1、磁性載體檔案管理規(guī)范.范圍本規(guī)范規(guī)定了企業(yè)廣泛存在的各類磁性載體檔案的收集、分類整理和 保管利用條件及要求。本規(guī)范適用于企業(yè)各級(jí)各類檔案館（室）的磁性載體檔案管理。.規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本規(guī)范的引用成為本規(guī)范的條款。凡是注日期 的引用文件，其隨后所有的修改（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用 于本規(guī)范。凡不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本規(guī)范。GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T17678.1-1999 CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ) .歸檔與檔案管理要求GB/T17678.2-1999 CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ) .歸檔與檔案管理要求DA/T15-95磁性載

2、體檔案管理與保護(hù)規(guī)范.術(shù)語(yǔ)和定義1術(shù)語(yǔ)錄音磁帶：記錄音頻信號(hào)的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)。錄象磁帶：記錄視頻信號(hào)的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)。數(shù)字磁帶：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)大容量外存設(shè)備存儲(chǔ)介質(zhì)。儀器磁帶：遙測(cè)技術(shù)、科學(xué)試驗(yàn)、資源勘探和自動(dòng)化控制中信息記錄 的磁記錄介質(zhì)。磁盤(pán)：計(jì)算機(jī)數(shù)字磁記錄介質(zhì)，分為軟磁盤(pán)和硬磁盤(pán)。2定義磁性載體檔案：是指企業(yè)在各項(xiàng)職能活動(dòng)和社會(huì)重要公務(wù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的磁性載體文件。4.磁性載體檔案的歸檔1歸檔范圍1. 1企業(yè)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的，記錄本企業(yè)主 要職能活動(dòng)和成果的磁性載體文件。1. 2企業(yè)在與相關(guān)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織的公務(wù)聯(lián)系中形成的磁性載體 文件。1, 3在處理重大自然

3、災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象活動(dòng)形成的磁性 載體文件。1. 4其他具有保存價(jià)值的磁性載體信息。2歸檔要求各單位應(yīng)建立磁性載體信息歸檔制度，完善磁性載體信息形 成、收集、歸檔集中統(tǒng)一管理體系。2. 2對(duì)屬于應(yīng)歸檔保存范圍的磁性載體文件，應(yīng)由形成部門(mén)和人 員隨時(shí)或定期向本單位檔案部門(mén)移交歸檔。2. 3歸檔的磁性載體文件應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性。不得隨意修 改。2. 4歸檔的磁性載體文件，要保證載體物質(zhì)的質(zhì)量和性能良好， 并保持信息記錄的清晰、完整。2. 5長(zhǎng)期貯存的磁性載體檔案文件要經(jīng)過(guò)整理、清潔的設(shè)備錄制2. 6歸檔的磁性載體檔案底基材料無(wú)老化變質(zhì)現(xiàn)象。2. 7歸檔的磁性載體文件底基材料無(wú)過(guò)度使用造成

4、的磨損，無(wú)表面污染。2. 8檔案部門(mén)在接收磁性載體文件時(shí)要檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無(wú)損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲(chǔ)環(huán)境中平衡1-3天,然后在全長(zhǎng)度上使用清潔機(jī)慢速、均勻、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7N-2.2N （牛頓）然后，將磁帶在干燥的環(huán)境中快速封到塑料袋中或密封容器中，以防黏合劑、潤(rùn)滑劑揮發(fā)。5.磁性載體檔案的整理1磁性載體檔案的分類1. 1磁性載體檔案應(yīng)實(shí)行分類管理。1 . 2磁性載體檔案應(yīng)遵循便于管理，有利保護(hù)和方便利用的原則進(jìn)行科學(xué)分類。1 . 3分類要以載體物質(zhì)特性為主要特征結(jié)合信息內(nèi)容特點(diǎn)（內(nèi)在聯(lián)系性）進(jìn)行分類，以保持磁性載體檔案形成的自然性。磁性載體檔案較多的單位，可以按磁性

5、載體形式和記錄信息內(nèi)容進(jìn)行分類。2磁性載體檔案的整理與編目5.2 . 1、磁性載體檔案的整理應(yīng)按已確定的分類方案區(qū)分類別，然后再將永久保留的與臨時(shí)性保存、涉密的與一般的磁性文件分開(kāi)，分別編制檔案號(hào)。涉密的磁性文件應(yīng)單獨(dú)編號(hào)保存。2. 2磁性載體文件以盒（或盤(pán)）為保管單位，一個(gè)保管單位編一個(gè)檔案號(hào)。并在盒（盤(pán)）的脊背上標(biāo)識(shí)檔案號(hào)和主題詞；同一個(gè)類別同一個(gè)保管期限內(nèi)按磁性載體文件形成的順序排列編制流水號(hào)（遇到插號(hào)時(shí)，可 編附加號(hào)），一個(gè)保管單位一個(gè)檔案號(hào)，以便于保管和利用。2. 3檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的磁性載體文件進(jìn)行登記入冊(cè)，并要按照文件內(nèi)容編寫(xiě)文字說(shuō)明和目錄。登記的項(xiàng)目?jī)?nèi)容有：分類號(hào)、編號(hào)、內(nèi)容（

6、主題詞）、責(zé)任者、錄制者（或單位）、錄制地點(diǎn)、錄制日期、歸檔時(shí)間、備注。目錄內(nèi)容主要有檔案號(hào)、內(nèi)容（主題詞）、責(zé)任者、錄制日期、錄制地點(diǎn)、歸檔時(shí)間、存放位置等。磁性載體檔案的保管6. 1磁性載體文件的保護(hù)、復(fù)制與遷移6. 1. 1對(duì)需要永久保存的磁帶，應(yīng)去掉磁舌片，避免誤抹，并對(duì)需 要永久和長(zhǎng)期保存的錄音、錄像帶進(jìn)行定期復(fù)制。6. 1. 2在系統(tǒng)或設(shè)備升級(jí)時(shí)要及時(shí)將磁性載體信息復(fù)制或遷移到新的系統(tǒng)和貯存環(huán)境， 及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理，以避免因系統(tǒng)升級(jí)或設(shè)備換代，導(dǎo)致磁性載體信息的無(wú)法還原讀取，確保磁性載體信息的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和利用。大型磁性載體文件的遷移應(yīng)做前瞻性分析和選擇，以盡力減少遷移周期。6. 2

7、保存環(huán)境6. 2. 1庫(kù)房溫、濕度變化范圍應(yīng)在溫度 14C-24C、相對(duì)濕度 45%- 60%圍內(nèi)選定一個(gè)基本數(shù)值， 選定后在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過(guò) 3C, 相對(duì)濕度變化不得超過(guò)5%6. 2. 2庫(kù)房和裝具要清潔。庫(kù)房應(yīng)保持正壓，以減少灰塵對(duì)環(huán)境的污染；庫(kù)房中應(yīng)無(wú)腐蝕性氣體，并保證通風(fēng)良好。庫(kù)房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯。吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇?kù)房外；庫(kù)房?jī)?nèi)禁止使用打印機(jī)。6. 2. 3防磁。磁性載體檔案的存放要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，應(yīng)與磁源（永久性磁鐵、馬達(dá)、變壓器等）之間的距離不得少于76mm可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鐵注氧、鍥鐵合金等）構(gòu)成容器、廂柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽；磁性載體檔案如裝入有屏蔽的容器

8、中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少26 mm；使用無(wú)屏蔽的容器運(yùn)輸時(shí)，磁性載體檔案距容器外壁至少76mm不得將任何磁性材料和制品（包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)龋霂?kù)房；在存有重要磁性載體檔案的庫(kù)房區(qū)，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以監(jiān)測(cè)隱蔽磁場(chǎng)，防止磁帶退磁或 信號(hào)丟失。6. 2. 4防火。庫(kù)房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不得存放易燃物品；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置CO2型滅火器。6. 2. 5科學(xué)放置。為防止磁性載體檔案變形，磁帶（盤(pán)）應(yīng)放放磁帶（盤(pán)）盒中，垂直放置或懸掛放置，使其受力均勻，避免磁帶卷邊或變形。6. 2. 6保持良好操作習(xí)慣。不要用手觸摸磁帶、軟磁盤(pán)，操作時(shí)應(yīng)戴非棉制手套；要防止磁帶、

9、軟盤(pán)接觸不清潔表面；裝磁帶、軟盤(pán)的裝具要清潔無(wú)塵；6. 2. 7防潮、防水。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)備要避免被水淹；磁帶（軟磁盤(pán)）架最低一層隔板距地面不少于30cm。6. 2. 8防光。不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。6. 3保養(yǎng)養(yǎng)護(hù)6. 3. 1定期轉(zhuǎn)錄磁性記錄材料上的信息耐久性一般在10年-20年左右，需長(zhǎng)期或永久保存的信息，要定期轉(zhuǎn)錄。一般可 5-10年復(fù)制或轉(zhuǎn)錄 一次。6. 3. 2保持磁性載體檔案清潔。定期對(duì)磁帶進(jìn)行清潔保養(yǎng)。磁帶盤(pán)、 磁帶盒清洗劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風(fēng)良好的環(huán) 境中操作。6. 3. 3倒帶保護(hù)。在溫度為 181C、相對(duì)濕度 505%勺環(huán)境中貯存的磁帶，倒帶間

10、隔一般為4年。溫、濕度達(dá)不到上述要求時(shí)，倒帶間隔應(yīng)相應(yīng)縮短。倒帶速度要慢，張力要恒定，保持 1.7N-2.2N （牛頓），倒 帶后，磁帶要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀/寫(xiě)（錄/放）狀態(tài)。6. 3. 4定期檢查。除要定期對(duì)磁帶（軟磁盤(pán)）外觀進(jìn)行檢查外，還 應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)磁帶漏碼 /誤差進(jìn)行檢查，對(duì)受損磁帶（軟磁盤(pán)）進(jìn)行修復(fù)， 對(duì)無(wú)法修復(fù)的磁性載體檔案進(jìn)行復(fù)制。6. 3. 5磁性載體檔案使用時(shí)、使用環(huán)境與保存環(huán)境溫度為土3C、濕度為土 15%應(yīng)將磁帶在使用環(huán)境中平衡 3天以上，錄音帶、錄象帶平衡 2 4小時(shí)以上。在讀帶前應(yīng)將磁帶按正常速度全程進(jìn)帶、倒帶各2次。7.磁性載體檔案的利用7. 1檔案部門(mén)應(yīng)建立磁性載體檔案借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)，原版、原件一般不外借，如有特殊需要須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)利用頻率較高的 錄音、錄像帶應(yīng)提供復(fù)制件，以延長(zhǎng)原件的使用壽命。7. 2檔案部門(mén)應(yīng)編制磁性載體檔案總目錄及分