1、 夢想空間管理手冊2014年1月15日（暫定）目 錄一、建立合格供應(yīng)商體系二、采購流程三、物料編碼四、物資入庫管理五：代銷產(chǎn)品管理六、供應(yīng)商服務(wù)部崗位職責七、庫管工作職責及工作流程 附表：1. 編碼規(guī)則2. 產(chǎn)品價格表3. 供應(yīng)商登記表4. 供應(yīng)商考核表5. 合格供方評審表6. 費用審批表7. 銷售備貨單8. 非銷售備貨單9. 產(chǎn)品驗收單10. 銷售單11. 入庫單12. 出庫單13. 部門審批流程14. 采購流程15. 庫房工作流程16. 培訓(xùn)流程1、 建立合格供應(yīng)商體系，打造個性化經(jīng)營模式。 (一）建立合格的供應(yīng)商體系1、所有物資至少要有三家供應(yīng)商，并不斷尋找新的供應(yīng)源。2、供應(yīng)商提供資質(zhì)

2、包括：執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證。3、供應(yīng)商需提供產(chǎn)品資料包括：產(chǎn)品報價信息表及產(chǎn)品圖冊產(chǎn)品說明書。4、經(jīng)供應(yīng)商服務(wù)部初審后，報總經(jīng)理批準，通過后報送財務(wù)部備案。5、定期考核制度：進入夢想空間的供應(yīng)商，需定期進行考核評審，并填寫相關(guān)表格。包括：登記表、考核表與評審表。6、所有供應(yīng)商資料必須在供應(yīng)商服務(wù)部建檔備案。 （二）打造個性化經(jīng)營模式 1、賣場道具細致化，做到道具與環(huán)境相融的意境。 2、賣場衛(wèi)生必須一塵不染，做到地面光潔，商品干凈，員工服裝整齊。 3、單品驅(qū)動，每個系列中分為若干不同的規(guī)格，型號的單品。二、采購流程（一）部門采購1、各部門呈報的采購申請經(jīng)批準后，由夢想

3、空間統(tǒng)一采購。2、部門采購按月進行，每月20日前提交下月物資使用計劃，提交方式為 郵件發(fā)至夢想空間銷售部（收件郵箱：mxkjcs)，經(jīng)雙方確認品種型號后，夢想空間于25日前回復(fù)物資需求部門所需費用清單。3、需求部門完成費用審批后，費用審批單轉(zhuǎn)夢想空間及財務(wù)部。4、將與供貨商簽訂的采購合同檢查審核后，交由運營部門按公司合同管理規(guī)定辦理合同審批工作。5、夢想空間依據(jù)批準后的審批單及庫存需求填寫采購訂單，經(jīng)財務(wù)部批準后方可采購。6、對采購過程中出現(xiàn)的采購設(shè)備質(zhì)量問題，及時聯(lián)系供貨商解決，并做好供貨質(zhì)量問題情況登記。7、采購訂單一式四份，財務(wù)部審批后留一份，夢想空間存根一份，采購員申請資金一份，采購員

4、報帳一份。 (1)采購單應(yīng)按照要素填寫完整，清晰。 (2)如遇公司急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報夢想空間，簽字確認后補。（3)請購單的更改與補充須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后提交。（4）對借款采購的物品，依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，找財務(wù)部門辦理借款手續(xù)。（5）對采購設(shè)備的付款，協(xié)助財務(wù)部按合同做好付款工作。 （二）銷售采購1、 庫房根據(jù)庫存數(shù)量及銷售單開具銷售備貨單。2、 采購員在合格供應(yīng)商庫及產(chǎn)品庫中找到最佳性價比產(chǎn)品。3、 采購員制定采購訂單，報總經(jīng)理審批后，交財務(wù)部復(fù)核。4、 完成審批后，進行采購。三、物料編碼：所有物資實行按類別編碼管理，編碼分類及規(guī)則由技術(shù)部、庫房管

5、理部門及供應(yīng)商服務(wù)部一同制定，并遵循以下原則：1、唯一性，同一個物料編碼號只能代表一個物料編號，不能由兩個或多個物料編號共用一個編號。2、整體性，物料編號必須覆蓋所有的物料，有物料就必須有編號，在將來增加物料時，必須可以擴充。3、 一貫性，物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。4、 組織性，物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。5、易記性，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想

6、性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。6、同物料不同包裝形式應(yīng)分別編號，如套裝、組裝、箱裝等等，避免混淆。四、物資入庫管理 1、物資入庫必須與實物、訂單一致.入庫單上必須同時標明訂單號。當實物與訂單不一致時要重新申請訂單或補辦訂單，否則財務(wù)不予結(jié)帳。2、入庫單必須有采購人及庫房人員的簽名，如須驗收的，還須有驗收人簽名。入庫后，庫管人員需對入庫貨物進行登記造冊，詳細填寫每一入庫貨物的相關(guān)明細。3、入庫單一式四聯(lián)。第一聯(lián)轉(zhuǎn)成本會計入帳，第二聯(lián)采購報帳結(jié)算，第三聯(lián)采購留存。第四聯(lián)，庫房入帳。（1）庫房在接貨時，按照實際接收數(shù)量填寫入庫單，同

7、時與采購訂單、送貨單核對，入庫單上不填寫金額。入庫單上要有收貨人、送貨人（采購員）簽字。 如需驗收，還需要驗收人簽字。（2）庫房將入庫單的第四聯(lián)留下，用于入庫房帳。其他三聯(lián)轉(zhuǎn)采購員，采購員根據(jù)訂單價格填寫價格后，留下第二、三聯(lián)。第二聯(lián)用于轉(zhuǎn)財務(wù)報帳結(jié)算，第三聯(lián)自留。第一聯(lián)轉(zhuǎn)財務(wù)成本會計入帳。供應(yīng)商的送貨單隨入庫轉(zhuǎn)財務(wù)。五：代銷產(chǎn)品管理：代銷產(chǎn)品到貨后，辦理相關(guān)入庫手續(xù)：根據(jù)合同或協(xié)議的價格填寫入庫單，價格未定的需注明。入庫單上同時注明“代銷”和所存放的貨位或展廳位置。其他手續(xù)與自購一致。）6、 供應(yīng)商服務(wù)部崗位職責（一）：經(jīng)理崗位職責崗位名稱供應(yīng)商服務(wù)部經(jīng)理制作日期2013-10-27所屬部門

8、供應(yīng)商服務(wù)部直接上級夢想空間總經(jīng)理直接下級供應(yīng)商服務(wù)部主管、文員間接下級采購員工作職責及內(nèi)容1. 協(xié)助總經(jīng)理建立和維護采購管理體系，負責組織制定和完善采購管理制度及流程2. 負責組織擬訂材料采購計劃并執(zhí)行，確保各項采購任務(wù)完成3. 隨時掌握生產(chǎn)過程中各類物料的到位狀況，積極與公司各職能部門溝通和協(xié)調(diào)，及時解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的物料問題4. 負責組織對材料不良的及時處理5. 負責組織對市場行情信息的收集、分析與預(yù)測6. 負責組織與供應(yīng)商進行比價、議價談判工作，對采購價格進行監(jiān)督7. 負責組織編制材料采購分析報告8. 負責組織對供應(yīng)商的信息收集、開發(fā)、建立及管理9. 負責檢查考核本部門各項工作10. 負

9、責組織并參與職工培訓(xùn)工作11. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作（二）：主管崗位職責崗位名稱供應(yīng)商服務(wù)部主管制作日期2013-10-27所屬部門供應(yīng)商服務(wù)部直接上級部門經(jīng)理直接下級采購員間接下級無工作職責與內(nèi)容1、 協(xié)助采購經(jīng)理制定采購計劃并督導(dǎo)實施2、 協(xié)助經(jīng)理制定和完善采購管理制度及流程3、 輔導(dǎo)采購員的業(yè)務(wù)操作，負責對采購員的采購過程（合同發(fā)放、物料進度、數(shù)據(jù)輸入等）進行檢查，以確保交期的順利達成4、 負責對未到位物料的跟催落實，分析原因并制定預(yù)防措施5、 負責組織供應(yīng)商信息庫的建立及評估考核6、 按照公司合同及文檔管理的有關(guān)規(guī)定，及時督促采購員做好合同及各類數(shù)據(jù)、資料的整理匯總并歸檔7、 負責并

10、組織采購員的培訓(xùn)工作，提出對下屬人員調(diào)配、培訓(xùn)、考核意見8、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)（三）：采購員崗位職責崗位名稱供應(yīng)商服務(wù)部采購員制作日期2013-10-27所屬部門供應(yīng)商服務(wù)部直接上級部門主管直接下級無間接下級無工作職責與內(nèi)容1、 負責擬訂采購合同并對物料進度進行跟催以確保采購任務(wù)順利完成2、 負責對到庫材料的入庫情況進行跟蹤確認3、 負責對物料異常情況進行處理4、 對所采購的材料執(zhí)行詢價、比價、議價制度，努力降低采購成本5、 負責收集市場最新價格信息、替代品資料、最新產(chǎn)品信息及供應(yīng)商信息6、 負責辦理報帳和采購貨款的結(jié)算單據(jù)以及需要現(xiàn)金采購物資的個人借款手續(xù)7、 負責供應(yīng)商管理，與供應(yīng)商

11、溝通協(xié)調(diào)質(zhì)量、交期、價格、售后服務(wù)等相關(guān)事宜8、 參與合同評審，配合有關(guān)部門做好采購成本、交貨期方面的方案9、 做好采購數(shù)據(jù)的輸入及匯總，需要時向部門主管提供采購報告10、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)（四）：文員崗位職責崗位名稱供應(yīng)商服務(wù)部文員制作日期2013-10-27所屬部門供應(yīng)商服務(wù)部直接上級部門經(jīng)理直接下級無間接下級無工作職責與內(nèi)容1、 負責合格供應(yīng)商、新產(chǎn)品、訂單的及時錄入，匯總整理各采購員每天的訂單執(zhí)行程度、到貨等各種信息2、 以月為單位對本部門各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并做出簡易分析，對部門及公司共享文件夾的數(shù)據(jù)適時更新及維護3、 負責采購部對外文件及數(shù)據(jù)的輸入/輸出工作并進行整理歸檔4、 負

12、責本部門勞保、易耗、辦公用品的申報領(lǐng)用登記管理，負責本部門所有人員同行政、人事部門的相關(guān)連接工作5、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)七、庫管工作職責及工作流程（一）、庫管管理職責為了使本單位的后勤庫房管理規(guī)范化，保證財產(chǎn)物資的完好無損,根據(jù)企業(yè)管理和財務(wù)管理的一般要求，結(jié)合本單位的一些具體情況，需定如下規(guī)定。 1.貨物入庫 （1）做好物資的保管工作，如實登記倉庫實物賬,經(jīng)常清查、盤點庫存物資，做到賬、物相符。（2）做好倉庫安全保衛(wèi)工作，確保倉庫和物資的安全。 （3）對于物資驗收入庫過程中所發(fā)現(xiàn)的有關(guān)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、品種等不相符的現(xiàn)象，庫管員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視其程度報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 2.盤點（1

13、) 倉庫必須對存貨進行定期或不定期清查，確定各種存貨的實際庫存量，并與電腦中記錄的結(jié)存量核對，查明存貨盤盈、盤虧的數(shù)量及原因，定期打印盤點表，報財務(wù)審查核對。（2) 倉管人員應(yīng)堅持日清日結(jié)，憑單下賬，不跨月記賬，按時上交報表，做到賬物一致。 3.保管 （1）夢想空間后勤部對倉庫所有物資負保管之責。物資堆放整齊、美觀、按類擺放，并標明進貨日期，按規(guī)定留有通道、墻距、燈距、掛好物資登記卡； （2）負責物品質(zhì)量、數(shù)量、衛(wèi)生、保質(zhì)期情況，落實防盜、防蟲、防鼠咬、防變質(zhì)等安全措施和衛(wèi)生措施，保證庫存物資完好無損； （3）庫房、展廳衛(wèi)生需行政部后勤負責。 （4）凡進庫房人員需由庫管允許并且在登記簿上簽字后

14、方可進入。 （5）公司鑰匙領(lǐng)用做好登記。 4. 公司內(nèi)部使用物品領(lǐng)用制度:(1)公司其他部門領(lǐng)用物品，領(lǐng)用人員需填寫庫房物品領(lǐng)用單，部門負責人簽字后持單到庫房辦理領(lǐng)用。例如初級教材、畫冊的領(lǐng)用。 （二）、倉庫管理員工作流程細則： 要求：所有入庫物品，庫房在登賬時必須保證采購訂單、入庫單、出庫單名稱數(shù)量金額等信息一致。 1.采購驗收入庫 商品采購主要分為保潔工程用料：清潔設(shè)備、工具、耗材等；日保用料：清潔劑用品、工具耗材等；地坪工程主材、輔料、骨料、工具、耗材等；技術(shù)部研發(fā)實驗性用料等。對于每月內(nèi)部項目必用物料，可由銷售部統(tǒng)計申購，交由夢想空間總經(jīng)理審批，供應(yīng)商服務(wù)部經(jīng)理負責采購。 （1）實物入

15、庫情況下：庫管核對貨物和采購訂單是否一致。對于合格產(chǎn)品，填寫“物資驗收入庫單”，雙方簽字確認，如發(fā)現(xiàn)所采購物資不符合規(guī)定要求，應(yīng)拒絕收貨，并及時通知供應(yīng)商服務(wù)部采購員進行退、換貨手續(xù)，聯(lián)系供應(yīng)商解決。及時通知財務(wù)部以扣壓貨款，并積極聯(lián)系供貨商做更正處理。 （3）所有物資驗收合格后，一律打印“物資驗收入庫單”，一式四聯(lián)，第一聯(lián)庫房留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)供應(yīng)商服務(wù)部報批(如欠帳，此聯(lián)由供應(yīng)商服務(wù)部留存，憑此聯(lián)到財務(wù)結(jié)賬），第四臉存根。物資驗收入庫單必須簽字人員：采購員、庫管。 （4）對于印刷品的驗收，綜合部-庫房依據(jù)使用部門提供的樣板進行；對于大中型設(shè)備需要使用部門、采購員協(xié)同庫管辦理驗收。

16、2.物資的出庫（1） 庫房存貨充足情況下：銷售人員根據(jù)1.內(nèi)部銷售情況，銷售人員持審批后的銷售單到庫房交于庫管，在出庫單簽字確認后方可領(lǐng)貨；2.外部銷售情況，銷售人員持審批后的銷售訂單交于庫管，在出庫單簽字確認后方可領(lǐng)貨。（2） 庫房存貨缺貨情況下：銷售人員根據(jù)自身銷售情況申請銷售補貨單交于夢想空間總經(jīng)理審批，審批后交于供應(yīng)商服務(wù)部下訂單，協(xié)同庫管辦理物流發(fā)貨，庫房依據(jù)采購訂單辦理入庫，庫管通知銷售部發(fā)貨情況。銷售人員及時聯(lián)系客戶接貨，接貨確認后告知綜合部-庫房辦理出庫單并簽字。（3）對于出庫物資：一律憑電腦出庫單，一式四份，一份留給庫房，一份留給財務(wù)部，還有一份給領(lǐng)貨人，一份存根。 （4）出

17、庫單必需領(lǐng)用人（一般是夢想空間銷售部人員）、庫管員的簽字，并注明該物品的領(lǐng)用人、部門、服務(wù)對象（內(nèi)部項目/客戶/超市展廳），即銷售類型。 3.入庫、出庫同一時間情況：采購物資通過供應(yīng)商直接發(fā)貨到內(nèi)部項目/客戶情況下：a.發(fā)貨到項目，供應(yīng)商持送貨單（要求送貨單名稱規(guī)格數(shù)量金額清晰反映）送貨，項目負責人在送貨單上簽收（接貨人及日期）。由供應(yīng)商將送貨單回傳庫房。庫管依據(jù)送貨單和采購訂單辦理入庫。b.發(fā)貨到客戶，由庫房聯(lián)系物流發(fā)貨到客戶指定地點，一定時間范圍內(nèi)銷售人員聯(lián)系客戶確認是否收貨。銷售人員確定內(nèi)部項目/客戶已收貨后，辦理出庫單簽字，庫房簽字。 4.與財務(wù)工作交接：(1)每月進行實地盤點，做盤點表交于財務(wù)審查對賬。 (2)每月報送入、出庫明細賬及匯總表。庫房臺