本文格式為Word版，下載可任意編輯——?jiǎng)討B(tài)的辦公室管理辦公室作為企業(yè)一個(gè)重要部門，辦公室所承受的管理工作是企業(yè)必需夯實(shí)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)整體運(yùn)作過程中的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的辦公室管理工作主要承受著上傳下達(dá)、辦公物品管理、檔案管理、制度實(shí)施過程中的監(jiān)視以及其它事務(wù)辦理等工作，雖然不是企業(yè)的核心工作，但工作內(nèi)容千頭萬緒，工作效果如何至關(guān)緊要。從維護(hù)企業(yè)運(yùn)作的穩(wěn)定性和規(guī)章制度的嚴(yán)肅性的角度來看，“按章辦事〞是辦公室工作的主要立足點(diǎn)，原則性極強(qiáng)，必需不偏不倚地執(zhí)行企業(yè)高層管理意圖?；谵k公室工作的這一特點(diǎn)，辦公室工作人員的工作方式一般表現(xiàn)為變通性不強(qiáng)、靈活性不足，有時(shí)甚至?xí)憩F(xiàn)出靜態(tài)化乃至是機(jī)械化的特性。然而，隨著企業(yè)管理水平的全面提高，辦公室管理工作的靜態(tài)化特征已經(jīng)越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要。特別是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、各類事務(wù)的增多，企業(yè)在發(fā)展初級階段可以暫時(shí)將其忽視的好多問題，在這時(shí)都必需順次地被提上企業(yè)的工作日程上來，而在企業(yè)暫時(shí)還沒有或根本不準(zhǔn)備增設(shè)新的部門的狀況下，企業(yè)辦公室就成了一個(gè)緩沖地帶，無形中會(huì)被注入好多新的職能，譬如執(zhí)行企業(yè)文化、人力資源管理、成本核算等任務(wù)。為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展階段性轉(zhuǎn)變的需要，企業(yè)辦公室必需慎重審視自己的新增職能，并在具體的管理活動(dòng)中逐步走出靜態(tài)化管理的慣例，逐步向動(dòng)態(tài)化管理的方向轉(zhuǎn)化。企業(yè)醫(yī)院所實(shí)行的動(dòng)態(tài)化管理模式，是一個(gè)涉及到醫(yī)療、護(hù)理、行政、后勤、管理等多個(gè)部門的繁雜工程，相比之下辦公室工作的動(dòng)態(tài)化管理要單純一些，可簡單地分為“事后動(dòng)態(tài)管理〞和“事中動(dòng)態(tài)管理〞兩類。所謂事后動(dòng)態(tài)管理，可以理解為采用一定的方法或模型，經(jīng)常性地對以往的留存下來的資料記錄進(jìn)行梳理，找出隱含在這些資料中的規(guī)律性的東西，并為以后更好的管理提供一定的依據(jù)。例如在醫(yī)院的會(huì)議管理上，現(xiàn)在采取的管理方法是每周由各科室提出會(huì)議申請，然后做下記錄，以此合理的進(jìn)行會(huì)議安排。這種管理手法假如僅僅是為了防止會(huì)議安排上的沖突，顯然達(dá)不到進(jìn)行深度管理的目的——各科室所提出的會(huì)議申請十分必要，但所請外院專家時(shí)間上發(fā)生沖突——很顯然，這種監(jiān)管手法的本身就存在問題，由于計(jì)劃缺少相對合理性，致使我們不知道到底要安排哪個(gè)會(huì)議對比適合，無法進(jìn)行準(zhǔn)確操縱，只能實(shí)行“半放任〞式的模糊管理。不僅僅是會(huì)議管理，包括用車管理、用餐管理等，都或多或少地存在這樣的問題。從動(dòng)態(tài)管理的立場出發(fā)，對于任何一項(xiàng)經(jīng)常性工作，辦公室必需進(jìn)行這樣的一項(xiàng)安排，即把近幾個(gè)月來的工作排序出來，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際狀況，對臨床科室是否有益及國家、企業(yè)的臨時(shí)性重要會(huì)議等狀況結(jié)合起來看，合理的安排參會(huì)人員及會(huì)議地點(diǎn)。這樣一來，有效地避免以往辦公室管理工作中過多專注于“合法性〞而忽略其“合理性〞的弊端。事后動(dòng)態(tài)管理也對辦公室工作人員的傳統(tǒng)工作方法提出了質(zhì)疑。在日常工作中，辦公室工作人員能夠?qū)Ω鞣N物品的發(fā)放進(jìn)行詳細(xì)的登記，只能說明他是一位合格的辦公室工作人員。要成為優(yōu)秀的辦公室工作人員，就要把日常的這些零碎的片斷式的資料和紀(jì)錄，以一種系統(tǒng)的形式而不是流水賬的形式，呈報(bào)給企業(yè)高層管理者，從而為他們進(jìn)行成本操縱和人力資源管理提供更有價(jià)值的信息資料。所謂事中動(dòng)態(tài)管理，是指辦公室在日常管理工作中，不僅僅是機(jī)械地履行嚴(yán)格監(jiān)視的職能，還應(yīng)在事態(tài)發(fā)展的過程當(dāng)中，適時(shí)主動(dòng)地介入到事件中去。譬如在考勤制度的執(zhí)行上，現(xiàn)在實(shí)行的是劃卡機(jī)劃卡的做法，辦公室只能適時(shí)修改單項(xiàng)數(shù)據(jù)，對每天、每星期的考勤狀況無法總覽。只有等到滿月之后，辦公室才能從劃卡機(jī)中調(diào)出所有員工的考勤記錄呈報(bào)給公司的財(cái)務(wù)部門，然后由財(cái)務(wù)部門從工資單上對員工該扣的扣、該罰的罰。這種方法雖然能很好地促使員工嚴(yán)格遵守考勤紀(jì)律，但同時(shí)也應(yīng)看到，嚴(yán)格的考勤制度是為了保證井然有序的工作秩序，只是手段，不是最終目的，但傳統(tǒng)的靜態(tài)式的考勤管理方法，顯然帶有很強(qiáng)的“秋后算總賬〞的味道。從動(dòng)態(tài)管理的角度來看，一旦員工考勤狀況出現(xiàn)異常，辦公室就應(yīng)當(dāng)立刻介入進(jìn)來，主動(dòng)告知該員工，提醒他在接下來的考勤日內(nèi)重視該問題。同時(shí)辦公室還應(yīng)適時(shí)分析狀況，可采用與之談心等方式，了解該員工近來是否過于疲憊，或是心境不佳，甚至是有不滿或?qū)沟那榫w等。然而對癥下藥，或做其思想工作，或幫助其解決困難，在有必要的狀況甚至可以調(diào)整自己的管理尺度。動(dòng)態(tài)化考勤制度的監(jiān)管方法，不僅可以有效地避免制度執(zhí)行上的“不教而誅〞，還可以為員工緩解長期郁結(jié)在自己內(nèi)心中的壓力找到一個(gè)出口，從而表達(dá)出企業(yè)文化“剛?cè)嵯酀?jì)〞的特征。應(yīng)當(dāng)說，企業(yè)文化正是通過這些具體的能夠表達(dá)企業(yè)人文關(guān)心的小事件，才能最終落到實(shí)處，溶入每一位員工的心底。再譬如在車輛管理上，辦公室目前采用的是必需填寫派車單的方法對其實(shí)行管理，但派車單上有關(guān)車輛行駛里程等數(shù)據(jù)，則由駕駛員自己填寫、一月一報(bào)。這種靜態(tài)的管理方法顯然缺少事中監(jiān)視，時(shí)間跨度過大，給當(dāng)事人留下了過多的彈性空間。從動(dòng)態(tài)監(jiān)控的角度來看，較為合理的方法是相關(guān)數(shù)據(jù)必需是在辦公室的監(jiān)視下，由駕駛員和用車人共同填寫，一事一報(bào)或一天一報(bào)，從而有效的發(fā)揮出辦公室在適時(shí)監(jiān)管過程中的作用?？梢灶A(yù)見，隨著企業(yè)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，企業(yè)文化重要性的日益凸現(xiàn)，辦公室管理工作的動(dòng)態(tài)化程度越來越重要。辦公室管理工作從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理轉(zhuǎn)變，不僅僅管理方法的轉(zhuǎn)變，更是一種觀念的轉(zhuǎn)變，要求