1、淺談境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理摘要：境外機(jī)構(gòu)檔案管理工作越來(lái)越受到各級(jí)指導(dǎo)的重視，結(jié)合中原油田境外機(jī)構(gòu)檔案工作，根據(jù)境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)、背景，闡述了會(huì)計(jì)檔案的移交和管理。關(guān)鍵字：境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案歸檔會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)往來(lái)的真實(shí)歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。隨著中原油田境外機(jī)構(gòu)數(shù)量不斷的增加，會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)和管理工作越來(lái)越重要，做好境外機(jī)構(gòu)的歸檔整理和管理，就能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的作用。一、境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔根據(jù)“走出去戰(zhàn)略，中原油田在非洲、中東等地進(jìn)展了積極的市場(chǎng)開(kāi)拓，先后申請(qǐng)注冊(cè)成立了十幾個(gè)公司。這些境外機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的會(huì)計(jì)檔案

2、，這些檔案如何移交歸檔，我們進(jìn)展了如下探究。1.移交。境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的前期裝訂、整理工作根據(jù)?會(huì)計(jì)檔案管理方法?執(zhí)行。境內(nèi)與境外在移交時(shí)間方面有差異。在境內(nèi)，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。而在境外，境外機(jī)構(gòu)從事經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)必須遵守所在國(guó)法律規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案一年期滿后，受各種條件限制，不可能立即運(yùn)回境內(nèi)保存，只能先存放在各個(gè)境外機(jī)構(gòu)。通常情況是境外機(jī)構(gòu)工程完畢時(shí)，由會(huì)計(jì)部門人員將檔案運(yùn)回國(guó)內(nèi)。例如2022年4月，zpeb埃塞俄比亞公司工程完工后，會(huì)計(jì)部門人員把2022-2022年會(huì)計(jì)檔案61卷運(yùn)回國(guó)內(nèi)。另

3、外一種情況是境外機(jī)構(gòu)路途遙遠(yuǎn)，工程運(yùn)作周期較長(zhǎng)，會(huì)計(jì)部門人員會(huì)把一定期限形成的會(huì)計(jì)檔案一起運(yùn)回國(guó)內(nèi)。例如2022年11月，會(huì)計(jì)部門人員把zpeb蘇丹公司2022-2022年會(huì)計(jì)檔案801卷運(yùn)回國(guó)內(nèi)交檔案部門保存。2.分類。首先，區(qū)分各境外機(jī)構(gòu)，對(duì)已接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展再次核對(duì)，去除憑證中的訂書釘、曲別針等金屬物，確保每個(gè)境外機(jī)構(gòu)的檔案齊全完好。其次，對(duì)每個(gè)境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算單位內(nèi)的檔案按年度類型分類。會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和綜合四大類。3.裝盒。檔案部門接收的會(huì)計(jì)檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號(hào)填寫完好。中原油田境外機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案，“回歸國(guó)內(nèi)，是沒(méi)有“外衣的，

4、這就要求會(huì)計(jì)部門裝盒。境內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證是特定的格式，比b5還要窄一些。境外的會(huì)計(jì)憑證都是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4大小，所以境內(nèi)憑證盒不合適境外的會(huì)計(jì)憑證，只能裝在賬本盒中。境外會(huì)計(jì)憑證裝在賬本盒中，按要求填寫題名、年度、期限、卷號(hào),憑證號(hào)寫在賬本盒背脊中的目錄號(hào)下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會(huì)計(jì)憑證案卷題名的格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+憑證名稱+憑證號(hào)，如蘇丹公司2022年1月現(xiàn)金憑證1-39號(hào)。賬本的案卷題名格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+賬本名稱，如尼日利亞公司2022年現(xiàn)金日記賬，對(duì)于幾類明細(xì)賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類別的名稱。報(bào)表的案卷題名格式為：?jiǎn)挝?時(shí)間+報(bào)表名稱。綜合類案卷題名格式為：?jiǎn)挝?時(shí)

5、間+文件材料名稱。4.檔號(hào)。中原油田的會(huì)計(jì)檔案為一級(jí)類目，下設(shè)假設(shè)干二級(jí)類目。會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)由“一級(jí)類目號(hào)+二級(jí)類目號(hào)+單位代號(hào)+年度號(hào)+案卷順序號(hào)組成。一級(jí)類目號(hào)是一位數(shù)，用英文字母“i表示；二級(jí)類目是兩位數(shù)，憑證為01，賬本為02，報(bào)表為03，綜合為04；單位代號(hào)和年度號(hào)都為兩位數(shù)，年度號(hào)取年度后兩位數(shù)；案卷順序號(hào)為三位數(shù)，在二級(jí)類目?jī)?nèi)分年度和單位各自流水編號(hào)。如境外機(jī)構(gòu)蘇丹公司的2022年一月份會(huì)計(jì)報(bào)表，檔號(hào)為i030108001i是一級(jí)類目，是會(huì)計(jì)檔案；03為二級(jí)類目，是報(bào)表的代號(hào)；01是單位代號(hào)，蘇丹公司為01；08是年度號(hào)，是2022年的后兩位；001是順序號(hào)，也是流水編號(hào)；埃塞俄比

6、亞公司的2022年總賬、現(xiàn)金賬和三欄式明細(xì)賬，檔號(hào)為i020229001i是一級(jí)類目，是會(huì)計(jì)檔案；02為二級(jí)類目，是賬本的代號(hào)；02是埃塞俄比亞公司的單位代號(hào)；09是2022年的后兩位；001是順序號(hào)，也是流水編號(hào)。二、境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的管理1.各級(jí)指導(dǎo)的高度重視是有效進(jìn)步境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理的根本保證。2022年中國(guó)石化集團(tuán)公司辦公廳召開(kāi)了兩次全系統(tǒng)檔案工作的視頻會(huì)議。會(huì)議傳達(dá)了黨組指導(dǎo)同志的重要批示，表達(dá)了集團(tuán)公司黨組對(duì)檔案工作的重視和肯定，對(duì)檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊(duì)伍，為進(jìn)步境外機(jī)構(gòu)檔案管理工作提供了保證。2.制定相適應(yīng)的境外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定，使境外機(jī)構(gòu)

7、有法可依，有章可循。中石化集團(tuán)公司下發(fā)了?中國(guó)石油化工集團(tuán)公司駐外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定試行?的通知，對(duì)境外會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、平安和保密制度做出了詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)防境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的損毀、散失和泄密。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及境外機(jī)構(gòu)背景，制定出行之有效的、符合境外會(huì)計(jì)檔案實(shí)際的檔案管理制度，使境外會(huì)計(jì)檔案有法可依，有章可循。3.針對(duì)境外機(jī)構(gòu)的特殊性，保證會(huì)計(jì)檔案的完好。境外機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案要全部歸檔，財(cái)會(huì)管理部門或經(jīng)辦人員必須按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交到檔案管理部門，保證檔案的齊全完好。假如會(huì)計(jì)檔案殘缺不全，將會(huì)大大降低會(huì)計(jì)檔案的保存和利用價(jià)值。4.統(tǒng)一管理，協(xié)調(diào)配合。中原油田的境外機(jī)構(gòu)，都是由中原石油勘探局對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易總公司管理，產(chǎn)生的檔案是中原油田檔案管理處下屬的涉外檔案室統(tǒng)一管理。涉外檔案室要對(duì)會(huì)計(jì)部門進(jìn)展相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)視，境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)部門要做好涉外檔案室的協(xié)調(diào)配合工作，高質(zhì)量完成境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案工作。5.重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的查閱和利用。有效保存和管理境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的最終目的是為了利用。因此，必