1、論秘書的管理協(xié)調(diào)職能論秘書的管理協(xié)調(diào)職能一、秘書管理協(xié)調(diào)職能的內(nèi)涵和概述1.秘書管理協(xié)調(diào)職能的內(nèi)涵。管理協(xié)調(diào)是指為實現(xiàn)組織目的而進展的組織內(nèi)部和組織外部的知識、信息傳遞和交流活動。管理協(xié)調(diào)包括組織環(huán)境下的責(zé)任協(xié)調(diào)、權(quán)利協(xié)調(diào)和利益協(xié)調(diào)。管理的本質(zhì)就是協(xié)調(diào)，為了實現(xiàn)指導(dǎo)者指定的目的，協(xié)調(diào)下屬組織和人員之間的關(guān)系，最合理的分配資源，最大限度地調(diào)動他們的積極性。管理協(xié)調(diào)過程通常分四個部分，即方案，組織，指導(dǎo)和控制，以先后順序排列。從職能的作用來看，前提是方案，組織是保證、指導(dǎo)是關(guān)鍵、控制是手段；從管理過程來看，在控制的同時，往往要對原方案進展修改或者重新制定方案，并開始新一輪的管理組織活動。四個職能之

2、間是一個親密聯(lián)絡(luò)的整體，它們相輔相成，互相關(guān)聯(lián)，不能片面強調(diào)某一職能。3.秘書管理協(xié)調(diào)職能的特點。秘書作為一門職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上有明顯的不同。秘書工作具有效勞性、機要性、間接性、主動性等特點，這就是秘書管理協(xié)調(diào)工作與其他職業(yè)工作最主要的本質(zhì)區(qū)別。秘書的協(xié)調(diào)工作內(nèi)容非常復(fù)雜，在對各方面工作了如指掌的同時，又要明確自己要知道哪些，哪些是不必知道的；因為秘書是隨指導(dǎo)活動而產(chǎn)生、開展的，所以效勞服從于指導(dǎo)是秘書職業(yè)最大的原那么。二、秘書管理協(xié)調(diào)職能的原那么1.實事求是原那么。堅持實事求是是一切工作的根本原那么，對于秘書來說意義更特殊。指導(dǎo)的決策是根據(jù)秘書提供的根據(jù)所制定的，假設(shè)秘書在此過程中

3、沒有堅持這一原那么，就有可能導(dǎo)致指導(dǎo)工作失誤，方針政策出現(xiàn)偏向。實事求是并不等于實話實說，要維持良好的人際關(guān)系，必須得謹言慎行，做事之前應(yīng)多理解情況，適應(yīng)環(huán)境之后再去分析自己的問題，找到可解之法。其實，無論哪個公司都有兩面，沒有不存在問題的地方，這是辯證法決定的。假設(shè)你想用書本上學(xué)到的理論在公司里指點江山，那最多是自討苦吃。因為書本上的理論往往具有一般性，而公司的問題大多是個別現(xiàn)象，不能生搬硬套，這樣便違犯了實事求是的原那么。所以那些不著邊際的空洞的理論久而久之只會讓別人反感。2.溝通原那么。溝通是一種交流技巧，對于秘書來說，是一種維持和諧人際關(guān)系的一種手段。假設(shè)在與人溝通的過程中，遇到與你意

4、見相左的情況，一定要注意自己說話的口氣，現(xiàn)將對方的話給予肯定，再換個角度闡述自己的觀點，這樣既不會使雙方陷入緊張關(guān)系，又能明確說明了自己的觀點。秘書無論在與客戶溝通，還是與內(nèi)部人員溝通時，一定要注意說話的方式。因為每個人都希望得到尊重。例如：小李是公司的總裁秘書，工作期間其才能有目共睹。一次總裁辦開會，討論即將召開的會議所需的文件，當(dāng)輪到他發(fā)言時，他直言：我不同意剛剛科長的發(fā)言，因為我進展過市場調(diào)查，結(jié)果與科長的結(jié)論相去甚遠。然后又拿出自己的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，證明自己不是信口開河，結(jié)果沒人理睬他。3.不卑不亢原那么。秘書是指導(dǎo)的左右手，要想組織目的，保證人與組織穩(wěn)定協(xié)調(diào)開展，就必須學(xué)會運用各種獎

5、勵機制，充分發(fā)揮人的主觀能動性。雖然在公司職位上有上下之分，但是在人格上并沒有這種意義。它只是管路和效率的需要。所以秘書在處理各種人際關(guān)系時，仍然要做到不卑不亢，公正平等的對待每個人，這樣才能維持好和諧的人際關(guān)系。三、秘書協(xié)調(diào)職能的策略1.把握好角色。在管理協(xié)調(diào)工作中，秘書是指導(dǎo)的耳目和助手，是拓展各種關(guān)系的橋梁。秘書與指導(dǎo)的關(guān)系既有正常交往的共同性，但是又有特殊性。所以秘書要擺正自己的心態(tài)，正確處理與指導(dǎo)的關(guān)系，妥善解決工作上的事。身為秘書要做到服從而不盲從，要有自己獨立的見解和主張，聯(lián)絡(luò)實際，縱觀全局，全盤考慮。對于指導(dǎo)下達的命令，要做出準(zhǔn)確的判斷，假設(shè)發(fā)現(xiàn)不合理之處，及時與指導(dǎo)溝通，而不

6、是盲目地服從指導(dǎo)的安排，多提建議少提意見。不能用自己所謂的正確向指導(dǎo)發(fā)難，令指導(dǎo)下不來臺。理解指導(dǎo)是一個秘書首要才能和根本功，所以秘書要熟悉和理解指導(dǎo)的個性，知道指導(dǎo)的工作方法和要求，才能正確的領(lǐng)悟指導(dǎo)所制定的目的和政策。理解又不能曲解，不能矯枉過正，也不能曲意奉承。向指導(dǎo)匯報情況要實事求是，客觀全面，既不夸大事實，也不縮小，不能偏聽偏信，要有事實根據(jù)才能向上級匯報。2.掌握分寸。秘書是指導(dǎo)聯(lián)絡(luò)上下的紐帶和橋梁，在公司的正常運轉(zhuǎn)中扮演著重要的角色。所以秘書在日常工作中，要掌握分寸，說話有度，辦事伸縮得當(dāng)。在人際交往中，語氣溫和，態(tài)度謙遜容易給人以好感，這樣在管理協(xié)調(diào)工作中起到事半功倍的效果。由

7、于管理協(xié)調(diào)職能地位的特殊性就決定了秘書人員必須具有剛?cè)峒鎮(zhèn)涞牧己眯睦硭刭|(zhì)。剛即原那么堅決，意志堅決。柔即方法靈敏，態(tài)度謙遜，待人處事沉著穩(wěn)重。剛?cè)岵拍軐⑹虑樘幚淼暮侠淼轿弧Ｃ貢荒芤驗樽约簭氖率切诠ぷ?，就唯唯諾諾，低聲下氣，而是充分地把握好方法，滿懷信心，沉著自如地表現(xiàn)出應(yīng)有的氣度，全力做好秘書管理協(xié)調(diào)職能上的工作。3.把握方法。作為秘書，工作繁重、任務(wù)量大、要求高，所以在工作中不要以權(quán)壓人，急于求成。指導(dǎo)出差是家常便飯，秘書不應(yīng)該在指導(dǎo)出差后，利用自己的職務(wù)之便在公司里對員工和下屬指指點點。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，假設(shè)有不同的意見或建議，應(yīng)以平等的態(tài)度對待，進展協(xié)商，而不是試圖打壓不同的聲音。機不可失時不再來，抓住有利時機才能事半功倍。反映秘書人員思想水品和工作才能的重要標(biāo)志是掌握溝通時機，擅長捕捉溝通良機?？傊?，秘書把握好方法，在工作中找準(zhǔn)位指導(dǎo)效勞的切入點，抓住加快工作的對接點，力爭工作完美完成。四、結(jié)語秘書具有參謀、助手的作用。在