1、行政部工作手冊 河北晟德?lián)Ｓ邢薰拘姓慷凰哪暌辉履?錄第一章、企業(yè)行政概述一、行政管理的概念和意義3二、行政管理內(nèi)容3第二章、行政部部門職責與權(quán)力 一、部門職責5 二、部門權(quán)利5第三章、行政部組織架構(gòu) 一、行政部門經(jīng)理.6二、行政主管6三、行政內(nèi)勤8四、行政外勤.8五、行政前臺.9第一章、企業(yè)行政管理概述一、企業(yè)行政管理的概念和意義企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財產(chǎn)會計管理四個方面；狹義上指以行政部為主，負責行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財產(chǎn)設(shè)備、

2、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務(wù)。二、行政管理的內(nèi)容1、會議、活動組織：負責公司活動的組織、宣傳、安排工作；負責公司各類會議的組織、安排、服務(wù)工作。2、物品管理：負責公司辦公用品、低值易耗品、辦公設(shè)備的采購、登記、核查管理工作；制定辦公用品計劃，報主任審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。3、環(huán)境衛(wèi)生：負責公司環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督管理工作。4、安全保衛(wèi)：負責公司

3、的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負責公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作；安排節(jié)假日各部門員工的值班。5、員工就餐：負責現(xiàn)場食堂的監(jiān)督管理工作。6、證照年檢：負責辦理公司營業(yè)執(zhí)照年檢、組織代碼證年檢。7、事務(wù)工作：負責交納電費、電話費、物業(yè)費，保證公司各部室飲用水供應(yīng)。8、完成領(lǐng)導臨時交辦的任務(wù) 第二章、行政部部門職責與權(quán)力一、部門職責(一)、日常行政事務(wù)處理：1、接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴禁私用，一律不得撥打信息臺；對來訪者要使用文明用語，熱情接待，要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進落實。2、文件制發(fā)及檔案管理：文

4、件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導落實。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類整理再按要求進行歸檔，公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導，分類管理；維護檔案的完整與安全；便于公司和社會對檔案的有效利用。3、會議組織與紀要：公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作。按要求安排好人員的發(fā)言順序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時間，討論實質(zhì)性的問題。與會人員均應(yīng)將手機設(shè)置為會議狀態(tài)。4、車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗。公務(wù)用車，公司領(lǐng)導人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動，派車接送；到外地出差，送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠等必

5、需用車的情況時可酌情批準派車。公司組織集體活動，酌情安排用車。5、日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導的執(zhí)行力度，有效地實施行政制度及監(jiān)管，及時調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。(二)、行政管理工作：1、制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實際情況，制定出合乎企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會各部門及人員，收集合理化建議，并在企業(yè)發(fā)展中及時調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實可行地提高員工工作主動性和規(guī)范性。2、部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準確理解公司領(lǐng)導意圖、做好上情下達的工作。以主動謙虛的態(tài)度與其他部門

6、人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息及時整理反饋給公司領(lǐng)導，有效地協(xié)助上級推進工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，提高服務(wù)意識。3、績效考核：全面了解，評估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率，考核范圍為公司全體員工?？己嗽瓌t是通過考核全面評價員工的各項工作表現(xiàn)，使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參與公司管理程序，發(fā)表自己的意見?？己四康摹⒖己藢ο蟆⒖己藭r間、考核指標體系、考核形式應(yīng)相匹配。以崗位職責為主要依據(jù)，堅持上下結(jié)合，左右結(jié)合，定性與定量考核相結(jié)合?？己丝刹扇∩霞壴u

7、議、同級同事評議、自我鑒定、下級評議、外部客戶評議等。4、福利管理（1）員工福利制度的制定，并經(jīng)批準后實施；（2）福利制度的研究、修訂、改進等事項；（3）福利事項的辦理；（4）福利工作總結(jié)、分析和改進；（5）員工福利的發(fā)放；(三)、外部溝通1、政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。2、合作伙伴（客戶）溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重。3、注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴客戶

8、的公司紀念日等），應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作伙伴（客戶）的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐，與合作伙伴（客戶）建立經(jīng)常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。(四)、企業(yè)文化建設(shè)：包括核心價值觀、企業(yè)精神、企業(yè)道德、經(jīng)營理念、企業(yè)VI設(shè)計（章程、簡介、統(tǒng)一標識）、公司大事記、員工行為準則/員工手冊、員工活動組織、節(jié)日福利物資組織與發(fā)放等。(五)、外聯(lián)工作1、證照年檢及資質(zhì)審核2、外部事務(wù)辦理(六)、行政后勤工作1、物資采購與預算2、物資管理及發(fā)放3、管理成本控制(七)、突發(fā)事務(wù)處理二、部門權(quán)力1、參與

9、制定企業(yè)規(guī)章制度，并對執(zhí)行督導和監(jiān)管； 2、督導各部門所需物資的預算和統(tǒng)一采購并配發(fā)；3、公司固定資產(chǎn)的盤點與清查；4、企業(yè)相關(guān)會議的組織和協(xié)調(diào)； 5、配合人事部進行績效考核和福利發(fā)放； 6、車輛的使用與管理；7、公司資質(zhì)的審核與年檢； 8、北部員工的管理與解聘。一、部門職責1、各職能部門的關(guān)系協(xié)調(diào)； 2、建立各項規(guī)章制度并檢查實施情況，促進各項工作規(guī)范化管理；3、負責公司資料、信息等管理，以及宣傳報道工作，溝通內(nèi)外聯(lián)系和上下聯(lián)系；4、公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作； 5、公司資質(zhì)電子版管理；6、業(yè)務(wù)開展所需的公司資質(zhì)的配備；7、公司各類檔案的整理、歸

10、檔、保管等8、公司宣傳資料的制作。 9、福利管理（1）員工福利制度的制定，并經(jīng)批準后實施；（2）福利制度的研究、修訂、改進等事項；（3）福利事項的辦理；（4）福利工作總結(jié)、分析和改進；（5）員工福利的發(fā)放；10、文件控制（1）發(fā)文制度及行文程序的擬定和實施；（2）公司文件發(fā)放；（3）文件與資料登記、編號 、發(fā)行、保管、維護等；（4）過期文件的處理；（5）文件匯編；（6）文件與資料的有效性控制。11、行政開支預算的編制；12、行政開支成本控制；13、其他相關(guān)職責。二、部門權(quán)力1、依照制度，對稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實施處罰的權(quán)力；2、依照制度，按規(guī)定程序，實施其他單位提請的處罰建議；3、部門內(nèi)部員工考核

11、的權(quán)力；4、部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)；5、部門內(nèi)部工作開展的自主權(quán)；6、要求相關(guān)部門配合相關(guān)工作的權(quán)力；7其他相關(guān)權(quán)力。  第三章、行政部組織架構(gòu)行政總監(jiān)行政經(jīng)理前臺接待行政內(nèi)勤行政外聯(lián)一、崗位：行政部門總監(jiān)直接上級總裁CEO直接下級行政經(jīng)理崗位職責1、參與制定公司經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃，參加總裁會議商討公司決議。2、根據(jù)各部門的營銷發(fā)展目標、計劃和年度營銷預案等，做出相應(yīng)物資預算，便于各部門工作開展。3、負責日常管理工作，按時完成總裁下達的各項工作任務(wù)。4、負責檔案管理工作,建立和完善公司人事、行政、文件、儲備、培訓等檔案的立卷、維護、管理、調(diào)閱，做好各種資料的收集、整理和立

12、卷歸檔；負責各類銷售原始資料的歸類、整理、收集、存檔的管理工作，及時編制銷售統(tǒng)計報表和分析報告。 5、負責各部門所需物資的采購、保管、發(fā)放，協(xié)調(diào)各部門物資材料的使用和管理及監(jiān)督。6、負責員工住房安排，生活衛(wèi)生保健、膳食供應(yīng)及生活區(qū)防疫工作。負責員工生活區(qū)的管理和安全保衛(wèi)工作。7、負責協(xié)調(diào)、安排、組織相關(guān)會務(wù)及內(nèi)部活動。8、負責對安全保衛(wèi)系統(tǒng)進行不定期的監(jiān)控、檢查。定期或不定期對企業(yè)內(nèi)部安全情況組織消防演練。9、負責對出現(xiàn)的事故及時上報協(xié)助進行處理。10、負責公司內(nèi)上傳下達工作，確保流程化、制度化、規(guī)范化辦理。二、崗位：行政主管直接上級行政部門經(jīng)理直接下級行政內(nèi)勤、行政外勤、行政前臺崗位職責1、

13、負責主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)；2、貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關(guān)部門協(xié)作配合；3、負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；4、負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作；5、做好公司生活用房及財產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊；6、負責公司內(nèi)部治安管理工作。維護內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發(fā)生；7、負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查和維

14、修計量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作；8、負責組織部門人員的培訓教育工作。協(xié)同人事部做好各項工作，定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評比活動；9、有權(quán)向主管領(lǐng)導提議下屬人選，并對其工作考核評價；10、按時完成公司領(lǐng)導交辦其他工作任務(wù)三、崗位：行政內(nèi)勤直接上級行政主管直接下級無崗位職責1、 負責做好計算機打字、復印等行政工作；2、 負責公司辦公設(shè)備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登記，名片印制等工作；3、 負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的繳回；4、 負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統(tǒng)計，做到入庫有驗收、出庫有手續(xù)，保證帳實 相符；5、 負責文件的管理和存檔工作；6、 安排公司的公共衛(wèi)生、員工就餐工作；7、 及時更新通訊錄、值日表；8、 公司電話費、水電費、物業(yè)費的繳納工作；9、 保管公司旗下車輛手續(xù)；10、配合其他部門，完成直屬上司交辦的臨時性工作；四、崗位：行政外勤直接上級行政主管直接下級無崗位職責1、 參與公司會銷活動的組織、執(zhí)行；2、 負責公司接待安排及會議訂餐、酒店預訂等；3、 負責公司辦公場所租賃、租金繳納及相關(guān)管理；4、 負責