1、公文格式標準化意義及存在問題分析公文格式標準化意義及存在問題分析 1.公文格式標準化的意義公文格式標準化的必要性 公文和公文格式的基本含義 1.公文格式標準化的意義公文格式標準化的必要性 公文和公文 公文是黨政機關、人民團體和企事業(yè)單位在實施管理、處理公務過程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，溝通信息，交流經(jīng)驗和記錄情況的重要工具。作為企業(yè)單位，吐哈油田公司以及所屬各二級單位的公文，簡單地說，就是依法管理事務和進行公務活動的重要工具。公文的含義 1.1公文和公文格式的基本含義 公文是黨政機關、人民團體和企事業(yè)單位在

2、實施管公文格式的含義 簡言之，公文格式就是公文的表現(xiàn)形式。它相對于公文的內(nèi)容而言，既由公文的內(nèi)容所決定，又服務于公文的內(nèi)容需要，這是我們理解公文格式的基本思路。其規(guī)范性不僅是公文權威性、嚴肅性和約束力在公文形式上的具體體現(xiàn)，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。 1.1公文和公文格式的基本含義公文格式的含義 簡言之，公文格式就是公文的表公文的介質(zhì)-紙介質(zhì)公文 紙介質(zhì)公文是公文的基本表現(xiàn)形式。這是由公文的性質(zhì)和作用決定的。公文是具有法定效力的公務文書，作為我們公司的公文，其作用是管理公司事務，它所發(fā)布的規(guī)章制度、安排部署等，都將成為公司所屬各單位、部門以及每位員工所遵從的行為規(guī)范、依據(jù)和憑證。這

3、也就決定了公文必須以紙介質(zhì)的形式存在。 1.1公文和公文格式的基本含義公文的介質(zhì)-紙介質(zhì)公文 紙介質(zhì)公文是公文的基本表 即使隨著科學技術的發(fā)展和進步，公文在傳播、傳遞中大量使用現(xiàn)代化手段如計算機網(wǎng)絡等來進行，形成了電子公文，但是最終作為憑證和依據(jù)的，仍然是紙介質(zhì)公文，就如同俗話說的“空口無憑，立字為據(jù)”。公文必須以物質(zhì)介質(zhì)的形式存在。目前世界各國的公文都以紙介質(zhì)公文的形式存在，這也是不爭的事實。這也就是為什么文書檔案歸檔必須要有一份紙質(zhì)的文件公文的介質(zhì)-紙介質(zhì)公文 1.1公文和公文格式的基本含義 即使隨著科學技術的發(fā)展和進步，公文在傳播、傳遞中大量其它介質(zhì)的公文 從我國歷史看，還有什么介質(zhì)的公

4、文?(造紙術發(fā)明之前，有甲骨介質(zhì)公文、竹簡介質(zhì)公文、絲絹介質(zhì)公文，歐洲還有獸皮介質(zhì)公文)與公文紙介質(zhì)相關的還有公文各項數(shù)據(jù)的物質(zhì)表現(xiàn)形式-油墨；公文紙介質(zhì)產(chǎn)品形態(tài)-開本、規(guī)格、印刷、裝訂等，均屬于公文格式規(guī)范化的范疇 1.1公文和公文格式的基本含義其它介質(zhì)的公文 從我國歷史看，還有什么介質(zhì)的公文?(造紙術發(fā)公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式 公文的數(shù)據(jù)通過文字、符號、數(shù)字、圖表、圖形等表現(xiàn)出來，對這些表現(xiàn)形式做出規(guī)定，也是公文格式所要解決的問題。 1.1公文和公文格式的基本含義公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式 公文的數(shù)據(jù)通過文字、符號、數(shù)字、圖表、圖公文的組成部分 公文的內(nèi)容是核心要素，圍繞著公文內(nèi)容必然產(chǎn)生其它的要素，例

5、如公司要給誰看，就產(chǎn)生了公文的主送、抄送；公文的內(nèi)容何時生效，就產(chǎn)生了公文的成文時間和印章；等等。規(guī)定公文由哪些要素組成，這些要素的作用是什么，各要素的排列順序、所處的位置及其標注方法，是公文格式最終要解決的問題。 1.1公文和公文格式的基本含義公文的組成部分 公文的內(nèi)容是核心要素，圍繞著公文內(nèi)容必然產(chǎn)生 1.2公文格式標準化的必要性公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的 公文具有法定效力，具有權威性和嚴肅性，這是由其性質(zhì)所決定的，是區(qū)別于其它文字材料的最根本的特征。 第一，公文之所以具有法定效力，是由于公文的制發(fā)機關是依據(jù)國家法律成立并授予相應職權的機關，其制發(fā)的公文具有法定效力第二，公文的法定

6、效力必須在各自的職權范圍內(nèi)發(fā)揮，不能失職也不能越權 第三，公文的法定效力具有強制性。公文的法定效力如果得不到執(zhí)行，如果沒有強制性，法定效力就是一句空話 1.2公文格式標準化的必要性公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決 1.2公文格式標準化的必要性我認為公文格式的規(guī)范化和標準化是公文這一特定文書的形式所必須要求的 格式不規(guī)范，不僅影響公文的質(zhì)量和美觀，更重要的是會影響公文的效力，甚至由于格式不規(guī)范而造成各種謬誤。如無受文單位、簡稱不規(guī)范、漏標密級等等。這些問題有時在一份文件上就存在多處，直接影響了公文的嚴肅性和應用作用的發(fā)揮，有時會發(fā)生重大失誤。公文格式的規(guī)范與標準，不是一件簡單的小事，應當引起各單位

7、、各級領導以及相關人員的高度重視。這些存在的問題我們后面還要詳細講到公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的 1.2公文格式標準化的必要性我認為公文格式的規(guī)范化和標準化 1.2公文格式標準化的必要性例如公文具有法定效力這一性質(zhì)，決定了它的表現(xiàn)形式-公文格式必須實現(xiàn)規(guī)范化，以維護和保證公文法定效力的發(fā)揮 99新國標規(guī)定了公文制發(fā)機關的名稱一律用紅色，這就使公文醒目、莊重，體現(xiàn)了公文的法定性、權威性、嚴肅性；再如，99新國標規(guī)定了公文中不許出現(xiàn)空白印章，這就提高了公文的防偽性，以減少利用偽造公文而竊取公文法定效力的犯罪行為的發(fā)生?？傊?，公文格式標準的各項規(guī)定，無一不是從維護公文性質(zhì)考慮，無一不是從保證公

8、文法定效力出發(fā)。公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的 1.2公文格式標準化的必要性例如公文具有法定效力這一性質(zhì)， 1.2公文格式標準化的必要性公文格式的規(guī)范化將使公文更加嚴密，公文的法定效力得到充分的發(fā)揮 現(xiàn)在偽造公文的犯罪活動時有發(fā)生，那些被偽造的公文，其共同的特點之一便是格式上露出馬腳，如印章是偽造的；文種使用驢唇不對馬嘴；主送、抄送亂送一氣等等。格式是否規(guī)范是鑒定公文真?zhèn)蔚闹匾罁?jù)之一。反過來，如果公文格式不規(guī)范，將極大地損害公文的法律地位，影響公文法定效力的發(fā)揮。例如，如果公文的生效時間不對，就可能使公文成為一張廢紙。所以，我們必須把公文格式規(guī)范化提高到“依法制文”的高度來認識。例如公文

9、格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的 1.2公文格式標準化的必要性公文格式的規(guī)范化將使公文更加嚴 1.2公文格式標準化的必要性國務院于2000年8月發(fā)布的自2019年1月1日起施行的國家行政機關公文處理辦法（國發(fā)200023號）要求，公文處理要實現(xiàn)制度化、科學化和規(guī)范化，公文格式標準化就是其重要的組成部分?？梢哉f，公文格式的每一項內(nèi)容，都有其存在的必要性，都是為保證公文處理所設立的。 公文格式標準化是公文處理所需要的 1.2公文格式標準化的必要性國務院于2000年8月發(fā)布的自 1.2公文格式標準化的必要性例如，公文的份數(shù)序號用于顯示公文的制發(fā)份數(shù)，這就能準確掌握公文特別是帶有密級公文的數(shù)量，防止和及

10、時發(fā)現(xiàn)公文的丟失；緊急程度用于告知公文的辦理時限；秘密等級用于警示公文的閱讀范圍和保管等級；公文標題會提示公文的主要內(nèi)容和行文方向等。總之，公文處理的規(guī)范化要求公文格式的標準化與之相適應，公文格式的標準化又保證公文處理的規(guī)范化。公文格式標準化是公文處理所需要的 1.2公文格式標準化的必要性例如，公文的份數(shù)序號用于顯示公 1.2公文格式標準化的必要性有些同志對公文格式不重視，認為是末枝小節(jié)，規(guī)不規(guī)范無傷大體，只要保證公文內(nèi)容正確就行了。應該說，這是一個極大地誤解。公文格式標準化是公文處理所需要的 1.2公文格式標準化的必要性有些同志對公文格式不重視，認為 1.2公文格式標準化的必要性規(guī)范的公文格

11、式本身就是公文質(zhì)量的一部分，或者說，公文格式不規(guī)范必定會或多或少影響公文質(zhì)量。試想，如果公文主送、抄送的單位名稱不規(guī)范，就可能使公文送錯了對象；如果公文漏掉秘密等級，就可能造成泄密的發(fā)生；那怕是印章加蓋不端正，把單位的公章加蓋歪了，會給人們什么印象，會帶來什么樣的影響，恐怕不點自明。公文格式標準化是公文處理所需要的其一 1.2公文格式標準化的必要性規(guī)范的公文格式本身就是公文質(zhì)量 1.2公文格式標準化的必要性公文格式是單位工作質(zhì)量和效率的必然反映。由于公文是各單位行使職能的基本工具，是反映一個單位工作質(zhì)量和效率或者說是形象的標志。如果我們拿到一份格式非常規(guī)范的公文，可以推斷，這個單位的工作質(zhì)量和

12、效率一定錯不了。反之，如果我們拿到一份裝訂不整齊、字跡模糊地公文，即可見這個單位對公文不重視，其公文的質(zhì)量能高嗎？公文的質(zhì)量不高，這個單位的工作質(zhì)量和效率能高嗎？因此，可以這樣說，公文質(zhì)量是一個單位工作質(zhì)量和效率的標志，而公文格式就是這個標志的儀容儀表，是給人們的第一印象。公文格式標準化是公文處理所需要的其二 1.2公文格式標準化的必要性公文格式是單位工作質(zhì)量和效率的 1.2公文格式標準化的必要性公文格式是辦文態(tài)度、辦文作風的必然反映。實踐已證明，要想保證公文的高質(zhì)量，就必須養(yǎng)成嚴肅的辦文態(tài)度和嚴謹?shù)霓k文作風，而要做到這一點，從抓公文格式入手是最有效的途徑。軍隊為什們重視軍容風紀，包括連被子都

13、要疊得方方正正？是因為抓軍容風紀有利于培養(yǎng)軍隊作風，提高戰(zhàn)斗力。重視公文格式，實現(xiàn)公文格式標準化同樣是這個道理，旨在培養(yǎng)辦文作風，提高公文質(zhì)量。可以說，公文格式規(guī)范化對提高公文質(zhì)量乃至提高單位工作質(zhì)量和效率起著潛移默化的良好作用。公文格式標準化是公文處理所需要的其三 1.2公文格式標準化的必要性公文格式是辦文態(tài)度、辦文作風的 1.2公文格式標準化的必要性99新國標最大的變革就是實現(xiàn)了公文用紙從16開行向國際標準A4型的轉(zhuǎn)變，使公文格式與國際標準接軌。這無疑是適應了形勢發(fā)展，對我們國家與世界各國在公文方面的交往起到了促進作用。公文格式的標準化是形勢發(fā)展所推出的 1.2公文格式標準化的必要性99新

14、國標最大的變革就是實現(xiàn)了 1.2公文格式標準化的必要性當前，社會已進入信息化時代，計算機和現(xiàn)代化的文印設備早已進入了辦公室。我們使用計算機進行公文處理的最大好處就是大大提高了辦公效率，改善了辦公環(huán)境和辦公條件，對提高公文的制作水平和質(zhì)量起到了積極的作用。但是，如果沒有統(tǒng)一的公文格式標準，通過計算機排版打印的公文將因人而異，不可能是一致的，這對公文的嚴肅性和有效性將產(chǎn)生不利的影響。公文格式的標準化是形勢發(fā)展所推出的 1.2公文格式標準化的必要性當前，社會已進入信息化時代，計 1.2公文格式標準化的必要性99新國標，通過標準的形式將公文格式中的每個細節(jié)要素根據(jù)科學實用的原則予以確定，使我們從事公文

15、處理的工作者在制作公文時有準確定量的科學依據(jù)，據(jù)此就能制作出符合規(guī)定和合格的公文。公文格式的標準化是形勢發(fā)展所推出的 1.2公文格式標準化的必要性99新國標，通過標準的形式將公 公文格式的規(guī)范化和標準化將使我們各單位按章辦事、依法管理的形象得到提升，處理和管理公文更加科學規(guī)范和精細，有助于單位其它事務也朝著更加規(guī)范化、制度化、科學化方向邁進。總之 公文格式的規(guī)范化和標準化將使我們各單位按章辦 眉首部分存在問題主體部分存在問題版記部分存在問題公文格式存在問題 眉首部分存在問題主體部分存在問題版記部分存在 眉首部分存在問題公文格式存在問題置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱為眉首，主要包括：公文份

16、數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標注、發(fā)文字號和簽發(fā)人。眉首的內(nèi)容 眉首部分存在問題公文格式存在問題置于公文首頁 眉首部分存在問題公文格式存在問題1.使用行政文件版頭印制黨委文件，如文件眉首部分使用“廠文件”標注，但是文件的內(nèi)容卻是黨委系統(tǒng)的內(nèi)容； 黨政公文印制版式混用2.黨委文件版頭紅色反線中間沒加實心五角星，如“中共廠委員會文件”發(fā)文字號下紅色反線使用了行政文件版頭的紅色反線。 眉首部分存在問題公文格式存在問題1.使用行政文頭部分應該注意從國家講，黨政公文的印制格式分別按照中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例和國家行政機關公文處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。黨政公文文頭版式要分開；標注在發(fā)文字

17、號下的紅色反線，黨的公文紅色反線中間帶有實心五角星，而行政公文中間不帶五角星。文頭部分應該注意從國家講，黨政公文的印制格式分別按照中國共文頭部分應該注意這里要注意的是，發(fā)文文頭的使用應遵循“文件來、文件往，函件來、函件往”的“對等往來”原則，即對上級部門下發(fā)的正式文件，本單位以正式文件回復；對上級單位下發(fā)的函件，本單位以函件回復。文頭部分應該注意這里要注意的是，發(fā)文文頭的使用應遵循“文件來 眉首部分存在問題公文格式存在問題如：涉密文件未標注密級；轉(zhuǎn)發(fā)密級文件未標注相應的密級；確定密級不準確，忽略保密期限；黨的公文和行政公文標密位置混淆等。密級標注不準確 眉首部分存在問題公文格式存在問題如：涉密

18、文件文頭部分應該注意秘密等級是標注公文保密程度的一種標志，保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。涉及當黨和國家以及企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當準確標注秘密等級。黨和國家秘密等級按涉密程度分為絕密、機密和，秘密，用3號黑體字標注，兩字之間空一格；如需同時標注秘密等級和保密期限，應將二者用“”隔開，“”前標密級，“”后標保密期限。若批復或函復標有密級的來文，所擬文稿的附件或引文帶有密級的，其文稿均應標注相應的密級；若文稿有幾個附件且密級不同，應按最高密級標注。文頭部分應該注意秘密等級是標注公文保密程度的一種標志，保密期文頭部分應該注意吐哈油田公司商業(yè)秘密的公文，其秘密等級的標注按照集團公司的規(guī)定執(zhí)行

19、，統(tǒng)一標注為“油商密”、“油商密”或“油商密”。黨的公文密級標注在首頁左上角的份數(shù)序號下方，而行政公文應標注在首頁右上角頂格。涉密公文只能印發(fā)紙質(zhì)文件，對外的涉密文件必須通過機要郵件的形式送達。文頭部分應該注意吐哈油田公司商業(yè)秘密的公文，其秘密等級的標注眉首部分存在問題公文格式存在問題本該是急件的，沒有按照規(guī)范標注急件字樣；本該是公文辦理不及時，人為造成急件；公文內(nèi)容沒有要求和規(guī)定收文方在規(guī)定的時限做什么，但仍然標注“特急”；“急件”或“特急”兩字之間沒有空1字等。緩急程度劃分不規(guī)范 眉首部分存在問題公文格式存在問題本該是急件的，沒有按照規(guī)范標文頭部分應該注意公文緊急程度是對公文受理方的提示，

20、目的是要求收文方要在規(guī)定的時限內(nèi)處理公文。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別表明“特急”、“急件”（電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“急件”）。其劃分要根據(jù)公文的內(nèi)容和辦理期限的要求，要根據(jù)實際情況據(jù)實標注，不能人為造成緊急公文。（我們有些單位上報的請示，要求盡快處理但又不標急件字樣的問題）文頭部分應該注意公文緊急程度是對公文受理方的提示，目的是要求眉首部分存在問題公文格式存在問題如：發(fā)文字號為“塘字2019008號”、“塘字20198號”、“塘字2019第8號”、“塘字998號”等等。這里的“008號”、“2019”、“第8號”、“99”等均不符合編制發(fā)文字號的有關規(guī)定。 發(fā)文字號不

21、規(guī)范 眉首部分存在問題公文格式存在問題如：發(fā)文字號為“塘字2文頭部分應該注意標注發(fā)文字號的作用主要有兩點：一是為檢索和引用公文提供專指性較強的代號；二是為統(tǒng)計和管理公文提供依據(jù)。（為什么用六角括號；我們這些問題常出現(xiàn)在正文中引用文號時；重組整合后以吐哈油辦字20192號號文件予以明確了各二級單位發(fā)文單位的代字）公文的發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號三部分構成。其中年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標注；年份應標全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位（即1編為001），序號前不加“第”字。發(fā)文單位代字一般由發(fā)文單位正式行文予以確認。文頭部分應該注意標注發(fā)文字號的作用主要有兩點：一是為檢索和引眉首部分存在

22、問題公文格式存在問題如：報送上行文暨“請示”、“報告”的公文，忽略標注簽發(fā)人；或者簽發(fā)人名字字體不符合規(guī)范；發(fā)文字號和簽發(fā)人標注沒有左右各空一個字等。簽發(fā)人標注不規(guī)范 眉首部分存在問題公文格式存在問題如：報送上行文暨“請示”、“文頭部分應該注意上行文在格式上與一般行文的不同之處在于：上行文必須標準簽發(fā)人姓名，其中請示還需在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話；上行文一般是需要上級單位批復或者批示的請示件和重要事項的報告件，標注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)了領導負責制和公文的嚴肅性；標注簽發(fā)人姓名應該在發(fā)文單位標注之下、紅色反線之上、平行排列于發(fā)文字號的右側。 發(fā)文字號左空一個字，簽發(fā)人姓名右空一個字，簽發(fā)人的名字用

23、楷體字標注 文頭部分應該注意上行文在格式上與一般行文的不同之處在于：上行 主體部分存在的問題 公文格式存在問題置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱為主體，主要包括：公文標題、主送單位、公文正文、附件、成文時間、公文成效標注和附注。主體的內(nèi)容 主體部分存在的問題 公文格式存在問題置于紅色主體部分存在問題公文格式存在問題如：應該使用書名號時錯用引號，或者不該使用標點符號的地方使用了書名號，或者在標題中使用了頓號、逗號等。如：關于印發(fā)“廠管理辦法”的通知，“廠管理辦法”應該使用書名號，而不是引號；關于印發(fā)的通知，其中“活動實施方案”不應該使用書名號；關于討論井、井試油方案的會議紀

24、要，“井、井”中間不應該加頓號，應該用一個字符的空格空開，或者加“和”字即可。公文標題錯用標點符號 主體部分存在問題公文格式存在問題如：應該使用書名號時錯用引號主體部分存在問題公文格式存在問題如：有的公文標題排列在分行時將詞目斷開等。如關于印發(fā)的通知，標題一行排列不下，需要排第二行時，從“管理”詞目斷開，把“管”字放在第一行，把“理”字放在第二行。公文標題排列不美觀 主體部分存在問題公文格式存在問題如：有的公文標題排列在分行時主體部分應該注意按有關規(guī)定，公文標題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不加標點符號。一是公文標題中出現(xiàn)縮略語以及具有特定含義的詞語時用引號。例如：關于開展“四五”普法

25、教育活動的通知；有時還要用縮略點，例如：關于積極開展“65”世界環(huán)境日宣傳活動的通知。公文標題中加標點符號的幾種特殊情況 主體部分應該注意按有關規(guī)定，公文標題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加主體部分應該注意二是公文標題中某一部分需要注釋或者說明時用括號。例如：關于印發(fā)的通知。公文標題中加標點符號的幾種特殊情況 三是公文標題中出現(xiàn)書名、報刊名時用書名號。例如：關于做好征訂發(fā)行工作的通知、關于做好征訂發(fā)行工作的通知。主體部分應該注意二是公文標題中某一部分需要注釋或者說明時用括主體部分存在問題公文格式存在問題如：主送單位不用全稱、規(guī)范化簡稱或者統(tǒng)稱；主送單位與正文第一自然段對齊，沒有頂格標注；黨委和行文公文

26、主送單位名稱混用等。主送單位名稱不規(guī)范 主體部分存在問題公文格式存在問題如：主送單位不用全稱、規(guī)范化主體部分應該注意主送單位是指公文送達的主辦單位。擬寫主送單位，注意要使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或同類單位的統(tǒng)稱。單位全稱和規(guī)范化簡稱是單位成立時明確的名稱，如“中國石油天然氣股份有限公司吐哈油田分公司”和“中國石油吐哈油田公司”就是2019年中國石油重組后明確的吐哈油田公司的全稱和規(guī)范化簡稱。同類單位統(tǒng)稱是指同一性質(zhì)類單位統(tǒng)一名稱，如丘東采油廠、鄯善采油廠等六個采油廠，如果作為主送單位，可以用其統(tǒng)稱“各采油廠”；如規(guī)劃計劃處、財務處、企業(yè)管理法規(guī)處等16個機關處室，如果作為主送單位，就可以用其統(tǒng)稱

27、“機關各處室”等。 如果用到“各有關單位”這樣的統(tǒng)稱時，則應該將有關單位的名稱在發(fā)文稿紙上的“主送單位”欄內(nèi)逐一列明 主體部分應該注意主送單位是指公文送達的主辦單位。擬寫主送單位主體部分應該注意在擬寫黨委發(fā)文時還要注意主送單位名稱與行政發(fā)文主送單位名稱不要混淆。黨委發(fā)文主送單位名稱要用黨組織的名稱，如“各單位黨支部”、“丘陵聯(lián)合站黨支部”、“機關黨支部”等等。主體部分應該注意在擬寫黨委發(fā)文時還要注意主送單位名稱與行政發(fā)主體部分存在問題公文格式存在問題如：公文內(nèi)容有三個結構層次時從第二層級開始標注，將第一層級跨過；第二層標注在圓括號外還加頓號“、”；第三層阿拉伯數(shù)字后的圓點“.”用頓號“、”標注

28、。正文結構層次序數(shù)標注不規(guī)范 主體部分存在問題公文格式存在問題如：公文內(nèi)容有三個結構層次時主體部分應該注意按照規(guī)定，公文的結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”；第三層為“1.”；第四層為“（1）”。需要特別注意的就是，第三層阿拉伯數(shù)碼后是小角圓點而不是頓號，即應該為“1.”,而不是“1、”。主體部分應該注意按照規(guī)定，公文的結構層次序數(shù)，第一層為“一、主體部分應該注意關于正文中結構層次序數(shù)，在實際中還要注意，如果不需要全部四個層次，在只有一個或兩個層次時，可以按順序跳用。例如：只有一個層次時，可在“一、”或者“1.”中選用；只有兩個層次時，可用“一、”和“1.”標表示。這里還要注意

29、的是，一篇公文中如果第一段分了兩個層級，第二段分了三個層級，這時候就要按照全部四個層級來標注序數(shù)，而不能第一段選用特殊情況即按順序跳用。要保持公文序數(shù)選用原則的統(tǒng)一性。主體部分應該注意關于正文中結構層次序數(shù)，在實際中還要注意，如主體部分存在問題公文格式存在問題如：正文中標有附件，而正文后未附；附件說明標注格式不規(guī)范，將附件說明置于成文日期之后；附件說明中的附件順序與實際附件順序不一致；附件說明中附件名稱與實際所附材料名稱不一致；附件說明中附件名稱后加句號“?！被蛘叻痔枴埃弧?；如有多個附件，附件說明中的序數(shù)“1”后用頓號“、”；實際附件左上角缺“附件”字樣，或者“附件”、“附件1”后又加冒號等。

30、公文附件不規(guī)范主體部分存在問題公文格式存在問題如：正文中標有附件，而正文后主體部分應該注意附件是隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格，具有對正文內(nèi)容進行補充說明或提供相關資料的作用，是公文的組成部分。公文如有附件，應當在正文之后下空一行、左空兩個字標注“附件”及其附件名稱；如有多個附件，應寫明附件的序號和標題，并按順序依次附在正文后面。這里要特別注意的是：附件說明中附件名稱后不加標點符號。主體部分應該注意附件是隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格，具有對主體部分存在問題公文格式存在問題如：按發(fā)文日期標注成文日期；成文日期中的“”用“0”標注；單一發(fā)文成文日期未右空四個字；兩個單位聯(lián)合發(fā)文成文日期未將成文日

31、期居中拉開左右各空7個字；三個及以上單位聯(lián)合發(fā)文未將成文日期放在聯(lián)合發(fā)文單位名稱下一行右空兩個字的位置等等。成文日期標注不正確 主體部分存在問題公文格式存在問題如：按發(fā)文日期標注成文日期；主體部分應該注意公文的成文日期即落款日期，也是公文的生效時間。一般以公文的簽發(fā)日期為準，聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。公文印發(fā)日期即公文的付印時間。一般情況下，成文日期與印發(fā)日期可以有一定的時間差，主要是公文簽發(fā)后，往往需要經(jīng)過復核和印制等環(huán)節(jié)，因此印發(fā)日期可略晚于成文日期。主體部分應該注意公文的成文日期即落款日期，也是公文的生效時間主體部分應該注意這里要注意的是，某些規(guī)范類公文，如印發(fā)規(guī)章制度的公文，

32、規(guī)章制度的施行日期與公文的成文日期會有一定的時間差，在行文時應根據(jù)實際情況予以明確。例如“本規(guī)定自2009年1月1日起施行?！北砻髟撘?guī)定的生效日期應以2009年1月1日為準，而不是公布該規(guī)定的公文的成文日期（該規(guī)定的批準公布時間），即或者是2019年12月20日，或者是2009年3月12日。主體部分應該注意這里要注意的是，某些規(guī)范類公文，如印發(fā)規(guī)章制主體部分存在問題公文格式存在問題如：公文用印隨意，未壓在成文日期上，甚至歪斜；印章上弧與上文的距離未在一行以內(nèi)；印章與正文不在同一頁時采取了標注“此頁無正文”的方式等。公文落款用印不規(guī)范 主體部分存在問題公文格式存在問題如：公文用印隨意，未壓在成文

33、主體部分應該注意公文的落款用印一般有加蓋印章不落款或加蓋印章同時落款兩種形式。一般單一和兩個單位聯(lián)合發(fā)文，采用加蓋印章不落款的形式；三個及以上單位聯(lián)合發(fā)文，采取加蓋印章同時落款的形式。一是當公文排版后所剩空白處不能排下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距地辦法，是印章與正文要同處一頁，不得采取“此頁無正文”的方式。公文落款要注意的幾個方面 主體部分應該注意公文的落款用印一般有加蓋印章不落款或加蓋印章主體部分應該注意二是印章應壓在成文日期上，不得出現(xiàn)空白印章。成文日期的橫向距離是右空4個字；縱向上與上文的距離要依據(jù)印章大小而定，其標準時印章加蓋在成文日期上，上距正文在一行以內(nèi)的距離。一般地，當印章下

34、弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。三是當兩個及以上單位聯(lián)合發(fā)文，其用印順序是主辦單位印章在前，其他聯(lián)合行文單位的印章按照發(fā)文單位標注的順序排列。公文落款要注意的幾個方面 四是聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時應將成文日期居中并均勻拉開，左右各空7個字的邊距，兩個印章均壓在成文日期上，主辦單位印章在前；兩印章間互不相交或相切，相距不小于3毫米。主體部分應該注意二是印章應壓在成文日期上，不得出現(xiàn)空白印章。主體部分應該注意五是聯(lián)合行文需要加蓋三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文單位名稱加蓋印章順序排列在相應位置，并將印

35、章加蓋其上。主辦單位印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超過版心，最后一排如余1個或2個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標注成文日期。六是對兩個以上印章的排列，應當采取同一中加蓋印章的方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。 公文落款要注意的幾個方面 主體部分應該注意五是聯(lián)合行文需要加蓋三個以上印章時，為防止出主體部分存在問題公文格式存在問題如：將“請示”的結束語“妥否，請批示。”“否”后用“？”，“示”后用“！”；將“報告”的結束語寫成“特此報告，請批示。”結束語與正文之間空了1行等。上報公文結束語不規(guī)范 主體部分存在問題公文格式存

36、在問題如：將“請示”的結束語“妥否主體部分應該注意應規(guī)范上報公文的結束語。“請示”的結束語可采用“妥否，請批示?！薄皥蟾妗钡慕Y束語可采用“特此報告?！苯Y束語均另起一段，單占一行，與正文之間不空行。主體部分應該注意應規(guī)范上報公文的結束語。“請示”的結束語可采主體部分存在問題公文格式存在問題如：將附注內(nèi)容標注在成文日期下空2行處；將附注內(nèi)容標注在成文日期之上，附注內(nèi)容未用圓括號括起等。附注標注不規(guī)范 主體部分存在問題公文格式存在問題如：將附注內(nèi)容標注在成文日期主體部分應該注意公文如有附注即其他需要說明的事項，如上行文須在附注處標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話；一些普發(fā)的通知，比如新疆維吾爾自治區(qū)人民政府辦公廳

37、關于放假的各類通知，就在附注處說明該通知可以在報紙等公布；有些限制閱讀范圍的公文，在附注處就注明該文發(fā)至的范圍，如：此文僅發(fā)至縣團級等等。公文如有附注，其標注方法：用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行。（集團公司的規(guī)定：下空一行）主體部分應該注意公文如有附注即其他需要說明的事項，如上行文須 版記部分存在的問題 公文格式存在問題置于主題詞及以下的各要素統(tǒng)稱為版記，主要包括：主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等。版記中各要素之間均加一條黑色反線隔開，寬度同版心（156毫米）。版記的內(nèi)容 版記部分存在的問題 公文格式存在問題置于主題版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：主

38、題詞詞目字體用黑體字；詞目之間空兩個及以上字；未將文種列入詞目等。主題詞詞目標注不規(guī)范 按照公文格式標準，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：主題詞詞目字體版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：分段標注抄送單位（第一段是：吐哈油田公司；又另起一行是內(nèi)部單位的名稱）。抄送單位標注不規(guī)范 抄送單位是指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。公文如有抄送單位，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標注“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。如主送單

39、位移至主題詞之下，標注方法同抄送單位?！罢埵尽边@個文種，由于請示事項尚未獲得上級部門批復，一般不標注抄送單位。版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：分段標注抄送單版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：版記的最后一個要素沒有置于公文最后一面（偶數(shù)頁）的最后一行。版記位置不規(guī)范 公文格式標準規(guī)定，版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：版記的最后一個版記部分存在問題及注意事項公文格式存在問題如：空白頁和空白頁以后的頁標注了頁碼。頁碼位置不規(guī)范 公文格式標準規(guī)定公文的空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼（包括印有版記的那頁），是為了防止在空白頁私加文字。也就是說，頁碼只標注到公文主體部分結束的那頁。如果想在公文主題部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標注頁碼，印有版記的那頁也就要標注頁碼，這樣真假公文一相對照，假公文在頁