公文管理制度一、總則

第一條為加強公司行政人事管理，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化，以提升企業(yè)形象，提高工作效率，特制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所指行政人事管理包括公文管理、檔案管理、保密原則、印鑒管理、辦公及勞保用品管理、行為規(guī)范管理、人事管理、安全保衛(wèi)管理、后勤保障管理、獎懲制度等。

第三條本制度適用晶源鈦業(yè)全體員工。二、公文管理

第四條公文管理是指收文、文件制作與發(fā)文管理。

第五條公文的簽收。

1、凡外來公文文件，均由行政人事部認(rèn)真查收簽字。

2、對上級主管部門下達(dá)的文件，必須由行政人事部及時附“文件處理借閱單”后，報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批、審閱。有重要文件需要向下屬部門傳達(dá)時，行政人事部應(yīng)及時、迅速送到。

3、行政人事部根據(jù)批件人指示，將文件送到承辦部門或個人，并對承辦部門承辦的事項負(fù)責(zé)催辦。

第六條參加上級相關(guān)召開會議帶回的文件材料應(yīng)及時交送行政人事部按收交程序處理，不得個人保存。

第七條公文制發(fā)程序。

主辦部門承辦人擬稿，負(fù)責(zé)人審核，行政人事部部長核稿，董事長或總經(jīng)理簽發(fā)，行政人事部負(fù)責(zé)登記、編號、打印、封發(fā)。文件中涉及到多個部門時，由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，會簽稿以部門負(fù)責(zé)人簽字為準(zhǔn)。

第八條行政人事部有權(quán)根據(jù)國家政策及公司規(guī)定對文稿進(jìn)行修改。內(nèi)容不實，格式不符的文稿可以退回擬稿部門。

第九條上級下發(fā)的文件應(yīng)注明機密等級、急緩程度、發(fā)放范圍。三、檔案管理

第十條歸檔范圍

公司所有公文等具有參考價值的文件材料。

第十一條檔案管理由專人負(fù)責(zé)，保證原始資料及單據(jù)齊全完整。

第十二條檔案的借閱與索取

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、行政人事部部長借閱可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；

第十三條檔案的銷毀

1、任何人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批在專人監(jiān)督下銷毀。四、管理細(xì)則

1、檔案歸檔流程圖1：檔案歸檔流程

2、流程說明

歸檔對象：其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

檔案整理單位：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。

質(zhì)量要求：

（1）歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制；

（2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂，要拆除回形針、大頭針等裝訂物，統(tǒng)一用釘書機裝訂。裝訂時，正本在前，附本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限：

（1）基本檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限：

盒號序號類別歸檔內(nèi)容保管期限11總結(jié)及規(guī)劃年度總結(jié)及規(guī)劃等長期2會議管理類會議通知、簽到、會議紀(jì)要、會議追蹤及培訓(xùn)通知等長期23管理制度類銷售部管理制度以短期34乘飛機申請主管級以下人員坐飛機申請短期45市場授權(quán)書新客戶公司授權(quán)書短期56人事授權(quán)書領(lǐng)導(dǎo)出差后的人事授權(quán)書等短期7物資申購類固定資產(chǎn)及低值易耗品申購等短期68費用請示類關(guān)于各類專項費用及行政費用預(yù)算、申請、結(jié)案等短期79績效考評類銷售部獎勵考核、免考核申請、檢查通知及結(jié)果等短期810行政事務(wù)類銷售部日常行政事務(wù)（人事、薪酬等）短期911銷售管理類銷售部銷售管理政策類短期1012投訴反饋類客戶及員工日常反饋及投訴短期13合同審批表銷售部及中心物料制作等合同審批表短期1114危機事件類危機期間相關(guān)文件等長期

表1：銷售部基本檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限表

（2）經(jīng)銷商購銷合同的保管期限：長期。

備注：短期是指保管期限在1-15年之間；16-50年為長期；50年以上為永久保存。

排列：對分類后的文件進(jìn)行排列，最新日期的放置最后。

編號：分類、排列后編號時需按批復(fù)日期的先后順序，對文件進(jìn)行編號，用鉛筆將編號標(biāo)在文件的右上角；應(yīng)依分類要求和排列順序逐件編號,按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

編目：歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類要求和編號順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目：

（1）件號：填寫編件號；

（2）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人(公司高管)，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；

（3）文號：文件的發(fā)文字號；

（4）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號。文件附件名稱在標(biāo)題后加（）標(biāo)注；

（5）日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909；

（6）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁（正反面為兩頁，批辦單簽發(fā)單也屬實際頁數(shù)）；

（7）備注：注釋文件需說明的情況（如：7件為5件的批復(fù)）；

（8）歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬297mm×210mm)。

裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒，日常歸檔在檔案盒上填寫盒號，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

制作檢索目錄：為了維護(hù)檔案的安全與保密及便于查找，按照盒號對應(yīng)的文件屬類制作檢索目錄（可以一盒多個屬類），與文件一同裝入盒中。3、專(兼)職檔案管理員崗位職責(zé)

按照檔案管理工作的基本原則，對營銷中心、辦公室檔案實行綜合、全面管理，維護(hù)檔案的安全、積極開發(fā)檔案信息資源，積極為本部門各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔。指導(dǎo)、督促下屬部門兼職檔案員對檔案的收集、整理工作。

檔案柜要保持清潔，做好防盜、防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防污染等“八防”工作。對紙質(zhì)老化，字跡退色的檔案要積極采取補救措施，消除隱患，嚴(yán)防事故發(fā)生。

嚴(yán)格遵守檔案的保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，做好不失秘、不泄密，嚴(yán)守公司秘密。

積極開展檔案的提供和利用工作。做好查閱接待工作，并按制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)，到期及時催還。注意收集利用效果。

負(fù)責(zé)開展檔案鑒定工作，定期對超過保管期限的檔案，提出處理意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

定期對下屬單位開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并監(jiān)督指導(dǎo)其工作。4、檔案借閱、利用

凡利用檔案者，需嚴(yán)格按照規(guī)定辦理利用手續(xù)并認(rèn)真填寫《檔案借閱登記表》，密級或者是重要檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。公司以外的人員利用檔案，還需持所在單位正式介紹信，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

利用者查閱檔案時，要在檔案管理人員指定的范圍之內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案攜帶出外或隨意污損、涂改、勾劃任何文件材料，以確保檔案的完整無損和如數(shù)、按期歸還。

利用者要自覺執(zhí)行保密制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、抽取、復(fù)制、抄錄或拍照檔案。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案管理人員同意，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

檔案管理人員應(yīng)積極主動地做好檔案利用工作。要以良好的工作態(tài)度熟悉所藏檔案的情況，以良好的服務(wù)態(tài)度，迅速、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案；對借閱和歸還的檔案要認(rèn)真清點、核對并辦理相關(guān)手續(xù)；要及時收集記錄利用效果，聽取利用者的意見，主動了解各項工作對檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。5、檔案鑒定與銷毀

檔案鑒定銷毀工作在本部檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及檔案人員三方面組成，具體鑒定工作由檔案部門和與形成檔案內(nèi)容各有關(guān)的職能部門共同進(jìn)行。檔案直接鑒定法：

以案卷為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐項進(jìn)行審查鑒定。在鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確的，應(yīng)進(jìn)行考證、修訂，在案卷備考表中說明。

（1）各種檔案的鑒定，以上級和本部檔案部門制定的《銷售部基本檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限表》等指導(dǎo)性文件，作為本部鑒定檔案的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)；

（2）檔案鑒定分為初步鑒定與期滿鑒定。初步鑒定結(jié)合整理立卷工作同時進(jìn)行，剔除部分無保存價值的文件，由各單位保存1-2年銷毀。對歸檔的文件以卷為單位確定保管期限。期滿鑒定應(yīng)在長期、短期保管期限已滿的情況下進(jìn)行，鑒定時要采取直接鑒定法，逐卷逐件地審查文件，準(zhǔn)確地判定其價值；檔案銷毀工作：

（1）檔案經(jīng)過鑒定后，對沒有保存價值或保管期限已滿失去保存價值需要銷毀的檔案，都必須編制銷毀清冊和撰寫銷毀檔案內(nèi)容的分析報告，報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對已批準(zhǔn)銷毀的檔案，還要繼續(xù)保存三個月，經(jīng)驗證確無利用價值，方可銷毀。銷毀時，必須二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀的方式、時間。檔案銷毀清冊保管期限一般為永久；

（2）鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定工作總結(jié)報告，將檔案鑒定工作中的機構(gòu)、參加人員、鑒定檔案內(nèi)容、數(shù)量變化，檔案保管期限的調(diào)整情況及文件的密級調(diào)整情況等其他需要說明的情況如實記載，以備考察。6、激勵辦法

如借閱檔案過程中未履行借閱制度，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失、泄密者，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重給予責(zé)任人100－500元的處罰。

由廠辦牽頭，每季度對各中心檔案檢查一次，并做好考核記錄，各一級部門在本部檢