1、秘書事務(wù)管理信息管理2022/7/28秘書事務(wù)管理信息管理那些年我們一起上的學(xué)（1）語文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，我發(fā)現(xiàn)我哭早了。（2）醫(yī)生，我最近睡不著心情壞，吃不下飯，我腫么了?醫(yī)生問：你今年多大了?我：15歲。醫(yī)生說：你作業(yè)沒做完吧.（3）從小到大，升旗時注意力不是在國旗上，而是看看國歌奏完時，國旗是不是正好停在桿頂.（4）經(jīng)常指著課本上丑的圖片對同桌說，看，這是你。同桌就翻遍整本書尋找比這個更丑的圖片說，看，這是你！.（5）這次考試考得很不錯啊，只掛了兩科，文科and理科.（6）老師說：快要中考了，早戀的就不要吵架了，以免影響心情；沒早戀的就不要表白了，以免被拒絕影響心情.（7）到開

2、學(xué)還未寫假期作業(yè)的同學(xué)，一定能成就大事，因為他們比一般人沉著冷靜，臨危不亂，心靜如水！.（8）假期作業(yè)其實就是你寫一個月，老師寫一個閱.（9）小學(xué)上課費嘴，初中上課費筆，高中上課費腦，大學(xué)上課費流量。.（10）上學(xué)的時候總想玩電腦，放假了只能對著電腦發(fā)呆.（11）在十幾年前的一個月號，我手舞足蹈眉開眼笑的背上小書包，屁顛屁顛的走進學(xué)校，從此踏上了一條不歸路.秘書事務(wù)管理信息管理（12）我有一個夢想。一張試卷只有5個填空題，學(xué)校_科目_班級_姓名_學(xué)號_。每空20分。.（13）小時候,我認為8點是最晚的時間,到了初中,我發(fā)覺9.30該睡覺了,現(xiàn)在,每天晚上看下時間,切,才12點.（14）每一次下

3、課的【老師再見】都比上課的【老師好】的聲音要大得多.（15）不要和父母吵架。因為你吵不贏的時候只有挨罵，當(dāng)你吵的贏的時候只有挨打了。聽話吧！.（16）考試就像得了病一樣,考前是憂郁癥,考時是健忘癥,考后病情開始好轉(zhuǎn),拿回卷子時,心臟病就發(fā)作了.（17）突然想到一個很嚴(yán)肅的學(xué)術(shù)性問題，是誰把60分定為及格的？??？. 獻給即將到來的兒童節(jié)，回憶我們的學(xué)習(xí)時光。秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集二、信息的篩選三、信息的分類四、信息的校核五、信息的傳遞六、信息的存儲課程內(nèi)容秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理試題解析信息管理單項選擇題示例秘書直接用感官或借助其他工具認識客觀事物而獲取信息的方法是（ ）。（A）

4、感覺法 （B）認識法（C）觀察法 （D）體驗法秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理試題解析信息管理多項選擇題示例信息傳遞的要素包括（ ）。（A）信碼 （B）信源（C）信號（D）信宿秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理試題解析信息管理工作實務(wù)題示例背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條鐘苗： 公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場信息，作為決策的依據(jù)和參考。請你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點。 謝謝。 行政經(jīng)理 蘇明二六年十二月六日秘書事務(wù)管理信息管理 信息的概述1、信息工作的意義信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是

5、增進秘書才能的最佳途徑秘書事務(wù)管理信息管理案例 1達利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國商店里出售的中國泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多是臺灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國消費者特別喜歡反映中國民俗的泥塑。此時，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？秘書事務(wù)管理信息管理1、秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？2、根據(jù)案例，思考信息有何特點？秘書事務(wù)管理信息管理案例 1 分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時捕捉、篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營效益。小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場營

6、銷部門進行詳細的調(diào)查研究，幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價格、宣傳、促銷、銷售渠道等。秘書事務(wù)管理信息管理2、信息的特點1、客觀性2、時效性3、可塑性4、共享性5、依附性：信息的載體有哪些？6、傳遞性7、開發(fā)性8、無限 性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)秘書事務(wù)管理信息管理信息工作流程圖收集整理傳遞存儲利用開發(fā)反饋秘書事務(wù)管理信息管理做為一個秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？P201秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集1、秘書工作中，信息收集的主要范圍政策法規(guī)信息企業(yè)信息客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息國際市場信息同級相關(guān)信息：平行單位間信息秘書事務(wù)管理信息管理一、信息

7、的收集2、信息收集的渠道：1）大眾傳播媒介2）圖書館3）聯(lián)機信息檢索渠道（搜索引擎）4）供應(yīng)商和客戶5）貿(mào)易交流渠道6）信息機構(gòu)渠道7）關(guān)系渠道8）調(diào)查渠道秘書事務(wù)管理信息管理3、信息收集的要求1）價值性2）時效性3）層次性4）針對性5）全面性一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理3、信息收集的方法1）觀察法2）閱讀法3）詢問法4）問卷法5）網(wǎng)絡(luò)法6）交談法7）購置法一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選是對收集到的信息進行鑒別和選擇，判斷信息的價值，決定信息的取舍，提取真實、有價值、能滿足需求的信息。秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選案例秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動中接觸到

8、的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場調(diào)查報告，可是鐘苗找了半天也沒個結(jié)果。思考：鐘苗的工作存在什么問題？秘書事務(wù)管理信息管理做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？秘書事務(wù)管理信息管理秘書常備的信息資料參考書（字典、年鑒、百科全書等）報紙期刊統(tǒng)計資料地圖集內(nèi)部文獻常用人名聯(lián)系方式行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選標(biāo)記說明摘記復(fù)印、裁剪留意標(biāo)題 篩選信息資料的方法秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選 篩選信息資料的要求：分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向性、動向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見未來發(fā)展趨勢。同時

9、，剔除虛假、過時、重復(fù)、空洞的信息秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選信息篩選的程序看來源看標(biāo)題看正文決定取舍1、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般3、有時效性、充滿新意4、從實際出發(fā)，有特點5、選擇宏觀、淘汰微觀秘書事務(wù)管理信息管理三、信息的分類信息的分類方法字母分類法(按作者姓名、單位名稱、標(biāo)題等）地區(qū)分類法主題分類法數(shù)字分類法時間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合使用秘書事務(wù)管理信息管理三、信息的分類信息分類的注意事項1、利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別2、建立交叉參照卡 交叉參照卡名稱/主題：詳見：相關(guān)名稱/主題秘書事務(wù)管理信息管理四、信息的校核信息校核的范圍：對信息中的事

10、實、觀點、數(shù)據(jù)、圖表、符號以及時間、地點、人物等。信息校核的要求：1、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)2、要排除主觀因素的干擾秘書事務(wù)管理信息管理四、信息的校核信息校核的程序：確定內(nèi)容選擇校核方法核實分析信息作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計法核對計算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)蚊貢聞?wù)管理信息管理信息的傳遞信息傳遞的要求迅速、準(zhǔn)確、保密信息傳遞的途徑信源信道信宿信息傳遞的方向內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進行信息交流溝通外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息秘書事務(wù)管理信息管理信息傳遞實戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞 外向傳遞 新聞稿 備忘錄 文件傳閱單 新聞發(fā)布會 報刊聲明 公司人事會議 單位規(guī)

11、章制度 股份公司股東大會 員工嘉獎令 處分通告秘書事務(wù)管理信息管理信息傳遞方法語言傳遞文字傳遞電訊傳遞可視化輔助物傳遞秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲存信息儲存的載體紙質(zhì)載體磁性載體：縮微品：信息存儲的設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、有專用的柜、櫥或保險箱，能防盜、防火防潮、防蟲科學(xué)地存放排列秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲存信息儲存管理系統(tǒng):1、信息集中管理系統(tǒng)2、信息分散管理系統(tǒng)3、信息計算機輔助管理系統(tǒng)信息儲存要求：1、保存有價值的信息2、根據(jù)內(nèi)容確定儲存期，對過期信息定期清理3、對信息分類4、防止信息泄密、損壞5、便于查找 信息儲存程序登記編碼排列保存保管秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲存信息儲存程

12、序登記編碼排列保存保管1、手工儲存2、計算機儲存3、電子化儲存4、縮微膠片儲存秘書事務(wù)管理信息管理二、信息開發(fā)的工作程序1、確定主題2、分析信息材料3、選擇信息開發(fā)方法（1）匯集法（2）歸納法（3）縱深法（4）連橫法（5）濃縮法（6）轉(zhuǎn)換法（7）圖表法秘書事務(wù)管理信息管理信息開發(fā)的內(nèi)容1、信息開發(fā)的特性：多次性2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)3、信息開發(fā)的主要形式：剪報，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊，簡訊，調(diào)查報告4、信息編寫的類型：動態(tài)型， 建議型，經(jīng)驗型，問題型，預(yù)測型5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題=分析信息材料=選擇信息開發(fā)方法=選擇信息開發(fā)的形式=形成

13、信息產(chǎn)品秘書事務(wù)管理信息管理4、選擇開發(fā)信息的形式5、形成信息產(chǎn)品秘書事務(wù)管理信息管理信息的利用1、信息利用的特點：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性2、信息利用的要求（1）遵守信息法規(guī)（2）維護信息安全（3）最大限度地滿足信息需求（4）注意對日常信息的積累秘書事務(wù)管理信息管理案例分析天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個客戶。為了讓趙經(jīng)理了解客戶的情況，助理高葉應(yīng)該怎辦？秘書事務(wù)管理信息管理高葉通過索引和目錄查找客戶信息，為趙經(jīng)理提供了公司以往收集的客戶資料信息，包括以往客戶的采購建議和該客戶全部的歷史資料，如訂單、支付、送貨、客戶支持以及市場營銷等。秘書事務(wù)管理信息管理信息利用的工作程

14、序（1）熟悉信息的內(nèi)容（2）確定利用需求信息利用是使收集、處理、存儲的信息滿足工作需要的過程。因此，要結(jié)合工作中心、領(lǐng)導(dǎo)決策、日常管理，分析不同層次的利用對象，找準(zhǔn)利用需求。秘書事務(wù)管理信息管理（3）確定信息利用服務(wù)的途徑信息檢索服務(wù)四個環(huán)節(jié)：分析信息需求、明確檢索要求、選擇檢索系統(tǒng)，選擇檢索途徑和檢索方法、實施信息檢索，獲取信息信息加工服務(wù)定題查詢服務(wù)信息咨詢服務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)秘書事務(wù)管理信息管理（4）獲取信息（5）提供信息秘書事務(wù)管理信息管理信息的反饋1、信息反饋的目的:檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提高依據(jù)2、信息發(fā)聵的特點：針對性、及時性、連續(xù)性3、信息反饋的形式：正反饋與負反饋：成績、經(jīng)驗的信息反饋與問題、失誤信息的反饋縱向反饋與橫向反饋：縱向反饋是向上級管理部門和決策層反映執(zhí)行指令情況的反饋形式。橫向反饋是同級