1、外貿(mào)跟單中存在問題的調(diào)查以SY辦公用品有限公司為例物流1222班 李紅【摘要】：隨著我國對(duì)外對(duì)外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，全球化經(jīng)濟(jì)趨勢明顯，對(duì)于寧波這個(gè)港口城市來說，發(fā)展外貿(mào)行業(yè)最合適不過了。最近幾年，外貿(mào)行業(yè)發(fā)展壯大，分工逐步走向細(xì)分化，社會(huì)所需的外貿(mào)人才也變得更加專業(yè)化，同時(shí)需求掌握的外貿(mào)知識(shí)和技能更系統(tǒng)全面。外貿(mào)跟單員是伴隨著外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行接單出口業(yè)務(wù)而衍生出來的職位，在外貿(mào)工作中扮演者重要的角色，直接影響著外貿(mào)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、運(yùn)作效率和經(jīng)濟(jì)效益。外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)范圍廣泛，在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對(duì)貨物加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助

2、履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員?！案鷨巍本褪歉M(jìn)、跟隨、追蹤訂單，跟單員是企業(yè)各部門的協(xié)調(diào)員，是外銷員的助手。本文以SY辦公用品有限公司跟單流程為例，分析其跟單流程中每個(gè)步驟中所存在的問題，并提出合理的、可行的改進(jìn)建議。從而在今后的跟單過程中完善、規(guī)范其流程，促進(jìn)外貿(mào)業(yè)務(wù)能準(zhǔn)確、高效率、低成本、安全的進(jìn)行?！娟P(guān)鍵詞】：外貿(mào)跟單員、流程、問題、改進(jìn)意見 1、 寧波SY辦公用品有限公司簡介寧波SY辦公用品有限公司是一家集產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的外向型文具制造商，專業(yè)生產(chǎn)各種紙制文具及文具套裝等系列產(chǎn)品。公司位于寧波市鄞州區(qū)橫街鎮(zhèn)，于2014年年初注冊(cè)成立，注冊(cè)資本達(dá)1000萬人民幣。公司擁有

3、專業(yè)的設(shè)計(jì)開發(fā)人才，標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)車間，嚴(yán)格的品質(zhì)控制，完善的管理模式.產(chǎn)品造型設(shè)計(jì)美觀，品質(zhì)經(jīng)久耐用。接受OEM訂單。寧波SY辦公用品有限公司出口的產(chǎn)品主要有文具、工藝品、塑料制品、五金制品、紙制品、木制品、模具的研發(fā)、制造、加工、批發(fā)、零售、金屬材料、體育用品的批發(fā)、零售自營或代理貨物和技術(shù)的進(jìn)出口，但國家限制經(jīng)營或禁止進(jìn)出口的貨物和技術(shù)除外。寧波SY辦公用品有限公司也有自己生產(chǎn)的產(chǎn)品，主要生產(chǎn)吊掛、 蝌蚪夾 、報(bào)告紙?zhí)?、索引卡?#160;便簽紙等紙制辦公用品。同時(shí)為滿足顧客的需求，公司也與向其他生產(chǎn)辦公用品企業(yè)合作，出口其他各種辦公用品。 公司本著務(wù)實(shí)的經(jīng)營，優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品

4、和完善的服務(wù)的經(jīng)營理念，我們的產(chǎn)品和服務(wù)獲得了新老客戶的一致認(rèn)同。公司的客戶主要是通過交易會(huì)洽談得到，與客戶達(dá)成長期合作。產(chǎn)品遠(yuǎn)銷美國，歐洲，墨西哥，日本等國家地區(qū)及世界各知名企業(yè)。二、外貿(mào)跟單工作的流程及內(nèi)容 作為一個(gè)外貿(mào)跟單員，不僅對(duì)外要有業(yè)務(wù)員一樣的交流溝通能力，對(duì)內(nèi)還要有生產(chǎn)管理能力，要具備計(jì)劃、組織、管理、溝通、協(xié)調(diào)的能力，掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。確保貨物保質(zhì)保量安全準(zhǔn)時(shí)的送達(dá)到客戶手中。外貿(mào)跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促訂單落戶的專業(yè)人員。跟單員的工作大致分為：接單（訂單確認(rèn)）、生產(chǎn)（訂單執(zhí)行

5、）、出貨、后期整理四個(gè)階段，一個(gè)跟單員主要圍繞著這四個(gè)階段開展工作。（一）、確認(rèn)訂單公司對(duì)于一個(gè)訂單的確認(rèn)需要先跟客戶進(jìn)行一定的交易磋商，也就是交易談判。買賣雙方就交易條件進(jìn)行談判，達(dá)成協(xié)議共識(shí)的過程。交易談判有兩種形式：一種是口頭談判，另外一種是通過函電等通信媒介進(jìn)行磋商，及函電成交方式。SY辦公用品國際有限公司主要采用函電成交方式，磋商內(nèi)容主要包括商品的名稱、品質(zhì)、規(guī)格、包裝、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、付款方式、異議索賠、不可抗力和仲裁等。（二）、安排生產(chǎn)經(jīng)過洽談，受到客戶的正式訂單之后，跟單員要根據(jù)客戶的要求制作公司內(nèi)部格式的內(nèi)部生產(chǎn)聯(lián)系確認(rèn)單，經(jīng)過經(jīng)理簽字后，下發(fā)到工廠的生產(chǎn)部門，交給生產(chǎn)部組織安排

6、采購相關(guān)原料和生產(chǎn)。同時(shí)外貿(mào)跟單員要將生產(chǎn)任務(wù)留底，把訂單主要信息輸入到工作表格中，便于之后工作過程中的及時(shí)跟蹤。輸入的主要信息主要包括訂單號(hào)碼、條碼、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、尺寸、顏色、數(shù)量和單位，同時(shí)還會(huì)寫明包裝具體要求，根據(jù)產(chǎn)品的性質(zhì)不同，有的產(chǎn)品要求用紙箱包裝，有的產(chǎn)品要求用塑料袋包裝后再裝紙箱（比如服裝），有的要求用編織袋包裝（比如面料），有的要求用木箱包裝（比如稍大一些的設(shè)備，對(duì)包裝要求較高，如果是木箱包裝要注意熏蒸）。由于SY辦公用品國際有限公司應(yīng)出口的產(chǎn)品大部分為紙質(zhì)辦公用品，所以選用的外箱包裝大部分為紙箱包裝。確認(rèn)單上還會(huì)寫明具體日期，日期一般有兩個(gè)，一個(gè)是下單日期，另外一個(gè)交貨日期

7、，下單日期的作用一是可以統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)時(shí)間，更好的判斷每批貨生產(chǎn)所用的時(shí)間；二是當(dāng)生產(chǎn)進(jìn)度出現(xiàn)問題時(shí)，生產(chǎn)部門常會(huì)推卸責(zé)任于業(yè)務(wù)員下單時(shí)間太晚，此時(shí)下單日期成了說話的憑證。交貨日期對(duì)于一個(gè)跟單員來說，是需要特別注重的問題，一旦晚于交貨日期，就會(huì)出現(xiàn)客戶退貨或要求打折扣的損失。所以跟單員需要很好的掌控交貨時(shí)間。一般情況下，交貨地點(diǎn)是與交貨時(shí)間寫在一起的，上面會(huì)寫收貨人的詳細(xì)地址以及聯(lián)系人和聯(lián)系方式。寫完交貨日期和交貨地點(diǎn)之后確認(rèn)單的最后還會(huì)注明各種需要注明的事項(xiàng)，比如工廠生產(chǎn)的吊掛要求特別注意印刷不要有白點(diǎn)，沖孔和壓痕不能毛邊，鐵條不能外漏金屬色等要求，最后在確認(rèn)單上相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（三）采購跟蹤安

8、排生產(chǎn)后，跟單員一周之后會(huì)開始工廠的采購跟蹤，與工廠相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人保持聯(lián)系，要確保所有必須的原料或零件能按時(shí)、按質(zhì)、按量的送到工廠倉庫，為生產(chǎn)做好準(zhǔn)備。（四）生產(chǎn)過程跟蹤生產(chǎn)原料準(zhǔn)備齊全之后，就要跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，安排生產(chǎn)產(chǎn)品。根據(jù)交貨日期，跟單員需要與工廠確認(rèn)這批貨是否能保質(zhì)保量完成生產(chǎn)，并調(diào)節(jié)生產(chǎn)進(jìn)度與督促。根據(jù)工廠提供的生產(chǎn)進(jìn)度一步跟進(jìn)。貨物生產(chǎn)完成后，跟單員要對(duì)生產(chǎn)的貨物進(jìn)行廠內(nèi)檢驗(yàn)、包裝和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。（五）安排出貨生產(chǎn)完成檢驗(yàn)和包裝后，在質(zhì)量合格的前提下，工廠可以安排出貨。外貿(mào)跟單員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，向貨代訂艙，確認(rèn)好船期、送貨時(shí)間和地址，督促貨代在船期之前制作好報(bào)關(guān)資料，為公司代辦報(bào)關(guān)手續(xù)，跟

9、單員與貨代聯(lián)系，拿取預(yù)錄單和提單確認(rèn)件，安排出貨的過程中，一定要計(jì)算好船期，在這之前做好報(bào)關(guān)，入倉庫等手續(xù)。（六）貨物運(yùn)輸跟蹤生產(chǎn)完成，貨代代理公司做好報(bào)關(guān)資料后工廠可安排車輛將貨運(yùn)至指定港口倉庫存放，1到2天后跟單員應(yīng)查詢這票貨是否已運(yùn)至倉庫，船開之后，跟蹤關(guān)注船的航程，看看整個(gè)航程是否會(huì)有異常情況，這票貨是不是會(huì)按預(yù)計(jì)的時(shí)間到達(dá)目的港。（七）后續(xù)整理拿到提單后，就要準(zhǔn)備資料給客戶付款和清關(guān)。SY采用的付款方式大部分為T/T。因?yàn)檫@種方式對(duì)出口商來說并沒有收匯風(fēng)險(xiǎn)，出貨之后就可準(zhǔn)備情況資料給客戶清關(guān)。三、存在的問題1、 下單生產(chǎn)跟蹤計(jì)劃不完善，導(dǎo)致生產(chǎn)不及時(shí)，無法準(zhǔn)時(shí)交貨 接到客人最終確認(rèn)訂

10、單之后，將確認(rèn)訂單產(chǎn)品資料下達(dá)給工廠，工廠按照訂單資料提供的信息進(jìn)行采購原料，安排生產(chǎn)。但工廠往往會(huì)因?yàn)橛唵翁?，有可能?huì)遺漏某個(gè)訂單，或者未按照交貨期準(zhǔn)時(shí)安排生產(chǎn)產(chǎn)品。這時(shí)候，如果跟單員未能及時(shí)根據(jù)貨物交貨期跟進(jìn)產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度的話，就會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)不及時(shí)，無法按照交貨期準(zhǔn)時(shí)交貨，帶來的損失是客人的索賠或退貨。2、 生產(chǎn)、印刷、包裝要求等資料下達(dá)不齊全，不明確 SY辦公用品有限公司生產(chǎn)的產(chǎn)品大多是紙制品，比如報(bào)告紙?zhí)?，有時(shí)客人會(huì)要求按他們提供的圖案印刷制作。在實(shí)際的生產(chǎn)過程中，如果未能按照客人提供的圖案及印刷要求完整、齊全、明確的提供給工廠，最后工廠制作出來的產(chǎn)品不能達(dá)到客戶的要求而無法交貨。3、

11、交貨期安排不準(zhǔn)確，產(chǎn)品質(zhì)量差，導(dǎo)致驗(yàn)貨失敗 向工廠下訂單的時(shí)候，提供的交貨期不準(zhǔn)確，提供的生產(chǎn)周期并不是合格產(chǎn)品的生產(chǎn)周期，工廠會(huì)因?yàn)榧庇谮s在交貨期前生產(chǎn)產(chǎn)品，此時(shí)生產(chǎn)的產(chǎn)品很有可能會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品的質(zhì)量問題，最終會(huì)因?yàn)楫a(chǎn)品質(zhì)量差，導(dǎo)致驗(yàn)貨失敗。4、 制作合同資料時(shí)，因不仔細(xì)填錯(cuò)貨物信息，造成重復(fù)工作，工作效率降低 在制作合同資料的過程中，會(huì)涉及到貨物的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠商、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨日期等信息，遺漏一個(gè)小數(shù)點(diǎn)或者少寫一個(gè)字母“a”，帶來的問題就是整個(gè)合同信息錯(cuò)誤，接下去的工作出錯(cuò)，最后花費(fèi)時(shí)間重頭修改。5、 與貨代之間交流溝通協(xié)調(diào)少，導(dǎo)致訂艙不及時(shí)，無空位艙 有時(shí)候跟單事務(wù)繁忙

12、，總是會(huì)忘了交給貨代辦理的工作，與貨代之間的交流溝通協(xié)調(diào)少，會(huì)出現(xiàn)最終未按照合同交期、船期進(jìn)行訂艙，導(dǎo)致要出貨時(shí)無空位艙。 典例：PO#1233024 CUAUTILAN IZCALL 客人的塑料相框，合同交期2014.9.10,合同船期2014.10.10,因?yàn)镃UAUTILAN IZCALL 客人要求在船期前10天就必須進(jìn)系統(tǒng)訂艙，否則會(huì)配不上倉位，所以10月1日就應(yīng)該訂艙，但在實(shí)際操作過程中，到10月5日才訂艙，因此導(dǎo)致訂艙不及時(shí)，無空位艙。 四、優(yōu)化跟單流程的建議爭對(duì)SY辦公用品有限公司跟單流程中每個(gè)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題，結(jié)合自己實(shí)際的跟單操作過程，對(duì)整個(gè)跟單流程進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。1、 根據(jù)訂

13、單信息制定完善的生產(chǎn)跟蹤計(jì)劃 在下訂單給工廠的過程中，要根據(jù)工廠的生產(chǎn)能力，訂單的生產(chǎn)周期，提供合理的訂單信息和要求給工廠，下單之后要督促工廠買料生產(chǎn)，根據(jù)工廠提供的信息一步步跟進(jìn)產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度，如遇生產(chǎn)問題應(yīng)及時(shí)與工廠溝通協(xié)調(diào)。制定生產(chǎn)計(jì)劃要遵循五個(gè)主要原則：（1）交貨期先后原則，交貨期越緊就越應(yīng)先優(yōu)先安排生產(chǎn)；（2）客戶分類原則；（3）產(chǎn)能平衡原則，避免出現(xiàn)生產(chǎn)“瓶頸”、停線待料等事件；（4）工藝流程原則，工藝復(fù)雜，制造時(shí)間長的應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注；（5）充分考慮時(shí)間因素，合理安排好時(shí)間。2、 下達(dá)生產(chǎn)、印刷、包裝等要求時(shí)，提供的資料信息要齊全，明確生產(chǎn)要求。 如生產(chǎn)一批按客人要求印刷的報(bào)告紙?zhí)?，?/p>

14、達(dá)命令給工廠時(shí)，要將客人的要求傳達(dá)詳細(xì)、準(zhǔn)確。若客人有提供圖案等資料信息，一定要及時(shí)傳達(dá)給工廠，并告知工廠生產(chǎn)要求和特別需要注意事項(xiàng)，避免產(chǎn)品不符合要求現(xiàn)象的發(fā)生。3、 確保所下達(dá)的合同資料準(zhǔn)確及時(shí)在制作合同資料的時(shí)候，一定要認(rèn)真仔細(xì)，一定要核對(duì)合同資料信息。比如，確認(rèn)船期、交貨期是否填寫正確，核對(duì)產(chǎn)品信息，以避免因合同資料提供不正確而造成的重復(fù)工作。4、 保證產(chǎn)品質(zhì)量，順利通過驗(yàn)貨在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中，產(chǎn)品的質(zhì)量控制是非常重要的，對(duì)于工廠每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)跟單員都要掌握在手，在線質(zhì)量控制，每天隨機(jī)抽查產(chǎn)品質(zhì)量及數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良品源頭，要求生產(chǎn)線及時(shí)更正并監(jiān)督。通知相關(guān)部門檢查設(shè)備性能是否符合要求，檢查裝配流程是否正確，以及增加補(bǔ)生產(chǎn)備料和增加補(bǔ)生產(chǎn)指令。品質(zhì)監(jiān)控要從工藝準(zhǔn)備、生產(chǎn)過程和輔助服務(wù)過程三個(gè)方面進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。5、 多與貨代溝通協(xié)調(diào)，保證及時(shí)訂艙出貨在與工廠多督促聯(lián)系的同時(shí)，還要做好與貨代之間的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)出貨信息，以便于貨代根據(jù)要求合理安排訂艙，辦理報(bào)關(guān)等出口手續(xù)。五、總結(jié)本文上述針對(duì)SY辦公用品有限公司跟單流程中各環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題，提出了一系列的建議和總結(jié)。從自身的角度看，不但可以豐富自己的跟單經(jīng)驗(yàn)和跟單知識(shí),提高自己的市場調(diào)研和預(yù)測能力、推銷能力、語言表達(dá)能力、社會(huì)協(xié)調(diào)能力和