1、專項維修資金使用操作流程手冊一、使用專項維修資金向小區(qū)辦申報必須提供的資料（一）使用申請序 號 資 料 名 稱1 物業(yè)維修申請報告2 單位工程綜合質量評定表或遼寧省房屋建設工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案書3 工程預算書4 住宅共用部位共用設施設備維修和更新、改造方案5 商品住宅專項維修資金使用預算分攤業(yè)主確認明細表6 商品住宅專項維修資金使用預算分攤業(yè)主確認結果匯總表7 業(yè)主大會決議8 維修資金使用有關情況的告知函（此函由業(yè)委會報送社區(qū)委員會）及社區(qū)居委會出具的復函9 住宅共用部位共用設施設備維修和更新、改造方案公示證明及公示照片10 商品住宅專項維修資金使用預算分攤業(yè)主確認明細及匯總表公

2、示證明及公示照片11 業(yè)主大會決議公示證明及公示照片12 項目維修前狀況的照片對住宅共用部位共用設施設備實施特種改造的，還應提交相關專業(yè)部門出具的審批意見或鑒PS 定報告等資料；（至少一份為原件）上述資料需提交一式五份。（二）結算資料序 號 資 料 名 稱1 物業(yè)維修管理委托書（由業(yè)委會與被委托管理單位簽訂）2 工程中標通知書、中標公示及公示照片3 施工單位營業(yè)執(zhí)照和資質證書（復印件）4 工程開、竣工報告5 施工合同6 質量檢驗評定表7 工程結算書8 維修資金分攤情況說明9 維修資金分攤表10 業(yè)主委員會對工程結算、質量評定、資金分攤等情況的驗收報告11 項目維修后狀況的照片12 收款收據及建

3、筑業(yè)統一發(fā)票（復印件）13 工程質量監(jiān)督檢驗報告、相關費用結算發(fā)票（復印件）14 工程費用審計報告、相關費用結算發(fā)票（復印件）15 商品住宅專項維修資金使用結算付款委托書業(yè)主大會決定聘請監(jiān)理機構監(jiān)督檢驗施工質量和聘請專業(yè)機構對工程費用進行審計的，需分別提交上述 13、14 項；需直接把維修資金劃撥給施工單位的，需提交上述第 15 項。PS 對消防、電梯等特種共用設施設備進行維修、更新和改造的，還應提交專業(yè)部門出具的驗收鑒定。上述資料需提交一式五份。（至少一份為原件）二、操作步驟：（一）前期準備工作1、提前做好業(yè)主的繳納信息同政府網上信息的核對工作，提前將錯誤信息進行更正，避免影響結算時的分攤進

4、展，對未繳納維修資金業(yè)主的情況要了解原因，做好催繳方案，避免影響公司的經濟利益。2、提前準備本次使用維修資金涉及到分攤樓體的單位工程綜合質量評定表（基本為 2001 年上半年之前竣工的樓體）或遼寧省房屋建設工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案書（基本為 2001 年下半年之后竣工的樓體）3、對維修部位進行原始狀況拍照存檔。（二）制定維修資金使用計劃，向業(yè)委會提出物業(yè)維修申請報告1、定項（確定維修內容）2、對需維修工程進行充分論證，避免公司風險（必須已過質保期，且分析業(yè)主對此項工程認可程度），向公司管理層提報通過。3、對維修項目進行工程造價的預算（考慮招標費用、監(jiān)理費用及審計費用，預算價要高于結算

5、價），維修項目要求找專業(yè)的招標機構進行招標確定施工單位、聘請監(jiān)理公司及結算審計公司，召開業(yè)委會時要明確提出并聲明，費用統一進行分攤。4、如有資金缺口（由業(yè)主未繳納或賬戶余額不足）的，項目應提前與管理層明確是否進行先行墊付施工，后續(xù)由業(yè)主大會授權業(yè)委會進行催繳（或物業(yè)公司進行催繳）。（三）業(yè)主委員會對維修項目的審批、授權1、以客觀事實、規(guī)范、規(guī)定為依據，提出書面申請維修報告，一并提供工程預算書及住宅共用部位共用設施設備維修和更新、改造方案，使業(yè)主委員會充分理解維修工作的必要性，達到業(yè)主委員會通過，簽署物業(yè)維修管理委托書。2、考慮全面，委托書的內容要授權物業(yè)公司進行整個使用過程的操作（包括委托進行

6、全體業(yè)主的維修資金問卷調查工作、業(yè)主大會通過后的申報辦理，施工單位、監(jiān)理單位以及審計單位的選擇、施工管 理、工程結算、預留及支付施工單位質保金）（四）以書面調查問卷的形式召開業(yè)主大會 1、調查前應該對業(yè)主進行公示告知，公示至少包括維修申請報告、業(yè)委會委托授權書、住宅共用部位共用設施設備維修和更新改造方案，公示時間不能低于10 天。（需要對公示進行拍照存檔）2、調查問卷要按統一格式填寫并經過品質部專業(yè)崗進行審核。3、調查工作要合理有序，過程中須讓每戶業(yè)主先仔細閱讀改造方案后，再進行簽字確認，否則可視為無效。住宅共用部位共用設施設備維修和更新、4、將問卷做好存檔工作，并建立電子檔案，匯總形成業(yè)主意

7、見調查匯總表，每份問卷都需要業(yè)委會簽 字蓋章確認。5、將調查結果形成業(yè)主大會決議進行公示（需要對公示進行拍照存檔），公示時間不能低于5 天。（五）區(qū)小區(qū)辦初審批1、將申請資料準備齊全，一式5 份報區(qū)小區(qū)辦進行初審（至少一份原件）。1000 戶的可按2、如無須補充要件，區(qū)小區(qū)辦派人到現場進行核實（單元為單位，按10%比例。超過5%比例抽查）。3、如須補充材料，區(qū)小區(qū)辦會下達申辦資料補全告知單，或要求申辦人作出說明并建立相關的備忘檔案，此時服務中心應按小區(qū)辦意見及時補充相關資料。4、審核、抽查都沒有問題時區(qū)小區(qū)辦在商品住宅專項維修資金使用申報審核表上簽字蓋章。（六）市小區(qū)辦最終審批 1、市小區(qū)辦對

8、區(qū)小區(qū)辦初審上報的材料進行審核。2、如存在問題，市小區(qū)辦向申辦人下達申辦資料補全告知單，責令整改完善。3、資料無問題并完成審核后，市小區(qū)辦在商品住宅專項維修資金使用申報審核表上簽字蓋章。4、服務中心將全部審核資料存檔并告知業(yè)委會審核結果，同時確認操作下一步工作。（七）對工程進行招標選擇施工單位 1、最少選擇三家夠資質的施工單位，可向業(yè)委會推薦監(jiān)理單位、結算審計單位。（資質資料存檔）2、每個合作單位的確定都須要業(yè)主委員會委員參與并簽字確認（定標、選擇監(jiān)理及結算審計單位、工 程開竣工報告等） ，向施工單位說明工程可能需要全額墊付工程款，結算回款后支付，需在報價中充分 考慮。3、將施工過程中容易出現

9、的問題及不利因素詳細告知施工單位，避免實施過程中發(fā)生糾紛。并做好相關備案說明 （招標答疑過程） ，4、由業(yè)委會根據招標結果確定施工單位并對中標單位下發(fā)中標通知書，同時在園區(qū)進行公示，公示時間不能低于 5 天（拍照存檔） 。5、公示達到約定時間后并業(yè)主對公示內容無異議，業(yè)委會、 社區(qū)、物業(yè)共同簽署 工程中標公示證明。（八）簽訂合同、施工1、簽訂招標委托合同、監(jiān)理合同、施工合同。2、簽訂開工報告。3、制定合理施工計劃，并按照計劃嚴格執(zhí)行。4、開工前要將施工計劃及可能帶來的影響對業(yè)主進行告知公示（3-5 天）。5、涉及業(yè)主的施工，要提前通知業(yè)主并告知業(yè)主注意事項。6、對于施工單位的管理要滲透到每個施

10、工人員，讓執(zhí)行規(guī)定的人了解規(guī)定內容。7、做好物料進場檢驗記錄及每個節(jié)點的驗收記錄（質量檢驗評定表）。8、施工過程中要進行拍照存檔。（九）公司及業(yè)主委員會驗收1、服務中心統籌組織公司內部驗收，應至少由分管管理層、項目負責人、工程監(jiān)理、項目現場負責人、工程部專業(yè)崗（涉及品質部專業(yè)崗的也應該參加）以及施工單位現場負責人參加初次驗收。2、由施工單位對存在問題進行整改，合格后由服務中心邀請業(yè)委會進行現場驗收，驗收合格后業(yè)委會 在竣工報告上簽字。3、在施工過程中與業(yè)主委員會保持溝通，了解業(yè)主委員會驗收重點，達到驗收合格。（十）結算分攤、區(qū)小區(qū)辦驗收1、網上進行費用分攤，打印分攤表。2、邀請區(qū)小區(qū)辦進行現場

11、驗收。（十一）小區(qū)辦審核結算資料及分攤情況 將結算資料整理詳盡，報區(qū)小區(qū)辦進行初審核合格后報市小區(qū)辦審核結算。（十二）結算回款與市、 區(qū)小區(qū)辦保持良好的溝通關系，跟蹤審核回款的進展，付款前需要向小區(qū)辦提供施工單位給物業(yè)公司開具的發(fā)票復印件，加蓋公司財務章，物業(yè)公司給房產局開具收款三聯據，蓋公司財務章，向房產 局提供公司賬號，以便劃款。附件一：專項維修資金使用相關資料（全部為新增加?。?.1 附件 1.1：商品住宅專項維修資金使用申報資料 1.2 附件 1.2：商品住宅專項維修資金使用結算資料附件二：使用流程圖物業(yè)服務中心編制年度專項維修資金使用計劃報公司相關部門審核公司管理層審核通過物業(yè)服務中心征求業(yè)主委員會意見同意業(yè)委會自行管理使用過程同意并對物業(yè)服務中心進行委托操作授權召開業(yè)主大會評議、確認（包括發(fā)生的招標、未通過不進行維修監(jiān)理費、 結算審計 費）召開前要提前公示通過將蓋有業(yè)主大會公章的業(yè)主大會決議在樓道內公示 5 天并拍照留存審物業(yè)服務中心報區(qū)小區(qū)辦初服務中心不能自行維修的服務中心組織采用招標形式確定施工單位服