1、.：.；商務(wù)文書寫作教程第一講 商務(wù)文書寫作的概念當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟社會，商務(wù)活動那么是各種社會活動的根底。伴隨著經(jīng)濟改革的深化開展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前運用寫作的一個熱點。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的方式進展。這就需求結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的根本技巧和范例，希望可以協(xié)助 學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強調(diào)了公文寫作的規(guī)范性，以協(xié)助 學(xué)院在寫作中可以有認(rèn)識地防止這些錯誤。商務(wù)文書寫作概述為了更有效地學(xué)習(xí)并運用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓他們首先了解一下商務(wù)文書寫作的根本內(nèi)容

2、。一商務(wù)文書的分類在實踐任務(wù)中，大家能夠會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其方式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：.按方式來劃分以方式作為劃分規(guī)范，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類： 固定格式的商務(wù)文書常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、約請信、通知、請示以及批復(fù)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。 非固定格式的商務(wù)文書而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常任務(wù)中那么往往運用得更為廣泛，其中最為大家所熟習(xí)的就是隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)一同興起的電子郵件。.按內(nèi)容用途來劃分以內(nèi)容以及用途作為劃分規(guī)范，商務(wù)文書那么又可以分為以下兩類： 通用的商務(wù)文書常見德通用商務(wù)文書主要有：通

3、知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體運用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進展專門的討論。 禮儀性的商務(wù)文書而所謂禮儀性的商務(wù)文書，那么主要是指賀信、賀電、約請書、請柬以及慰勞信。二商務(wù)文書寫作的作用正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人任務(wù)的一部分；而每個人任務(wù)首先都是有私心的，即任務(wù)首先是為了生存而不是為了做出奉獻，然后再將私心經(jīng)過公心來實現(xiàn)公司或單位好，個人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對于更好地完成大家的任務(wù)是非常重要的。雜志的開創(chuàng)人馬爾克姆福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓他得到一次面試的時機，協(xié)助 他擺脫姿態(tài)，

4、或者為他帶來財富，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上可以給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟利益。從另一個角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與他人進展某種方式的交流與溝通。而需求強調(diào)的一點是，溝通并不僅僅是所傳送出來的信息，而是被他人了解的信息。假設(shè)了解了這一點，那么他們就可以認(rèn)識到，在日常任務(wù)及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的妨礙其實就都是于簡單傳送的單向溝通。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點就是要防止墮入單向溝通的誤區(qū)，時辰站在讀者的角度來思索問題并構(gòu)成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接納方可以了解本人的意圖，這樣才干發(fā)揚出寫作商務(wù)文書的溝通作用。【案例】單向溝通的表現(xiàn)

5、日常任務(wù)生活中有很多墮入單向溝通的例子，比如說短信。在普通情況下，無論對方能否想接納短信，只需手機開著他就會收到，并且往往根據(jù)他本人當(dāng)時的心境去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心境那么通常難以得到傳送，由此而引發(fā)不用要的誤解和誤解。三學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的中心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成： 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點； 商務(wù)文書的寫作技巧； 商務(wù)文書寫作的本卷須知； 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。四商務(wù)文書寫作的特點與要素商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點與要素主要包括：.商務(wù)文書寫作的特點葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要

6、好文章，但必需寫得一清二楚、十清楚確、字穩(wěn)詞妥、通體照射，讓人家不折不扣的了講解的內(nèi)容是什么，這個論述其實就提到了商務(wù)文書與規(guī)范公文例如人民日報的社論、黨八股等相一致的規(guī)范性特征。另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評價，是由于白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，并不經(jīng)過辭藻的堆砌來追求華美的文風(fēng)。經(jīng)過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點： 簡明正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語，“簡明是商務(wù)文書首要特點。 準(zhǔn)確而所謂“準(zhǔn)確，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛這樣的表達一樣將同樣一個意思反復(fù)三次。在

7、意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將中心意思表達出來。 樸實所謂“樸實，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，他們就更不用在這個方面顯示本人的實力和程度了。 嚴(yán)肅所謂“嚴(yán)肅，是指在商務(wù)文書中對整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴(yán)肅性。 規(guī)范商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強的特點，其中標(biāo)點符號的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。.商務(wù)文書寫作的要素商務(wù)文書寫作有以下四個要素： 主旨所謂“主旨，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目

8、的；換而言之，就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應(yīng)該遵照“正確，務(wù)虛，集中，鮮明的原那么。 資料好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需求圍繞作者的主旨來搜集很多相關(guān)方面的素材。例如在政府機關(guān)中撰寫政策性的通知，就需求查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)絡(luò)和呼應(yīng)。在資料方面，應(yīng)該遵照“搜集要多，選擇要嚴(yán)，運用要巧的原那么。 構(gòu)造另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的構(gòu)造，否那么會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費筆墨的地方破費很多不用要的時間，而需求去強調(diào)的內(nèi)容那么被相應(yīng)的弱化。在構(gòu)造方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式等方式。 言語假設(shè)

9、說主旨、資料以及構(gòu)造構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的言語就是對其進展填充和豐富的血肉。在言語方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實嚴(yán)肅，表達規(guī)范準(zhǔn)確簡練，最低要求也必需進展拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。第二講 如何寫出好文章上商務(wù)文書寫作的步驟在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，他們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個步驟：一步驟一：制定正確的行動目的在撰寫某一個商務(wù)文書之前，他們應(yīng)該首先回到一個問題，即他們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是他們撰寫商務(wù)文書的行動目的。.自動目的與被動目的需求強調(diào)的是，這個行動的主體是收取商務(wù)文書的對方。因此，他們撰寫商務(wù)文書說表達出來的志愿只

10、能是一個“被動目的，而對方的實踐行動才是所謂的“自動目的。.將被動目的轉(zhuǎn)化為自動目的正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時往往墮入到一個誤區(qū)當(dāng)中，即將本人的被動目的當(dāng)成了自動目的只關(guān)注本人的客觀想法或者需求完成的任務(wù)義務(wù)，而忽略了接納文書的對方的感受。認(rèn)識到這樣一個誤區(qū)，將被動目的轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣幽康?，就需求在明確之前的第一個問題的根底上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的他們在乎什么？換而言之，他們從勝利撰寫商務(wù)文書、正確傳送信息并獲得對方實踐行動的呼應(yīng)中，可以收獲到什么成果。只需將他們在乎的內(nèi)容與希望對方采取的行動構(gòu)成一致，那么才干有效地把被動目的轉(zhuǎn)化為自動目的?！?/p>

11、案例】有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發(fā)一個郵件告知一切的秘書。這個郵件實踐上就是一個商務(wù)文書，相當(dāng)于一個通知。在撰寫這個郵件的過程中，他們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動目的是“讓一切的秘書都得去開會而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，由于這樣并不能確保一切秘書都按照要求來參會；而是應(yīng)該進一步在郵件中要求一切秘書在會議前一個星期都對能否參與會議進展確認(rèn)。要寫好這個商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需求將其被動目的轉(zhuǎn)化為自動目的：本人之所以在乎“一切秘書都按時參會這個事情，是

12、由于總經(jīng)理交代本人組織這個會議，假設(shè)與會的秘書沒有到齊，那么就意味著本人組織任務(wù)的失??；換而言之，本人希望在總經(jīng)理面前有一個良好的表現(xiàn)，就需求確保會議順利組織勝利，而組織勝利的標(biāo)志之一就是人員來得比較齊，所以需求他們給本人一個能否與會確實認(rèn)?！咀詸z-】請判別出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動目的：某公司的一位銷售人員以郵件方式向部門經(jīng)理匯報上個月的銷售義務(wù)完成情況；某公司人事部門的一位員工為搜集一切員工升位之后的身份證號碼而給一切公司員工群發(fā)郵件；某公司副總經(jīng)理收到一封贊揚客服部門張麗的贊揚信，批判其惡劣的效力態(tài)度；為搜集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。_

13、 HYPERLINK ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案二步驟二：決議文章的正式程度(一)在這個步驟中需求把握以下的內(nèi)容：.正式程度的判別根據(jù)：正式指數(shù)判別在某一個商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以運用“正式指數(shù)來操作。所謂的“正式指數(shù)主要根據(jù)以下三個問題所涉及的內(nèi)容來確定： 商務(wù)文書的撰寫者本身能否很了解目的讀者； 目的讀者的位置比商務(wù)文書的撰寫者低嗎； 商務(wù)文書的內(nèi)容是好音訊嗎。商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個問題的實踐情況在“之間來分別予以打分：假設(shè)特別了解目的讀者就是分，比較了解就是、分，而不了解甚至很不了解就是分；假設(shè)是給本人的下屬寫那么為分，平級那么為分，給本人的上

14、級寫那么為分；假設(shè)內(nèi)容為好音訊那么為分，壞音訊那么為分。這三個問題的得分之和越低，那么相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。.正式程度的表現(xiàn)在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，他們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面： 方式這里所謂的“方式，是指商務(wù)文書所采用的媒介的方式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介方式，決議了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等詳細內(nèi)容。按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務(wù)文書，通常會給目的讀者以遭到注重的覺得；而普通的電子郵件、便簽等那么屬于非正式的商務(wù)文書。 稱謂“稱謂就是對目的讀者的稱謂。 語氣而“語氣，就指是在撰

15、寫商務(wù)文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。第三講 如何寫出好文章中決議文章的正式程度二【自檢-】請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表本人給他們發(fā)送的通知郵件；某公司的一個普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反制止在會議室里吃西餐的規(guī)定，于是決議寫給行政部經(jīng)理的一封贊揚信。_ HYPERLINK ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案三步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格在制定了正確的行動目的并選擇決議了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進入到第三個步驟決議文章的總體風(fēng)格。.把握總體風(fēng)格的根據(jù)：游說矩陣對商務(wù)文書總

16、體風(fēng)格進展判別和把握，可以參考以下圖所示的這個“游說矩陣的運用工具。在游說矩陣中，縱坐標(biāo)表示資源的充足程度即溝通的內(nèi)容能否在目的讀者的資源及才干范圍之內(nèi)，能否強者所難，橫坐標(biāo)代表商務(wù)文書的撰寫者與其目的讀者在立場上的一致程度即雙方能否相互認(rèn)可；換而言之，這兩個方面的要素共同決議了對商務(wù)文書總體風(fēng)格的最終選擇。圖 游說矩陣表示圖 簡單型從表示圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目的讀者站在同一立場上，并且資源充足、不存在妨礙的情形，這種情形即稱之為“簡單型。 壓服型按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目的讀者立場并不一致的情形，這種情形即稱之為“

17、壓服型。 困難型游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目的讀者立場不一致且資源也不充足的情形，這種情形即稱之為“困難型。 處理問題型游說矩陣的第四象限代表著“雖然撰寫者與目的讀者立場堅持一致，但資源并不充足的情形，這種情形即稱之為“處理問題型。.總體風(fēng)格的設(shè)定根據(jù)以上游說矩陣的分析斷定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格： 簡單型假設(shè)是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列現(xiàn)實為主。這是由于這類商務(wù)文書的行動目的對于目的讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持一樣一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只需通知目的讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。 壓服型而假設(shè)是壓服型的商務(wù)

18、文書，由于其行動目的與目的讀者的初衷并不一樣，撰寫者需求經(jīng)過商務(wù)文書來使其改動原來的想法或者認(rèn)識，所以雖然資源情況是充足的，但依然會需求與目的讀者進展反復(fù)多次的溝通才干到達目的。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長簡短的方式無法表達清楚，并且需求特別突出強調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析本人觀念或者想法的優(yōu)勢和益處，以到達轉(zhuǎn)變目的讀者立場的目的。 處理問題型處理問題型的商務(wù)文書通常運用于員工與指點進展溝通并且意見并不一致的時候，其總體風(fēng)格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運用將問題和答案打包的方式應(yīng)該向目的讀者提供包含一種甚至多種方法的處理方案。 困難型最后來看看困難型的商

19、務(wù)文書。這類文書在資源和立場兩個方面都遇到了妨礙，因此到達勝利有效溝通的幾率會很小，這樣的商務(wù)文書能否有值得破費精神去撰寫應(yīng)該要三思而后行?！景咐坑嘘P(guān)新年晚會安排的信件某公司總經(jīng)理要求其秘書對公司新年晚會進展安排，預(yù)算是元。在這個事件中，這個秘書能夠會需求撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報郵件：、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適宜舉行新年晚會的場所，間隔 公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出元的要求。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，只需簡單地提出在這個場地舉行新年晚會的建議即可。、該秘書找到了另外一個場所，各方面都符合要求，只是報價與預(yù)算相比超越了元。那么這種情形就屬于

20、處理問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，可以就選擇這個場所的益處及優(yōu)點進展自問自答，把這個事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理構(gòu)成“雖然超支元、但是物有所值的認(rèn)識。、該秘書計劃向總經(jīng)理提出新的建議在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。那么這種情形就屬于壓服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個建議的時候，需求強調(diào)利益的所在組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個愉快的回想，還可以提升其整體素質(zhì)。在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風(fēng)格，可以使撰寫者清楚地認(rèn)識到文書的重點之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯明晰、重點突出，進而容易到達其行動目的?！咀詸z-】請分析圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)

21、文書的行動目的、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計算機的預(yù)算，而這個秘書經(jīng)過了解得知，由于計算機的更新速度非?？欤宰赓U計算機比購買新機所付出的費用更低。該秘書計劃起草一份商務(wù)文書就這個將購買計算機轉(zhuǎn)為租用計算機的想法向總經(jīng)理進展匯報。_ HYPERLINK ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案第四講 如何寫出好文章下四步驟四：選擇文章的層次構(gòu)造在做好前三個步驟之后，撰寫商務(wù)文書進入到第四個步驟選擇文章的層次構(gòu)造。好像購買房屋要注重戶型構(gòu)造一樣，商務(wù)文書的層次構(gòu)造也是非常重要的，主要的層次構(gòu)造包括以下五種類型：.銜接式所謂“銜接式，就是指商務(wù)文書的層

22、次構(gòu)造按照事情開展的時間順序來展開。 突出的重點銜接式的層次構(gòu)造突出的重點在于事情的前因后果以及開展脈絡(luò)。由于采用這種層次構(gòu)造的商務(wù)文書從整體上看是渾然貫穿、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否那么其表達的意思就將不再完好。 順應(yīng)的情形在日常任務(wù)中，適用于這種層次構(gòu)造的商務(wù)文書主要有任務(wù)報告、事故調(diào)查報告、工程報告以及程序安裝的闡明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。.并列式所謂“并列式，就是商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。 突出的重點并列式的層次構(gòu)造也可以被稱為“天鵝下蛋式，由于這種層次構(gòu)造要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子

23、。正由于各個層次是并列的關(guān)系，所以這種層次構(gòu)造的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點來分段閱讀。 順應(yīng)的情形在日常任務(wù)中，適用于這種層次構(gòu)造主要在報告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中經(jīng)常被運用。值得留意的是，不同的層次構(gòu)造在同一個商務(wù)文書中是可以相互交叉運用的，例如某個事故報告在總體上采用的是銜接式，但其間在分析緣由的時候那么又可以采用并列式的層次構(gòu)造，最終的目的都是為了可以將文書的中心意思清楚地呈現(xiàn)給讀者。.分析問題式所謂“分析問題式，實踐上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終處理的邏輯關(guān)系而展開的一種層次構(gòu)造。在實踐的任務(wù)環(huán)境中，出于不同的需求，分析問題式的層次構(gòu)造還有著以下四個類型： “只需結(jié)果，這樣的

24、商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的緣由也沒有相關(guān)的分析，由于并沒有這個必要。 “提出問題并分析問題，情況簡報就屬于這樣的類型。 “提出問題并處理問題，例如公告和通知就屬于這樣的類型。 “提出問題、分析問題，最后處理問題，這種類型實踐上就包括了處置問題從始至終的整個邏輯關(guān)系，在實踐任務(wù)終指點性的通報和決議就是最好的例子。.問答式所謂“問答式，就是指運用問答的方式來組織商務(wù)文書的全篇。 突出的重點在商務(wù)文書終運用問答式的層次構(gòu)造應(yīng)該要留意對問題的設(shè)計：問題并不是胡亂設(shè)計的，而是為了突出文書的主旨而進展的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)計問題時要突出利益以及防止不良后果的方法。 順應(yīng)的

25、情形在日常任務(wù)中，通常會采用這種層次構(gòu)造的商務(wù)文書主要有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。.行動結(jié)果式所謂“行動結(jié)果式，就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式的一種層次構(gòu)造。例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動結(jié)果式的層次構(gòu)造：“夏天草坪長得特別快，一個星期不剪就會很難看，夏日剪草是非?？喑囊患虑?，他們公司消費的XYZ型號家庭剪草機，可以使剪草這項繁重的膂力勞動便的輕松。經(jīng)過計算，他們公司的剪草機比較同類型機器，可以節(jié)省%時間以及%能源。選擇他們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇。五步驟五：列出文章的大綱在明確了商務(wù)文書的行動目的、正式程度、總體風(fēng)格以及層次構(gòu)造之后，撰寫的的

26、五個步驟就是列出文章的大綱。.列出大綱的益處和目的由于如今計算機的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個步驟往往被大家所忽略，以為直接動筆開場撰寫比較有效率。但他們需求明確的一點是，在撰寫商務(wù)文書之前做列出大綱的任務(wù)實踐上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。動筆之前假設(shè)先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就可以有的放矢，相比較而言更加的容易。撰寫商務(wù)文書是一個“七分想，三分寫的過程，列提綱的過程實踐上就是一個建立本人思想次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，詳細內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。.詳細的做法利用大綱來有序地組織撰寫者的思緒，可以有以下兩種方法： 提綱法提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實踐上就是圍繞商

27、務(wù)文書的中心主旨，按照時間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充詳細的內(nèi)容。 輻射法而輻射法，那么是一種發(fā)散的思想方法，即撰寫者從一個中心點出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。在這個過程中，一開場并不用焦急去思索其能否具有價值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)一切的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。輻射法的益處在于不會漏掉撰寫者任何一個想法，在西方也被稱之為“腦力激蕩法或者“頭腦風(fēng)暴法?！景咐坑嘘P(guān)懇求參與培訓(xùn)的郵件某公司的一位財務(wù)人員想報名參與新會計制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制本錢，原那么上是不同意任何的培訓(xùn)懇求的，所以她計劃寫一份郵件給其經(jīng)理

28、，讓他同意并支持本人的懇求。對于這樣一個商務(wù)文書而言，其行動目的很簡單，就是這個財務(wù)人員希望其經(jīng)理贊同本人出去參與培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費用；其構(gòu)造層次可以采用行動結(jié)果式，即分別分析參與和不參與這個培訓(xùn)對公司而言所產(chǎn)生的協(xié)助 和損失。當(dāng)然，層次構(gòu)造也可以采用不并列式，即并列地分析本人應(yīng)該參與這個培訓(xùn)的緣由。為到達這樣的一個溝通目的，對于這個商務(wù)文書可以采用輻射法列出一個大綱：接納培訓(xùn)后在任務(wù)中可以減少出錯、參與培訓(xùn)可以了解到新的合理避稅方法以協(xié)助 公司節(jié)省本錢支出、培訓(xùn)費用的問題、培訓(xùn)有利于員工的個人生長和開展、提高員工的稱心度、提升員工對公司的忠實度、構(gòu)成公司良性的企業(yè)文化六步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以

29、上五個步驟之后，商務(wù)文書的寫作進入撰寫初稿階段。實踐上，有了以上五個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就曾經(jīng)變得相對簡單了，需求的是給撰寫者本人留出一個比較完好的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進展細致的校正，以使得文書更加地規(guī)范和生動。第五講 如何使文章生動有效上除了遵照嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E之外，要寫好商務(wù)文書還需求掌握并合理運用一些技巧，這些技巧的運用實踐上是對文書的潤色，可以使其變得更加生動有效。經(jīng)過實際任務(wù)的積累和領(lǐng)會，商務(wù)文書寫作的技巧可以總結(jié)為以下六個方面：一運用情感指數(shù)添加商務(wù)文書的親和力好像前文所提到的判別商務(wù)文書的正式程度可以運用

30、正式指數(shù)一樣，添加文書的親和力他們可以參考一個叫做“情感指數(shù)的數(shù)字規(guī)范。.情感指數(shù)的內(nèi)涵所謂“情感指數(shù)，實踐上就是對讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對商務(wù)文書的親和力予以衡量。正如前文所提到的，“溝通是被讀者了解的信息，而不是所發(fā)出的信息，情感指數(shù)的高低可以真實地反映出商務(wù)文書的撰寫者能否站在目的讀者的立場上來從事這項任務(wù)。西方的心思學(xué)家經(jīng)過研討發(fā)現(xiàn)，人類有共同的個特性，其中有一條就是希望被尊重和了解；然而，絕大多數(shù)人在自然的條件下都是更加關(guān)注其本身的利益和情感，卻往往忽視他人的一樣需求。因此，假設(shè)在商務(wù)文書中可以表達出相比本人更多的對于目的讀者的關(guān)注，那么文書的親和力自然會得到很大的提高。

31、.情感指數(shù)的計算情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目的讀者的次數(shù)減去提到撰寫者本人或者公司的次數(shù)，假設(shè)結(jié)果為正值即情感指數(shù)為正，闡明文書是以讀者為中心的；假設(shè)結(jié)果是負值即情感指數(shù)為負，那么顯然難以獲得目的讀者的良好感受。因此，在商務(wù)文書中應(yīng)盡量少提及撰寫者本身，而應(yīng)該更多的提到目的讀者?！景咐壳楦兄笖?shù)的計算與調(diào)整以“他們很高興的宣布，他們的新圖書館會在月份對外開放，歡迎光臨這樣一句話為例，其中提到目的讀者的地方最多只需處即“歡迎光臨中對目的讀者的暗指，而提到撰寫者本身的地方卻有處；所以，這句話的情感指數(shù)為“。由于情感指數(shù)為負值，所以這句話讓目的讀者聽起來就不是很溫馨了。為了提高其帶給目的讀者的親

32、和力，可以將其改為：“從月份開場，您可以用新圖書館來完善您的研討，他們圖書館歡迎您的光臨。做了如此的修正之后，情感指數(shù)變?yōu)榱俗x者處為，撰寫者處為，相應(yīng)的可以發(fā)現(xiàn)其親和力也得到了較大的提升。.添加情感指數(shù)的方法詳細而言，添加情感指數(shù)的方法有如下四種： 添加第二人稱代詞這是一種最為直接的方法，即在商務(wù)文書中添加“他、“您以及“他們這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以，。 添加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的公用名詞有很多，例如“消費者、“納稅人以及“員工等，這些專有名詞出如今商務(wù)文書中也是一種對目的讀者的尊重。 添加讀者的姓名由于人的天性特征使然，在商務(wù)文書中假設(shè)能在適當(dāng)?shù)臅r機上參與讀者的

33、姓名，也會使得其倍感親切。 添加對讀者的暗指所謂的“對讀者的暗指，實踐上就是指在商務(wù)文書中對祈使句的運用，這是由于祈使句中往往省略了指代目的讀者的代詞?！咀詸z-】請計算以下范例中所表現(xiàn)出來的情感指數(shù)：各位支持我的讀者：他們好!贊賞他們不斷以來支持著小可的書，我的書寫的也還不夠成熟,，但是還是要謝謝他們的支持，是他們的支持給了我繼續(xù)寫下去的動力，在這里想通知大家一件事情，就是我馬上要高考了，所以這段時間真實沒有時間更新，還請讀者們原諒。請放心，這本書不會成半途而廢的，我會不斷寫下去，希望他們繼續(xù)支持我這個還不成熟的小子。他們是最棒的讀者。耐心等待吧，一切都會繼續(xù)下去的！唧唧歪歪_ HYPERLI

34、NK ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案【自檢-】以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參與完一次客戶的會議后給小王發(fā)的一個郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會議中該經(jīng)理面對客戶A公司所提出的諸多問題無法解答而處境為難，他以為這是由于小王沒有與其進展事先溝通所呵斥的，所以這個郵件中的語氣顯得相當(dāng)?shù)膰?yán)峻。出于對小王進展適當(dāng)指點的目的，請對這封郵件進展必要的調(diào)整和修正?！八麄儽匦桉R上處置這件事情，在這次的會議上我由于沒有了解到A公司的最新信息而感到為難不堪。對我來說，這是個不小的奚落，他我確實應(yīng)該親密關(guān)注他們的情況，我希望從他那里而不是從客戶那里知道最新一切的音訊，。_ HYPERLINK

35、 ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案第六講 如何使文章生動有效中二努力做到“讀者為尊在提出情感指數(shù)的根底上，接下來進一步提出“讀者為尊這個技巧。.“讀者為尊的內(nèi)涵實踐上，所謂的“讀者為尊是運用情感指數(shù)、提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其中心意思就是要求從對方的角度來表述問題。假設(shè)說情感指數(shù)是倡導(dǎo)在表達方式上要留意可以多提及目的讀者，那么“讀者為尊就是在強調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目的讀者的角度和立場來對待分析問題。以下是兩種不同的表述，可以很明顯地看出其中的區(qū)別： 普通的表述：“我很高興的宣布，他們公司在年度超越了預(yù)期的目的，完成義務(wù)了； “讀者為尊的表述：“非常贊賞

36、在座各位的努力，由于他們的努力，他們公司在年超越了他們預(yù)期的目的。.“最先提及讀者而非本人的原那么在“讀者為尊的理念中，還有一條所謂“最先提及讀者而非本人的原那么。與情感指數(shù)是計算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者本人的次數(shù)多不同，這個原那么主要是強調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目的讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容。【案例】張良的引薦信以下是一封以引薦張良為主要內(nèi)容的引薦信的部分內(nèi)容：“我非常高興引薦張良參與對方的戰(zhàn)略團隊，其財務(wù)技藝可以協(xié)助 團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同時其樂觀向上的個性也會使團隊中的每個人都笑口常開。假設(shè)按照“最先提及讀者而非本人的原那么，這個內(nèi)容應(yīng)該修正為以下的方式：

37、“貴方從張良的參與可以獲得有形和無形的益處，有形的益處是其財務(wù)技藝可以協(xié)助 團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，而其樂觀向上的個性也會給團隊帶來無形的益處。三進展有效的反響商務(wù)文書寫作的第三個技巧是進展有效的反響。在商務(wù)文書中，不同的反響會收到不同的效果，詳細有以下幾種類型：.正面反響所謂“正面反響，就是指對他人的一種認(rèn)可。美國心思學(xué)家威廉詹姆斯的研討結(jié)果闡明，人類本質(zhì)中最深遠的驅(qū)動力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是盼望得到他人的一定。例如，在小孩子的培育方面就應(yīng)該經(jīng)常地予以鼓勵和引導(dǎo)，而不能只是一味地簡單批判。在商務(wù)文書寫作方面也是一樣，在文書中撰寫者應(yīng)該有認(rèn)識地多用一些

38、正面的反響去稱譽目的讀者做得好的地方，多給與對方一些關(guān)懷。.修正性反響所謂“修正性反響，就是指當(dāng)目的對象出現(xiàn)了一些問題的時候，撰寫者應(yīng)該在商務(wù)文書中給與其一個反響，但這種反響是以一開場的稱譽為前提的。修正性反響可以在向目的讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限制地給與目的讀者體恤暖和的覺得。雖然在日常任務(wù)中由于意見分歧而導(dǎo)致的指摘是不可防止的，但假設(shè)可以將修正性反響予以有效的運用，那么可以使本人的人際關(guān)系獲得很大的攀升。.負面反響和沒有反響負面反響就是與正面反響相對應(yīng)的一種反響方式，而“沒有反響那么更加可以從字面上來予以了解。相比負面反響容易導(dǎo)致任務(wù)中的矛盾晉級而言，沒有反響那么更加不利于任務(wù)

39、的順利展開和人際關(guān)系的改善與穩(wěn)定；這是由于沒有反響一方面會使得實踐問題得不到處理，另一方面也會使得團隊的向心力減弱。因此，在商務(wù)文書的寫作中，一定要留意就目的讀者的良好表現(xiàn)進展正面反響，對其的缺陷和缺乏予以修正性反響或者負面反響，但千萬不能聽之任之而沒有反響。四添加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)文書寫作的第四個技巧是添加其時間上的緊迫性。.添加緊迫性的作用在日常任務(wù)中，大家都有這樣的閱歷，即希望本人的所發(fā)出的商務(wù)文書在目的讀者那里可以被第一時間閱讀，從而使本人的溝通目的可以盡快達成。那么，要做到這一點就必需添加商務(wù)文書的時間緊迫性，激發(fā)目的讀者可以在最短的時間內(nèi)采取他們所希望的行動。.添加緊迫性的方法在

40、商務(wù)文書中添加緊迫性的方法其實很簡單，主要就是在文書中參與表達時間敏感性的句子，留意限定事情的最后期限。在添加時間敏感性的過程中，應(yīng)該要留意以下三個方面的問題： 時間的規(guī)范性首先，應(yīng)該留意時間的規(guī)范性問題。這主要是指應(yīng)該要防止運用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，這樣的表述并沒有太大的實踐意義。 時間的準(zhǔn)確性其次，在會議記錄或者電報等商務(wù)文書中那么更加要把握時間的準(zhǔn)確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時、幾分甚至還有幾秒等準(zhǔn)確的時間，并且越準(zhǔn)確越好。 時間的通用性最后，就是要特別留意時間運用的通用性，詳細的要求范例包括： 商務(wù)文書中一概要運用公元的全稱，例如年不能縮寫為年，也不要

41、稱之為民國年； 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的方式，例如“二六年； 盡量不要用農(nóng)歷； 留意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配運用規(guī)那么，不能出現(xiàn)“臘月以及“星期等錯誤情況。第七講 如何使文章生動有效下五添加可信度商務(wù)文書寫作的第五個技巧是添加可信度。所謂“可信度，就是讓本人的文書在目的讀者那里看起來非常的值得置信；而要做到這一點，就必需在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者本人實踐閱歷的東西表達出來。例如，“他們在努力的維護環(huán)境這句話是比較空洞的；而假設(shè)將維護環(huán)境的詳細行動添加進去那么會極大地添加其可信度：“他們經(jīng)過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去維護環(huán)境。【自檢

42、-】請對以下的內(nèi)容進展修正以添加其可信度：“每個員工的績效考評將根據(jù)每個人的全面生長來計算，公司將會用幾個規(guī)范來進展綜合評分，希望每個員工注重個人的全面開展_ HYPERLINK ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案六做到行文簡約商務(wù)文書寫作的第六個技巧就是盡量做到行文簡約。正如他們在前文中所分析的那樣，在日常商務(wù)環(huán)境中，目的讀者并一定總是有時間來閱讀并分析商務(wù)文書；因此，商務(wù)文書的撰寫在意思鮮明的根底上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長。【案例】如何讓大塊的文章得到有效地閱讀雖然作為商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)該要盡力做到行文簡約，但在實踐任務(wù)中，他們還是會經(jīng)常遇到需求部門的每個人都

43、了解但是內(nèi)容卻又非常多的“大塊文章；對于這種文章，大多數(shù)人很多時候都不情愿閱讀，因此也就無法發(fā)揚溝通的效果。在這種情況下，可以按照以下的方法來進展處置：首先讓秘書把這個文章打印出來，而后附上一個記錄著部門需求閱讀者姓名的表格，并要求每個人在讀完之后簽字予以確認(rèn)。經(jīng)過這種處置方式，可以強迫性地要求目的讀者進展閱讀并構(gòu)成有效反響，從而使得從上至下的溝通更加順暢。要做到行文簡約可以采用以下的方式：.采用電報文體要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報文體。所謂的“電報文體，就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需求撰寫者對文章中的每一個字都要進展斟酌，做到惜字如金。.另加附件假設(shè)在商務(wù)文書中真實有太多

44、需求闡明的內(nèi)容，那么為了到達行文簡約的目的，那么可以將冗長的內(nèi)容部分以附件的方式與正文分開。.詞句力求簡單精煉商務(wù)文書寫作的目的并不是為了難倒他人或者進展言語功底的考試，因此，在商務(wù)文書中應(yīng)該盡量選用簡單的詞，防止采用比較晦澀的詞；與此同時，還應(yīng)該做到“一式一文主旨明確，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思。【案例】復(fù)合句向單句的轉(zhuǎn)化有這樣一句話：“思索了景觀和工程要素之后，他們將建筑位置，定在離河最遠的地方，或者假設(shè)這個位置不可以為大家所接受，那么他們將會聘請調(diào)查員調(diào)查一下其他可選的建筑地點?？梢院苊黠@地看到，這句話從“或者假設(shè)那個地方開場構(gòu)成了一個意思的轉(zhuǎn)成，因

45、此是個復(fù)合句。但這種復(fù)合句在商務(wù)文書中是不應(yīng)該出現(xiàn)的，應(yīng)該將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵聝蓚€獨立句：“思索了景觀和工程要素之后，他們將建筑位置定了在離河最遠的地方。假設(shè)這個位置不可以為大家所接受，他們將會聘請調(diào)查員調(diào)查一下其他可選的建筑地點。另外，商務(wù)文書只是闡明一個情況，而不是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量運用陳說性的詞匯。.多用自動語式在英文的文章中，被動語式的運用很多；但是在中文的言語環(huán)境中，自動語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用自動語式。.適當(dāng)運用縮略語在日常任務(wù)和生活中，有各種各樣的縮略語，例如“三個代表、“八榮八恥等；在商務(wù)文書中適當(dāng)?shù)剡\用縮

46、略語可以使整個文章顯得簡約流暢。但是值得留意的是，對縮略語的運用應(yīng)該把握適當(dāng)?shù)脑敲?，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運用與商務(wù)文書之中；否那么，很容易引起不用要的歧異。第八講 如何使文章更加規(guī)范上在以上的板塊中，他們對商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進展了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，詳細包括以下六個方面：一數(shù)字的運用規(guī)范對商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表如今所運用的數(shù)字上。對于在商務(wù)文書中運用的數(shù)字，有以下的運用規(guī)范和要求：【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運用不規(guī)范的表現(xiàn)在以以下示的內(nèi)容中，數(shù)字的運用都存在不規(guī)范的問題：、“對于工程管理人才的需求每年都在添加分析：句子中提到了數(shù)量的添加，那

47、么應(yīng)該參與確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個句子可以改為：“對于工程管理人才的需求以每年%的速度在添加。、“您的賬款曾經(jīng)過期了分析：僅僅提到“賬款過期的這個現(xiàn)實對于客戶而言是沒有任何實踐意義的，應(yīng)該在其中明確詳細的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款曾經(jīng)過期天了。、“本月氯化鉀產(chǎn)量為噸，添加了%分析：很明顯這個句子中缺乏產(chǎn)量添加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為噸，相比去年同期添加了%。、“本公司大專文化程度的員工由過去的%上升到%，大本文化程度的員工由過去的%上升到%分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻到達了%，這顯然是不合邏輯的。這個句子應(yīng)

48、該改為：“本公司大專文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的%上升到%，大本文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的%上升到%。.真實準(zhǔn)確在商務(wù)文書中運用數(shù)字，第一個規(guī)范和要求是真實準(zhǔn)確。表如今商務(wù)文書中的數(shù)字通常對實踐任務(wù)有著極大的指點作用和意義，因此其中所征引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)務(wù)必要于穩(wěn)妥的出處，這樣才干確保是真實準(zhǔn)確的。.各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等正如前文案例中的列示的錯誤一樣，“各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等也是運用數(shù)字的根本要求之一。.統(tǒng)計口徑一致在商務(wù)文書中征引的數(shù)字的統(tǒng)計口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計口徑的數(shù)據(jù)放在一同示沒有任何意義的；只需在統(tǒng)計口徑一致的前提下，才干進展數(shù)據(jù)之間的對比。.列舉數(shù)字有可比性前文案例中有關(guān)氯

49、化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“以上以及“以下都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。.留意倍數(shù)關(guān)系在商務(wù)文書中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系反映在“降低、“降低了以及“降低到等表示數(shù)字變化的用語上。需求強調(diào)的是，“降低%與“降低了%表達的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為%，如今變?yōu)榱?；而“降低到%那么不同，它表示原來為%，如今變?yōu)榱?。.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的運用場所漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的運用場所是在商務(wù)文書寫作過程中需求留意的另一個問題，需求予以明確的界定，詳細的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分構(gòu)造層次表達以及在詞組慣用語、縮略語和

50、具有修辭顏色語句中作為詞素的情況必需為漢字外，其它情況該當(dāng)運用阿拉伯?dāng)?shù)字。二部分構(gòu)造層次表達的規(guī)范性所謂的“部分構(gòu)造層次表達，就是對商務(wù)文書中的幾級嵌套的分層次編號。在這個方面，國家規(guī)范規(guī)范的詳細要求為： 構(gòu)造層次的第一層，其層次編號用“一、“二、“三來表示； 構(gòu)造層次的第二層，其層次編號用“一、“二、“三來表示； 構(gòu)造層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示； 構(gòu)造層次的第四層，其層次編號可以用“、“、“來表示。與此同時，國家規(guī)范規(guī)范還要求商務(wù)文書的構(gòu)造層次最好不要多于四級，否那么邏輯關(guān)系的復(fù)雜會給讀者帶來極大的不便；另外，還應(yīng)該留意不要越級運用各個層次的編號。第九講 如何使文章更加規(guī)

51、范下三計量單位的運用規(guī)范在國家規(guī)范規(guī)范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表所示：表 計量單位的運用規(guī)范例如表正確運用錯誤運用長度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量分量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈四綜合校正的本卷須知在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個步驟之后，還應(yīng)該有綜合校正的過程。在這個過程中撰寫者應(yīng)該按照商務(wù)文書的各種規(guī)范要求來審視本人的文書，其中應(yīng)留意以下事項：.做旁觀者人們對于本人的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然。在綜合校正的過程中，撰寫者首先要將本人定位于

52、一個旁觀者，對本人的文章進展冷處置并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤。.做朗誦者商務(wù)文書通常的時間要求都比較緊，但在這種較強的時間約束下切不可草草提交了事。在綜合校正的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個朗誦者，反復(fù)地朗誦本人的文章并隨時進展修正和完善。.做討教者前文中提到的白居易巨匠就一直可以將本人定位于一個討教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就本人的作品反復(fù)地向周圍的人們討教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校正階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。五詞語的運用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別留意詞語的運用規(guī)范。其中，“等和“等等這兩個詞的用法尤其值得分辨清楚。 表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等和“等等都可

53、以運用，而當(dāng)后面有其他詞語的時候那么只能用“等； 無論是“等還是“等等，其前面所列舉的名詞或詞組普通都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當(dāng)前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等概括； 表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，普通只能用“等； “等與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等與前面的詞語之間那么可以用逗號隔開?！咀詸z-】請判別以下的用法能否正確：林區(qū)的職工、機關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；陳某某等竟然至黨紀(jì)國法于不顧，公然收取賄賂；長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)禍已得到初步的控制；中小學(xué)校要充分利用多種情勢經(jīng)常向中小學(xué)生進展交通平安常識

54、的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。_ HYPERLINK ./kcjy/a/html/da-.htm 見參考答案六標(biāo)點符號的運用規(guī)范標(biāo)點符號的運用會對商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來的意思產(chǎn)生艱苦的影響，假設(shè)運用不當(dāng)或者錯誤，那么很有能夠呵斥了解上的偏向和歧義。.常見的標(biāo)點符號運用錯誤首先，他們來看一下在以下的范例中標(biāo)點符號的運用能否存在錯誤： “嚴(yán)禁中外記者利用采訪進展挑唆，煽動性宣傳報道； “一、二十字，二、三十年代，七、八十歲； “運營工程有餛鈍、餃子、面條等等； “經(jīng)過這件事他們深化領(lǐng)會到：依托群眾、堅持調(diào)查研討的重要性。詳細分析如下： 這句話的問題在于“挑唆和“煽動性報道是在賓語的級別上的并

55、列，它們之間應(yīng)該運用頓號； 這里的問題在于三個詞組之中的頓號，頓號代表的是語氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個詞組都不應(yīng)該運用頓號進展內(nèi)部停頓； 這句話的問題在于省略號和等等是反復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一； 這句話的問題在于冒號的運用，“深化領(lǐng)會到與后半句話實踐上是動賓關(guān)系一個從句做賓語，它們的聯(lián)絡(luò)是很嚴(yán)密的，不應(yīng)該用冒號來進展句內(nèi)的停頓。.標(biāo)點符號的種類標(biāo)點符號實踐上分為點號和標(biāo)號兩大類： 點號點號包括“句末點號和“句內(nèi)點號兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的那么稱之為“句內(nèi)點號。 標(biāo)號標(biāo)號包括了以下種：

56、 引號，又可分為單引和雙引； 括號，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國成認(rèn)的括號主要有種； 破折號； 省略號； 著重號，用于在需求突出的內(nèi)容下用點做出標(biāo)志； 銜接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺淮河； 間隔號，通常用于西方人名之間，例如邁克喬丹； 書名號；又可分為單書名號和雙書名號； 專名號，即畫于特點文學(xué)作品下邊的橫線。有關(guān)標(biāo)點符號的運用規(guī)范，我國相關(guān)機構(gòu)專門出版了一個小冊子，其中對每一種符號的用法都有詳盡的描畫并進展了舉例闡明，這個小冊子可以作為他們進展商務(wù)文書寫作的極好參考。.詳細的用法雖然有相關(guān)的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個常見的、容易出錯的標(biāo)點符號的問題進展以下的辨析： 反問

57、句的標(biāo)點符號在反問句的末尾是用問號，還是感慨號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里他們以為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感慨號的情形并不一樣：在同樣一個反問句中，需求表現(xiàn)特別強調(diào)的語氣的時候就用感慨號，而當(dāng)所表現(xiàn)的語氣普通劇烈的時候那么選擇運用問號。 引號的用法在運用引號的時候，需求留意以下的情況： 非法規(guī)性的文件，用引號加以強調(diào)而不用書名號。例如，準(zhǔn)發(fā)省廳“關(guān)于人文韓大招生問題的通知； 特定稱謂用引號，例如“渤海二號鉆井平臺，“神舟六號等； 縮略語可以用引號，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非即農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫 需求著重的論述對象用引號予以標(biāo)識，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么

58、加上引號變?yōu)椤坝形锖汀坝行蛑?，就是闡明作者在分別的句子當(dāng)中分別強調(diào)闡明有物和有序。 括號的用法括號可以表示一個文件的成熟程度，比如說某一個政府文件是試行方法還是最終的版本，只能用于需求進展闡明的詞語的結(jié)尾，例如。 省略號的用法省略號表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續(xù)續(xù)的形狀，需求特別留意的是，省略號不能與“等以及“等等這些詞語一同運用。.標(biāo)點符號的點放位置關(guān)于標(biāo)點符號的點放位置，需求留意以下幾點： 點號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；換而言之，點號應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨放到下一個行。 標(biāo)號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，

59、而后半個那么不能放在一行的開頭； 標(biāo)號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中； 引文結(jié)尾處的句號和引號，假設(shè)援用語是作為一個獨立整體存在，那么句號在先；反之，那么句號在后。第十講 常用公文示范講解上課程進展到這里，不斷都是圍繞通用的商務(wù)文書來展開的講解和論述，所提出的步驟、方法和要點無論是對于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來，那么要將分析的重點轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書上來。這類商務(wù)文書主要包括以下七類：一通知“通知是每個人從小就逐漸開場熟習(xí)的一種商務(wù)文書，對于通知他們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容：.通知的適用范圍通知是適用范圍最為廣泛的一種固定格式的

60、商務(wù)文書，在日常的任務(wù)中，既有給下級發(fā)的通知，即所謂“下行文；也有給上級發(fā)的通知，即所謂“上行文；另外，給同屬于一個系統(tǒng)的，但不相關(guān)也不相隸屬的單位即平級關(guān)系也可以發(fā)通知，即所謂的“平行文。.通知的順應(yīng)性分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的順應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。.通知的種類普通情況下，通知可以分為以下六種類型，其應(yīng)該關(guān)注的重點和關(guān)鍵各不一樣： 會議通知撰寫會議通知的時候，應(yīng)該留意的內(nèi)容包括：會議的時間、地點、目的、要求，安排以及外地的人員到會的方式等。 指示性通知所謂“指示性通知，就是用于上級傳達給下級機關(guān)去予以辦理的通知