1、地產(chǎn)公司文秘工作會(huì)議紀(jì)要X集行中會(huì)20XX） 4號(hào)會(huì)議名稱：20XX年集團(tuán)文秘工作會(huì)議會(huì)議時(shí)間：4月2日（17： 00-19： 30）地點(diǎn)：集團(tuán)本部培訓(xùn)室會(huì)議方式：現(xiàn)場(chǎng)+視頻+電話召集人：ZZ與會(huì)人員：集團(tuán)行政中心AA副總監(jiān)、集團(tuán)各高管秘書(shū)/文員、集 團(tuán)木部/各區(qū)域/各項(xiàng)目/各部門(mén)文員記錄人：VV木次會(huì)議有兩個(gè)議題，其中：集團(tuán)行政中心AA副總監(jiān)從行為規(guī) 范角度宣講了怎樣做一個(gè)合格的文秘人員，對(duì)集團(tuán)的文秘人員本身及 集團(tuán)文秘工作提出了要求；集團(tuán)行政管理部ZZ就集團(tuán)木部公文近期 常見(jiàn)病例等和與會(huì)人員進(jìn)行了分享。紀(jì)要如下：一、AA副總監(jiān)宣講文秘工作要求A總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團(tuán)

2、的機(jī)要工 作人員，起著很重要的作用，在工作中須遵照公司的規(guī)章制度，找到 自己工作的依據(jù)。集團(tuán)機(jī)要工作人員管理制度之前只適用于董事 局成員身邊的工作人員，木次會(huì)議后集團(tuán)行政管理部要對(duì)其進(jìn)行修 訂，以適用于集團(tuán)整個(gè)文秘系統(tǒng)，為大家開(kāi)展工作提供更為具體的指 引和規(guī)范。會(huì)上，A總從形象禮儀和工作紀(jì)律兩方而介紹了集團(tuán)對(duì)文秘工作 人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎(chǔ)，向大家介紹了文秘工作的 職責(zé)及履行這些職責(zé)所必備的技能，向大家明確傳達(dá)了公司對(duì)文秘工 作的期待。（一）集團(tuán)對(duì)文秘工作人員的形象禮儀要求A總首先通報(bào)了集團(tuán)行政管理對(duì)集團(tuán)各有關(guān)人員接聽(tīng)電話和在集 團(tuán)木部進(jìn)行的辦公紀(jì)律檢查的結(jié)果，要求文秘工作人員尤

3、其要在接打 電話和著裝上注意自己的形象。A總要求集團(tuán)的所有文秘工作人員不能錯(cuò)位和越位，大家要樹(shù)立 竝的領(lǐng)導(dǎo)不是自己的領(lǐng)導(dǎo)，而是自己的顧客這樣一種觀念，不 論自己服務(wù)的是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，還是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，抑或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，也不論服 務(wù)對(duì)象的級(jí)別有多高，他們都只是自己的服務(wù)對(duì)象，文秘工作人員一 定要防止狐假虎威的現(xiàn)象出現(xiàn)，具體到實(shí)際工作中，就是在上傳 下達(dá)的過(guò)程中，與同事講話、接打電話時(shí)態(tài)度要謙虛，語(yǔ)氣要注意規(guī) 范。在穿著上，文秘人員的形象在一定程度上代表著公司形象，因此 文秘人員在工作中要隨時(shí)注意自己的衣著，禁止露背，露臍裝，衣著 應(yīng)表現(xiàn)得職業(yè)和得體。（二）集團(tuán)對(duì)文秘工作人員的工作紀(jì)律要求A總提醒集團(tuán)所有在領(lǐng)

4、導(dǎo)身邊工作必須隨時(shí)注意自己的行為規(guī) 范，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了保密要求。A總指出，在最近對(duì)大家接聽(tīng)電話的測(cè) 試中，不僅發(fā)現(xiàn)了以上提到的禮儀問(wèn)題，部分人員對(duì)接聽(tīng)電話的反應(yīng) 也暴露了其保密意識(shí)有待加強(qiáng)。A總要求，文秘人員應(yīng)堅(jiān)守自己的職業(yè)操守，要求大家避免在工 作中和私人交往中泄露公司秘密。針對(duì)高管信息被泄露問(wèn)題，要求大 家對(duì)高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉(zhuǎn)接電話中不能照單全收，應(yīng) 先過(guò)濾來(lái)電，再把安全的、有用的電話轉(zhuǎn)接給領(lǐng)導(dǎo)，防止無(wú)意間泄密; 針對(duì)文卬室文件隨便亂扔的現(xiàn)象，要求大家充分認(rèn)識(shí)到公司里的任何 一份文件，哪怕是己失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報(bào)價(jià) 的文件，對(duì)我們的競(jìng)爭(zhēng)者來(lái)說(shuō)都是很重要的，我

5、們的資料一旦被泄密 給了競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，對(duì)我們公司造成的將不只是物質(zhì)上的損失，更重要的 是名譽(yù)上的損失，要求在平時(shí)的工作中如果有不再使用的文件一定要 用碎紙機(jī)碎掉。（三）集團(tuán)文秘工作人員應(yīng)履行的職責(zé)A總以文秘人員考核表為依據(jù)，要求集團(tuán)的文秘人員履行商務(wù)溝 通、辦公室事務(wù)管理、文書(shū)工作、會(huì)議管理、商務(wù)活動(dòng)、信息檔案管 理的六大職責(zé)。A總指出，以上六大職責(zé)中，目前發(fā)揮得不好，或者說(shuō)整個(gè)文秘 系統(tǒng)的軟肋在于文書(shū)工作和信息檔案管理這兩項(xiàng)，要求大家認(rèn)識(shí)到： 文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是 一個(gè)勞動(dòng)力；只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞 動(dòng)者，也才是真正的文秘。因此就

6、要多練習(xí)，熟能生巧，尤其是公文 寫(xiě)作、發(fā)言稿的撰寫(xiě)。A總還要求文秘人員會(huì)使用Outlook,尤其是 會(huì)用該軟件中任務(wù)管理與會(huì)議管理功能。二、文秘工作分享、介紹0A發(fā)文規(guī)則。木次會(huì)議，集團(tuán)行政管理部劉闖就集團(tuán)本部公文近期發(fā)現(xiàn)的一些 普遍性錯(cuò)誤、公文的規(guī)范語(yǔ)言、公文格式和0A發(fā)文規(guī)則和與會(huì)人員 進(jìn)行了分享。會(huì)議歸納集團(tuán)本部公文錯(cuò)誤類型中頻率較高、錯(cuò)誤較明 顯的有以下幾種：（一）文種通知和函混用,要求熟悉各種文種的使用范圍，依據(jù)公文的 實(shí)際內(nèi)容來(lái)選擇文種。（二）文件編號(hào)年份號(hào)兩邊的括號(hào)選用錯(cuò)誤或者編號(hào)為個(gè)位時(shí)流水號(hào)錯(cuò)誤。年份 兩邊的括號(hào)應(yīng)選不用（）、“【】等；流水號(hào)為個(gè)位數(shù)時(shí), 前而不編虛位。（三）

7、標(biāo)題標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)或標(biāo)點(diǎn)中使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。除了書(shū)名號(hào)外在標(biāo)題中一般不 用其它的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)短，由關(guān)于+事由+文種構(gòu)成，要避 免把標(biāo)題當(dāng)正文寫(xiě)。此外，標(biāo)題還存在文不對(duì)題現(xiàn)象，例如，明明是一份會(huì)議通知， 卻把標(biāo)題寫(xiě)成了關(guān)于確定XXX會(huì)議的事宜，一次會(huì)議確定不 確定是相對(duì)主辦者和承辦者來(lái)講的，這與邀請(qǐng)別人參會(huì)完全是兩個(gè)不 同的概念。（四）主送部門(mén)、發(fā)文部門(mén)把文件主送給不存在的部門(mén)或公司己撤銷、更名的部門(mén)，寫(xiě)發(fā)文 部門(mén)搞不清本部門(mén)名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構(gòu)，按照公司組 織架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)名稱來(lái)寫(xiě)主送、發(fā)文部門(mén)。另外，還要注意在公司公文發(fā)文單位中最低一級(jí)應(yīng)是集團(tuán)、區(qū) 域的二級(jí)部門(mén)和項(xiàng)目的一級(jí)部門(mén)。（五）正

8、文正文中的引文只有編號(hào)，沒(méi)有文件名。要求引文應(yīng)先寫(xiě)文件名, 再用括號(hào)的方式寫(xiě)文件編號(hào)。正文一頁(yè)寫(xiě)完，在最后一行寫(xiě)上轉(zhuǎn)頁(yè)或見(jiàn)下頁(yè)等字樣。因 為公文是用頁(yè)碼分頁(yè)的，無(wú)需寫(xiě)上提示性字詞。正文的邏輯層次序號(hào)，公司大部分公文都不規(guī)范，要求用國(guó)標(biāo) 的格式分層編號(hào)。（六）結(jié)尾用語(yǔ)常見(jiàn)的錯(cuò)誤是在在結(jié)尾用語(yǔ)手加上！ ，如特此通知！正確的 用法是后而用句號(hào)或不用任何標(biāo)點(diǎn)。（七）附件表示多個(gè)附件層次關(guān)系常見(jiàn)的錯(cuò)誤是寫(xiě)成附件一、附件二 、邙付件：一、等，正確的寫(xiě)法應(yīng)是邙付件：1.，注意的 是附件名后而不用任何標(biāo)點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（A）抄送（抄呈）常見(jiàn)的錯(cuò)誤是發(fā)文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文 件的簽發(fā)人；二是抄送

9、給自己的組成部門(mén)，例如房管中心發(fā)文，抄送 給綜合管理部，這兩種寫(xiě)法都不符合行文規(guī)則。應(yīng)注意的是，只有當(dāng)簽發(fā)人兼任多種職務(wù)時(shí)，才可將代表一種職 務(wù)簽發(fā)的文件抄送給另一種職務(wù)的自己，例如經(jīng)萱管理職務(wù)的陸倩芳 總裁簽發(fā)的文件，抄送給董事局職務(wù)的陸倩芳副主席；上級(jí)將公文抄 送給下級(jí)的情形一般存在于答承性質(zhì)的公文，例如，復(fù)函和批復(fù)。會(huì)議要求文秘人員不僅在自己擬寫(xiě)公文時(shí)避免以上常見(jiàn)的明顯 錯(cuò)誤，同時(shí)在上傳其他人員擬寫(xiě)的公文到0A之前，也要檢查是不是 存在以上錯(cuò)誤并提前修改，以便提高公文審批流轉(zhuǎn)速度。木次會(huì)議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的 格式要求，要求0A發(fā)文填寫(xiě)主文檔的主題按照發(fā)文單位+ -