建筑企業(yè)會議管理制度1范圍本制度適用于xx公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)、直屬項(xiàng)目部。本制度包括會議的類型和組織、會議安排、會議準(zhǔn)備、會議資料四部分內(nèi)容。2目的合理安排會議，提高會議組織水平，保障各類會議的正常、有序、高效進(jìn)行。3職責(zé)綜合部負(fù)責(zé)公司年度經(jīng)濟(jì)工作會、黨政聯(lián)席會、運(yùn)營會、經(jīng)理辦公會等重要會議的組織及會議紀(jì)要整理，并對各分支機(jī)構(gòu)會議記錄、紀(jì)要的情況進(jìn)行檢查。負(fù)責(zé)對會議上決定的重要事項(xiàng)進(jìn)行督辦。總部各部門、直屬項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部門、直屬項(xiàng)目部各類專題會議的組織及會議資料整理。各分支機(jī)構(gòu)綜合部負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)年度經(jīng)濟(jì)會議等重要會議的組織及會議紀(jì)要的整理、存檔。負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)月度運(yùn)營會等專題會議組織及會上重要事項(xiàng)的督辦工作。4管理的內(nèi)容和辦法會議類型及組織董事會議董事會議根據(jù)《章程》的相關(guān)要求召開。黨政聯(lián)席會公司黨政聯(lián)席會由綜合部統(tǒng)一組織，原則上每月召開一次，必要時可根據(jù)情況適時召開。經(jīng)理辦公會議經(jīng)理辦公會議由綜合部統(tǒng)一組織。會議決定的、需要會后落實(shí)執(zhí)行的事項(xiàng)由綜合部按照《重要事務(wù)督辦管理制度》進(jìn)行督察落實(shí)，按照會議有關(guān)要求向總裁匯報工作進(jìn)展情況。各分支機(jī)構(gòu)每月必須至少自行組織召開一次總經(jīng)理辦公會，具體時間由各分支機(jī)構(gòu)視情況確定。大型綜合性會議有多個部門或各分支機(jī)構(gòu)參加的大型綜合性會議，如年度經(jīng)濟(jì)工作會議等，由承辦部門統(tǒng)一組織安排，其它部門和各分支機(jī)構(gòu)做好配合工作。月度或季度運(yùn)營會（含生產(chǎn)調(diào)度會）公司月度或季度運(yùn)營會由綜合部組織，生產(chǎn)調(diào)度會由工程部門組織。各分支機(jī)構(gòu)每月應(yīng)自行組織召開一次月度運(yùn)營會（含生產(chǎn)調(diào)度會），具體時間由各分支機(jī)構(gòu)視情況確定。其他會議包括專題會、見面會、座談會、部務(wù)會、黨工團(tuán)會議等，由召集部門統(tǒng)一組織安排，并做好會議記錄和落實(shí)工作。會議組織組織原則會前準(zhǔn)備充分，目的明確；會中緊扣議題，簡潔高效；會后落實(shí)決議，責(zé)任到人。會議安排（1）對于準(zhǔn)備不充分或重復(fù)性的會議，原則上不作安排。（2）會議地點(diǎn)由召集部門或各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)落實(shí)，使用會議室的須提前通過xx辦公平臺預(yù)約登記。（3）已預(yù)訂登記的會議需要改期時，應(yīng)及時在xx辦公平臺取消預(yù)約登記。（4）對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，綜合部可協(xié)調(diào)安排合并召開。（5）各類會議的召開必須服從總部的統(tǒng)一安排，應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會、局部服從整體的原則，接受綜合部調(diào)整。會議準(zhǔn)備（1）會議召集部門相關(guān)人員應(yīng)提前做好會議的準(zhǔn)備工作，具體的準(zhǔn)備工作可參照附件《會議工作細(xì)節(jié)審核表》。（2）會議必須要有明確的目的和主題，并要事先將主題通知與會人員。（3）重要會議前，會議召集者須把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員必須提前看材料并做好準(zhǔn)備，切忌進(jìn)入會場臨時思考。（4）會議設(shè)主持人，制定會議議程，設(shè)定每個議程的時間，由主持人設(shè)置時間提醒，嚴(yán)格按照會議流程進(jìn)行。（5）會議前宣布會議紀(jì)律，對于遲到要處罰，對于會議上不按流程進(jìn)行或發(fā)言人帶情緒發(fā)言等情形要進(jìn)行提醒，對于開小會私下討論的行為要進(jìn)行提醒和處罰，對于在會議上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人的行為要進(jìn)行處罰。（6）相關(guān)人員在黨政聯(lián)席會等重要會議匯報時，要嚴(yán)格控制時間，匯報內(nèi)容要求為：一是說明背景和目的；二是簡要說明研究的過程；三是說明匯報內(nèi)容的要點(diǎn)。會議資料會議通知（1）董事會議召開前由董事會秘書匯總會議議題并報各董事審閱后，由董事會秘書通知各董事參會。（2）黨政聯(lián)席會議、經(jīng)理辦公會議召開前由綜合部匯總列出會議議題并報總裁審閱同意后，通知與會領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員參會。（3）需要總部主要領(lǐng)導(dǎo)參加的專題會議，會議議題、內(nèi)容、日程等內(nèi)容經(jīng)報主要領(lǐng)導(dǎo)審閱同意后，由召集部門或各分支機(jī)構(gòu)通知相關(guān)人員參會。（4）有分管領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由召集部門提前將有關(guān)議題發(fā)至參會人員，并通知各有關(guān)人員參加。（5）各部門召集的臨時性或?qū)ｎ}性會議應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能召開。（6）其它會議由召集部門或各分支機(jī)構(gòu)自行通知。（7）不能按時參加會議須提前向會議召集部門或各分支機(jī)構(gòu)請假。會議記錄（1）董事會議由董事會秘書負(fù)責(zé)會議記錄和會議紀(jì)要的整理，會議紀(jì)要報董事長審閱后存檔。（2）黨政聯(lián)席會、經(jīng)理辦公會議由綜合部負(fù)責(zé)會議記錄和會議紀(jì)要的整理，會議紀(jì)要報總裁審閱后存檔。（3）大型綜合性會議的會議報告及領(lǐng)導(dǎo)講話等材料，由承辦部門或各分支機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備、整理和校核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后定稿，重要大型綜合性會議的報告或講話應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求在會后以文件形式下發(fā)、存檔。（4）需要總部主要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由會議召集部門或各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會議記錄和會議紀(jì)要的整理，綜合部對會議紀(jì)要進(jìn)行文字校核，報參會主要領(lǐng)導(dǎo)審閱后存檔。（5）各分支機(jī)構(gòu)總經(jīng)理辦公會議，由各分支機(jī)構(gòu)綜合部負(fù)責(zé)會議記錄和會議紀(jì)要的整理，每月底報總部綜合部備案，會議紀(jì)要上報的及時性納入綜合信息考核評分。（6）其他會議由會議召集部門或各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會議記錄和會議紀(jì)要的整理，綜合部進(jìn)行不定期檢查。（7）會議召集部門或各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)做好參會人員的出席、遲到、早退等情況的記錄。（8）會議記錄格式見本制度后附表。會議決議（1）會議的決議要形成文字記錄，并文字確認(rèn)具體的執(zhí)行人員及完成期限。（2）會議決議的完成若需多部門參與，須在決議記錄中明確說明。（3）會議決議要有跟蹤、稽核檢查及督辦。會議拍照、錄音、錄像及新聞發(fā)布會議的拍照、錄音和錄像工作原則上由會議召集部門或各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)完成，重要會議可提前2天向綜合部提出申請協(xié)助進(jìn)行拍照、錄音或錄像。會議召集部門或各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)做好會議照片、錄音和錄像等資料的歸檔工作。會議召集部門應(yīng)在會議結(jié)束后兩日內(nèi)，根據(jù)會議重要程度編寫會議新聞材料，經(jīng)總部門或各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在總部網(wǎng)上進(jìn)行新聞發(fā)布。檔案管理各類會議的會議資料按照《檔案管理制度》要求進(jìn)行管理及歸檔。會議室管理（1）使用會議室須由會議召集部門或單位提前通過xx辦公平臺預(yù)約登記。（2）因已預(yù)訂登記的會議取消而導(dǎo)致不再需要使用會議室時，應(yīng)及時在xx辦公平臺取消預(yù)約登記。（3）會議前，使用部門到綜合部登記領(lǐng)用會議室鑰匙，并自行負(fù)責(zé)會議的模式安排、人員接待、會議記錄、設(shè)備操作等工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督與會人員維護(hù)室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生，愛護(hù)會議室公物和設(shè)備設(shè)施。（4）未經(jīng)綜合部同意，不得私自將會議室物品及設(shè)施帶出。（5）會議結(jié)束后，使用部門要將會議室布置恢復(fù)原貌，關(guān)閉電器和門窗，通知保潔人員打掃會議室，并及時歸還會議室鑰匙。5記錄序號記錄名稱記錄編號收集部門保存部門保存期限1會議工作細(xì)節(jié)審核表1年2會議紀(jì)要重要：永久

不重要：1年6附件會議工作細(xì)節(jié)審核表工作項(xiàng)目內(nèi)容落實(shí)部門及人員核查1、活動的主旨2、活動的規(guī)范3、預(yù)算4、招待的層次5、總參加人數(shù)（查對邀請回函）6、活動日期及時間（注意是否與其他同業(yè)的活動撞檔）7、會議籌備的主要負(fù)責(zé)部門及人員8、活動作業(yè)分工明細(xì)（負(fù)責(zé)部門及人員）8、會場的預(yù)訂如：主會場開會場地洽談室展示場休息室（會務(wù)組、其他人員）10、制作來賓名冊如：姓名、職銜、地址、公司名稱、聯(lián)系方式等

11、邀請函如：信封邀請卡回函明信片紀(jì)念品兌換券停車券指引地圖餐券訂制張數(shù)（多印20%的備份）信封書寫（打?。┳鳂I(yè)投遞作業(yè)承辦員投遞日期（要以活動日期的二、三個星期前寄達(dá)對方為原則）

工作項(xiàng)目內(nèi)容落實(shí)部門及人員核查12、紀(jì)念品方面如：紀(jì)念品的選定包裝紙的選定外包裝書寫（打印）作業(yè)禮品題款作業(yè)禮品包裝作業(yè)訂制數(shù)量（要多出20%的備份）13、接送交通工具方面如：飛機(jī)火車自駕車14、餐費(fèi)（司機(jī)、其他人員等）15、會場布置16、宴會的形式如：餐桌入座式自助餐式雞尾酒立食式17、飲料、酒類、香煙種類、數(shù)量的確定干杯用的酒類（香檳）19、菜單的預(yù)訂20、花飾方面如：花籃桌上花飾主席臺花飾演講臺花飾胸花禮花（獻(xiàn)禮用）21、看板、標(biāo)示板、橫幅類如：歡迎看板、橫幅大門看板方向標(biāo)示專用停車場標(biāo)示牌收費(fèi)處看板會場入口處歡迎的拱門典禮臺看板會場內(nèi)指引標(biāo)示牌會場內(nèi)橫幅

工作項(xiàng)目內(nèi)容落實(shí)部門及人員核查22、拍照攝影方面如：紀(jì)念照片紀(jì)錄攝影23、會議桌選擇選用圓桌或方桌24、座位順序如：桌面標(biāo)示卡桌面標(biāo)示卡的書寫（打?。┳鳂I(yè)印制座位標(biāo)示配置表（多印20%備份）25、住宿安排方面如：安排來賓的住宿（套房、單人房、雙人房）工作人員住宿預(yù)訂房間分配房間26、支付的負(fù)擔(dān)范圍如：住宿、餐費(fèi)、取用冰箱內(nèi)的食物費(fèi)用、電話費(fèi)、會議室使用費(fèi)用、商務(wù)室使用費(fèi)用、其他費(fèi)用27、安排用餐方面如：住宿者的用餐來賓、司機(jī)的用餐服務(wù)人員的用餐28、活動行程方面如：司儀開場白主席致辭來賓致詞朗讀賀電致謝辭活動行程表的標(biāo)示活動行程表的書寫播放背景音樂放映宣傳影片、幻燈片

工作項(xiàng)目內(nèi)容落實(shí)部門及人員核查29、服務(wù)柜臺的工作方面如：來賓出席的確認(rèn)發(fā)放胸章、胸花發(fā)放活動行程表主席迎賓作業(yè)引導(dǎo)來賓到休息室發(fā)放座次表發(fā)放紀(jì)念品接待媒體宣傳人員設(shè)置暫時電話（或手機(jī)）來賓簽名紀(jì)念簽到本、筆的準(zhǔn)備30、會場方面如：會場布置主席臺（花飾）講臺（花飾）投影儀幻燈機(jī)放映幕筆記本電腦燈光布置筆記用具資料的分發(fā)麥克風(fēng)錄音作業(yè)茶水點(diǎn)心31、接待人員服裝西服、制服32、支付賓館費(fèi)用方面如：支付的日期匯款、前來收款、當(dāng)天支付現(xiàn)金出納員33、賓館事務(wù)方面的承辦員如：主辦人員餐宴預(yù)約辦事員餐宴服務(wù)經(jīng)辦員住宿服務(wù)經(jīng)辦員預(yù)約訂房經(jīng)辦員

會議記錄（首頁）編號「XXX編號：1 年」號會議名稱：會議地點(diǎn)：會議時間：主持人：應(yīng)到實(shí)到人員列席人員會議議題會議議題：一、XXX的有關(guān)議題