1、江淮建設股份有限公司文件下發(fā)管理制度與程序一、目的為進一步完善公司文件管理，讓公司文件的下發(fā)更加規(guī)范、合理，從而提高公司下發(fā)文件的質(zhì)量和提升下發(fā)文件的效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門的文件下發(fā)工作。三、管理責任1、綜合辦是公司文件的統(tǒng)一管理部門，主管本公司并負責指導各部門的文件下發(fā)工作。2、公司各部門在文件管理中必須嚴格執(zhí)行公司相關保密規(guī)定，確保公司信息安全。四、發(fā)文規(guī)則1 、公司文件的下發(fā)由相關部門起草，未涉及跨部門事項的文件，歸各部門管理，由部門經(jīng)理及分管領導審核后，呈交總經(jīng)理審閱批準之后生效；涉及跨部門事項的文件，發(fā)文部門起草后，應先征求相關部門意見，并經(jīng)相關分管領

2、導審核后，呈交總經(jīng)理審閱批準后生效。2 、綜合辦設立專門人員對公司文號及發(fā)文格式進行管理。批準生效后的文件原件及電子檔備份由綜合辦存檔，并統(tǒng)一編制文號，最后將修訂好的電子文檔或書面文檔發(fā)至相關部門，并保存發(fā)文記錄。五、文件格式1、文件一律采用A4或B5型號的紙張打印，頁面邊距按標準版面。2 、主標題（又稱一級標題）為二號宋體（加粗）；二級標題為三號黑體；三級標題為三號宋體加粗；正文均為三號宋體。3 、所有正式的下發(fā)文件要求統(tǒng)一編號，各部門代字如下：副總辦江總字綜合辦公室江辦字工程部江工字市場經(jīng)營部江市字財務部江財字人力資源部江人字六、文件的校正程序先由相關出臺文件的責任部門起草，綜合辦負責初步

3、編制文件，公司文件若需修改，由相關部門提出書面意見，經(jīng)相關領導審閱批準后，由綜合辦按規(guī)范進行修改。修改之后的文件經(jīng)綜合辦統(tǒng)一以電子文檔或書面形式發(fā)往相關部門。無保留價值的原書面文件需送還綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一銷毀。七、文件審批程序1、公司的文件采取逐級審批的程序，應將擬制的文件報送直接上級審核。2、公司領導審批后，再由綜合辦統(tǒng)一發(fā)放至相關部門。3、文件審核（批）的重點是：是否需要行文；是否符合公司的規(guī)章制度；是否應與有關部門協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式、文字表述是否符合本制度規(guī)定等。4、公司頒布的規(guī)章制度以及涉及公司全局的文件，正式發(fā)文前應先經(jīng)總經(jīng)理審核，由總經(jīng)理簽字或蓋章確認。八、文件發(fā)放辦

4、法1、按各部門、各級領導職權劃分的規(guī)定，各級領導負責簽發(fā)職權范圍內(nèi)報送的文件。2、有關規(guī)章制度、管理辦法以及關系公司全局的文件由總經(jīng)理簽發(fā)。3、法律文件由法定代表人或法定代表人授權的人員簽發(fā)。4、文件在公司領導簽字或蓋章后生效。5、文件發(fā)放人員負責本部門的發(fā)文工作，對于公司全部發(fā)文，要進行登記，即填寫發(fā)文登記表。6、文件收發(fā)人員應將原件進行歸檔管理，將文件的復印件發(fā)至抄送部門,并將相關文件電子版上傳到公司群共享。九、收發(fā)效率與管理1、公司綜合辦負責公司的文件發(fā)放工作，所有針對公司全部人員下發(fā)的文件一律由綜合辦人員進行登記，即填寫發(fā)文登記表。2、文件發(fā)放人員必須盡職盡責，在發(fā)文的各個環(huán)節(jié)都要嚴格登記手續(xù)，使文件的流轉(zhuǎn)方向和辦理過程一目了然。3、文件收發(fā)人員應在收文后一小時之內(nèi)將文件及時送達各收文部門（個人），不得在手中積存，以免造成辦公效率低下。4、文件審核人、審批人原則上