1、2022年檔案整理分類方案范本為加強(qiáng)本公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司檔案整理實(shí)際情況，特制定本方案。第一條本方案規(guī)定了檔案分類的原則和方法、檔號(hào)標(biāo)識(shí)及歸檔范圍和保管期限。第二條檔案分類原則是以公司所有在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。本方案適用于本辦公室檔案實(shí)體的分類、整理和排架管理。第三條本方案共設(shè)置_個(gè)一級(jí)類目，并以兩位_伯?dāng)?shù)字作為一級(jí)類目代號(hào)。1、公司文件（代號(hào)：01）2、辦證管理（代號(hào)：

2、02）3、合同管理（代號(hào)：03）4、基本建設(shè)（代號(hào)：04）5、檢驗(yàn)報(bào)告（代號(hào)：05）6、行政管理（代號(hào)：06）7、人事檔案（代號(hào)：07）8、體系文件（代號(hào)：08）9、聲像實(shí)物檔案（代號(hào)：09）第四條二級(jí)類目的設(shè)置方法如下：1、公司文件、辦證管理、合同管理類的二級(jí)類目，按職能部門設(shè)置；2、基本建設(shè)類的二級(jí)類目，按廠區(qū)或基建項(xiàng)目設(shè)置；3、檢驗(yàn)報(bào)告類的二級(jí)類目，按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置；4、行政管理類的二級(jí)類目，按類別、部門/廠區(qū)、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他設(shè)置；5、人事檔案類的二級(jí)類目，按部門/人名設(shè)置；6、體系文件類二級(jí)類目按廠區(qū)、類別和年限設(shè)置；7、聲像檔案類的二級(jí)類目，按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁

3、盤等載體特征設(shè)置，照片類的三級(jí)類目按領(lǐng)導(dǎo)類、榮譽(yù)類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、文體活動(dòng)類設(shè)置；實(shí)物檔案類的二級(jí)類目，按榮譽(yù)品、紀(jì)念品、其他設(shè)置；8、專業(yè)檔案類的二級(jí)類目根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。第五條歸檔文件_本部門在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。2.整理。將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包_、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。3.歸檔。在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。3.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，

4、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。3.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4.組件（件的_）4.1件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；_、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與

5、批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。4.2件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。第六條分類1.辦公室應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。2.歸檔文件一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限

6、機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。a）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。b）按機(jī)構(gòu)分類將文件按其形成分類。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。c）按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。3.排列a）歸檔文件

7、應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。b）同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。c）會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。4.編號(hào)a）歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“”隔開。如“d_-01_-y-_z-0001”。5.編目編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。目錄表格采用a4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名

8、稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。修整、裝訂、編頁、裝盒和排架編輯6.修整6.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。6.2歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。6.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.4對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。7.裝訂7.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂

9、方式符合要求的，應(yīng)維持不變。7.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。7.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。7.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。7.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。8.編頁8.

10、1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。8.2頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。8.3文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。9.裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。9.1檔案盒檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。10.2歸檔文件按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。10.3歸檔文件按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。11.歸檔電子文件的整理要求編輯11.1歸檔電子文件組件（件的_）、分