1、北京航星永志科技有限公司檔案數(shù)字化制作技術(shù)北京航星永志科技有限公司概述長久以來，我們一直采用柜架式的存放形式來管理紙質(zhì)檔案，然后通過傳統(tǒng)目錄本式的查詢檢索方法來使用這些檔案資料。但是隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理出現(xiàn)了庫房空間不夠、查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力、原件易損等問題。針對這些問題，我們提出了一套完整的檔案數(shù)字化解決方案,并將其從理論層面,應(yīng)用到實(shí)際的數(shù)字化制作過程中。 北京航星永志科技有限公司傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化形式北京航星永志科技有限公司特點(diǎn):加工、制作規(guī)模小;技術(shù)含量低;制作流程簡單;易操作、易管理;北京航星永志科技有限公司存在的問題制作時(shí)間過長,影響檔案客戶的整體進(jìn)度;容易丟失、損壞紙介檔案;電

2、子檔案的通用性和可利用性較差,不利于檔案客戶將來檔案的再利用;相關(guān)聯(lián)的后續(xù)服務(wù)很難保障;北京航星永志科技有限公司大規(guī)模的檔案數(shù)字化形式北京航星永志科技有限公司特點(diǎn)數(shù)字化制作的吞吐能力較大;采用一些先進(jìn)的圖像處理、壓縮技術(shù);規(guī)范化的數(shù)字化制作流程;工人具有一定的數(shù)字化制作經(jīng)驗(yàn);電子檔案的質(zhì)量較以往有很大的提高;北京航星永志科技有限公司存在的問題數(shù)字化制作成本過高;管理制度不健全,工人工作積極性不高;軟件技術(shù)與數(shù)字化過程關(guān)系不大;數(shù)字化制作效率不高;北京航星永志科技有限公司第三代檔案數(shù)字化制作技術(shù)軟件技術(shù)與團(tuán)隊(duì)管理相結(jié)合,以軟件輔助管理、輔助制作為主導(dǎo);科學(xué)的時(shí)間、質(zhì)量保障和進(jìn)度控制體系；網(wǎng)絡(luò)化、

3、大規(guī)模、多人協(xié)調(diào)的制作流程;北京航星永志科技有限公司數(shù)字化制作過程-時(shí)間損耗01020304050607080時(shí)時(shí) 間間 損損 耗耗拆卷拆卷著目著目掃描掃描校對校對圖像處理圖像處理校對校對掛接刻盤掛接刻盤組卷組卷制作制作整理整理北京航星永志科技有限公司損耗分析有些單位檔案由于某些原因（如歷史原因）檔案整理的不夠正規(guī)、完整，甚至沒有整理過，此時(shí)需要加入檔案整理流程，故檔案整理時(shí)間較長或無法預(yù)計(jì)；著目速度受到人員打字速度、原件清晰程度、原件是否為手寫體等主要方面影響；檔案掃描速度受到原件紙介類型、 尺寸、質(zhì)量，掃描儀硬件指標(biāo)，生成圖像分辨率、顏色數(shù)等主要方面影響；圖像處理速度主要與人員軟件熟練程度

4、、生成圖像類型、原文掃描質(zhì)量、圖像處理內(nèi)部各處理流程的難易程度有關(guān)；（具體內(nèi)部處理流程根據(jù)客戶要求而定）檔案組卷主要與原始檔案的保管情況有關(guān)（如原始檔案保管較差，則需要對其進(jìn)行去霉、去蟲、裁切、貼紙補(bǔ)齊、打孔、裝訂、打印卷內(nèi)目錄等手工操作），故時(shí)間較拆卷時(shí)長許多；北京航星永志科技有限公司時(shí)間控制數(shù)字化制作過程本身是流水作業(yè),一環(huán)接著一環(huán),但實(shí)際應(yīng)用過程中往往會發(fā)現(xiàn),有很多環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行,只是啟動的時(shí)間不同而已.這樣具體什么環(huán)節(jié)什么時(shí)候啟動時(shí)間最佳、效率最高,是最主要的問題.從時(shí)間損耗圖可以看出,掃描和圖像處理耗時(shí)較長,而其它環(huán)節(jié)相對耗時(shí)較短.(如左圖)在系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)時(shí)間時(shí),掃描處理時(shí)間掃描處理時(shí)

5、間=掃描時(shí)間掃描時(shí)間+剩余圖形剩余圖形處理時(shí)間處理時(shí)間;剩余圖形處理時(shí)間剩余圖形處理時(shí)間=掃描時(shí)間掃描時(shí)間/2;而校對時(shí)間則是跟隨圖像處理時(shí)間變動.北京航星永志科技有限公司數(shù)字化制作過程-質(zhì)量控制通過拆卷、整理、處理、組卷等一系列流程，對原始紙介檔案進(jìn)行處理，使之在處理前后檔案質(zhì)量有很大程度上的提高；通過掃描、糾偏、去污降噪、切黑邊、文字識別等一系列圖像處理流程，使掃描件的質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙介檔案；通過對圖形的顏色、亮度信息的控制，使電子檔案具有很高的保存價(jià)值，并對其進(jìn)行無損壓縮，使其占用較小的存儲空間；原始檔案檔案質(zhì)量數(shù)字化制作流程電子檔案北京航星永志科技有限公司數(shù)字化制作質(zhì)量控制體系數(shù)字化制作

6、質(zhì)量控制體系主要側(cè)重于以下幾方面:紙介檔案處理質(zhì)量控制;電子檔案制作質(zhì)量控制;北京航星永志科技有限公司紙介檔案處理質(zhì)量控制檔案整理時(shí),按照客戶要求(如保管期限、密級等)分類檔案,對檔案進(jìn)行重新編號;檔案去蟲、去霉的同時(shí),較對檔案的整理結(jié)果;在對檔案進(jìn)行修剪時(shí),對未去污或編號錯(cuò)誤的檔案重新處理;在檔案打孔、裝訂的過程中,要在校對前面所有環(huán)節(jié)處理無誤后,方可裝訂;整理整理拆卷拆卷去蟲去蟲去霉去霉裁切裁切壓字托裱壓字托裱打孔打孔裝訂裝訂北京航星永志科技有限公司電子檔案制作質(zhì)量控制圖像去污圖像去污圖像糾偏圖像糾偏圖像拼接圖像拼接圖像拆分圖像拆分文字識別文字識別矢量化矢量化全文索引全文索引水印保護(hù)水印保

7、護(hù)掃描掃描圖像去污、糾偏，是對掃描圖像的細(xì)加工，同時(shí)又是對前一環(huán)節(jié)掃描質(zhì)量的嚴(yán)格把關(guān)，如發(fā)現(xiàn)問題，通過軟件系統(tǒng)立即反饋給前一環(huán)節(jié)；圖像拼接、拆分，要根據(jù)實(shí)際的加工需求而定，如果確定該環(huán)節(jié)存在，則除了處理圖像的拼接、拆分操作外，更重要的是對前一環(huán)節(jié)的質(zhì)量評估；文字識別、圖紙矢量化操作，本身要求操作對象為清晰的黑白二值圖，如果前面的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)處理質(zhì)量問題，都會影響該環(huán)節(jié)的質(zhì)量（準(zhǔn)確率），故要求對前面的所有處理進(jìn)行質(zhì)量評估；全文索引是準(zhǔn)確的文字識別基礎(chǔ)上，進(jìn)行文檔內(nèi)容關(guān)聯(lián)索引，故索引的準(zhǔn)確程度直接受識別準(zhǔn)確率的影響；北京航星永志科技有限公司數(shù)字化制作進(jìn)度控制數(shù)字化制作進(jìn)度控制主要包括以下幾方面

8、內(nèi)容:流水環(huán)節(jié)內(nèi)部制作進(jìn)度控制;整體制作進(jìn)度控制;實(shí)時(shí)的向客戶匯報(bào)數(shù)字化制作進(jìn)度；數(shù)字化制作進(jìn)度報(bào)表;北京航星永志科技有限公司流水環(huán)節(jié)內(nèi)部制作進(jìn)度控制環(huán)節(jié)內(nèi)部進(jìn)度控制是最重要的一部，直接影響到整體的制作進(jìn)度；加工處理時(shí)間：項(xiàng)目開始前，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行預(yù)算、求平均值；單位時(shí)間處理量：根據(jù)以往的項(xiàng)目情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、求平均值；人員的工作效率：工人工作能力的綜合評估（包括熟練程度、責(zé)任心等指標(biāo)）；制作進(jìn)度制作進(jìn)度=處理時(shí)間處理時(shí)間 x 單位時(shí)間處理量單位時(shí)間處理量 x 人員工作效率；人員工作效率；北京航星永志科技有限公司整體制作進(jìn)度控制有了嚴(yán)格的環(huán)節(jié)內(nèi)部進(jìn)度控制，整體進(jìn)度有了保障，與此同時(shí)個(gè)

9、環(huán)節(jié)間協(xié)調(diào)顯得至關(guān)重要；協(xié)調(diào)時(shí)間損耗較大的流水環(huán)節(jié)；動態(tài)調(diào)配流水環(huán)節(jié)內(nèi)部的質(zhì)量控制力度；北京航星永志科技有限公司匯報(bào)數(shù)字化制作進(jìn)度讓客戶實(shí)時(shí)的了解數(shù)字化制作的進(jìn)度情況至關(guān)重要，保證客戶心中有數(shù)；定期的進(jìn)度報(bào)表；定期的電子檔案移交；移交紙介、電子檔案的質(zhì)量抽查；定期的統(tǒng)計(jì)、整理驗(yàn)收結(jié)果回饋表單；北京航星永志科技有限公司數(shù)字化制作進(jìn)度報(bào)表;進(jìn)度報(bào)表以統(tǒng)計(jì)圖、數(shù)字為主，重要的地方加以簡單的文字說明；對于紙介檔案數(shù)據(jù)的提交，明細(xì)數(shù)據(jù)的編號、日期、數(shù)量，交接雙方簽字有效；對于電子檔案數(shù)據(jù)的提交，打印數(shù)據(jù)庫目錄清單，交接雙方簽字有效；抽查結(jié)果回執(zhí)單以表格、文字為主，由客戶填寫抽查結(jié)果，抽查人員簽字有效；北

10、京航星永志科技有限公司北京航星檔案數(shù)字化制作方案本方案以第三代檔案數(shù)字化技術(shù)為核心,就現(xiàn)有的紙介檔案和照片檔案,定制以下制作流程:檔案領(lǐng)卷、檔案整理、檔案著目、檔案拆卷、原文掃描、原文校對、圖檔處理、圖檔拼接、處理質(zhì)量校對、多檔合并、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)庫校對、光盤制作、檔案組卷、檔案還卷;北京航星永志科技有限公司網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D專用的網(wǎng)絡(luò)通道;多終端同時(shí)掃描;多服務(wù)器存儲備份;多處理流程協(xié)同工作;北京航星永志科技有限公司工作流程原理圖北京航星永志科技有限公司檔案領(lǐng)卷、還卷該過程是制作人員從檔案保管員手中領(lǐng)取檔案,制作完畢后歸還給檔案保管員的過程;是檔案數(shù)字化至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié),主要動作如下:按交接清單，

11、逐一核對，清點(diǎn)卷數(shù)、頁數(shù);如在清點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、丟失, 及時(shí)的向檔案保管員匯報(bào);認(rèn)真填寫檔案接收清單,交接簽字有效; 北京航星永志科技有限公司檔案拆卷、組卷拆卷是將現(xiàn)有的檔案案卷手動拆開的過程,以方便下一個(gè)流水環(huán)節(jié)處理;組卷是將已經(jīng)制作完成的紙介檔案按原始裝訂順序重新裝訂成卷的過程; ,同時(shí)在拆裝過程中,對破損的檔案進(jìn)行簡單修復(fù)操作;具體的操作要求有:在拆裝過程對于尺寸不統(tǒng)一或裝訂壓字的檔案,要貼紙補(bǔ)齊(托裱);對于發(fā)霉的紙介檔案應(yīng)及時(shí)的進(jìn)行去霉、烘干處理;對于生蟲的檔案,要用刷子輕輕地將其清除;對于已經(jīng)損壞的檔案,要及時(shí)地向檔案保管人員報(bào)告,并用白紙將損壞的檔案粘貼其上(單面有字的檔

12、案),不允許用膠帶粘貼;對于裝訂孔洞較多的檔案,應(yīng)先貼紙條在孔洞或無字區(qū)域,后再重新打孔、裝訂;在裝訂完畢后,檢查檔案案卷是否留有金屬或堅(jiān)硬物體(如書釘),以防磨損檔案;北京航星永志科技有限公司檔案整理并不是所有客戶的檔案都?xì)w整有序,往往在很多情況下,客戶檔案整理的并不符合要求或沒有整理過,所以在檔案數(shù)字化制作之前,我們要按管理員的要求對檔案進(jìn)行整理.主要操作為:按照檔案管理員要求,對檔案重新分類;按照檔案管理員要求,對檔案重新校對;北京航星永志科技有限公司檔案著目該過程是制作人員根據(jù)案卷上標(biāo)注信息和描述信息,將該信息寫入數(shù)據(jù)庫的過程,并在此過程中,制作軟件開始發(fā)揮輔助作用,具體介紹如下:檔案

13、錄入人員正確通過系統(tǒng)登陸的過程后,錄入系統(tǒng)將對錄入人員的每一次操作進(jìn)行跟蹤記錄、保護(hù);檔案錄入人員根據(jù)檔案案卷上標(biāo)識信息,通過定制的錄入界面,對案卷數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入;檔案錄入人員無須填寫錄入登記清單, 從而節(jié)省了錄入人員的手動操作時(shí)間;如發(fā)生突發(fā)事故,造成錄入數(shù)據(jù)丟失,數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)會自動的恢復(fù)到前一次錄入的地方,將損失減小到最小;北京航星永志科技有限公司原文掃描該過程是將紙介檔案通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程,在該過程中,掃描人員要根據(jù)紙介類型,來動態(tài)的調(diào)整掃描方式、分辨率、顏色數(shù),具體內(nèi)容為:如果檔案紙很薄或帶照片,應(yīng)用平板掃描方式;如果檔案字跡不清晰,應(yīng)適當(dāng)調(diào)節(jié)掃描分辨率或改變圖像顏色數(shù)量;

14、如果在掃描過程中發(fā)生掃描儀故障,應(yīng)及時(shí)對掃描儀進(jìn)行維修,并將損壞檔案在背面用白紙糊好;一般情況下:文書檔案掃描黑白圖設(shè)置為200dpi即可,文書檔案掃描灰度圖設(shè)置為100/150dpi即可,工程圖紙掃描黑白圖,根據(jù)情況設(shè)置為400/600dpi即可;北京航星永志科技有限公司原文校對此過程又叫一查,主要作用是檢查掃描的原文是否有缺頁、多頁、空白頁、重復(fù)頁,原文掃描的圖像是否清晰.數(shù)據(jù)校對人員通過數(shù)據(jù)校對系統(tǒng),對現(xiàn)有的掃描原文進(jìn)行校對,具體情況如下:如發(fā)現(xiàn)缺頁、多頁、空白頁、重復(fù)頁, 及時(shí)的將信息反饋給掃描人員或工廠管理人員,及時(shí)的補(bǔ)掃/重掃,并改變電子檔案順序號;檢測電子檔案的掃描質(zhì)量,如發(fā)現(xiàn)過

15、暗、過亮、模糊,及時(shí)反饋給掃描人員或工廠管理人員, 重新掃描;如原始紙介檔案本身就缺頁,應(yīng)及時(shí)的向單位的檔案保管人員匯報(bào);如原始紙介檔案本身就不清晰,應(yīng)及時(shí)與單位的檔案保管人員協(xié)商解決;如發(fā)現(xiàn)掃描頁頁號順序出現(xiàn)錯(cuò)誤, 及時(shí)的調(diào)取原紙介檔案,校對其順序,通知系統(tǒng)更改掃描頁號;對于原文校對過的檔案,系統(tǒng)將作詳細(xì)的記錄,如在后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題檔案,公司將根據(jù)相應(yīng)的管理制度作出懲罰;北京航星永志科技有限公司圖檔處理主要針對電子檔案進(jìn)行修整處理,是電子檔案質(zhì)量控制的最重要的一個(gè)環(huán)節(jié);其基本操作包括糾偏、去污降噪(黑白圖)、切黑邊、消蘭去污(顏色圖)等;實(shí)際操作的情況為:建立電子檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)樣本(包括尺寸

16、、 位置、明暗度、 清晰度等),客戶認(rèn)可質(zhì)量后,打印示眾;處理人員依照標(biāo)準(zhǔn)樣本,對圖檔進(jìn)行加工處理;對于污點(diǎn)很多、很難處理的圖檔,重新掃描為灰度圖形,再對其進(jìn)行二值化(消蘭去污)處理;在切黑邊過程中,處理人員要防止切掉文字,如發(fā)現(xiàn)有切掉文字的圖檔,應(yīng)及時(shí)的調(diào)取原掃描件,重新處理;北京航星永志科技有限公司圖檔拼接根據(jù)政法大學(xué)的學(xué)校特點(diǎn),紙介檔案中會出現(xiàn)大于A4尺寸的檔案,但數(shù)量不大,若提供A0,A3掃描儀,多數(shù)時(shí)間處于空閑,利用率不大,而且占用有限的工作空間,故在制作方案時(shí)決定統(tǒng)一用A4掃描儀掃描,圖像處理完成后將多張圖檔拼接合一。 北京航星永志科技有限公司圖檔處理質(zhì)量校對此過程又叫二查,主要是

17、針對圖像處理完成后的電子檔案,檢查在圖檔處理過程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤,并及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)糾正,是質(zhì)量控制中重要的一個(gè)環(huán)節(jié);校對任務(wù)如下:如發(fā)現(xiàn)有切掉文字的圖檔, 及時(shí)的通過軟件系統(tǒng)反饋給圖檔處理人員,及時(shí)的調(diào)取原掃描件重新處理;如發(fā)現(xiàn)圖像質(zhì)量低于樣本標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量的檔案,及時(shí)的通過軟件系統(tǒng)通知圖檔處理人員,重新處理;對于圖檔處理質(zhì)量校對過的檔案,系統(tǒng)將作詳細(xì)的記錄,如在后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題檔案,公司將根據(jù)相應(yīng)的管理制度作出懲罰;北京航星永志科技有限公司多檔合并該過程主要是根據(jù)客戶要求,將多個(gè)圖像文檔合并成為一個(gè)圖像文檔后,再進(jìn)行保存;此過程軟件的操作動作較多,故要求多檔合并人員,具有一定的計(jì)算機(jī)軟件知識,軟件操作

18、能力;北京航星永志科技有限公司數(shù)據(jù)掛接是根據(jù)客戶要求,將著目數(shù)據(jù)庫記錄與掃描原文存放路徑對應(yīng)起來的過程;根據(jù)檔案組卷方式，定義掃描原文存放路徑創(chuàng)建規(guī)則；根據(jù)數(shù)據(jù)庫中著目表結(jié)構(gòu)信息，將電子檔案存放路徑或電子檔案文件名，與著目表記錄一一對應(yīng)，使之通過著目表中記錄的字段項(xiàng)（如全宗號、案卷號、卷內(nèi)目錄號、順序號等）,可以迅速的找到電子檔案文件;北京航星永志科技有限公司數(shù)據(jù)庫校對又叫掛接結(jié)果校對,主要是對數(shù)據(jù)庫中目錄的錄入內(nèi)容與對應(yīng)的圖檔內(nèi)容進(jìn)行校對,是質(zhì)量控制中重要的環(huán)節(jié)之一;具體操作如下:根據(jù)檔案組卷方式，針對圖檔存放的路徑信息與數(shù)據(jù)庫中記錄（如全宗號、案卷號、卷內(nèi)目錄號、順序號等）進(jìn)行比對，檢查掛

19、接信息是否正確；針對圖檔上標(biāo)題、人名、日期與數(shù)據(jù)庫中著目的信息進(jìn)行比對，檢查錄入信息是否正確；北京航星永志科技有限公司光盤制作此過程是將大批量的掃描處理完成的電子檔案,按某種方式有機(jī)的組織在一起,且存放在一個(gè)或多個(gè)預(yù)先指定容量的文件目錄里,最終,將這些文件目錄里的內(nèi)容分別刻錄在一張或多張光盤上;具體操作為:指定光盤文件存儲路徑和容量;光盤文件制作完成后,檢查光盤軟件是否齊全;光盤文件制作完成后,檢查光盤數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容是否與總庫相吻合;刻錄光盤時(shí),將所有制作完成的光盤文件或目錄,刻錄到光盤的根目錄下.北京航星永志科技有限公司數(shù)字化制作軟件針對檔案數(shù)字化，本公司定制開發(fā)了一套數(shù)字化制作軟件，以此來

20、輔助該項(xiàng)目安全可靠、短時(shí)間、高質(zhì)量的完成，同時(shí)在數(shù)字化過程中遇到的新的技術(shù)問題，我們本著具體問題，具體設(shè)計(jì)、開發(fā)的原則；軟件特點(diǎn)：安全可靠的網(wǎng)絡(luò)登陸、認(rèn)證機(jī)制；明確的工作任務(wù)和完善的工作日志；及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的進(jìn)度統(tǒng)計(jì)；安全可靠的數(shù)據(jù)保障體系嚴(yán)格的質(zhì)量控制與檢測流程;簡單、高效的操作流程；北京航星永志科技有限公司團(tuán)隊(duì)管理特點(diǎn):更人性化的管理制度;以獎勵機(jī)制來代替懲罰機(jī)制;多流程時(shí)間并行的管理方法;以更多希望 代替金錢,來調(diào)動工人的積極性和責(zé)任心,從而保證工程質(zhì)量;北京航星永志科技有限公司團(tuán)隊(duì)規(guī)模北京航星永志科技有限公司合作伙伴佳能、柯達(dá)、富士通、虹光佳能、柯達(dá)、富士通、虹光微軟、甲骨文微軟、甲骨文人大、蘇大、北京文通公司人大、蘇大、北京文通公司北京航星永志科技有限公司成功應(yīng)用航天系統(tǒng)航天系統(tǒng)航天一院、二院、五院、航天科技情報(bào)所等；政府機(jī)關(guān)政府機(jī)關(guān)新華社、商務(wù)部、水利部、中國版權(quán)保護(hù)中心、國家民族事務(wù)委員會、北京市西城區(qū)衛(wèi)生局、北京市西城區(qū)教育局、北京市西城區(qū)檔案局、北京市西城區(qū)文化委員會等；研究、情報(bào)機(jī)構(gòu)研究、情報(bào)機(jī)構(gòu)信息產(chǎn)業(yè)部1