1、xx集團關(guān)于備用金領(lǐng)用及費用報銷制度管理細則（試用）為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)行為，提高資金利用效率，正確、及時進行成本費用核算，減少資金損失，特制定本細則。備用金制度管理細則一、備用金定義，指公司借給員工個人的款項，這些款項將用于支付與公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的事項二、備用金領(lǐng)用人員：因工作需要的公司內(nèi)部員工三、備用金適用范圍3.1 采購人員發(fā)生采購行為前的備用金申領(lǐng)3.2 公司員工因出差領(lǐng)用備用金時，每次須指定單獨一人申領(lǐng)，不得重復(fù)申領(lǐng)；并由此人負(fù)責(zé)出差后的賬務(wù)報銷。3.3 公司接待3.4 其它與公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)行為，包括禮品采購、等四、備用金領(lǐng)用及核銷程序4.1 第一步，需領(lǐng)用備用金的員工憑

2、借本部門經(jīng)理簽字后的憑證（如出差申請單、材料采購審批單等）到財務(wù)部相關(guān)人員處領(lǐng)取暫支單，按照財務(wù)部門規(guī)定內(nèi)容如實并規(guī)范填寫，填寫內(nèi)容包括：暫支人、暫支日期、暫支用途、暫支金額（大小寫一致）、預(yù)計還款時間等。第二步，暫支單內(nèi)容填寫規(guī)范無誤后到本部門經(jīng)理處簽字第三步，攜帶部門經(jīng)理簽字后的暫支單到財務(wù)部相關(guān)人員處領(lǐng)取暫支款4.2 暫支人員應(yīng)在完成業(yè)務(wù)后五個工作日內(nèi)按照公司報銷制度的相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部報銷相關(guān)費用并核銷備用金4.3 員工因差旅申請備用金時，部門經(jīng)理必須對申領(lǐng)金額嚴(yán)格審核，不允許發(fā)生申領(lǐng)金額大于實際支出金額60刈上的行為，員工在差旅申請單上必須明確各項用途的使用金額，申領(lǐng)金額不得超出各項用

3、途金額的20%例如差旅費包括車票或過路費、住宿費、餐費等，其中車票或過路費計150元、住宿費600元、餐費2500元，總費用共1000元，則申領(lǐng)備用金金額不得超過1200元4.4 因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員或部門可由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財務(wù)部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結(jié)算的，須提前向財務(wù)部說明原因，征得公司總經(jīng)理及以上級別的領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后可延期，最長

4、延期不得超過一個會計年度。原則上此條內(nèi)容僅適用于公司各基地及總經(jīng)理級別員工。五、備用金領(lǐng)用金額的細則規(guī)定5.1 發(fā)生采購行為時，采購金額在100元以下的零星采購，可由采購人員預(yù)先墊付，然后按照公司財務(wù)報銷制度核報；采購金額在100元5000元時，采購員按照備用金申請程序事先申領(lǐng)備用金；超過5000元，公司不支持現(xiàn)金支付，由采購人員按照公司制度的相關(guān)規(guī)定攜帶相關(guān)憑證至財務(wù)部，財務(wù)部以轉(zhuǎn)賬支票或者銀行匯款的形式支付對方。5.2 按照備用金申請程序事先申領(lǐng)備用金；超過5000元則由采購人員抄送銷售方信息至財務(wù)部，財務(wù)部以轉(zhuǎn)賬支票或者銀行匯款的形式支付對方。5.3 一次性申請備用金金額超過3000元（

5、不含3000元）者，各項相關(guān)審批表除部門經(jīng)理簽字外還必須經(jīng)主管副總及以上級別領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)六、關(guān)于備用金賬務(wù)核報日期的規(guī)定細則6.1 備用金領(lǐng)用人員必須在15天內(nèi)到財務(wù)部門核銷賬務(wù)，各部門和基地負(fù)責(zé)人有義務(wù)督促部門內(nèi)相關(guān)人員按時核銷備用金賬務(wù)；超出日期未核銷賬務(wù)，財務(wù)部在賬務(wù)處理中計入其它應(yīng)收款，同時從相關(guān)人員的應(yīng)發(fā)獎金和提成中扣除同等金額的款項6.2 所有各種備用金不允許跨年度使用。每年12月1日-5日，財務(wù)部將通告各備用金領(lǐng)用人員必須到財務(wù)部核銷所有備用金賬務(wù)，在12月25日前未核銷賬務(wù)的，財務(wù)部將從相關(guān)人員的獎金中扣除同等金額款項并處以待核銷賬務(wù)總金額5%的罰款，待賬務(wù)核銷后將扣除款項的剩

6、余部分發(fā)還相關(guān)人員。備用金領(lǐng)用人在一個會計年度內(nèi)未核銷賬務(wù)的，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任處罰。6.4 對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷當(dāng)年借款。6.5 備用金申請工作時間為每周一至周五工作時間6.6 備用金必須?？顚Ｓ?，不允許一款多用或者多筆備用金交叉使用等費用報銷制度實施細則此細則適用于我公司內(nèi)部正式員工，外來人員一律不得在我公司報銷任何發(fā)票、憑證。一、對原始憑證的要求1.1 所有票據(jù)必須是符合法律規(guī)定的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是經(jīng)復(fù)寫紙一次性全套寫清楚的票據(jù)，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷；公務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷1.2 原始

7、票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右向左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較多時可分行粘貼，不得豎向粘貼1.3 原始票據(jù)必須分門別類粘貼，按照交通票據(jù)、住宿票、招待票、通信等不同類別和不同金額粘貼，不能混合粘貼1.4 若報銷費用沖抵備用金請向財務(wù)人員說明，有借款記錄需要在報銷時沖賬的應(yīng)注明借款人姓名、金額及時間。1.5 費用報銷單不允許出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，費用報銷發(fā)票的內(nèi)容包括日期、商品名稱、單價、數(shù)量、金額并蓋有開具發(fā)票單位的發(fā)票或財務(wù)專用章。經(jīng)辦人必須要求開票單位如實填寫發(fā)票所有內(nèi)容，發(fā)票涂改、大小寫不符、假發(fā)票以及非行政部門開具

8、的收款收據(jù)一律不予報銷。1.6 差旅費報銷單：按途中經(jīng)過的地點及發(fā)生相關(guān)費用逐地逐項填寫對應(yīng)的時間、車船費等費用，因出差發(fā)生的費用填在差旅費報銷單中“其它“費用項上，注明出差事由，隨行人員及借款情況。1.7 填寫報銷單時應(yīng)使用水筆或鋼筆填寫，不得使用圓珠筆或鉛筆。1.8 不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部有權(quán)退回，要求經(jīng)報人重新整理粘貼二、日常賬務(wù)報銷范圍2.1 差旅費：住宿費、餐費、過路費、油費等2.2 采購費：辦公用品采購、生產(chǎn)過程中的小額及臨時性生產(chǎn)物品采購2.3 招待費2.4 其它費用：經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的公司各部門活動費用、公司參展費用及其它大額支出費用等三、報銷流程和簽字責(zé)任3.1報銷

9、流程步驟一，經(jīng)報人按照費用報銷制度實施細則第一章的要求填制報銷憑證;步驟二，經(jīng)報人到部門經(jīng)理處審核確認(rèn)費用發(fā)生的真實性并請部門經(jīng)理簽字確認(rèn)；步驟三，經(jīng)報人到財務(wù)部相關(guān)人員處審核簽字；步驟四，由財務(wù)部予以報銷步驟五，財務(wù)部上報總經(jīng)理最終簽字確認(rèn)3.3 財務(wù)部責(zé)任：審查報銷憑證填制的合規(guī)性，審查原始票據(jù)的真實性；對所報金額真實性給出合理性建議3.4 部門經(jīng)理責(zé)任：審查費用支出行為的真實性；審查費用金額的真實性；3.5 主管副總經(jīng)理及以上級別責(zé)任：對單次報銷金額高于3000元的報銷賬務(wù)進行審批；白條簽字持審慎態(tài)度，不得無故審批白條四、報銷范圍細則4.1 公司除正常費用開支外，其余各項支出必須事先提出

10、計劃，按支出審批權(quán)限批準(zhǔn)后，在計劃范圍內(nèi)列支。4.2 辦公用品的購置：由各部門根據(jù)需要，編制計劃報總裁辦審核匯總，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，由集團總裁辦按計劃統(tǒng)一購買，并建立實物帳，詳細登記辦公用品的進、出情況。領(lǐng)用時，須填制出庫單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?？偛棉k每月末應(yīng)將辦公領(lǐng)用清單交財務(wù)室進行核定監(jiān)控。4.3 物品采購報銷須按公司采購控制程序、庫房管理程序、進貨檢驗程序完備審批手續(xù)后辦理報銷4.4 要求財務(wù)出納人員嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，并于每月月初匯總上月的報銷清單，上報上級主管。4.5 違章罰款及其它因當(dāng)事者過失造成損失浪費不予報銷。4.6 其它不符合國家開支標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)、無理由跨年度的單據(jù)，不予報銷五、關(guān)于一次性報銷金額的規(guī)定5.1 經(jīng)報人一次性報銷金額小于3000元，按照流程3.1的規(guī)定進行報銷5.2 經(jīng)報人一次性報銷金額在30005000元，前三個步驟則按照流程3.1規(guī)定，步驟4為總經(jīng)理審核，步驟五為財務(wù)部予以報