1、人力資源業(yè)務案例分享業(yè)務案例（內審匯編）問題 Q&A業(yè) 務 案 例Case 17Case 1-錯派應派員工：王二麻子，男，錯派員工： 王二麻子，女，錯派時間：2007年9月1日，發(fā)現(xiàn)時間：2008年3月31日，發(fā)現(xiàn)的契機：員工需要做公積金支取。男王二麻子致電呼叫中心查詢公積金時被告知其目前為不在職狀態(tài)，員工感到詫異，認為FESCO出現(xiàn)這樣的服務莫名其妙，令人難以理解。真實情況：王二麻子，女，自2007年3月已前往日本，現(xiàn)在日本留學。錯派導致的結果：男王二麻子的所有繳費對應的福利都體現(xiàn)在女王二麻子名下。社保費用總計約為：22398.60元（不含比值金）；住房公積金截止至08年3月的金額為

2、：10360元。后續(xù)后續(xù)跟蹤：跟蹤：1.與現(xiàn)在日本的女王二麻子溝通，她同意配合將公積金帳戶當中錯誤金額轉出。但社保已交費用無法退回。2.業(yè)務部糾正錯派，為男王二麻子補繳相應的社保費用，成本計入當事業(yè)務部。Case 1-錯派政府社保政府社保管理單位管理單位業(yè)務員業(yè)務員根據(jù)根據(jù)身份身份證信證信息確息確定唯定唯一號一號輸機員輸機員根據(jù)根據(jù)業(yè)務業(yè)務員的員的指令指令輸機輸機人事社保員人事社保員收取相應收取相應人事社人事社保變更文保變更文件，審核件，審核并輸機并輸機業(yè)務支持部業(yè)務支持部核對員工核對員工身份信息，身份信息，完成社保完成社保實做實做Case 1-錯派Case 2-錯派【案例概要】：全國B類的某

3、公司10名員工于2007年8月由甲業(yè)務部整體轉入到乙業(yè)務部，其中包括唯一號為001號某員工(身份證號XXX1)，業(yè)務部2007年8月錯派成相同姓名的唯一號為002號的員工（身份證號XXX2）。2008年2月社保無法申報，社保、醫(yī)保材料被社保中心退回。業(yè)務部發(fā)現(xiàn)派錯，申請后臺在系統(tǒng)中替換正確的某員工信息。001派出002Case2-錯派【案例分析】： 業(yè)務員應根據(jù)轉入信息寫派出件給輸機員，目前業(yè)務員和輸機員都無法找到當時的派出件。輸機員對此類業(yè)務員交給的派出、撤離件、數(shù)據(jù)變更單沒有分類、按日期順序保管。經業(yè)務部確認，是由于輸機員查詢、標注唯一號錯誤導致最終派出錯誤。 另外在按照業(yè)務員提供的電子版

4、人員派出名單列表，查詢轉入的10人簡檔時，發(fā)現(xiàn)只有1人有派工單和派出名單復印件，其他員工材料均不齊全。而業(yè)務員反映已將整體轉入的這10人派件做了10份復印件給檔案科。 Case2-錯派問題討論：案例所述問題出在何處？我所在的業(yè)務部是這樣做的這種問題能夠避免嗎？Case2-錯派【問題分析】： 1、公司規(guī)定，員工派出、撤離、改費等都應嚴格遵照業(yè)務操作流程、操作規(guī)范辦理，業(yè)務員應交給輸機員記錄件才能輸機。本案例中有明顯的信息流轉不規(guī)范，至今在業(yè)務部和檔案資料室都未找有關此人派出的任何留存的文檔資料。 2、派出、撤離等需要記錄件轉后臺入簡檔，001號員工簡檔中無當前商社派出件、無派出人員名單復印件。C

5、ase2-錯派 【后續(xù)處理】 派錯人員公積金已正常繳納，經與公積金相關人員了解，經特殊處理可將此人公積金追回，避免我公司不必要的損失。 為員工補繳社保、住房公積金。Case3-錯派【案例概要】商社B員工002 2010年3月12日辦理公積金支取手續(xù)時，發(fā)現(xiàn)賬戶下有支取記錄，002表示從未支取過公積金。經查，如下表所示。員工 002住房公積金出現(xiàn)差額4460.72元，要求外企補償這筆費用，而員工001已經離職且未能聯(lián)系上，因此暫時無法追回此費用。 商社商社員工員工2004.5.10入職入職06年年3月月04年年11月月& 06年年7月月08年年5月月A001錯派001B應派002B001

6、入職A發(fā)現(xiàn)派錯 6636.72元2176元B0026636.72元2176元XXCase3-錯派【問題和風險分析問題和風險分析】：1.派錯員工：商社B員工002簡檔中入職材料顯示：客戶發(fā)來委托書的日期為04年5月12日，員工填寫入職登記表的時間為04年5月31日。在內審調查中發(fā)現(xiàn)，客戶發(fā)來的委托書右上角鉛筆手工標注了唯一號：001，此唯一號對應的員工并非當時要入職商社B的員工，而是曾經在9798年入職過一家意大利公司的員工001。1.06年3月商社A員工001入職時，業(yè)務部發(fā)現(xiàn)派錯，在系統(tǒng)內對派出記錄進行更正，但并未對員工公積金的相關信息進行必要的更正。Case3-錯派問題討論： 這種錯誤能避

7、免嗎？如何避免？如果我是這個業(yè)務員，接下來我要做什么？ Case3-錯派 【后續(xù)處理及引發(fā)的思考后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：1.與員工達成協(xié)議，由業(yè)務部支付員工公積金損失的金額4460.72元。2.通過后臺將系統(tǒng)內兩名員工相關公積金記錄、財務欠費信息進行維護。3.002在住房公積金管理中心不存在04年5月08月的繳費記錄。一旦該員工再在其他公司入職，需要辦理公積金貸款等手續(xù)，則會再次出現(xiàn)問題，我方可能會面臨相關法律糾紛。Case3-錯派 思考：本案例再次提醒我們在員工派出環(huán)節(jié)應注重細節(jié)，尤其是在確定員工的唯一號的環(huán)節(jié)，失之毫厘將謬以千里。一旦在這一環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，會導致后續(xù)一系列的錯誤操作，直接影響

8、到后續(xù)員工社保、公積金實做。在給我方造成經濟損失的同時也使客戶對我方的服務質量產生質疑，大大降低客戶、員工對公司的滿意度。06年3月業(yè)務部發(fā)現(xiàn)員工派錯后，雖然對派出信息進行了更正，但是并沒有關注到公積金實做等相關信息。在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題時，應仔細、全面的分析問題，避免遺漏相關重要事項，錯過最佳補救的時機。Case4賬期 & 墊付【案例概要】：某商社兩個輔編1、2于2月18日申請15天賬期，并申請采取墊付方式發(fā)工資。每月25日發(fā)放員工上月工資。08年2月27日，正常發(fā)放08年1月份工資，本應于3月25日發(fā)放2月份工資，但輔編1于3月7日提前發(fā)放2月份工資、輔編2在3月7日提前發(fā)2月份工

9、資的同時重發(fā)1月份工資。2月25日3月25日1月工資2月工資Case4賬期 & 墊付【案例分析】：業(yè)務部2月25日發(fā)放該客戶1月份工資后，系統(tǒng)中1月工資數(shù)據(jù)狀態(tài)為“已發(fā)”。2月19日設置的帳期在2月底3月初財務結帳后生效，系統(tǒng)自動進行鎖單處理，將非“已交”狀態(tài)的財務工資數(shù)據(jù)由“已發(fā)”標志變?yōu)椤翱砂l(fā)”。 系統(tǒng)在3月7日發(fā)工資時讀到該商社員工的發(fā)工資標志為R（可發(fā)），故大撥發(fā)放2月份工資。Case4賬期 & 墊付 在結帳的最后一步帳期會對未鎖單的數(shù)據(jù)進行強制鎖單處理）系統(tǒng)對輔編2的商社1月份“未交”、“打票”狀態(tài)的工資數(shù)據(jù)進行強制鎖單處理，將發(fā)工資標志置為“可發(fā)”R），故造成結帳后

10、該商社員工的財務發(fā)工資標志由F變成R， 輔編1的1月工資數(shù)據(jù)狀態(tài)為“已交”（財務已交費），結帳時帳期不再對其進行處理，所以輔編1的1月工資沒有重發(fā)。發(fā)放1月份工資后2月底結帳后1月份工資狀態(tài)Case4賬期 & 墊付1-12-13-12-253-7發(fā)1月份工資未交費系統(tǒng)強制鎖單系統(tǒng)變更工資發(fā)放標記再次發(fā)放1月份工資正常交費正常大波兒發(fā)工資1-312-7Case4賬期 & 墊付1、按照業(yè)務操作流程，帳期商社欲提前于大撥發(fā)工資，業(yè)務員必須在當月先進行費用確認并人為鎖單，財務操作帳期商社時，可將工資數(shù)據(jù)強制變?yōu)椤霸试S發(fā)”，達到提前發(fā)工資的作用。此案例客戶發(fā)工資為每月25日以后發(fā)放上月工

11、資，是滯后于正常發(fā)工資，不適用帳期功能，只申請公司墊付工資即可。2、帳期只判斷商社庫是否有帳期標志，而并不判斷帳期是從何時開始啟用。此案例中2月19日設置的帳期，在3月1日結帳后生效，應對3月份以后的待發(fā)工資生效，但帳期強制將輔編2該商社1月份非“已交”工資變?yōu)椤霸试S發(fā)”，即對3月生效之前的非帳期數(shù)據(jù)也生效。3、帳期設置生效前，應將歷史財務費用進行完整的收費操作。輔編2的1月份工資已發(fā)，但財務費用“未交”，處于“打票”狀態(tài)，故3月1日財務結帳時帳期生效，強制鎖單，將其發(fā)工資標志由“已發(fā)”（F）變?yōu)椤霸试S發(fā)”（R）。Case 5-生育保險【案例概要案例概要】：某商社北京正式員工05年10月1日入

12、職，06年5月10日加入外企集體戶口，07年8月16日將集體戶口遷出。員工 08年7月份分娩 08年11月向外企申報生育相關費用報銷。經社保中心查實，該員工沒有生育保險記錄，生育保險一直未能實做。為了保證員工權益，由外企向該員工支付生育相關費用共計53993.36元。Case 5-生育保險【事件經過事件經過】：1.05年10月1日入職時，戶口：天津，無生育險2.06年5月辦理留學歸國認證，加入外企集體戶口：北京戶口：北京3. 06年8月商社由業(yè)務部A業(yè)務部B，按外埠城鎮(zhèn)戶口做四險4. 07年8月16日，員工將戶口遷出5. 08年2月，員工到我司辦理生育服務證6. 08年11月，員工向我司申請生

13、育相關費用的報銷此時我方才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中并沒有該員工的生育保險歷史記錄，生育保險也一直沒有實做。Case 5-生育保險 07年6月起支持部人事代理中心定期向業(yè)務部反饋工作居住證、人才引進、夫妻分居、集體戶口辦理等情況，提示業(yè)務部增加生育保險。業(yè)務端根據(jù)支持部反饋的信息進行生育保險相關操作。只是增量信息反饋，沒有做歷史數(shù)據(jù)篩查！該員工在06年5月辦理集體戶口，所以當時并沒有相關的戶口信息反饋環(huán)節(jié)。員工戶口落到外企集體戶口后，仍然沒有參加生育保險。Case 5-生育保險【問題和風險分析問題和風險分析】：1、缺少信息反饋環(huán)節(jié)，07年6月前，員工辦理完集體戶口落戶后，支持部在系統(tǒng)中變更員工戶口性質、添加戶

14、口開始日期。但業(yè)務端并不知道該員工的戶口性質發(fā)生變化。2、07年6月后，支持部定期向業(yè)務端反饋辦理集體戶口的人員情況，沒有納入整體操作的流程中，從信息反饋給業(yè)務部到正確為員工添加生育保險，并沒有統(tǒng)一的操作標準，后續(xù)再沒有審核驗證的環(huán)節(jié)。3、06年8月轉戶，沒有核查數(shù)據(jù)。轉出、轉入商社的部門在進行工作交接時對數(shù)據(jù)進行整理、核查，也可以篩選出戶口性質與生育保險應做、實做不對應的人員。4、08年2月員工在申請生育服務證時，不核對是否有生育險。Case 5-生育保險【后續(xù)處理及引發(fā)的思考后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：1、為保證員工權益，同時避免員工投訴及在客戶內部造成的負面影響，我放支付員工相應生育費用。員

15、工的生育費用報銷9146.36元、生育津貼44847元，共計53993.26元。2、由支持部社保中心提取數(shù)據(jù)，對目前系統(tǒng)中員工戶口為北京但生育保險有問題的人員進行統(tǒng)計，發(fā)給各業(yè)務部，由業(yè)務員按要求為員工添加生育保險。Case 6-生育保險【案例概要】：【案例概要】：為了避免為了避免Case5事件的發(fā)生，業(yè)務部、支持部社保中心、人事件的發(fā)生，業(yè)務部、支持部社保中心、人事代理中心、運管部共同對業(yè)務及系統(tǒng)中關于集體戶口落戶、工事代理中心、運管部共同對業(yè)務及系統(tǒng)中關于集體戶口落戶、工作居住證引發(fā)的生育保險繳納的相關操作進行探討，整個業(yè)務流作居住證引發(fā)的生育保險繳納的相關操作進行探討，整個業(yè)務流程能有對

16、生育保險的辦理工作進行嚴密、及時、持續(xù)的跟進手段程能有對生育保險的辦理工作進行嚴密、及時、持續(xù)的跟進手段和工具，從而改變完全依賴系統(tǒng)外手工操作（和工具，從而改變完全依賴系統(tǒng)外手工操作（ 、郵件等）的方式，、郵件等）的方式，以規(guī)避由生育保險未實做產生的風險。以規(guī)避由生育保險未實做產生的風險。Case 6-生育保險【事件經過事件經過】 1、支持部社保中心將已辦理集體戶口的員工與系統(tǒng)內該部分員工生育保險的應做、實做情況做比對，進行了一次篩查，結果發(fā)現(xiàn)共有1012名員工的生育保險存在問題，按照類型和輕重緩急程度分為6類。進行相應補救措施。2、根據(jù)北京市相關規(guī)定，具有北京市工作居住證的員工也可以享受生育

17、保險待遇，參加生育保險。Case 6-生育保險【問題和風險分析問題和風險分析】：1、07年6月以后，支持部人事代理中心及時將當月辦理完集體戶口的信息業(yè)務部，以便業(yè)務端能夠及時為員工添加生育保險，但從社保中心提取的數(shù)據(jù)看，由于業(yè)務端內部信息傳遞及操作等原因仍不能保證及時為辦理戶口變更的員工添加生育保險。2、由于持有工作居住證的員工我方也應該為其繳納生育保險，但通過我方辦理的工作居住證可以進行統(tǒng)計、反饋等工作以便及時增加生育保險，但如果員工未通過我方辦理工作居住證，自行辦理證件，就給我方及時了解信息、后續(xù)跟進生育保險帶來較大困難，而且員工生育后我方必須承擔相關費用。Case 6-生育保險【后續(xù)處理

18、及引發(fā)的思考后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：1、關于集體戶口與工作居住證的問題，業(yè)務部、支持部、運管部、業(yè)務部、支持部、運管部、法律部法律部進行深入探討，服務中心服務中心建議在員工個人信息登記表及集體戶口申請表中添加相關信息項，以便從員工辦理轉入手續(xù)時及申請加入集體戶口能夠得到提醒，同時保證有員工簽字，可以避免我方的風險。2、法律部：員工及商社層面考慮加強法律條款的約束：員工方面：勞動合同補充協(xié)議。客戶方面：增加商務合同補充協(xié)議。Case 6-生育保險【后續(xù)處理及引發(fā)的思考后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：員工方面：勞動合同補充協(xié)議。 修改員工入職登記表，加入工作居住證相關信息，已有工作居住證的員工必須提供工作

19、證信息，否則無法按照生育保險渠道領取生育津貼。 在京外地員工增加勞動合同補充協(xié)議，約定員工辦理工作居住證需立即通知用人單位，否則無法按照生育保險渠道領取生育津貼。Case 6-生育保險【后續(xù)處理及引發(fā)的思考后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：客戶方面：增加商務合同補充協(xié)議。 約定客戶在為員工辦理工作居住證出具相關證明時，應立即通知我方，以便辦理生育保險，否則相應費用由客戶承擔。 在入職客戶之前已有工作居住證的員工，如未及時告知我方工作證信息，無法領取生育津貼等的風險，我方不予承擔。Case 6-生育保險【后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：【后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：2、為保證問題不再出現(xiàn)，支持部提出流程及系統(tǒng)改進的建

20、議，將系、為保證問題不再出現(xiàn)，支持部提出流程及系統(tǒng)改進的建議，將系統(tǒng)中統(tǒng)中“集體戶口集體戶口”、“工作居住證工作居住證”、“戶口進京戶口進京”和和“生育服務證生育服務證”等人事等人事信息與生育保險的信息與生育保險的“應做應做”和和“實做實做”建立關聯(lián)，使以上人事信息發(fā)生建立關聯(lián)，使以上人事信息發(fā)生后，整個業(yè)務流程能對生育保險的辦理工作進行嚴密、及時、持續(xù)后，整個業(yè)務流程能對生育保險的辦理工作進行嚴密、及時、持續(xù)的跟進手段和工具，改變目前完全依賴系統(tǒng)外手工操作（的跟進手段和工具，改變目前完全依賴系統(tǒng)外手工操作（ 、郵件等）、郵件等）的方式，以規(guī)避由生育保險未實做產生的風險。的方式，以規(guī)避由生育保

21、險未實做產生的風險。Case 7-生育保險【案例概要案例概要】：某商社兩名員工001、002分別于06年9月、06年12月落戶我方集體戶口，并分別于08年8月、09年3月分娩。但兩人的生育保險直到09年4月做清查時才增加。按照政策分娩后繳納生育保險的員工無法再申領生育津貼。由于客戶從2008年開始按照08年3月的京財稅【2008】557號令為符合生育政策的女員工取得的生育津貼、生育醫(yī)療費用等免征個人所得稅。由于客戶已支付了員工產假期間工資，但沒有申領下生育津貼，就無法向地稅申請為員工產假期間的工資辦理退稅。因此員工要求賠償產假期間個稅損失，分別為3589.22元、3887.26元。Case 7

22、-生育保險【事件經過事件經過】：1、06年客戶兩名員工都是通過畢業(yè)生接收手續(xù)辦理集體戶口，辦理完手續(xù)后當時沒有增加生育，因當時On-site人員沒有接受過相關的培訓。2、09年3月業(yè)務支持部發(fā)通知進行清查，業(yè)務員發(fā)現(xiàn)該商社共有138人存在問題，于是于09年3月批量增加生育保險。3、因客戶的社保截止日比較早，因此從09年4月份開始實做員工生育保險。4、員工發(fā)現(xiàn)自己沒有退稅，詢問后發(fā)現(xiàn)由于分娩后才增加生育保險因此沒有申領生育津貼。5、業(yè)務員咨詢業(yè)務支持部后得知員工補交之前的生育保險后不能再申領生育津貼及辦理退稅手續(xù)。Case 7-生育保險【問題和風險分析問題和風險分析】：1、員工001派出日期為0

23、6年7月3日，生育歷史記錄顯示員工09年3月后正常繳納生育保險，操作時間為09年4月4日，生育歷史記錄中還存在一條06年7月1日07年3月31日的記錄，操作時間是07年6月13日。經過與業(yè)務支持部社保中心核實，該員工的生育保險從09年4月份實做，而從06年7月至09年3月生育保險均未實做。另一名員工002的情況也基本相同。經核實，業(yè)務部是從08年1月后進入系統(tǒng)，上線后的相關操作由業(yè)務支持部社保中心負責，但之前的操作全部由業(yè)務部單獨操作。因此員工這條生育保險記錄為何存在系統(tǒng)中不得而知。Case 7-生育保險【問題和風險分析問題和風險分析】：2、客戶為員工支付了產假期間的工資，按照北京市企業(yè)職工生

24、育保險規(guī)定員工分娩后應申領報銷生育津貼和報銷生育醫(yī)療費，但由于員工分娩時并未參加生育保險，因此這筆費用無法報銷。Case 7-生育保險【后續(xù)處理及引發(fā)的思考后續(xù)處理及引發(fā)的思考】：1、對于員工申請的生育津貼退稅補償，業(yè)務部經公司領導審批后與員工簽訂了生育津貼個稅補償協(xié)議，并通過網銀方式支付給員工。金額分別為員工001：3589.22元、002：3887.26元。2、業(yè)務部后續(xù)對分娩員工的生育保險進行了清查，發(fā)現(xiàn)另有5名員工是在09年4月增加生育之后分娩的，因此不會對生育津貼的申領產生影響。3、09年3月業(yè)務支持部聯(lián)同業(yè)務部對員工生育保險進行了核查，對問題人員進行了處理，同時相關流程、系統(tǒng)進行了

25、優(yōu)化。但我們在平時的工作中仍然要關注細節(jié)，保證員工生育保險按時、按要求繳納，杜絕類似事件的發(fā)生，為公司避免不必要的損失。常見問題常見問題 Q&A 串講 商社信息公積金地址維護信息填寫完整，否則刷單不出結果；社保模板中的工傷比例修改；商社福利模板，修改后在派員工可自動套用；商社信息公積金刷單“BD”標識全國B類客戶的輸機規(guī)則公積金的“分單”標記員工基本信息 是否外籍、是否勞務費派出；離職補償金當月財務費用“未交”撤離維護；當月財務費用“已交”臨派撤離離職補償金撤離，未交費撤離維護界面填寫離職補償金撤離，已交費做臨派撤離離職補償金撤離，未交費撤離維護界面填寫離職補償金撤離離職補償金撤離，已

26、交費，做臨派中間庫刷單，分單、合合單；單；往前補派的，非當月服務費刷不進中間庫；提前代發(fā)工資業(yè)務部填寫批辦單，部門經理簽字、財務部經理簽字，提前代發(fā)工資協(xié)議轉運管部操作處理某商社雇員在海拉爾系統(tǒng)中派出且當前在派當前在派，派出費用：2818元社保五險：大庫，住房：單立戶，基數(shù)：5000，代發(fā)工資：5000，2013年10月初客戶通知業(yè)務員該員工的社保起做日期改為9月1日，因上一家單位已繳納7、8月社保。財務結算狀態(tài)： 2013年7、8、9月 費用2818元已交； 正確做法：正確做法：業(yè)務員告知輸機員修改社保標準廢成1900-1-31，做2013.7改費：工資日期，派出費用600元【備注（2818-（5000*42.3%+3）】財務結算系統(tǒng)沖出2013.7、2013.8各-2218元社保/公積金系統(tǒng)中社保退費某商社雇員在海拉爾系統(tǒng)中派出且撤離到撤離到，派出費用：2818元社保五險：大庫，住房：單立戶，基數(shù)：5000，代發(fā)工資：5000， 2013年10月初客戶通知業(yè)務員該員工的社保起做日期改為9月1日，因上一家單位已繳納7、8月社保。 財務結算狀態(tài)： 2013年7、8、9月 費用2818元已交已交；