1、（二）描述需求（二）描述需求描述需求是指對所需的物品、商品或服務的描述需求是指對所需的物品、商品或服務的特點和數(shù)量進行準確的敘述。采購部門如果特點和數(shù)量進行準確的敘述。采購部門如果不了解使用部門到底需要什么，就不可能進不了解使用部門到底需要什么，就不可能進行采購。因此，采購部門應對需求的細節(jié)如行采購。因此，采購部門應對需求的細節(jié)如貨品的品質(zhì)、包裝、售后服務、運輸和檢驗貨品的品質(zhì)、包裝、售后服務、運輸和檢驗方式等加以明確說明。準確描述所需的物品方式等加以明確說明。準確描述所需的物品或服務是采購部門和使用者或是跨職能的采或服務是采購部門和使用者或是跨職能的采購團隊的共同職責，這也是后期合理選擇供購

2、團隊的共同職責，這也是后期合理選擇供應來源和價格談判的基礎(chǔ)。應來源和價格談判的基礎(chǔ)。（三）選擇供應商（三）選擇供應商選擇供應商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應商的質(zhì)選擇供應商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應商的質(zhì)量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價格和售量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價格和售后服務等。供應商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史后服務等。供應商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財務狀況、組織管理、記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財務狀況、組織管理、聲譽、系統(tǒng)、通信、位置和供應柔性等也是采購部門聲譽、系統(tǒng)、通信、位置和供應柔性等也是采購部門要關(guān)注的。要關(guān)注的。（四）確

3、定價格（四）確定價格確定所需貨物的價格是采購過程中的一項重確定所需貨物的價格是采購過程中的一項重要決策。選定可能的供應商后，對供應商的報要決策。選定可能的供應商后，對供應商的報價進行分析，與供應商談判，選擇好供應商，價進行分析，與供應商談判，選擇好供應商，最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定價方法及其使用時機，并能利用價格談判技巧價方法及其使用時機，并能利用價格談判技巧來取得滿意的支付價格。來取得滿意的支付價格。（五）訂單安排（五）訂單安排價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面

4、文件，對買賣雙方的均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利、義務要明確列出。在采購過程中，要求及權(quán)利、義務要明確列出。在采購過程中，如果使用的訂單不是供應商的銷售協(xié)議或總括訂如果使用的訂單不是供應商的銷售協(xié)議或總括訂單，采購人員就要擬定采購訂單。單，采購人員就要擬定采購訂單。（六）貨物跟催（六）貨物跟催采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應商按期、按質(zhì)、采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應商按期、按質(zhì)、按時、按量交貨，應根據(jù)合同規(guī)定，督促供應商按時、按量交貨，應根據(jù)合同規(guī)定，督促供應商按規(guī)定交運。按規(guī)定交運。 （七）驗收貨物（七）驗收貨物貨物驗收的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂貨物驗收的基本目的

5、是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實際到達并檢查是否完好單所采購的貨物已經(jīng)實際到達并檢查是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。 （八）支付貨款（八）支付貨款供應商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付供應商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，采購部門應核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確清貨款時，采購部門應核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確后財務部門才能付清貨款。后財務部門才能付清貨款。（九）不符與退貨處理（九）不符與退貨處理凡供應商所交貨品與合同不符的，應依照合凡供應商所交貨品與合同不符的，應依照合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結(jié)約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予

6、以結(jié)案。案。 （十）結(jié)案（十）結(jié)案凡驗收合格付款或驗收不合格退貨的采凡驗收合格付款或驗收不合格退貨的采購事項，均需辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項購事項，均需辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項書面資料有無缺失，審查采購成效好壞書面資料有無缺失，審查采購成效好壞等，簽報高級管理部門或權(quán)責部門校閱等，簽報高級管理部門或權(quán)責部門校閱批示。批示。（十一）記錄并維護檔案（十一）記錄并維護檔案經(jīng)過上述所有步驟后，對于一次完整的采購經(jīng)過上述所有步驟后，對于一次完整的采購活動而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)活動而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購事項均應列入檔案、登記編號分類案的采購事項均應列入檔案、登記編號分類予以保管，

7、以便參閱或事后發(fā)生問題時查考。予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題時查考。 采購物料申請單采購物料申請單 日期： 訂單編號： 供應商名稱供應商名稱供應商編供應商編號號供應商地址供應商地址電話電話/傳真?zhèn)髡嫘蛱栃蛱柫狭咸柼栆?guī)格名稱規(guī)格名稱單位單位數(shù)量數(shù)量單單價價金額金額交貨數(shù)量交貨數(shù)量交貨日期交貨日期合合 計計交貨方式交貨方式交貨地點交貨地點交易條款：交易條款：交期：交期：品質(zhì)：品質(zhì)：不良品處理：不良品處理：其他：其他： 5附生產(chǎn)圖紙附生產(chǎn)圖紙 張，檢驗標準張，檢驗標準 份。份。承制供應商承制供應商總總 經(jīng)經(jīng) 理理采購經(jīng)理采購經(jīng)理采購主管采購主管采采 購購 員員謝 謝！ （四）物料采購單跟綜的工作內(nèi)

8、（四）物料采購單跟綜的工作內(nèi)容容物料采購單跟蹤物料采購單跟蹤 的項目的項目 外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1跟蹤物料供應商的生產(chǎn)加工跟蹤物料供應商的生產(chǎn)加工工藝工藝物料生產(chǎn)加工工藝是進行加工生產(chǎn)的第一步，物料生產(chǎn)加工工藝是進行加工生產(chǎn)的第一步，對任何外協(xié)件（需要供應商加工的物料）的對任何外協(xié)件（需要供應商加工的物料）的物料采購單，外貿(mào)跟單員都應對供應商的加物料采購單，外貿(mào)跟單員都應對供應商的加工工藝進行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)供應商沒有相關(guān)工工藝進行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)供應商沒有相關(guān)加工工藝和能力，或者加工工藝和能力不足，加工工藝和能力，或者加工工藝和能力不足，應及時提醒供應商改進，并提醒供應商如果

9、應及時提醒供應商改進，并提醒供應商如果不能保質(zhì)、保量、準時交貨，則要按照物料不能保質(zhì)、保量、準時交貨，則要按照物料采購單條款進行賠償，甚至取消今后的物料采購單條款進行賠償，甚至取消今后的物料采購。采購。2跟蹤物料跟蹤物料備齊物料是供應商執(zhí)行工藝流程的第一步，備齊物料是供應商執(zhí)行工藝流程的第一步，有經(jīng)驗的外貿(mào)跟單員會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，供應商有有經(jīng)驗的外貿(mào)跟單員會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，供應商有時會說謊，因此外貿(mào)跟單員必須實地考察了時會說謊，因此外貿(mào)跟單員必須實地考察了解實際情況，遇到與供應商所述不符的情況解實際情況，遇到與供應商所述不符的情況時，外貿(mào)跟單員必須提醒供應商及時準備物時，外貿(mào)跟單員必須提醒供應商及時準備物

10、料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。較差的供應商要提高警惕。3跟蹤加工過程跟蹤加工過程不同物料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證不同物料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，外貿(mào)跟單員需要對加工過程進行監(jiān)貨期、質(zhì)量，外貿(mào)跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。對有些物料采購，其加工過程的質(zhì)檢小組要控。對有些物料采購，其加工過程的質(zhì)檢小組要有外貿(mào)跟單員參加。對于一次性大開支的項目物有外貿(mào)跟單員參加。對于一次性大開支的項目物料采購、設(shè)備物料采購、建筑材料物料采購等，料采購、設(shè)備物料采購、建筑材料物料采購等，外貿(mào)跟單員要特別重視。外貿(mào)跟單

11、員要特別重視。4跟蹤組裝總測跟蹤組裝總測外貿(mào)跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家物料采外貿(mào)跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家物料采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。對這些零部件組裝總測是完成整進行組裝檢測。對這些零部件組裝總測是完成整機產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成，需要機產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成，需要跟單員有較好的電子技術(shù)專業(yè)知識和行業(yè)工作經(jīng)跟單員有較好的電子技術(shù)專業(yè)知識和行業(yè)工作經(jīng)驗，否則，即使跟蹤也達不到效果。驗，否則，即使跟蹤也達不到效果。5跟蹤包裝入庫跟蹤包裝入庫此環(huán)節(jié)是整個物料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結(jié)束點，外此環(huán)節(jié)是

12、整個物料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結(jié)束點，外貿(mào)跟單員要與供應商聯(lián)系，了解物料、零部件最貿(mào)跟單員要與供應商聯(lián)系，了解物料、零部件最終完成的包裝入庫信息。對重要的物料、零部件終完成的包裝入庫信息。對重要的物料、零部件外貿(mào)跟單員應去供應商的倉庫查看。外貿(mào)跟單員應去供應商的倉庫查看。供應商市場供應商市場物料部預收物料部預收物料部入倉物料部入倉物料部發(fā)料物料部發(fā)料生產(chǎn)部使用生產(chǎn)部使用不良品返納不良品返納剩余品退倉剩余品退倉盤點盤點物料控制流程圖物料控制流程圖知識擴充：知識擴充： 日商物料采購流程簡介日商物料采購流程簡介 JIT（）物料采購是準時化生產(chǎn)系（）物料采購是準時化生產(chǎn)系統(tǒng)（統(tǒng)（JIT）的重要組成部分。）的

13、重要組成部分。JIT是近四十年來由日本企業(yè)首是近四十年來由日本企業(yè)首創(chuàng)的一種新的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，最早使用這一系統(tǒng)的公司是全球創(chuàng)的一種新的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，最早使用這一系統(tǒng)的公司是全球知名的豐田汽車公司。知名的豐田汽車公司。JIT系統(tǒng)是指企業(yè)在生產(chǎn)自動化、電算系統(tǒng)是指企業(yè)在生產(chǎn)自動化、電算化的情況下，合理規(guī)劃并大大簡化物料采購、生產(chǎn)及銷售過程化的情況下，合理規(guī)劃并大大簡化物料采購、生產(chǎn)及銷售過程，使物料進廠到產(chǎn)成品出廠進入市場能夠緊密銜接，盡可能減，使物料進廠到產(chǎn)成品出廠進入市場能夠緊密銜接，盡可能減少庫存，從而達到降低產(chǎn)品成本、全面提高產(chǎn)品質(zhì)量、勞動生少庫存，從而達到降低產(chǎn)品成本、全面提高產(chǎn)品質(zhì)量、

14、勞動生產(chǎn)率和綜合濟效益目的的一種先進生產(chǎn)系統(tǒng)。產(chǎn)率和綜合濟效益目的的一種先進生產(chǎn)系統(tǒng)。JIT物料采購是物料采購是JIT系統(tǒng)得以順利運行的重要內(nèi)容，是系統(tǒng)得以順利運行的重要內(nèi)容，是JIT系統(tǒng)循環(huán)的起點，系統(tǒng)循環(huán)的起點，推行推行JIT物料采購是實施物料采購是實施JIT生產(chǎn)經(jīng)營的必然要求和前提條件生產(chǎn)經(jīng)營的必然要求和前提條件。 日本企業(yè)的供應商開拓日本企業(yè)的供應商開拓 (3個月個月-1年年) （一）供應商方面的原因一）供應商方面的原因，供應商方面的原因供應商方面的原因 具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)1管理能力方面管理能力方面（1）交貨時間計算錯誤；）交貨時間計算錯誤；（2）物料采購管理不健全；）物料采購管理不健全

15、；（3）質(zhì)量管理不到位；）質(zhì)量管理不到位；（4）交貨期責任意識不強。）交貨期責任意識不強。2生產(chǎn)能力方面生產(chǎn)能力方面（1）超過產(chǎn)能接單；）超過產(chǎn)能接單；（2）臨時插入急單；）臨時插入急單；（3）小批量訂單需要合起來生產(chǎn)；）小批量訂單需要合起來生產(chǎn)；（4）物料采購延誤影響生產(chǎn)量的準確掌握）物料采購延誤影響生產(chǎn)量的準確掌握（5）不合格產(chǎn)品過多造成物料用料過多。）不合格產(chǎn)品過多造成物料用料過多。3技術(shù)能技術(shù)能力方面力方面（1）超過本廠生產(chǎn)技術(shù)能力接單；）超過本廠生產(chǎn)技術(shù)能力接單；（2）對新下單產(chǎn)品不熟悉；）對新下單產(chǎn)品不熟悉；（3）機器設(shè)備故障率高。）機器設(shè)備故障率高。4其他方其他方面原因面原因（1

16、）員工流動性大及員工待遇低對工）員工流動性大及員工待遇低對工作的抵制情緒造成產(chǎn)能下降；作的抵制情緒造成產(chǎn)能下降；（2）經(jīng)營業(yè)績不佳需要調(diào)整經(jīng)營方向）經(jīng)營業(yè)績不佳需要調(diào)整經(jīng)營方向。小知識：物料質(zhì)量達不到企業(yè)使用要求的嚴重后果1.導致企業(yè)內(nèi)部花費大量的時間與精力去處理，增導致企業(yè)內(nèi)部花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用；加大量的管理費用；2.會導致企業(yè)的重檢、挑選上花費額外的時間與精會導致企業(yè)的重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；力，造成檢驗費用增加；3.會導致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；會導致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；4.會導致生產(chǎn)計劃推遲，不能按時間客戶交貨，會

17、會導致生產(chǎn)計劃推遲，不能按時間客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度；降低客戶對企業(yè)的信任度；5.會引起客戶退貨，導致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重會引起客戶退貨，導致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。的會丟失客戶。 物料采購跟單要求物料采購跟單要求外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1適當?shù)慕回洉r間適當?shù)慕回洉r間適當?shù)慕回洉r間是指企業(yè)所物料采適當?shù)慕回洉r間是指企業(yè)所物料采購的物料在規(guī)定的時間獲得有效的購的物料在規(guī)定的時間獲得有效的供應。它是外貿(mào)跟單員進行物料采供應。它是外貿(mào)跟單員進行物料采購跟單的中心任務。購跟單的中心任務。2適當?shù)慕回涃|(zhì)量適當?shù)慕回涃|(zhì)量外貿(mào)跟單員不能只看重交貨時間，外貿(mào)跟單員不能

18、只看重交貨時間，適當?shù)慕回涃|(zhì)量是跟進工作的重點適當?shù)慕回涃|(zhì)量是跟進工作的重點之一。所謂適當?shù)慕回涃|(zhì)量，是指之一。所謂適當?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應商所交的物料可以滿足企業(yè)使供應商所交的物料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會導致成本提高，的，但過高的質(zhì)量會導致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。3適當?shù)慕回涍m當?shù)慕回浀攸c地點適當?shù)牡攸c是指港口、物流中心企業(yè)的倉庫，適當?shù)牡攸c是指港口、物流中心企業(yè)的倉庫，甚至是企業(yè)的生產(chǎn)線上。為了減少企業(yè)的運甚至是企業(yè)的生產(chǎn)線上。為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，外貿(mào)跟單員在進行

19、物料跟單輸與裝卸費用，外貿(mào)跟單員在進行物料跟單時應要求供應商在適當?shù)牡攸c交貨，只要離時應要求供應商在適當?shù)牡攸c交貨，只要離企業(yè)最近、方便企業(yè)裝卸的地點都是適當?shù)钠髽I(yè)最近、方便企業(yè)裝卸的地點都是適當?shù)慕回浀攸c。交貨地點。4適當?shù)慕回涍m當?shù)慕回洈?shù)量數(shù)量適當?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的物料剛好夠適當?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的物料剛好夠企業(yè)用，不產(chǎn)生更多的庫存。交貨數(shù)量越多，企業(yè)用，不產(chǎn)生更多的庫存。交貨數(shù)量越多，價格越便宜，外貿(mào)跟單員的工作也相對越輕價格越便宜，外貿(mào)跟單員的工作也相對越輕松。松。5適當?shù)慕回涍m當?shù)慕回泝r格價格適當?shù)慕回泝r格是指在市場經(jīng)濟條件下，對適當?shù)慕回泝r格是指在市場經(jīng)濟條件下，對企業(yè)及供應商雙方均屬適當?shù)?，并且要與市企業(yè)及供應商雙方均屬適當?shù)模⑶乙c市場競爭、交貨質(zhì)量、交貨時間及付款條件相場競爭、交貨質(zhì)量、交貨時間及付款條件相稱。外貿(mào)跟單員長期與眾多供應商打交道，稱。外貿(mào)跟單員長期與眾多供應商打交道，對物料價格