1、3/3會議管理規(guī)范文件編號編 訂辦公室版 次第1版頁 數(shù)共 3 頁生效日期2008年 09總則第一條 目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本規(guī)范。第二條 適用范圍：本規(guī)范適用于怡海置業(yè)集團(tuán)總部會議管理。第三條 管理責(zé)權(quán)：辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督。會議發(fā)起人或發(fā)起部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本規(guī)范的行為提出懲罰。第四條 會議分類：會議名稱會議主題會議召開時間會議主持與會人員年度工作會議總結(jié)上年度工作及討論、確定下年度工作目標(biāo)每年1月15日總經(jīng)理各副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人半年工作會議總結(jié)上半年工作目標(biāo)完成狀況及調(diào)整下半年工作目標(biāo)及方案每年7月15

2、日總經(jīng)理各副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人月度工作會議總結(jié)上月工作方案完成狀況及報告下月工作方案每月5日總經(jīng)理各副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人周工作例會總結(jié)上周工作方案完成狀況及報告下周工作方案每周六部門負(fù)責(zé)人部門員工臨時會議針對某一特定主題不定時總經(jīng)理需要參與人員緊急會議針對緊急事項不定時總經(jīng)理需要參與人員部門協(xié)調(diào)會議涉及部門工作需要與其它部門協(xié)調(diào)事項的討論按部門方案發(fā)起部門負(fù)責(zé)人發(fā)起部門邀請的其它部門人員第五條 會議管理規(guī)范：會議方案與統(tǒng)籌（1）每月28日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月方案召開的部門協(xié)調(diào)會議及與總經(jīng)理確定下月方案臨時召開的臨時會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制月度會議方案，于月底

3、前發(fā)放至各副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人。（2）凡辦公室已列入方案的會議，如需改期，或遇特殊狀況需安排新的部門協(xié)調(diào)會議及臨時會議時，會議發(fā)起部門應(yīng)提前3個工作日完成會議提擬和審批手續(xù)，并報請辦公室調(diào)整會議方案。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議方案。（3） 會議要求的原則為：小會聽從大會，局部聽從整體，臨時會議聽從例會。各類會議的 優(yōu)先挨次為：公司例會、公司臨時會議、部門會議，緊急會議不受此限制。會議預(yù)備（1）會議通知遵照以下規(guī)定： 會議通知一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人員及會務(wù)服務(wù)供應(yīng)部門。 會議通知形式一般為電子郵件通知。需對會議議題、會議時間、會議地點、需預(yù)備的會議資料等作出說明。

4、（2）會議的其它預(yù)備工作遵照以下規(guī)定： 會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、方案草案、決議打算草案、與會人應(yīng)提交資料等）預(yù)備的組織工作。 會務(wù)服務(wù)供應(yīng)部門應(yīng)提前做好會務(wù)預(yù)備工作，照實行會場，布置會場，備好座位、會議器材、會議資料等會議所需的各種設(shè)施、用品等。 總經(jīng)理主持召開的會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。（3）會議組織 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。 會議主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)實行狀況，做好會前預(yù)備。 主持人一般應(yīng)于會議開頭后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推動中應(yīng)留意的問題等，進(jìn)行必要的說明。 會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)依據(jù)

5、會議進(jìn)行中的實際狀況，對議程進(jìn)行適時、必要的掌握，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順當(dāng)推動及會議效率。 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。 主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。會議紀(jì)律（1）應(yīng)準(zhǔn)時到會。（2）與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或關(guān)閉，原則上不允許接聽電話。如需接聽，須征得會議主持人同意并離開會場。（3）做好本人的會議紀(jì)錄。（4）遲到、早退、缺席 遲到。全部參與會議的人員在會議規(guī)定召開時間內(nèi)未到的，計為遲到。每次遲到罰款50元。 早退。凡參與會議人員，未經(jīng)會議主持人同意在會議結(jié)束前提前離場的，

6、計為早退。每次早退罰款50元。 缺席。凡必需參與會議人員未經(jīng)請假擅自不參與會議或請假未批準(zhǔn)而不參與會議的，計為缺席。每次缺席罰款100元。會議記錄公司各類會議原則上應(yīng)每次都有會議記錄。會議記錄應(yīng)遵循以下規(guī)定：（1）各部門應(yīng)指定一名會議記錄員，負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。（2）總經(jīng)理主持的公司例會、臨時會議原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作。（3）會議記錄應(yīng)盡量接受實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。（4）會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名，并提交與會人員簽字確認(rèn)。（5）各部門周例會會議紀(jì)要，必需在每周一提報辦公室秘書處轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理批閱。會議跟進(jìn)（1）會議決議、決策事項須會后跟進(jìn)實行的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則。（2）總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由辦公室負(fù)責(zé)實行。（3）會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。會議跟進(jìn)的效果將作為員工工作質(zhì)量考核的依據(jù)。第六條 附則本規(guī)范由公司