1、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案信息安全存儲(chǔ)和電子文件長(zhǎng)久保存研究中交水運(yùn)規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司 靳 張 鋁摘要 以數(shù)字檔案信息安全存儲(chǔ)、保證數(shù)字檔案信息資源的合法性、降低管理成本為目的，分析勘察設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案永久保存目前遇到的問題，對(duì)數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)方案作為電子檔案長(zhǎng)期保存的方式進(jìn)行探討，研究勘察設(shè)計(jì)企業(yè)采用該技術(shù)方案的必要性、分析面臨的問題及解決方法。 關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案信息 縮微技術(shù) 膠片當(dāng)前勘察設(shè)計(jì)企業(yè)計(jì)算機(jī)繪圖，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、辦公自動(dòng)化的普及應(yīng)用使企業(yè)生產(chǎn)、管理效率極大地提高。一方面作為數(shù)字檔案資源的CAD、OA生成的電子文件已經(jīng)成為企業(yè)檔案部門收集管理、提供利用的重點(diǎn)工作，另一

2、方面一些企業(yè)將歷史保存的企業(yè)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了電子檔案的轉(zhuǎn)化，通過建立數(shù)字化檔案館提供高品質(zhì)利用服務(wù)。檔案工作以信息技術(shù)為依托產(chǎn)生了巨大的變革，同時(shí)對(duì)檔案部門如何保障數(shù)字檔案信息資源安全提出了挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案作為企業(yè)的知識(shí)資源和無形資產(chǎn)的重要程度，越來越受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重視，如何解決電子檔案永久保存成為我們目前最為關(guān)注的議題之一。1、 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案資源特點(diǎn)勘查設(shè)計(jì)企業(yè)館藏技術(shù)檔案占主要部分，其中工程圖紙?jiān)诩夹g(shù)檔案中又占很大的比例，以中交水運(yùn)規(guī)劃設(shè)計(jì)院為例，檔案資源涵蓋了歷年完成工程設(shè)計(jì)、管理成果的真實(shí)記錄，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、 重復(fù)利用、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)、輔助決策和學(xué)習(xí)總結(jié)

3、經(jīng)驗(yàn)等方面起到重要作用，是企業(yè)核心信息資源。知識(shí)和信息是企業(yè)重要的資產(chǎn)組成部分，知識(shí)和信息在現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中起到關(guān)鍵作用。從本世紀(jì)開始，國(guó)內(nèi)的勘查設(shè)計(jì)企業(yè)已經(jīng)全部采用計(jì)算機(jī)繪圖，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)應(yīng)用于設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)，不但極大地提高了生產(chǎn)力，同時(shí)CAD電子文件的產(chǎn)生，為數(shù)字檔案資料利用服務(wù)創(chuàng)造了良好資源環(huán)境，同時(shí)，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文件存儲(chǔ)技術(shù)的成熟，成本降低，為檔案信息化普及應(yīng)用提供了有利的條件。一方面大量生成的歸檔電子文件為檔案利用提供了極大的便利，但同時(shí)由于多種因素造成紙質(zhì)原件的收集、整編、歸檔工作仍舊必須延用，圖紙部分歸檔原件有硫酸紙底圖和藍(lán)圖，硫酸紙底圖原件提供用戶在需要再出版曬制

4、藍(lán)圖時(shí)的應(yīng)用，藍(lán)圖作為調(diào)檔查閱和憑證用途，作為歸檔的紙質(zhì)圖紙出版費(fèi)用高和大量占用庫(kù)房空間的矛盾依然存在。2、 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案信息管理、利用模式勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理工作在國(guó)家政策支持、企業(yè)需求和信息化技術(shù)迅猛發(fā)展推動(dòng)之下，各級(jí)檔案工作者在檔案工作理念創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新思維下，建立了符合企業(yè)自身特點(diǎn)的數(shù)字化檔案資源服務(wù)利用系統(tǒng)， 傳統(tǒng)檔案管理利用模式逐漸為現(xiàn)代企業(yè)快速利用檔案資源的工作需求所替代，現(xiàn)代勘察設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，要求檔案資源能為員工提供及時(shí)、快速、準(zhǔn)確、方便的利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)條件多樣化環(huán)境下，提供不限時(shí)、跨地域功能，快速、準(zhǔn)確檢索和安全瀏覽、下載（重復(fù)利用） 滿足

5、企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要。而提供現(xiàn)代檔案資源服務(wù)利用的重要資源就是電子檔案，因此檔案現(xiàn)代化管理的一個(gè)重點(diǎn)就是數(shù)字檔案資源的安全保管和利用。3、 檔案數(shù)字信息資源安全管理分析信息技術(shù)發(fā)展日新月異，到目前來看電子信息媒介容量還在不斷增加、存儲(chǔ)成本不斷下降，而數(shù)字化信息可以存儲(chǔ)在內(nèi)存、外存（硬盤、磁帶、光盤）等電子載體上，也可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，其內(nèi)容與載體是相對(duì)獨(dú)立的，這個(gè)特點(diǎn)決定其內(nèi)容修改容易，復(fù)制拷貝快捷，傳輸迅速。 傳統(tǒng)檔案縮微技術(shù)是將影像以銀鹽或彩色染料粒子堆積在膠卷上，影像可以說基本上就是實(shí)物，看得見，摸得著，只要在適當(dāng)?shù)谋４鏃l件下，可以保存百年以上的時(shí)間，這已得到實(shí)踐的證明。底片即使由于保存不

6、當(dāng)受損，一般還可采取補(bǔ)救措施挽救，損失的程度應(yīng)該說是可控的。而今天的數(shù)字影像只是存在硬盤或光盤中的一串串字符，看不見、摸不著。數(shù)字影像只有通過相關(guān)的設(shè)備播放才能看到。一旦保存電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)損壞，哪怕是微小的局部損壞，就再也看不到費(fèi)盡千辛萬苦得到的珍貴影像了，而且損失將是無法挽回。目前數(shù)字影像的保存大多數(shù)是采用光存儲(chǔ)方式，主要是刻錄在DVD 光盤上。DVD- R 光盤具有容量大、價(jià)格低、刻錄簡(jiǎn)單方便和便于存儲(chǔ)交流的特點(diǎn)，已成為存儲(chǔ)數(shù)字影像的主流，隨著光存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，光盤容量不斷增加，藍(lán)光DVD- R 光盤單面單層容量已達(dá)到25G。盡管容量在不斷發(fā)展，但對(duì)于光盤壽命的疑問一直都未停止，也從未

7、有明確的答案。如美國(guó)柯達(dá)公司曾宣稱可保持100 年的存儲(chǔ)壽命，但這只是一個(gè)理論值，沒有經(jīng)過時(shí)間的檢驗(yàn)。 PCActive雜志曾經(jīng)對(duì)市場(chǎng)上出售的30 種不同品牌的CD- R 刻錄光盤作過一次檢測(cè)，公布結(jié)果：光盤刻錄后置于干燥、不見光的柜子內(nèi)，20 個(gè)月后取出測(cè)試，結(jié)果令人觸目驚心，已有10% 的光盤無法讀取刻錄的信息。我們大多數(shù)使用過光盤的人相信都遇到過光盤損壞的問題，對(duì)于數(shù)字檔案存儲(chǔ)可以想象一旦出現(xiàn)問題損失將是巨大的。硬盤存儲(chǔ)方式，容量1 個(gè)TB 的普通硬盤已經(jīng)普遍應(yīng)用， 可以存儲(chǔ)約200 張DVD 光盤的信息，但存儲(chǔ)的信息越多就越讓人不放心，要是萬一硬盤出現(xiàn)問題讀不出信息的話，可以說損失更可

8、怕。比較可靠的方法是使用磁盤陣列設(shè)備，專業(yè)的磁盤陣列具有數(shù)據(jù)保護(hù)功能，存儲(chǔ)在其中的數(shù)據(jù)可自動(dòng)備份，當(dāng)磁盤陣列中的某一塊硬盤出問題時(shí)數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，使數(shù)據(jù)的安全性大大提高，作為在線的數(shù)字檔案應(yīng)用效率高，但長(zhǎng)期運(yùn)行狀態(tài)硬件壽命周期和計(jì)算機(jī)病毒的威脅仍舊是不可忽略的防范問題。份采用活動(dòng)硬盤永久離線儲(chǔ)備相對(duì)安全，但硬盤硬件損壞情況仍然會(huì)發(fā)生，損壞后數(shù)據(jù)丟失會(huì)更加慘重。數(shù)字檔案的格式及讀取設(shè)備的兼容性同樣是一個(gè)大問題。目前的電子文件格式10 年或20 年后不知還是否使用，隨著科技的發(fā)展，可能要出現(xiàn)新的電子文件格式和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果將來不用光盤這種介質(zhì)存儲(chǔ)信息了，光盤驅(qū)動(dòng)器也淘汰了，現(xiàn)在刻錄的DVD 光盤保存

9、的再好到時(shí)候也無法讀出。解決這個(gè)難題的方法是遷移，將存儲(chǔ)的數(shù)字影像文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)復(fù)制到新的存儲(chǔ)介質(zhì)上保存，因此遷移的工作量和成本是無法回避的問題。為了避免以上問題對(duì)數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存造成的影響，目前大家主要采取以下措施進(jìn)行防范：1）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)采用安裝防火墻、防病毒等信息安全防護(hù)措施，定期更新防護(hù)軟件、定期查、殺病毒。2）對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)備份兩種以上媒介，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)恢復(fù)，3）將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中。4）注意跟蹤軟件版本升級(jí)硬件設(shè)備更新?lián)Q代的情況，及時(shí)做好數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進(jìn)行防范，為了保險(xiǎn)起見，多數(shù)

10、單位仍舊采用檔案紙質(zhì)原件歸檔與數(shù)字檔案資源同時(shí)歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會(huì)延續(xù)下去。4、 數(shù)字檔案信息縮微到膠片上技術(shù)方案的作用數(shù)字檔案信息以圖像形式記錄在縮微銀鹽膠片上直觀，保存時(shí)間長(zhǎng)，隨時(shí)可以恢復(fù)為電子文件的特點(diǎn)，是輔助電子信息永久安全離線保存的一種最佳方案。數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范DA/T44-2009是國(guó)家檔案局2009年11月發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)中定義：數(shù)字檔案信息digital archival information-“紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后產(chǎn)生的數(shù)字圖像”該文件對(duì)數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的應(yīng)用作了詳細(xì)的技術(shù)規(guī)定，為企事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字檔案

11、信息輸出到縮微膠片上技術(shù)方案作為電子檔案長(zhǎng)期保存的一種形式提出了明確的技術(shù)要求， 為數(shù)字檔案記錄到縮微膠片上的應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)， 為企業(yè)檔案管理部門提供了在檔案信息化進(jìn)程中如何提高管理效率， 提高電子文件數(shù)據(jù)的安全，起到很好的引導(dǎo)作用。5、數(shù)字檔案信息縮微到膠片技術(shù)與傳統(tǒng)縮微技術(shù)的比較上世紀(jì)80年代初，傳統(tǒng)縮微技術(shù)在我國(guó)檔案領(lǐng)域的應(yīng)用處于高速發(fā)展期。傳統(tǒng)縮微設(shè)備是對(duì)檔案原件進(jìn)行模擬拍攝，將紙質(zhì)檔案記錄到膠片上，國(guó)內(nèi)有條件的檔案館紛紛引進(jìn)縮微設(shè)備, 一些企事業(yè)單位對(duì)館藏珍貴檔案資料進(jìn)行委托專業(yè)縮微攝影單位進(jìn)行縮微檔案工作，傳統(tǒng)縮微技術(shù)應(yīng)用在檔案工作上的主要優(yōu)點(diǎn)有：）與檔案紙質(zhì)原件一樣，縮微品具有法

12、律效力。世界各國(guó)普遍承認(rèn)縮微品的法律憑證作用。在我國(guó) , 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法第二十一條規(guī)定 : “各級(jí)各類檔案館提供利用的檔案 , 應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案 , 載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記的 , 具有與檔案原件同等效力?！保┠z片保存周期長(zhǎng)?？s微品在特定的保管條件下可以長(zhǎng)期保存 , 在國(guó)外已有保存上百年的縮微制品。而且還可以通過復(fù)制、拷貝的手段延長(zhǎng)其保存周期，為永久檔案資料安全提供了保障。）技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定。從19世紀(jì)40年代發(fā)明縮微攝像技術(shù)以來 , 已經(jīng)有160多年的歷史。經(jīng)過長(zhǎng)期的考驗(yàn)，縮微技術(shù)得到不斷的完善和發(fā)展 , 在設(shè)備、

13、操作、標(biāo)準(zhǔn)方面已經(jīng)穩(wěn)定成熟 , 形成了一整套完善的技術(shù)規(guī)范和體系 , 在國(guó)際和國(guó)內(nèi)的檔案館有著成熟的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)。傳統(tǒng)縮微技術(shù)主要也是為了檔案資源永久保存為目的，同時(shí)對(duì)于不具有歷史或文物價(jià)值的原件在縮微后可以銷毀原件，由于縮微品可以做到縮率1/30，以一張A0圖紙以30倍縮率到膠片上理論上面積縮小了900倍，因此可以大大節(jié)省檔案庫(kù)房空間。縮微膠片的缺點(diǎn)是利用需要專用設(shè)備，以500幅一盤記錄，檢索不便，資源共享性差“用一件提一盒”情況 , 影響了檔案利用的安全保密性。新世紀(jì)到來，隨著企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)程，電子檔案數(shù)據(jù)使用方便快捷已經(jīng)徹底顛覆了傳統(tǒng)的檔案利用模式。但數(shù)字檔案有效、安全、長(zhǎng)時(shí)間保存的問

14、題卻一直沒有好的方法。膠片保存時(shí)間長(zhǎng)，作為數(shù)字檔案的一種離線備份，既保證了電子文件的安全，又不需要經(jīng)常性因?yàn)槔枚l繁調(diào)用，沒有了傳統(tǒng)縮微利用不便的尷尬，當(dāng)電子文件出現(xiàn)問題時(shí)通過掃描儀將縮微膠片上的圖像信息恢復(fù)為電子文件，所以是目前一種將數(shù)字檔案資源進(jìn)行離線備份存儲(chǔ)的極好形式。COM即：“計(jì)算機(jī)輸出縮微攝影Computer Output Microfilm(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 6159.7-2000 第2.2)”，利用縮微技術(shù)將計(jì)算機(jī)的輸出信息記錄在感光膠片上的技術(shù)方法統(tǒng)稱為COM。膠片存檔具有法律效力，保存時(shí)間長(zhǎng)，技術(shù)成熟穩(wěn)定的優(yōu)勢(shì)為電子數(shù)據(jù)安全保存提供了有效方法之一。以勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的圖紙為例

15、，采用膠片替代紙質(zhì)原件，可以節(jié)省庫(kù)房面積，降低出版成本?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案收集、保管與利用模式如圖1 。圖1當(dāng)前，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)通過設(shè)計(jì)流程產(chǎn)生CAD歸檔電子文件、通過OA產(chǎn)生歸管理過程的歸檔電子文件，在文檔一體化系統(tǒng)有效控制下，采用COM設(shè)備直接批量將歸檔數(shù)字檔案打印到縮微膠片上永久存儲(chǔ)。根據(jù)國(guó)家2005年4月1日起施行的電子簽名法規(guī)定，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。電子簽名就是通過密碼技術(shù)對(duì)電子文檔的電子形式的簽名，并非是書面簽名的數(shù)字圖像化，它類似于手寫簽名或印章，也可以說它就是電子印章，一切以電子為媒介的活動(dòng)，需要簽名的，都適用這個(gè)法律?，F(xiàn)在許多設(shè)計(jì)院在設(shè)計(jì)流程中

16、都使用了電子簽名，OA過程也是通過第三方對(duì)電子簽名認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證后對(duì)文件進(jìn)行操作與流轉(zhuǎn)的，因此可以認(rèn)定符合國(guó)家法律，應(yīng)該認(rèn)為通過這些系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件打印到膠片上與歸檔紙質(zhì)原件原則上沒有任何區(qū)別，因而電子檔案縮微到膠片與紙質(zhì)檔案的法律作用沒有區(qū)別，數(shù)字檔案縮微到膠片的重要意義也彰顯出來。6、COM技術(shù)的主要技術(shù)特點(diǎn)COM設(shè)備 工作原理是將計(jì)算機(jī)的圖像信號(hào)曝光在高解像力及中高反差黑白膠片上，通過傳統(tǒng)沖印膠片的設(shè)備沖印后得到縮微的數(shù)字檔案膠片，膠片規(guī)格可采用黑白16mm或35mm，一般每盤膠卷500張。 現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)輸出縮微膠片上的設(shè)備的最高分辨率為2.1m。速度：120標(biāo)準(zhǔn)畫幅/小時(shí)。數(shù)字

17、檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范DA/T44-2009 中規(guī)定縮率30倍時(shí)，最大解像力為135線對(duì)/mm在不進(jìn)行拼接情況下最大可對(duì)A0幅面進(jìn)行微縮，因此現(xiàn)在市場(chǎng)上的設(shè)備可以滿足規(guī)范的技術(shù)指標(biāo)。檔案資料、數(shù)字圖像、縮微膠片的相互轉(zhuǎn)換關(guān)系如圖2圖27、勘查設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)用COM技術(shù)的意義與傳統(tǒng)縮微技術(shù)不同的是，數(shù)字檔案信息縮微到膠片的技術(shù)應(yīng)用不僅是為了節(jié)省檔案存放空間的目的，更為重要的作用是提供數(shù)字檔案的永久保存。目前數(shù)字檔案形成主要有兩種方式：1） 企業(yè)生產(chǎn)過程中由于采用信息化技術(shù)，文字、表格處理工具生成的電子文件如XML、RTF、TXT、DOC、XSL，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、繪圖工具生成的DWG等格式

18、電子文件，都可以直接轉(zhuǎn)換為電子文件歸檔與管理規(guī)范國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的JPEG、TIFF格式后，直接歸檔，提供瀏覽利用服務(wù)。2） 對(duì)原庫(kù)存可利用檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，制作為統(tǒng)一JPEG、TIFF歸檔格式。以上第一種情況可以極大地提高檔案現(xiàn)代化管理效率，生產(chǎn)管理信息成果電子文件與OA、產(chǎn)生的文件與檔案管理系統(tǒng)連接后，歸檔的電子文件使用COM輸出設(shè)備，直接產(chǎn)生縮微膠片，像打印機(jī)輸出一樣批量輸出，節(jié)約了管理成本。第二種情況是沒有電子原件的情況，則需要掃描加工紙質(zhì)原件后升成的電子文件輸出到縮微膠片上，隨著信息化技術(shù)的普及應(yīng)用，第一種情況所占比例會(huì)越來越大，不管是某種形式，形成的數(shù)字化縮微膠片都可以達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，也是作為電子數(shù)據(jù)安全備份的有效手段之一。同時(shí)面對(duì)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)圖紙量大、原件占用庫(kù)房空間大的矛盾，采用COM技術(shù)是一個(gè)解決庫(kù)房空間緊張的有效方案，有助于提高檔案工作的管理水平。8、當(dāng)前采用COM技術(shù)面