1、會議接待流程會前準(zhǔn)備工作1、接到會議通知單后確認(rèn)出席會議的人數(shù)，會議類型、名稱，主辦單位，會議日程安排，會議的賓主身份，會議標(biāo)準(zhǔn)，會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣。2、調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會前，會議主管要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工各自進行準(zhǔn)備工作。3、確認(rèn)會議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會議通知單要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到臺高插花、會議桌、椅/椅套、臺布、臺裙、臺卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物

2、）4、確認(rèn)會議設(shè)備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺/講臺礦水及杯具、講臺花、激光筆、白板（紅/藍(lán)/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調(diào)節(jié)）5、核對會議橫幅&指示牌內(nèi)容、時間同會議通知相符并放置指定位置。6、對會場人數(shù)、臺型及要求進行最后確認(rèn)，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場改動?？腿爽F(xiàn)場布置提出合理改動要求時，服務(wù)人員要積極主動配合?？腿瞬紙鰰r提醒客人有損公司設(shè)施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）7、檢查會場整體是否符合會議擺臺標(biāo)準(zhǔn)：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全

3、，擺放符合擺臺標(biāo)準(zhǔn)。會議擺臺標(biāo)準(zhǔn)：茶水具a.茶具要求:第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。b.水具要求第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，暖水瓶一般34名與會人員配備1個。第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。c.茶葉第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。簽到桌及文具用品a.在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆

4、等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。水果飲料根據(jù)會議標(biāo)準(zhǔn)，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。各項用品均應(yīng)在會議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。8、V.I.P.會議要確認(rèn)V.I.P接待廳準(zhǔn)備妥當(dāng)、落實廳內(nèi)沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、電視機、頻道設(shè)置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標(biāo)準(zhǔn)。9、茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標(biāo)準(zhǔn)。10、確認(rèn)衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數(shù)量）11、檢查“會議進行中”提示牌是否吊掛在指定位置。12、通知服務(wù)中心派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。13、會議開始前

5、三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調(diào)，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應(yīng)方核對。14、每個會議開始前會議主管應(yīng)和會議主持人進行一次整個會議細(xì)節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實及臺型的再次確認(rèn)。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內(nèi)容是否正確。會議迎候服務(wù)（會議開始前30分鐘門口迎候）1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會務(wù)組人員的工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。3、V.I.P.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項目經(jīng)理、會議主管分別迎候。 會議服務(wù)程序1、服務(wù)人員主動詢問主辦方或負(fù)責(zé)人會議廳內(nèi)

6、燈光需求、背景音樂要求、確認(rèn)會議人數(shù)、確認(rèn)茶歇時間，做到心中有數(shù)。2、當(dāng)客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。3、詢問客人是否需要衣帽服務(wù)，提供寄存服務(wù)時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內(nèi)，箱、包類物品到指定寄存處存放。4、服務(wù)人員再次確認(rèn)話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺需特別關(guān)注。5、V.I.P.會議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認(rèn)識可稱呼領(lǐng)導(dǎo)姓名），同時提供衣帽服務(wù)。6、先到達(dá)的客人入座后，提供茶水服務(wù)。主席臺客人入座，要提供拉椅服務(wù)，緊接著斟倒茶水。7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會場時，迎賓員指引帶入會場（行進時保持2米左右間距）。8

7、、服務(wù)人員根據(jù)會議進程，進行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達(dá)到會議要求。9、客人入座后開始沖泡茶水，會議開始后十分鐘進行第二次茶水的補充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務(wù)動作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進行，特殊情況按客人要求服務(wù)。（如：培訓(xùn)會議茶歇時進場斟添茶水）10、服務(wù)人員根據(jù)客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。11、根據(jù)會議進程主動提供話筒傳遞服務(wù)。12、服務(wù)人員時刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關(guān)人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導(dǎo)，尤其是會議主管要加強現(xiàn)場管理。13、會議期間服務(wù)人員站于會議廳門口主動

8、為進出門客人拉/關(guān)大門。14、服務(wù)人員要保持主動服務(wù)，加強同客人間溝通和交流，滿足客人需求。15、會議中間休息，要盡快整理會場（如：臺椅等），添補和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。16、茶歇服務(wù)要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復(fù)整潔。會議結(jié)束服務(wù)1、打開會議廳大門，引領(lǐng)主席臺客人到梯口。2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務(wù)中心替客人將物品清場。3、服務(wù)人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經(jīng)理或會議主管送達(dá)梯口道別。4、衣帽服務(wù)人員核對客人牌號后，迅速交遞客人衣帽，做到準(zhǔn)確，無誤。5、會議主管和服務(wù)人員應(yīng)主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問題及時與會務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。