍵字（如訂閱內(nèi)容包含“KM”兩個(gè)字的文檔，甚至是附件內(nèi)容）定時(shí)發(fā)送的訂閱，系統(tǒng)自動(dòng)為每個(gè)員工整合每次發(fā)送的訂閱信息，確保通過一封郵件就可收到所有的訂閱信息。實(shí)時(shí)發(fā)送的訂閱，包括了訂閱其它人對自己發(fā)表的文檔的點(diǎn)評，一旦這些點(diǎn)評信息提交，系統(tǒng)即自動(dòng)發(fā)送信息到訂閱者的郵箱中。幫助機(jī)制系統(tǒng)除了提供用戶手冊、安裝操作手冊、管理維護(hù)操作手冊等相關(guān)文檔之外，還在知識門戶和流程管理系統(tǒng)提供知識關(guān)聯(lián)機(jī)制。幫助機(jī)制可以動(dòng)態(tài)記錄操作技巧和使用經(jīng)驗(yàn)，可以在使用過程中隨時(shí)更新。幫助庫支持目錄分級查詢和全文搜索功能。知識推進(jìn)機(jī)制統(tǒng)計(jì)機(jī)制系統(tǒng)自動(dòng)記錄對每個(gè)文檔的統(tǒng)計(jì)信息，包括了文檔的被閱讀次數(shù)、被閱讀的人次、被點(diǎn)評次數(shù)、點(diǎn)評人列表等等，同時(shí)還將記錄每個(gè)帳號的最近登陸時(shí)間（這可為員工確認(rèn)自己帳號是否被盜用提供幫助）。若與CKO工具箱配合，還可進(jìn)行更深入的知識統(tǒng)計(jì)和知識分布審計(jì)等功能。催辦機(jī)制本系統(tǒng)提供系統(tǒng)范圍內(nèi)包含有“審批”功能的所有模塊的催辦機(jī)制。審批過程中如果審批人長期不處理，會(huì)造成工作的不便，所以必須有催辦機(jī)制來督辦處理。催辦的類型分為文檔型催辦和事務(wù)型催辦，文檔型催辦指的是通過判斷某篇文檔是否按要求產(chǎn)生來決定催辦（如對月度工作總結(jié)的催辦）；事務(wù)型催辦指的是通過判斷某個(gè)工作任務(wù)的狀態(tài)來決定催辦（如對某項(xiàng)任務(wù)未完成的催辦）。催辦機(jī)制提供三種方式來督辦處理包括郵件催辦、短信息催辦、手動(dòng)催辦。當(dāng)文檔審批超時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布催辦信息。點(diǎn)評機(jī)制點(diǎn)評機(jī)制貫穿系統(tǒng)所有應(yīng)用子系統(tǒng)，有權(quán)限的員工可對文檔進(jìn)行點(diǎn)評和討論，使得文檔在不斷的反復(fù)討論中得到升值并最終促成新版本文檔的形成，進(jìn)而匯總成組織的精華知識庫。每次點(diǎn)評操作，系統(tǒng)均會(huì)記錄相關(guān)的信息并作統(tǒng)計(jì)。推薦機(jī)制對于值得向員工宣貫和傳播的知識，相關(guān)人員可以進(jìn)行推薦，以擴(kuò)大文檔的被關(guān)注程度和傳播范圍（如若不推薦，該文檔可能被埋沒在眾多良莠不齊的文檔中）。對于技術(shù)和業(yè)務(wù)類文檔，將可以使得在短時(shí)間內(nèi)有大量的相關(guān)人員關(guān)注，并重用該知識；對于企業(yè)文化類的文檔，將可以使得管理者能夠通過推薦的方式向員工表示立場并使其理念有效宣貫到每個(gè)員工頭腦中。在每個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)中，均設(shè)有“推薦欄”，同時(shí)還可推薦到系統(tǒng)的門戶主頁中。每一次推薦操作均會(huì)自動(dòng)記錄在該文檔中以便后來的閱讀者了解該文檔的價(jià)值度。知識安全機(jī)制權(quán)限機(jī)制整個(gè)系統(tǒng)統(tǒng)一由一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫配置并記錄應(yīng)用模塊的權(quán)限列表，采用分級權(quán)限機(jī)制，權(quán)限控制最多可到每個(gè)文檔的字段級別。系統(tǒng)的每個(gè)知識文檔均有“可閱讀者”和“可編輯者”選項(xiàng)供選擇，可針對某個(gè)分類（目錄）統(tǒng)一定義權(quán)限。系統(tǒng)可以針對文檔中的MSOFFICE附件（WORD、EXCEL）進(jìn)行下載、打印、拷貝的權(quán)限控制。所有應(yīng)用模塊中的視圖文檔列表根據(jù)閱讀人動(dòng)態(tài)變化，確保有權(quán)限的人員方可看到文檔，沒有權(quán)限的人員將連文檔標(biāo)題都看不到。系統(tǒng)自動(dòng)記錄針對文檔的每步操作，包括閱讀，編輯，刪除，點(diǎn)評，訂閱，催辦等。審批機(jī)制系統(tǒng)提供了靈活的審批機(jī)制，融合了“串行”、“并行”、“會(huì)簽”、“條件轉(zhuǎn)移”、“自定義”五種流程審批的基本模型并可針對實(shí)際情況進(jìn)行各種模型的自由組合，審批機(jī)制可融合到所有需要審批的子系統(tǒng)中，如ISO文檔、報(bào)銷流程、公文審批等應(yīng)用。擁有相應(yīng)權(quán)限的人員可隨時(shí)查看到流程的當(dāng)前狀態(tài)，甚至可以直接手工催辦審批人。審批機(jī)制還有對流程的統(tǒng)計(jì)功能，如統(tǒng)計(jì)每個(gè)審批環(huán)節(jié)在某個(gè)員工手上停留的時(shí)間等。62組織架構(gòu)與人員管理LKS系統(tǒng)采用的是“集中存取、分級管理”的結(jié)構(gòu)模式。“集中存取”表現(xiàn)為數(shù)據(jù)可以集中存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)中心，按讀取權(quán)限的不同建立不同的邏輯視圖?！胺旨壒芾怼斌w現(xiàn)在“分級門戶、應(yīng)用模塊分級管理、組織架構(gòu)分級管理”三個(gè)方面。組織架構(gòu)與人員管理按照目錄服務(wù)的設(shè)計(jì)原則，符合標(biāo)準(zhǔn)的LDAP協(xié)議來保證整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)對組織架構(gòu)和人員信息的維護(hù)一致性。對每個(gè)組織架構(gòu)可以設(shè)置部門系統(tǒng)管理員，可以對部門內(nèi)的員工信息進(jìn)行管理與授權(quán)。63系統(tǒng)安全網(wǎng)絡(luò)安全如果通過INTERNET/INTRANET訪問KOA服務(wù)器，則可設(shè)置SSL、名稱和口令驗(yàn)證來保護(hù)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，并驗(yàn)證服務(wù)器和客戶機(jī)。此外，可設(shè)置防火墻服務(wù)器，防止INTERNET服務(wù)器受到來自企業(yè)網(wǎng)絡(luò)外部的未經(jīng)授權(quán)的訪問。數(shù)據(jù)及存取安全KOA提供了多層次的方法以確保安全性。可以保護(hù)域、區(qū)段、表單、視圖、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)域的安全。數(shù)據(jù)庫存取控制列表和加密特性提供了真正的安全性,數(shù)據(jù)庫存取控制表（ACL）規(guī)范了什么人可以以什么方式（例如，創(chuàng)建、讀、寫、刪除等）訪問什么樣的資源。ACL控制的資源包括服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文檔和文檔的字段。數(shù)據(jù)存取的身份包括下列7種級別不能存取者、存放者、讀者、作者、編輯者、設(shè)計(jì)者、管理者。帳戶及登陸整個(gè)系統(tǒng)的用戶帳戶與登陸由目錄服務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一控制，而且可以采用IC卡智能密碼鑰匙進(jìn)行登陸和控制。如采用EKEY系統(tǒng)。在每臺(tái)工作站的USB接口上，采用EKEY的密碼進(jìn)行WINDOWS服務(wù)器的登陸驗(yàn)證。進(jìn)一步，可以實(shí)現(xiàn)在線檢測EKEY狀態(tài)，在EKEY拔出時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)鎖定，再次插入時(shí)可以繼續(xù)運(yùn)行，以便用戶暫時(shí)離開時(shí)無需關(guān)機(jī)，又保持系統(tǒng)安全。目錄服務(wù)可以選用微軟AD、標(biāo)準(zhǔn)LDAP服務(wù)器和DOMINO等目錄管理系統(tǒng)。安全日志系統(tǒng)必須提供日志的方式記載與安全性有關(guān)的操作，例如文檔閱讀跟蹤、文檔活動(dòng)日志、系統(tǒng)維護(hù)跟蹤日志等等，以便在發(fā)生安全事故時(shí)能有一個(gè)可以用來追溯的資料。從而查清事故原因、事故有關(guān)責(zé)任人員，并做到事故預(yù)防等等。系統(tǒng)可靠性KOA通過采用DOMINO系統(tǒng)的集群功能，具備負(fù)載均衡能力和熱備份的高可靠性。KOA通過第三方的備份/恢復(fù)軟件（如VERITAS）實(shí)現(xiàn)在線數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)。64應(yīng)用集成企業(yè)系統(tǒng)有很多種，供應(yīng)商也很多，并且還不斷有新的企業(yè)系統(tǒng)出現(xiàn)。但是，根據(jù)和企業(yè)系統(tǒng)的不同集成方式，可以把企業(yè)集成分成三個(gè)層次數(shù)據(jù)集成數(shù)據(jù)集成是最基本層次的集成，就是實(shí)現(xiàn)不同企業(yè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)同步和數(shù)據(jù)傳輸。例如，通過NOTES客戶端或者瀏覽器查詢關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的企業(yè)數(shù)據(jù)，或者查看事務(wù)處理系統(tǒng)中的交易信息都是數(shù)據(jù)集成的例子。通過內(nèi)置JDBC/ODBC的編程支持，因此可以使用JDBC/ODBC編程實(shí)現(xiàn)訪問其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，KOA可以實(shí)現(xiàn)對用友、金蝶、SAP等主流財(cái)務(wù)、ERP等系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)；KOA系統(tǒng)提供SQL/JDBC接口，其他應(yīng)用程序使用SQL/JDBC可以存取訪問KOA系統(tǒng)中的文檔；KOA提供最新的XML支持，其他系統(tǒng)可以采用XML與KOA交換數(shù)據(jù)。這是非常標(biāo)準(zhǔn)和未來主流數(shù)據(jù)交換接口?？梢圆捎肔EI/ESB工具與數(shù)據(jù)庫及主流應(yīng)用軟件ERP/CRM/HR等連接，直接采用非編程方式進(jìn)行數(shù)據(jù)存取。工作流程集成和數(shù)據(jù)集成相比，工作流程的集成是更高層次的集成，是應(yīng)用邏輯的集成。通過實(shí)現(xiàn)流程集成，就把不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用邏輯和流程有機(jī)結(jié)合起來。這樣就可以把企業(yè)流程的操作擴(kuò)展到其它不同的系統(tǒng)和整個(gè)企業(yè)。系統(tǒng)通過協(xié)作和流程弱化電子郵件在辦公和工作交流過程中的用途。但KM系統(tǒng)本身可以通過SMTP/POP3等電子郵件的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議來利用郵件系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)交互和知識發(fā)布。知識集成和表示通過把從不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)掘出的知識以最恰當(dāng)?shù)姆绞奖硎境鰜?，為企業(yè)的決策者和業(yè)務(wù)經(jīng)理提供決策依據(jù)。7KOA擴(kuò)展功能71KOA可選模塊人事檔案人事檔案系統(tǒng)是人力資源系統(tǒng)的重要部分，主要提供員工的基本信息，包括員工編號、入職時(shí)間、家庭成員、工作記錄、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、薪酬記錄等信息的登記和維護(hù)，方便相關(guān)人員查詢。主要的功能包括員工檔案信息錄入管理員能在系統(tǒng)上錄入員工的檔案資料，用戶可以根據(jù)軟件提供的信息分類選項(xiàng)對本單位的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，提供員工照片上載。信息查詢按照系統(tǒng)提供的查詢視圖，分類查詢員工檔案信息，同時(shí)提供搜索功能，針對特定信息進(jìn)行查詢。員工通訊錄展示和打印提供員工通訊錄的展示和打印，可以查看到通用的員工信息。信息展示能按照需要進(jìn)行列表展示，點(diǎn)擊表頭欄目可以自