1、基金銷售業(yè)務(wù)資料檔案管理制度XX 投資管理有限公司第一章 總則第一條為進(jìn)一步促進(jìn)基金銷售業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)作，防范風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng) XX 投資管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“WDL”）對(duì)基金銷售業(yè)務(wù)客戶資料和交易記錄的檔案管理，依照中華人民共和國(guó)檔案法和中國(guó)證監(jiān)會(huì)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合 WDL 的實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本規(guī)定所稱的檔案是指 WDL 與合作銀行、基金支付結(jié)算機(jī)構(gòu)、基金公司簽署的關(guān)于基金銷售業(yè)務(wù)的協(xié)議、投資人信息、基金公司的信息、合作銀行或基金支付結(jié)算機(jī)構(gòu)信息等直接形成的各種文字、報(bào)表、技術(shù)資料、證件復(fù)印件等不同形式的記錄，以及對(duì)公司具有保存和利用價(jià)值的各種書面、電子、聲像的文件檔案和歷史資料。第三

2、條基金銷售業(yè)務(wù)檔案由基金運(yùn)營(yíng)管理部檔案組統(tǒng)一保管， 做到專人負(fù)責(zé)、分類集中、及時(shí)收集、按時(shí)移交、歸檔全面、存放 有序。維護(hù)檔案的完整與安全；服務(wù)于公司各項(xiàng)工作的查檔和利用。第二章 檔案組工作職責(zé)第四條貫徹執(zhí)行 WDL 對(duì)檔案工作的方針、政策和要求，制訂和完善檔案管理的各項(xiàng)制度。第五條基金運(yùn)營(yíng)管理部是公司資料檔案管理工作的最終責(zé)任部門，設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司的文件資料檔案。（二）督促公司各業(yè)務(wù)部門將應(yīng)歸檔的文件材料正確的整理立卷，按規(guī)定時(shí)間向綜合管理部移交歸檔，做好接受工作。（三）根據(jù)公司權(quán)限管理有關(guān)規(guī)定辦理檔案的借閱，做好檔案利用的服務(wù)工作和日常管

3、理工作。（四）進(jìn)行檔案的鑒定工作，對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限的檔案，提出存毀意見(jiàn)。第六條編制檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供查閱服務(wù)。應(yīng)歸檔的資料檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄認(rèn)真填寫移交清單，嚴(yán)格履行移交手續(xù)。第七條負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。第八條落實(shí)檔案安全防護(hù)措施，做好檔案的管理工作。嚴(yán)格檔案調(diào)閱的管理：（一）外單位查閱、借閱、復(fù)印檔案資料，須憑單位介紹信，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，按查閱規(guī)定辦理。（二）本公司人員因工作需要，履行規(guī)定的審批手續(xù)后，可以調(diào)閱檔案資料。1. 查閱本部門的檔案資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；2. 查閱其他部門的檔案資料，視重要程度由公司管理層或綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。3. 其

4、他部門因公使用基金清算檔案，須同時(shí)經(jīng)基金清算部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?；鹎逅銠n案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)公司信息科技部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，只可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，注明使用原因及去向。第三章 檔案的形成和歸檔第九條凡公司在基金銷售業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都必須按歸檔時(shí)間要求交由綜合管理部門歸檔統(tǒng)一保管，同時(shí)保留副本或復(fù)印件交予法律合規(guī)部留存?zhèn)浒?，各部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。第十條基金銷售業(yè)務(wù)檔案大體分為 7 類，具體包括：（一）中國(guó)證監(jiān)會(huì)對(duì) WDL 基金銷售業(yè)務(wù)的批復(fù)類文件；（二）基金銷售業(yè)務(wù)中 WDL 與各基金公司簽署的協(xié)議，基金公司在 WDL

5、基金銷售信息管理平臺(tái)的上線登記信息和其他所有與聯(lián)網(wǎng)基金公司相關(guān)的資料；（三）WDL 與合作銀行、基金支付結(jié)算結(jié)構(gòu)簽署的監(jiān)督協(xié)議、支付協(xié)議及所有與其相關(guān)的資料；（四）投資人辦理基金銷售業(yè)務(wù)時(shí)，提供的身份證明電子文檔資料和復(fù)印件等資料；（五）WDL 和基金公司、合作銀行、基金支付結(jié)算機(jī)構(gòu)處理業(yè)務(wù)差錯(cuò)時(shí)，提交和留存的相關(guān)業(yè)務(wù)資料；（六）投資人在 WDL 線下基金交易時(shí)，產(chǎn)生的與交易有關(guān)的資料；（七）WDL 要求投資人提供的其他與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料；第十一條第十條所涉及的基金銷售業(yè)務(wù)的檔案，由檔案組負(fù)責(zé)接收原件，收集、整理、保管檔案和提供查閱工作。第十二條對(duì)歸檔文件材料的基本要求：（一）歸檔的文件材料必須

6、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；歸檔文件必須是原件，每份文件、資料、檔案的內(nèi)容和附件批示等應(yīng)該全面完整。（二）應(yīng)永久、長(zhǎng)期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔；（三）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護(hù)要求。第十三條檔案歸檔時(shí)間要求：（一）基金運(yùn)營(yíng)管理部在各項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程中的合同、協(xié)議、相關(guān)審批材料、投資人資料等須在簽訂后 3 個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的所有文件材料提交檔案組歸檔；（二）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度復(fù)印增加份數(shù)。第四章 檔案的保管第十四條基金銷售業(yè)務(wù)的檔案保管期

7、限定為永久和定期兩種，定期為 15 年。（一）定期保管的檔案包括第十條里的（二）至（五）類檔案；（二）永久保管的檔案包括第十條里的第（一）類文檔及基金銷售業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)。第十五條檔案組采取專門的檔案室或設(shè)置檔案柜對(duì)文件進(jìn)行存檔；切實(shí)的做好防盜、防火、防水、防塵、防溫、防霉、防毀、防蟲等措施，確保檔案的安全。檔案入庫(kù)前須進(jìn)行殺蟲滅霉處理，以確保檔案室無(wú)蟲、無(wú)霉。檔案柜內(nèi)須放置樟腦、干燥劑等藥物保護(hù)檔案。第十六條保持檔案室清潔衛(wèi)生、嚴(yán)防強(qiáng)光、高溫。注意觀察溫度、溫度變化，并根據(jù)實(shí)際需要采取相關(guān)措施，使檔案室的溫度、濕度控制在允許范圍內(nèi)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、點(diǎn)火和存放易燃易爆物品。第十七條非檔案相關(guān)

8、工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得進(jìn)入。第十八條 WDL 的監(jiān)察稽核部對(duì)基金銷售業(yè)務(wù)檔案的管理工作進(jìn)行定期或不定期的檢查，凡違反規(guī)定的，將按 WDL 的有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)處罰。第五章 檔案的借閱第十九條檔案原則上不得借出，只供查閱；公司內(nèi)部人員借閱需填寫檔案借閱單，提供外部審查需帶離公司的，需填寫檔案外借單，得到所屬部門總監(jiān)書面同意后方可借閱。第二十條查閱檔案時(shí)，要愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁勾劃、折疊、涂改、剪裁、污損、撕毀或丟失檔案，違者將追究相關(guān)責(zé)任。借閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還，原則上 1 天內(nèi)交還，有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱時(shí)限的必須經(jīng)所屬部門總監(jiān)書面同意后辦理。第二十一條借閱歸還的檔案，檔案管理員需認(rèn)真核對(duì)案卷后再歸檔。管理人員要仔細(xì)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)遺失、損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告和處理。第六章 檔案的銷毀和備份第二十二條銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀前要編制清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，須報(bào)監(jiān)察稽核部，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。第二十三條基金銷售業(yè)務(wù)所有有價(jià)值的文件、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。第七章 罰則第二十四條下列行為給予批評(píng)教育、責(zé)令改正，造成損失的，責(zé)令賠償損失：（一）未建立檔案管理制度的。（二）檔案保管條件差，危及檔案安全的。（三）檔案管理制度不健全或執(zhí)行制度不嚴(yán)，可能造成檔案損失的。（四）發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、下落不明或泄密等情況，未及時(shí)采取有