1、審 核 技 巧一. 質(zhì)量審核 質(zhì)量審核的定義確定質(zhì)量活動(dòng)和有關(guān)的結(jié)果是否符合計(jì)劃安排,以及這些安排是否有效地實(shí)施并能達(dá)到預(yù)定目標(biāo)所作的系統(tǒng)的和獨(dú)立的檢查. 二. 內(nèi)部審核目的內(nèi)部審核是ISO9001系列以及所有其他的質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)的要求,根據(jù)標(biāo)準(zhǔn), 質(zhì)量體系要定期地接受審核即內(nèi)部審核.內(nèi)審是質(zhì)量體系自我完善的一個(gè)非常有力的工具. 通過(guò)內(nèi)審來(lái)保證文件化的質(zhì)量體系有效執(zhí)行, 通過(guò)糾正措施的執(zhí)行來(lái)確保消除不合格和防止類似事件發(fā)生.內(nèi)審是在外部發(fā)現(xiàn)體系不合格之前自己先發(fā)現(xiàn)并加以改正的最好辦法三.內(nèi)部審核實(shí)施步驟一 計(jì)劃和實(shí)施-年度計(jì)劃/執(zhí)行計(jì)劃*準(zhǔn)備審核計(jì)劃內(nèi)部審核的頻次依企業(yè)的實(shí)際狀態(tài)和活動(dòng)的重要性來(lái)

2、安排. *審核頻率各要素或部門的審核頻率基于該區(qū)域的職能狀態(tài), 重要性和以往發(fā)生問(wèn)題的情況而定. *審核的時(shí)間短時(shí)間的審核對(duì)企業(yè)正?；顒?dòng)影響相對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間的審核會(huì)小些, 所以建議每項(xiàng)審核的時(shí)間以不超過(guò)一天為好. *審核的部門我們認(rèn)為采取按部門審核的方法較之于按要素審核的方法要好些. 企業(yè)質(zhì)量體系內(nèi)所有與質(zhì)量有關(guān)的所有活動(dòng)都必須審核.要求以某種方法表明審核計(jì)劃得以制定和實(shí)施.二 指定適任的審核組-任命組長(zhǎng)與成員為了確保審核的規(guī)范性和達(dá)到預(yù)期的目的, 必須從個(gè)人素質(zhì), 培訓(xùn), 經(jīng)歷及獨(dú)立性等方面綜合考慮來(lái)慎重地選擇審核組成員.三 收集資料四 準(zhǔn)備檢查表1 檢查表是保證審核順利進(jìn)行的最重要的條件,應(yīng)仔

3、細(xì)準(zhǔn)備. 可以準(zhǔn)備檢查表以列出審核的目的和范圍.2 編制檢查表的好處: *確保準(zhǔn)備工作的完整性;*作為審核員的指引及備忘錄; *審核的客觀記錄; *減少筆記時(shí)間; *幫助準(zhǔn)備審核會(huì)議; *幫助編制審核報(bào)告; *檢查表的編制3 檢查表中主要的內(nèi)容有兩個(gè)方面: 第一方面是計(jì)劃審核的項(xiàng)目, 第二個(gè)方是打算尋找的證據(jù). 此外, 還可將所依據(jù)的文件要點(diǎn)和抽樣的數(shù)量及計(jì)劃完成的時(shí)間列在檢查表中.4 設(shè)計(jì)檢查表時(shí)應(yīng)控制以下幾個(gè)方面:*應(yīng)對(duì)照質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)的質(zhì)量體系文件;*應(yīng)選擇典型的質(zhì)量問(wèn)題;*應(yīng)突出要審核區(qū)域的主要職能;*抽樣必須具有代表性, 要選好準(zhǔn)備審核項(xiàng)目及要尋找的客觀證據(jù);*應(yīng)考慮審核員的經(jīng)驗(yàn)

4、, 知識(shí)等., 不熟練的審核員需要較詳細(xì)的檢查表.5 剛開(kāi)始從事審核工作的審核員應(yīng)注意:*不應(yīng)只采用YES/NO問(wèn)答的模式, 否則會(huì)導(dǎo)致審核失敗*審核員進(jìn)入一個(gè)部門或區(qū)域時(shí), 應(yīng)請(qǐng)有關(guān)人員介紹工作是如何運(yùn)作的.*詢問(wèn)執(zhí)行人員是如何工作的, 是否有文件證明的程序;*觀察執(zhí)行人員按照有關(guān)程序工作的情況;*驗(yàn)證必要的記錄或文件;*按手冊(cè)程序或標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)上述了解到的情況, 并決定是否符合要求;*最后利用檢查表確保所有方面的要求都已查到;*切忌機(jī)械地從檢查表的第一個(gè)問(wèn)題按順序開(kāi)始.*盡可能不要照事先準(zhǔn)備好的檢查表去一個(gè)個(gè)地宣讀問(wèn)題.6 審核前溝通及安排審核開(kāi)始前,審核人員應(yīng)該與被審核部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否清楚

5、審核的范圍并定下審核結(jié)束后總結(jié)報(bào)告會(huì)議的時(shí)間.五 通知受審核部門審核計(jì)劃應(yīng)提前一定的時(shí)間給審核部門的負(fù)責(zé)人, 如受審核部門對(duì)審核計(jì)劃有任何質(zhì)疑, 應(yīng)審核之前與審核組長(zhǎng)協(xié)商解決.六 審核前會(huì)議-首次會(huì)議 審核前溝通及安排亦可透過(guò)審核前會(huì)議進(jìn)行.七 執(zhí)行審核-記錄問(wèn)題1 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核的全過(guò)程陪同審核人員審核并鼓勵(lì)員工介紹己知的缺陷和體系運(yùn)行中存在的問(wèn)題. 注意: 不要提出建議; 靈活性; 調(diào)查區(qū)域由審核員而不是被審核部門來(lái)決定.2 收集證據(jù)審核調(diào)查是整個(gè)審核中最困難的一部分, 收集證據(jù)時(shí)要運(yùn)事先準(zhǔn)備好的檢查清單和下述方法: *與人員交談 *評(píng)審文件 *觀察現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng) *查核證據(jù)3 抽樣檢查必須

6、注意, 審核活動(dòng)中所進(jìn)行的調(diào)查, 是一個(gè)抽樣調(diào)查.審核時(shí), 可以隨機(jī)抽取一個(gè)樣本(記錄), 然后以這個(gè)樣本為中心, 跟查相關(guān)的數(shù)據(jù)/文件及記錄.八 編寫審核報(bào)告完成調(diào)查后, 審核員應(yīng)核實(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題井寫出不符事項(xiàng)報(bào)告. 在審核結(jié)束會(huì)議上, 審核員應(yīng)通知被審核部門所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題并做口頭總結(jié)報(bào)告. 1 不符合事項(xiàng) 在質(zhì)量體系審核中可以發(fā)現(xiàn)的不符合主要原因有: *質(zhì)量體系文件與選定的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)法規(guī), 合同的要求不符; *未執(zhí)行質(zhì)量量體系文件的規(guī)定或?qū)嶋H執(zhí)行不符合質(zhì)量量體系文件的規(guī)定; *按文件規(guī)定運(yùn)作, 但缺乏有效性. 2 不符合事項(xiàng)分類及定義嚴(yán)重不符合事項(xiàng)(類不符合事項(xiàng))*缺少所要求的質(zhì)量體系

7、要素或多個(gè)類不符合發(fā)生在一個(gè)要素上;*不合格品在裝運(yùn)過(guò)程, 導(dǎo)致產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)定性能降低或破壞的情況;*由經(jīng)驗(yàn)和判斷很可能導(dǎo)致體系失效或嚴(yán)重降低產(chǎn)品和過(guò)程能力.輕微不符合事項(xiàng)(類不符合事項(xiàng))*在執(zhí)行或控制中的一個(gè)孤立的或小的缺失;*文件化體系有部分缺失;*根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和判斷不會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)如下問(wèn)題的不符合情況* 導(dǎo)致體系失效;* 降低過(guò)程控制能力;導(dǎo)致不合格產(chǎn)品發(fā)運(yùn); 3 觀察事項(xiàng)證據(jù)稍不足, 但估計(jì)存在問(wèn)題, 需要提醒注意的事項(xiàng);*已發(fā)現(xiàn)問(wèn)題, 但尚不能構(gòu)成不符合事項(xiàng), 如發(fā)展下去就有可能成為不符合事項(xiàng);*其他需要提醒被審核方注意的事項(xiàng).觀察事項(xiàng)報(bào)告不屬于不符合報(bào)告, 通常也不列入最后的審核報(bào)告中.

8、4 不符合事項(xiàng)報(bào)告開(kāi)具不符合報(bào)告時(shí)要注意:*為確保被審核部門和審核員跟蹤檢驗(yàn)起見(jiàn), 對(duì)不符合事實(shí)要具體描述;*列出所規(guī)定的要求;*列出不符合發(fā)生的地點(diǎn), 相應(yīng)的合同, 文件和產(chǎn)品.不符合的確定, 要嚴(yán)格遵守依據(jù)客觀證據(jù)的原則. 凡是證據(jù)不足的, 不能判定為不符合. 對(duì)那些被審核方有意見(jiàn)分歧的不符合項(xiàng)目, 可以通過(guò)討論或重新審核來(lái)確定.報(bào)告方法: *方法1-分點(diǎn)式 例問(wèn)題: 管理評(píng)審中, 沒(méi)有對(duì)糾正及預(yù)防行動(dòng)及客戶投訴進(jìn)行評(píng)審.證據(jù): 98年度的管理評(píng)審記錄結(jié)論: 違反ISO9001條文4.1.3的要求 違反ISO9000:2000條文5.6.2的要求; *方法2-語(yǔ)句 例在98年的管理評(píng)審中,

9、沒(méi)有對(duì)糾正及預(yù)防行動(dòng)及客戶投訴進(jìn)行評(píng)審.違反ISO9001條文4.1.3的要求違反ISO9000:2000條文5.6.2的要求;一份完整的不符合事項(xiàng)報(bào)告包括以下內(nèi)容:*被審核部門的名稱*被審核的人員*審核員*日期*不符合事項(xiàng)的描述*不符合事項(xiàng)的結(jié)論(違反標(biāo)準(zhǔn)或文件的條款或章節(jié))*不符合的類型(類, 類不符合或觀察事項(xiàng))*被審核方的確認(rèn)*限定的完成期限*采取的糾正措施及驗(yàn)證記錄5 審核報(bào)告和記錄審核報(bào)告要經(jīng)過(guò)審核和批準(zhǔn).報(bào)告的發(fā)放-審核報(bào)告的副本發(fā)給被審核部門的負(fù)責(zé)人或直接領(lǐng)導(dǎo).審核記錄-審核報(bào)告及檢查表及審核員筆記一起存放于審核文件檔案中.審核報(bào)告的格式隨組織的不同而異, 一般包括:* 前言 * 審核范圍* 參考文件* 審核組成員* 審核中所接觸的人員* 審核結(jié)論* 審核統(tǒng)計(jì)* 發(fā)現(xiàn)/觀察結(jié)果* 審核跟蹤對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的不符合事項(xiàng)必須制定預(yù)防/糾正措施并執(zhí)行.九 審核結(jié)束會(huì)議-末次