1、檔案整理檔案整理2017年年8月月2日日歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架）。組件一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單等為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復(fù)文可各為一件歸檔文件排序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處

2、理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。組件件內(nèi)文件排序歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。修整裝訂對齊方式裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料

3、進行裝訂。永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。歸檔分類歸檔文件一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 全宗號全宗號 年度年度件號件號機構(gòu)或問題機構(gòu)或問題保

4、管期限保管期限 頁數(shù)頁數(shù)歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。歸檔文件目錄、歸檔文件目錄封面編目將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。裝盒裝盒要求（1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。（2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 （3）分機構(gòu)或問題的情況下，不同機構(gòu)或問題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項.起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，

5、按要求在檔案盒盒脊或底邊編制。裝盒備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。整理日期：歸檔文件整理完成日期。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。裝盒盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、 銷毀等情況；銷毀等情況；備注項內(nèi)容。備注項內(nèi)容。 整理人：整理人： 檢查人：檢查人： 年年 月月 日日歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。歸檔文件按年度機構(gòu)（問題）保管期限分類的，庫房排架時，每