1、 龍?jiān)雌诳W(wǎng) 檔案室檔案的安全保管措施和有效利用作者：徐世廣來源：卷宗2015 年第 11 期摘 要：檔案室中的檔案資料多、分類復(fù)雜，管理不當(dāng)則極易造成檔案的損壞和信息缺失。本文結(jié)合檔案工作中的實(shí)際情況，通過對(duì)介紹檔案保管工作中存在問題的探討，對(duì)保護(hù)檔案安全、維護(hù)檔案信息、以及檔案資料的有效利用給出建議。關(guān)鍵詞：檔案；檔案安全；檔案利用1 前言近年來，自然災(zāi)害的頻繁發(fā)生，檔案安全管理工作面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)，尤其是在自然災(zāi)害面前，檔案管理措施不當(dāng)，極易造成災(zāi)難性的損失。盡力做好檔案保管工作，提高管理工作人員的意識(shí)與操作技能是檔案管理培訓(xùn)的首要任務(wù)。在新形勢(shì)下，如何運(yùn)用新的技術(shù)方法開發(fā)利用檔案資源、提高

2、現(xiàn)代檔案室的服務(wù)水平也成為檔案管理工作者急于解決的問題。2 檔案安全保管的措施檔案安全保管是檔案工作中的重中之重，強(qiáng)化檔案安全保管意識(shí)，建立健全的檔案管理安全體制，做好災(zāi)難預(yù)防工作，是確保檔案安全的主要方式。對(duì)檔案安全管理主要包括檔案的實(shí)體安全、信息安全以及政治安全等方面，在做好對(duì)檔案工作的管理中，應(yīng)當(dāng)主要做好以下幾個(gè)方面：2.1 強(qiáng)化管理意識(shí)、明確責(zé)任檔案維護(hù)工作的重點(diǎn)是保證檔案室資料的完整性與安全性。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案安全維護(hù)工作重視，堅(jiān)持“安全第一”的原則，實(shí)行主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確責(zé)權(quán)，強(qiáng)化對(duì)日常的管理，做到措施到位，責(zé)任到人。檔案所屬部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檔案安全工作的宣傳，建立檔案管理小組

3、，完善安全管理系統(tǒng)，制定明確的檔案管理、登記、檢查等工作的流程，將各項(xiàng)檔案安全管理工作落到實(shí)處。2.2 提高檔案管理人員的技術(shù)與意識(shí)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平直接影響到日常工作的效率，尤其是近幾年來，檔案室引進(jìn)了新的管理技術(shù)和管理設(shè)備。這就需要檔案管理工作人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、加強(qiáng)對(duì)檔案保管的管理操作能力。為了滿足當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理工作的，必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照崗位不同、分層次、多渠道的進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)熟悉檔案管理工作知識(shí)、掌握新的管理技術(shù)的專業(yè)性人才進(jìn)入到檔案管理崗位。 龍?jiān)雌诳W(wǎng) 2.3 落實(shí)安全工作管理措施在日常的檔案管理工作中，要

4、將檔案管理、保密、查閱、銷毀等各制度落到實(shí)處。把檔案安全工作與檔案接收、檔案管理和利用工作結(jié)合起來，相互配合。檔案室內(nèi)必須要有定期的防火防盜、防塵、防蟲、防潮等各項(xiàng)安全檢查，做好安全保管設(shè)備的檢修與維護(hù)工作，定期更新消防器材，加強(qiáng)對(duì)排水系統(tǒng)的檢測(cè)與維護(hù)，對(duì)檔案室底層窗戶進(jìn)行加固。將各項(xiàng)安全防護(hù)措施落到實(shí)處，才能保障檔案室的日常安全，能夠做到對(duì)各種突發(fā)裝狀況的緊急應(yīng)對(duì)。2.4 加快檔案信息化進(jìn)程，實(shí)行檔案的數(shù)字化管理自然災(zāi)害的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致地方檔案室資料的嚴(yán)重?fù)p害。汶川地震時(shí)期，丟失了很多很有價(jià)值的歷史檔案，這就引起了相關(guān)檔案管理部門的反思。對(duì)自然災(zāi)害的措不及防教育我們，檔案的安全管理必須依照“預(yù)防

5、為主、防治結(jié)合”的原則，采用先進(jìn)的技術(shù)，加快檔案數(shù)字化管理進(jìn)度，有效的延長(zhǎng)檔案的使用壽命，保證檔案的安全1。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，紙張檔案的管理已經(jīng)逐漸凸顯出很大的問題。傳統(tǒng)的紙張檔案管理成本高、占用空間大、易受潮損壞，這些問題都對(duì)檔案的使用壽命構(gòu)成了威脅。更重要的是，在地震、火災(zāi)等大型自然災(zāi)害面前，傳統(tǒng)的檔案室會(huì)面臨毀滅性的破壞2。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，檔案管理技術(shù)有了新的發(fā)展。依托計(jì)算機(jī)、檔案室可以建立起一套系統(tǒng)的、自動(dòng)化的檔案信息管理系統(tǒng)，將要進(jìn)行長(zhǎng)期保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，完成檔案的信息化，規(guī)模化保存。對(duì)有特殊要求的資料，在數(shù)字化保管的同時(shí)也要重視對(duì)紙質(zhì)資料的管理。需要注意的是，對(duì)電

6、子檔案的管理也要及時(shí)進(jìn)行有效的備份與加密處理，以保證信息的安全性和保密性，確保電子文件的安全。3 檔案信息資源的開發(fā)利用3.1 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)檔案收集是檔案資源開發(fā)工作的基礎(chǔ)，沒有檔案資料就無法構(gòu)建資源信息網(wǎng)絡(luò)，沒有資源信息自然也就無法做到對(duì)資源的有效開發(fā)。這就要求檔案部門要做到準(zhǔn)確、及時(shí)的信息錄入，豐富館藏資源，為資源信息的開發(fā)打下基礎(chǔ)。3.2 加大檔案開放力度，滿足開發(fā)利用檔案信息資源的需求檔案開放要在保護(hù)檔案所有權(quán)者利益的基礎(chǔ)之上，遵循遵循“開放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)該最小化”的首要原則，加快檔案開放進(jìn)程3。加快對(duì)檔案的鑒定，制定科學(xué)的降解密制度。3.3 運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平 龍?jiān)雌诳W(wǎng) 通過資料錄入，計(jì)算機(jī)掃描等手段將不同的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信息，達(dá)到利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來建立信息化網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理和數(shù)據(jù)傳輸?shù)哪康?。開展計(jì)算機(jī)檢索、網(wǎng)絡(luò)信息傳遞、網(wǎng)絡(luò)信息咨詢等服務(wù)，公開發(fā)布檔案信息，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與時(shí)代要求。4 總結(jié)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，檔案資源的開發(fā)和利用也應(yīng)當(dāng)滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。檔案管理的最終目的是為了開發(fā)利用檔案資源，創(chuàng)造其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。參考文獻(xiàn)1宋麗.如何提高企業(yè)檔案安全防