1、檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與實(shí)際效益搜集(或搜集，下同)和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和平安保存外，主要是為了開發(fā)與利用。而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)(即坐等)效勞形式和不重視檔案利用信息反響的兩大問題，已嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的安康開展。本文針對(duì)問題，結(jié)合筆者所在的紹興地區(qū)實(shí)際，重點(diǎn)對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與檔案實(shí)際效益作一討論，與檔案界同仁商榷。一、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反響工作中存在的主要問題(二)在檔案館查(借)閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次理解，失去檔案利用信息反響的時(shí)機(jī)。在通常情況下，利用單位和利用人來(lái)檔案館查(借)閱檔案時(shí)，均

2、需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，就是還要說(shuō)明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考、“提供產(chǎn)權(quán)根據(jù)等等。由于不作深層次理解，利用完畢亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反響的時(shí)機(jī)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過(guò)利用者在工作、學(xué)習(xí)、消費(fèi)等社會(huì)理論中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是表達(dá)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過(guò)信息反響而求得。而要獲得這種信息，事先必須有所理解和掌握，即在利

3、用時(shí)有目的地作些深層次理解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。(三)有了利用實(shí)例，不求聚集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反響工作，搜集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目的管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此搜集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。假設(shè)將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、理解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大進(jìn)步檔案館的社會(huì)地位和知名度。二、檔案館應(yīng)在理解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。綜觀各地各級(jí)檔案館都可以把每年檔案資料查閱利用情況反映出來(lái)，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊(cè))檔案，但該年數(shù)

4、百人次、數(shù)百卷(冊(cè))檔案，有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無(wú)所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要理解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從理解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即理解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想獲得成果，除了要求利用者主動(dòng)反響信息外，檔案館亦可進(jìn)展跟蹤調(diào)查。調(diào)查搜集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：(一)有利于理解檔案的價(jià)值和作用。?檔案法?第二條稱：“本法所稱的檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。但理解檔案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。假設(shè)檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過(guò)檔案的利

5、用和開發(fā)，才能理解檔案的價(jià)值。過(guò)去不少單位和指導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉狀態(tài)，單位和指導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無(wú)數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過(guò)利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用

6、率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過(guò)調(diào)查搜集檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。(三)有利于理解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過(guò)實(shí)際效益的調(diào)查和搜集，可以進(jìn)一步理解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的效勞形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者理解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建立效勞。假設(shè)我們不重視調(diào)查和搜集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無(wú)法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的根本做法(一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)

7、閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按工程一一填寫清楚，必須填寫的工程不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考，填明詳細(xì)內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)展跟蹤調(diào)查等。(二)建立用戶聯(lián)絡(luò)制度。檔案在查(借)閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過(guò)理論，才能反映出檔案的實(shí)際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶聯(lián)絡(luò)制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)絡(luò) 和 等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)絡(luò)。檔案館亦可把自己的聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò) 告訴用戶，以

8、利用戶及時(shí)反響信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)絡(luò)，改進(jìn)我們的工作和效勞方法，更好地為社會(huì)和用戶效勞。(三)分發(fā)檔案信息反響表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反響表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得詳細(xì)一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和詳細(xì)事例。(四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反響的信息仍要通過(guò)編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步理解檔案、熟悉檔案，來(lái)利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(單位)的指導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。假設(shè)把反響的信息收藏起來(lái)，便失去了反響工作的實(shí)際意義。(五)實(shí)地調(diào)查和 采訪。根據(jù)用戶查閱時(shí)登記在案的線索，可以及時(shí)到實(shí)地調(diào)查或 采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔(dān)負(fù)著一定的工作和任務(wù)，有時(shí)沒有時(shí)間來(lái)編報(bào)利用實(shí)例，